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【なぜ?】クラウド型文書管理システムが選ばれる理由を徹底解説!

【なぜ?】クラウド型文書管理システムが選ばれる理由を徹底解説!

近年、業務のIT化やテレワークなどの働き方改革が急速に進み、クラウド型文書管理システムを導入する企業が増えてきています。
今回は、クラウド型が選ばれている理由を徹底解説いたします。
クラウド型文書管理システムの特徴や注意点をしっかり理解して導入できれば、業務を一気に効率化できます。
文書管理に使っていた時間を他の業務にまわせたり、社員の仕事量やストレスを軽減させたりできます。

クラウド型文書管理システムとは?

そもそも、文書管理システムとは、社内の文書に関わる事務業務をITの力で効率化するツールのことです。
組織の中で情報の伝達や意思決定は、基本的に文書におこされることが多いです。
企画案や、業務マニュアル、契約書などのさまざまな文書が社内では「作成→処理→保管→破棄」といった流れに沿って文書管理されています。
文書の多くはWordやExcel、PDFとして作成され、従来は印刷の後に紙媒体で管理されていました。
近年では、文書をペーパーレス化し、適切かつ効率的に処理したり保管したりする文書管理システムを導入する企業が増えてきました。
文書管理システムには、システムそのものを自社サーバー内にインストールして管理するオンプレミス型と、クラウド上で管理するクラウド型があります。
クラウドは直訳で「雲」を表しますが、インターネット空間のことを指しています。
つまり、クラウド型文書管理システムとは、インターネット上で管理されている文書管理システムなのです。

従来の文書管理の課題

従来の文書管理は紙媒体で行われていたために、以下のような課題をかかえていました。

文書の保管場所を確保しなければならない。
大型のキャビネットや金庫を購入し、それを置くためのスペースが必要になる。

文書の紛失や間違った破棄など、ヒューマンエラーが起こりやすい。
個人レベルではデスクが文書で山積みになるなど、文書管理の手間やストレスにさらされる。

必要な文書を探すのに時間がかかる。
大量の文書の中から人間の力だけで必要文書を取り出すには時間と労力がかかる。探し物の時間と労力は非生産的。

自社サーバによる文書管理の課題

こういった課題の解決に向け、徐々に文書管理をペーパーレス化する企業が増えました。
しかし、単に電子データで自社のサーバー内で管理しても以下のような課題が残ります。

社外からのアクセスに対応するのが難しい。
自社サーバー内で管理している場合、社内のネットワークにつながったPCからしかアクセスできず、出張中やテレワークに対応できない。社外からのアクセスに対応する場合、社内のシステム担当者に高度な専門的知識が求められる。

セキュリティ面が心配。
社内のセキュリティ担当者の知識によってセキュリティ面は左右される。

サーバーのメンテナンスにコストがかかる。
ストレージ容量にも限りがあり、文書データが増えると新たにサーバーを増設するなどの対策が必要。

アクセス権限の細かな設定ができない。
閲覧して欲しくない人にも文書をみられる可能性がある。

クラウド型文書管理システムの特徴|社外にデータを預ける

上記に列挙した課題解決を図れるのがクラウド型文書管理システムです。
クラウド型文書管理システムを用いると、社外のインターネット上で自社の文書データを扱うことになります。
「社外に大切な文書データを保管して大丈夫なの?」と思う人もいますが、その点はシステムを提供する会社がセキュリティの管理やサポートをしてくれます。
結果的に、自社で管理するよりもメリットが多くなります。

なぜ、文書管理システムはクラウド型が選ばれているのか?

すでに述べたように、オンプレミス型は自社サーバー内にインストールして社内ネットワーク上でシステムを利用します。
クラウド型もオンプレミス型も文書管理をする基本機能は、

文書の(作成)、保管
※システムによっては文書を作成する機能が付いているものもあります。

必要な文書のスムーズな検索

など、共通していますが、
多くの企業が最終的にオンプレミス型よりもクラウド型を導入しています。
その理由としては、クラウドで型の方が現在の働き方にマッチしているからです。

文書管理システムをクラウド化する6つのメリット

オンプレミス型と比較して、クラウド型文書管理システムを導入するメリットは主に以下の6つです。

社内社外の場所を問わずアクセスできる|テレワークの推進

インターネット上にあるクラウド型文書管理システムへは、Webブラウザを通して、社内社外を問わず、どこからでもアクセスできます。自宅にいながら、文書管理システムを使って、文書を閲覧・使用ができるため、テレワークの際には非常に便利です。

