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SharePointでホームページ作成、メリットとデメリット

SharePointでホームページ作成、メリットとデメリット

MicrosoftのSharePointを使うことで、HTMLの知識がなくても安価に社内ホームページを作成することが可能です。業務改善のプロであるez officeがSharePointで社内ホームページを作ると何がよいのかを解説します。

SharePointはHTML知識不要、低コスト、強固なセキュリティ

HTMLの知識不要で使える

SharePointはもともと「ファイルや情報の共有サービス」として作られました。つまり、ホームページ作成のツールではないのです。ただ、機能の1つとして、共有するファイルや情報をわかりやすく整理するための、チームのポータルサイトを作る機能が付いています。

もともとがこのような目的のサービスであって、ホームページを作る専門的なツールではありませんから、HTMLの知識がないと作れないということは全くありません。ホームページ作成の専門家でなくても、直感的でグラフィカルなインターフェースによって、簡単にポータルサイトが作れます。

追加費用は不要

SharePointには2つのサービスがあります。1つはSharePoint Online、もう1つはSharePoint Serverです。SharePoint Onlineはクラウドでアカウントを作って利用する形式で、SharePoint Serverは自前でサーバーを用意し、そこにインストールする形式です。SharePoint Serverのほうはサーバーの導入コストやランニングコストがかかりますし、サーバー運用のノウハウも必要ですから現実的ではありません。
クローズドなネット環境じゃないといけないとかそういう特殊な事情でもない限り、導入するならSharePoint Onlineのほうがいいでしょう。

SharePoint Onlineは、Microsoft 365のライセンスに含まれているため、Microsoft 365のライセンスを持っていれば、追加費用なしに使うことができます。

セキュリティにも優れる

SharePoint Onlineには1.9億人もユーザーがおり、もし脆弱性が発見されたら即座に報告され、修正プログラム、セキュリティ更新プログラムがリリースされます。また、共有されたファイルのアクセス権を制限する機能が付いており、あらかじめ管理者が設定したグループ以外は閲覧できなくできるので意図せず情報が漏洩する心配もありません。

情報共有に役立つSharePoint Onlineの機能と使い方

ポータルサイト作成

SharePointが作れるポータルサイトには「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」があります。チームサイトとは少人数のメンバーが互いに情報を共有したり交換したりするためのサイトです。共有したい情報を毎回1人ひとりに送っていたら面倒なので、ポータルに集約することで効率よく情報共有ができます。

一方、コミュニケーションサイトとは少数の編集チームが情報をまとめ、それを大多数に公開して閲覧してもらうようなサイトです。例えば社内報をこの機能で作っている会社もあります。

検索

SharePointはもともとファイル共有サービスですので、ファイル検索がかなり使いやすく、充実していることで知られています。「サイト」「ユーザー」「ファイル」ごとにそれぞれ検索することが可能です。また、お気に入り(ブックマーク)機能もあるのでよく使うファイルにはすぐにアクセスできます。

ワークフロー

コンテンツの保存や承認を自動化する機能があります。例えばユーザーが特定の文字列を含むファイル名のファイルを保存した場合にチームメンバーにメール送信するというようなことが自動でできます。

共同作業

同じWordやExcelファイルを複数のユーザーが同時に更新しながら作業できます。更新はリアルタイムで反映されます。例えばテレワークでオンライン会議をしながらExcel上でグループ作業をするというようなことができるわけです。

SharePoint Onlineはその他にもたくさんのメリットがある

Microsoftのツールと相性が良い

SharePointはMicrosoft製品なので、他のMicrosoft製品との相性が非常に良いです。
特にMicrosoft 365との相性が良く、Microsoft 365を使っている企業ではSharePointも使っていることが多いです。MicrosoftのOfficeはどの企業でも使っていますので、SharePointがおすすめです。

また、Officeと一緒にSharePointも申し込めるプランもあります。Microsoft 365で使っているユーザー情報をそのままSharePointでも使ってグループ化できるので便利です。

時間と場所を選ばずに共有が可能

SharePointはパソコンだけでなくスマートフォンやタブレットなどあらゆる端末で利用でき、しかも専用のアプリもいらず、ブラウザーさえあれば使うことができます。したがって、なかなか会社に戻れない外出先からも簡単に共有することができます。最近注目されているテレワークとの相性も抜群です。

ユーザー数が多い

SharePointのユーザーは世界で1.9億人もいるので、不具合なども即座に発見されて報告されます。
それだけの試行回数をこなしているので信頼性が高いのです。また、それだけのユーザーがいるということはユーザー同士の情報交換もネットで活発に行われていますから、問題が起こったときの対処法や運用の成功例、失敗例などのナレッジも充実しています。

機能が豊富

SharePointは何のサービスなのかという認識が人それぞれ異なるほど多彩な機能が含まれています。
ポータルサイト作成のほかにも、コンテンツ管理や検索機能、ワークフロー、Microsoft Officeとの連携機能などがあります。それだけ多彩な機能が含まれているので人によって「ポータル作成サービス」だと言う人もいるし「コンテンツ管理サービスだ」と言う人もいるわけです。これだけ多彩な機能が安価に使えるので非常にコストパフォーマンスに優れています。

SharePoint Onlineのデメリット

SharePointにはデメリットは少ないですが、しいて挙げるなら以下の2つの点が挙げられます。

詳細なアクセス解析ができない

SharePointはホームページの専用ツールではないので、簡易的なアクセス解析しか付いていません。
最低限の機能は付いていますのでどのコンテンツがたくさんアクセスされているかはわかりますが、例えば独自のイベントをカスタマイズして収集したりなどはできず、拡張性には劣ります。

デザインのカスタマイズ性はいまいち

デザインに柔軟性がないのもデメリットの1つです。
SharePointは誰でも簡単にポータルを作れるようにするためデザインのテンプレートが用意されています。テンプレートさえ適用すれば誰でも一発でレスポンシブなサイトが作れるのですが、そのぶんテンプレートのカスタマイズは専門的な知識が必要になります。あれもこれも自由にカスタマイズできるようにすると簡単ではなくなるからです。これはトレードオフの関係にあり、自由度を犠牲にすることで使い方を簡単にしているのです。

まとめ

この記事ではSharePointの機能やコスト、セキュリティ、メリットとデメリットについて解説しました。SharePointはHTMLの知識が不要で、極めて低コストで使えるツールです。セキュリティにも優れ、なにより企業が標準で使っているMicrosoft Officeと完全な互換性があります。ぜひMicrosoft SharePoint Onlineをご検討ください。

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