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【働き方改革】テレワークとリモートワークの違いは?導入するメリットやポイントを解説

【働き方改革】テレワークとリモートワークの違いは?導入するメリットやポイントを解説

新型コロナ感染症の影響により、「テレワーク」「リモートワーク」という言葉が身近なものになりました。働き方改革やワークライフバランスの実現、社員が働きやすい制度を導入するため「テレワーク(リモートワーク)が導入できないか?」と検討を進める企業も増えつつあります。今回は、テレワーク導入のメリットや気を付けるポイント、導入ツールなどをわかりやすく解説します。テレワーク化が進むと企業にとっては、優秀人材の確保や経費削減、生産性向上といったメリットがあります。管理者視点では、いかに負担をかけず、ミスを最小限にし、テレワークツールの導入〜設定を完了させるかがポイントです。

テレワークとリモートワークの違い

「『テレワーク』と『リモートワーク』、同じようで実は違いがあるのでは?」と思っている方も多いのですが、結論からいうと、同じ意味を持つ言葉として捉えてOKです。どちらも、オフィスには出勤をせず、通信技術を活用して働くことを意味します。自宅やカフェ、コワーキングスペースなどに身をおき、ビデオチャットなどのあらゆるオンラインサービスやスマホ(電話)を使って仕事をするのが一般的でしょう。政府による働き方改革の推進や、新型コロナウィルス感染症対策として注目を集めたテレワークは、近年急速に普及しており、2022年4月の調査(※)では20%の雇用者がテレワークを行っていたという結果報告もあります。

ただし、業種や地域によっても実施率には差があり、地方よりも首都圏や近畿圏での実施率が高くなっています。業種については、情報通信や金融保険などの業界での実施率が高いです。意味がほぼ同じ2つの言葉、実は、用いられる場面や人によってニュアンスが少し違う場合もあります。

※参考元:公益財団法人 日本生産性本部|第9回 働く⼈の意識に関する調査 launch

テレワークとは?

「テレワーク」は、telework と表記され、『tele=遠隔』と『work=働く』が組み合わさっています。厚生労働省は、基本的にリモートワークよりもテレワークという言葉を使っています。なので、公的な資料などでは「テレワーク」という言葉の方をより多く目にするかもしれませんね。実は、日本ではすでに30年以上使われています。

※参考元:厚生労働省|テレワーク総合ポータルサイト launch

リモートワークとは?

「リモートワーク」は、remotework と表記され、『remote=遠隔』と『work=働く』が組み合わさっています。詳細をみてもテレワークと同じ意味ですが、テレワークのように公的機関による明確な定義はありません。企業や人によっては、「遠隔からオンラインで参加する社員(メンバー)が、チーム・組織として一つのプロジェクトを進めていくこと」をリモートワークと呼ぶこともあります。また、IT関係の民間企業で働く人は、「テレワーク」よりも「リモートワーク」を用いることが多いです。

テレワークを導入するメリット

テレワークを導入するメリットは、単純に「社員の出勤回数を減らせる。」というだけではありません。たとえば、企業側の視点からは、以下のようなメリットが挙げられます。

 優秀人材の確保・維持ができる
 オフィス内での経費削減につながる
 社員の稼働率UP=生産性の向上になる

詳しくは後述しますが、時間と場所の制限を受けないテレワークは、雇用できる人材の幅(住居地や勤務条件)が広いです。また、オフィスに滞在する人の数が減れば、電気代などの社内コストも減らせます。さらに、今まで通勤にかけていた時間と労力を必要な業務に当てられるようになるので、社内全体として生産性が上がります。一方、社員側の視点に立てば、以下のようなメリットがあるでしょう。

 ストレスの軽減(通勤・人間関係)になる
 ワークライフバランスを実現する働きやすい環境をつくれる
 モチベーションの向上につながる

通勤時間がなくなるだけでもかなりストレスが減りますよね。たとえば、満員電車で1日2時間往復していた人は、1週間で10時間耐えなければいけない通勤ストレスから解放されるわけです。さらに、通勤時間は、そのまま浮いた時間になります。プライベートな時間として使えるので、育児や介護などがあっても、ワークライフバランスも実現しやすいです。

導入による新しい選択肢

このように、企業側にとっても社員側にとってもテレワークという手段が使えると、働く時間と場所に関して柔軟に対応できるため、新しい選択肢が生まれてくるのです。たとえば、従来までは時間・場所による制約で雇用が難しかった以下のようなケースに対応できるようになります。

 雇用できる人材は会社まで通勤2時間圏内
  → 地方の人材や、場合によっては海外の人材を集められる。

 育児や介護などの理由で、フルタイムで勤務できない人材の雇用は難しい
  → 通勤時間がかからない分、フルタイムで働ける可能性が高まる。

 通勤コストや規則で、副業や他社での従事ができない
  → 1社だけで働く働き方から、副業をしたり、掛け持ちしたりする働き方もできる可能性がある。

雇用者(社員)の視点に立っても、テレワーク化が進んでいる会社で働きたいと思うでしょう。企業としては、優秀人材を確保でき、自社のブランディングになります。

テレワークを導入するときにやるべきこと

テレワークを社内に導入するとき、事前に検討・準備しておくべきことがあります。たとえば、勤怠管理や評価制度、どのテレワークツールを使うかなどです。ここでは、必要な検討事項4つを取り上げ、それぞれについて解説します。