デバイスを問わずアクセスできる|スマホからでもOK

場所を問わないだけでなく、インターネットにつながっているデバイスであればスマホやタブレットからでもアクセス可能です。
たとえば、出張中に文書の確認が必要になった際は、手持ちのスマホから文書管理システムを閲覧・使用できます。

導入コストが低い|新たなサーバー不要

クラウド型はオンプレミス型よりも導入コストが低いです。
オンプレミス型は、インストールするソフトウェアやサーバーの購入費がかかります。
加えて、ネットワークやソフトウェアの初期設定といった導入作業費がかかります。
一方で、クラウド型であればサーバー等をあらためて準備する必要がありません。また、導入作業も安価に短期間でおこなうことが可能です。お金と時間の面でみると、圧倒的にクラウド型の方がメリットがあります。ただし、クラウド型は、毎月の運用コストがかかるので、その点は注意しましょう。

強力なセキュリティ|常に最新のバージョン

社外でデータを管理するクラウド型で1番気になるのはセキュリティ面です。
しかし、上述したようにサービスの提供元がセキュリティの専門的知識・技術をもってデータを守ってくれます。
セキュリティシステムも常に最新の状態にバージョンアップされます。
結果的には、自社内でデータを管理して、素人をセキュリティ担当にするよりも、低コストでより強力なセキュリティ環境をつくれるのです。

自社サーバーの容量を圧迫しない|容量拡張は柔軟で簡単

社外のインターネット空間に文書データを保管するので、自社サーバーの容量を圧迫しません。
文書データは年々積み重なるものもあり、時間とともに容量問題は必ず発生します。
クラウド型の場合、容量が心配になっても、容量の拡張を申し込むだけで、簡単に拡張することができます。
オンプレミス型の場合は、あらたにサーバーを購入し、設置・設定の手間とコストがかかります。
ストレージ容量の面でクラウド型は柔軟な対応が楽にできますよ。

データを災害リスクから守れる

クラウド型であれば社外のインターネット上にデータがあるため、自社サーバーに問題が起きても文書データは守られます。
もし、会社が災害などでダメージを受けたとしてもクラウド上の文書データへ影響はありません。
災害などのリスクも、クラウド型だからこそ極めて低いので安心です。

クラウド型文書管理システムで注意すべきこと

クラウド型文書管理システムを用いることで、業務の効率化が期待できます。
しかし、以下の点は注意しなければいけません。

カスタマイズ性が低い

オンプレミス型は、企業それぞれの規定や文化に合わせてシステムをつくることができます。
対して、クラウド型は、一般的にカスタマイズすることはできません。よって、操作や機能に関する細かいニーズに対応できないこともあります。また、セキュリティ面の設定も提供元に依存する形であることを忘れてはいけません。

インターネット環境に左右される

クラウド型はインターネット環境がないと機能しません。
そのため、メンテナンスなどなんらかの理由でインターネット環境が使えなくなった場合、システムそのものを利用できなくなります。

導入時のスキャンやデータ整理は面倒

文書管理システムを導入した直後は、今の文書をシステム内に入れる手間がかかります。
紙媒体の文書の場合、スキャンして電子化する必要があります。すでに電子化されていても、整理するためのメタ情報を付け加える必要があります。

クラウド型文書管理システムを選ぶときのポイント

クラウド型文書管理システムへの移行を決めても、実際にどのサービスと契約するかは非常に悩むポイントです。
現在、クラウド型文書管理システムのサービスを提供している会社は数多くあり、自社の目的に沿って選ぶ必要があります。
選ぶ際のポイントは以下の通りです。

社員のITリテラシーにあった操作性のものを選ぶ。
社内にシステムが浸透しなかったり、逆に社員の業務負担が増えたりする原因になります。

自社に必要なセキュリティが確保されているものを選ぶ。
セキュリティ面はオンプレミス型と異なり、提供元の会社によって左右されます。

目的の文書に応じたシステムを選ぶ。
文書管理システムで管理したい文書が、どういう種類のものなのかなどを事前に決めてシステムを選ぶ。とくに「契約書」は更新期限があるため、システムが対応しているかは非常に重要なポイント。

まとめ

クラウド型文書管理システムを多くの企業が導入する理由やメリット・デメリットを解説してきました。
導入時には、スキャンなどの手間がかかり、社員への操作に関する丁寧な説明も必須です。
しかし、文書管理の業務を一気に効率化できます。
社内の業務量を確実に減らすことができ、、社員の仕事量やストレスを軽減することができれば、社内の雰囲気がよくなるのではないでしょうか?
そして、クラウド型であればテレワーク化への移行時に発生する文書管理の問題は解決します。
ぜひ自社にあったクラウド型文書管理システムを探してみてください。

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