勤怠管理の見直し

勤怠管理をペーパーでの出勤簿や、タイムカードを活用している場合、テレワーク化に向けて、勤怠管理の方法を変える必要があります。勤怠管理は、会社側の義務なので、テレワーク化したからといって疎かにするわけにはいきません。テレワークでは、実際にオフィスには出勤しないので、タイムカードは難しく、出勤簿をメールなどで扱うのも煩雑になります。そこで、勤怠管理システムを導入したり、チャットで「業務開始」「休憩」「業務終了」を報告したりする手法が多くとられています。信頼関係の上で成り立つことを、企業側も社員側も理解しておくことが最大のポイントになるでしょう。

福利厚生制度の見直し

福利厚生制度の見直しも必要で、通勤手当などはその代表格でしょう。出勤しなければいけない日数が減ると、必然的に通勤手当についても見直しが必要です。一方で、働くためには、自宅に通信端末を配備したり、Wi-Fi 環境を整備したりと通信に関わってくる経費が必要になってきます。また、在宅時間が増えるため、エアコンなどの電気代も検討事項になるかもしれません。他にも、以下のような福利厚生サービスを導入している企業もあります。

 食の支援。自宅で食事をとることが多くなったため。
 オフィス家具の支援。自宅にデスク・イスを仕事のために導入する必要があるため。
 コミュニケーション支援。オフィスで社員同士が顔を見合わせる機会が減ったため、オンライン会食費用の一部負担など。

テレワークに特化した福利厚生を徐々に取り入れられるといいですね。

評価制度の見直し

管理者の視点からすれば、社員(=部下)の勤務の様子をみられないため、社内評価が非常に難しいです。『本当に勤勉に働いているのか?』『楽をしているのではないか?』など、管理者視点になれば、こういった不安がテレワークではつきもの。そのため、勤務の様子を生でみて行う社内評価制度では、テレワークの社員を正しく評価できません。テレワークで評価を行うポイントとしては、「生産性がどうだったか」がわかりやすいでしょう。勤務する様子が実際に目でみてわかりにくいテレワークは、『結果』に評価ポイントを絞るのが評価者にも社員にもわかりやすいです。もちろん、評価制度を見直す場合は、事前に評価ポイントを社員に説明しておく必要があります。

テレワークツールの導入

テレワークを行うためには、さまざまなツールが必要です。基本的には、オンライン上で動くサービスが多いですが、テレワーク化推進にあたって、どんなツールが必要になるかは社内で検討していかなければなりません。どういった種類のツールが必要か、考えられる一般的なものを紹介します。

Web会議・チャット

社内ミーティングや社外の人との打ち合わせなど、コミュニケーションを行うための必須ツールです。たとえば、ビデオ会議ツールとしてもチャットツールとしても有名なのは、Microsoft 365 の Teams ですね。他にも、Zoom や ChatWork といったツールを用いている企業もあります。

ファイル共有

社内専用のクラウドストレージも必要です。テレワークでは、書類の作成から保管までをクラウドストレージ上で行うことが多いです。どこにいても必要なファイルにすぐにアクセスできる必要があります、たとえば、Microsoft 365 の SharePoint を活用すれば、Word や Excel で作成される書類や資料を、リアルタイムで共有して同時編集したり、常にファイルを最新状態にして保管できたりします。

ワークフローシステム

ワークフローシステムとは、申請から承認までの社内業務を電子で完結させるサービスのことです。すでに紹介した SharePoint も簡単なワークフローシステムをつくれます。たとえば、上長の承認を得るための承認ワークフローである「休暇の取得」や「経費での購入」などについては、専用のシステムを導入しなくても SharePoint でつくれます。

文書管理システム

文書管理システムとは、社内の文書に関わる事務業務をITの力で効率化するツールのことで、企画案や、業務マニュアル、契約書などのさまざまな文書をシステム上で「作成→処理→保管→破棄」できます。インターネット上にあるクラウド型文書管理システムなら、Webブラウザを通してどこからでもアクセスでき、テレワークで文書管理事務を行うのに非常に便利です。

勤怠管理

勤怠管理システムを導入することで、社員がどこにいても正確な勤怠管理が可能です。また、システムを用いることで休暇や残業の申請/承認、シフトの管理などがオンライン上で完結します。近年のクラウド型勤怠管理システムは、外部のチャットサービスなどとも連携ができます。勤怠状況をチャットツール上に反映させることも可能です。テレワークに限らず、ペーパーレス化や管理コストの削減などあらゆる面で従来の勤怠管理よりも効率的です。

まとめ

今回は、テレワーク・リモートワークの意味、導入するメリットや注意すべき点について解説しました。企業側にとっては、人材確保や経費削減といった観点から、社員にとっては、ストレス軽減やワークライフバランスの観点から、テレワークはメリットが大きいです。ぜひ、この機会にテレワークの導入を検討してみてはいかがでしょうか。導入の際は、勤怠管理や評価制度、どのテレワークツールを使うかなどが検討課題に挙がってきます。導入にあたって、管理者に負担が集中する場合は、ぜひ弊社にご相談ください。

テレワーク導入に不可欠なワークフローソリューションのご紹介

テレワークを導入すると、「承認者が在宅のため、業務が滞る」といった課題が発生します。そのためテレワーク導入のためには、「承認者が会社にいなくても、業務が回る」仕組みとして、ワークフローソリューションが不可欠です。

ez office では、テレワーク導入に不可欠なワークフローソリューションとして、SharePoint さえあれば導入可能な「ez 汎用ワークフロー」を開発しました。「ez 汎用ワークフロー」は、Microsoft 365 を導入している企業であれば追加のランニングコストがかからないため、コストを抑えることも可能です。社内のあらゆる申請書を安全に管理でき、組織の意思決定の高速化を可能にします。また、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方を実現できるため、ワークフローシステムの導入は、仕事を効率化するために必要不可欠な存在です。テレワーク導入の際は、ぜひ、ご検討ください。

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