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【徹底解説】Microsoft 365(Office 365)の活用方法~ワークフロー編~

【徹底解説】Microsoft 365(Office 365)の活用方法~ワークフロー編~

テレワーク化が進んだ現在、企業での働き方は業務改善と紐づいて変わっています。
なかでもワークフロー(組織の意思決定までの流れ:担当者が申請した案が上司に承認されたり決済されたりするまでの業務)は、業務改善の的として注目を集めています。
実はMicrosoft製品を使うことで、ワークフローをデジタル化・自動化し、時間や労力、コミュニケーションのコストを大幅に削減でき、業務効率の改善や生産性の向上ができます。
そこで今回は、Microsoftの製品の基本説明、ワークフローシステム構築のためのアプリの特徴や他の製品との連携について解説します。
Microsoft製品の便利なサービスを駆使することでテレワーク時代のワークフロー業務を今より効率的に進めていけます。

Microsoft 365とOffice 365の違い

Microsoft 365は Office 365の内容に加えてWindows 10と Enterprise Mobility + Securityがセットになったものです。
一部、大企業様向けプランではOffice 365プランは残っていますが、Office単体のプランは、Microsoft 365プランへ名称が変更されています。
プランの一覧は以下の表です。

※参考元:Microsoft公式サイト launch

つまり、Microsoft 365はOffice 365をより安全かつ効率的に企業が使っていけるための付加価値がある点で異なります。
ワークフローの業務改善など、テレワーク導入に必要な環境を一括してそろえたいのであればMicrosoft 365と名がつくサービスを選びましょう。

Microsoft 365で利用できるワークフローと作成ツールの特徴

Microsoft 365に関連してワークフロー業務を改善するアプリケーションを3つ紹介します。

SharePoint Online(Microsoft製品)
Power Automate(Microsoft製品)
Power Apps(Microsoft製品)

これらのサービスを利用することで、従来までのワークフロー(ペーパー)の問題点であった

– 現在どこを回っているのかが明確でない
– 権限者である上司が社外の時に機能しない
– 紛失の可能性がある
– 保管場所の問題
– 承認までの書類作成が手間

といった課題を解決できるだけでなく、テレワーク時代のワークフローのスタンダードに近づけます。
それぞれのアプリケーションについてどんなワークフローができるのかツールの特徴を解説します。

SharePoint Online|5種類のワークフローを作成できる

SharePoint Onlineは、クラウド上に社内専用の共有フォルダやポータルサイトをつくれます。
加えて、SharePoint Onlineの付属機能を用いることで以下のような簡単なワークフローシステム構築もノーコードで作成可能です。

【承認ワークフロー】
最も一般的なワークフローで、特定のセグメントでドキュメントやアイテムを回覧し、承認を得る。

【フィードバック収集】
フィードバックを求めてドキュメントやアイテムを特定のセグメントで回覧する。

【署名の収集】
署名を求めてドキュメントを特定のセグメントへ回し、デジタル署名をしてもらう。

【3段階の状態管理】
案件・プロジェクト・タスクの状態を「アクティブ」「レビューの準備」「完了」の3段階で管理する。

【発行の承認】
主にWebページのコンテンツ配信前に、校閲・承認のために回覧する。

SharePoint Onlineで作成したワークフローは、シーケンシャルで簡素的なものです。
基本的には申請→承認の流れです。
差し戻しやフィードバックなどがある場合は申請者などへ戻ります。
SharePoint Onlineで実装可能な承認ワークフローの実際例を紹介します。

1.アイテムでワークフローが発生
2.ワークフローは関連する人にタスク割り当て、メールで通知
3.関連者はタスク割り当てのメールを受信
4.関連者はアイテムを確認し、承認・却下・変更依頼などのタスクフォームの入力を行う
5.関連者全員がタスクフォームを完成させるとワークフロー終了
6.アイテムは承認済み・却下・承認待ちなどに設定される

承認ワークフローのタスク完了には、不要なセグメントも存在する場合があります。

並列承認など、もう少し複雑なワークフローは次に解説するPower Automateと組み合わせて作成する必要があります。
具体的にはSharePoint Onlineでリストを作成し、それをトリガーにしてPower Automateでアクションを設定します。
詳しくは次で解説します。

Power Automate|SharePoint Onlineなどと連携!

Power AutomateはSharePoint Onlineなどと組み合わせて使うことで、自動ワークフローを簡単かつ直感的に作成できます。
業務フローのテンプレートも多いうえ、トリガー(フローのきっかけ)とアクション(自動化したい業務フロー)を設定するだけです。
トリガーの発生を監視し、発生時には自動でアクションしてくれます。
たとえばSharePoint Onlineでのアイテムの作成や変更をトリガーに、メールの送信をアクションと設定すると、誰かがSharePoint Onlineでリストにアイテムの作成をすると、それを任意のユーザーにメールで通知できます。

SharePoint OnlineとPower Automateを組み合わせる手順を簡単に紹介します。
今回は社員がSharePointのリストを通して「有給休暇取得申請」をした際に自動で承認ワークフローが発生するように構築します。

1.SharePoint Onlineで新規作成からリストを作成→保存
2.Power Automateでフローの新規作成で「一から作成」を選択
3.トリガーを選択(SharePoint-項目が作成されたとき)
4.トリガーにリストのサイトアドレスとリスト名(例:有給休暇取得申請)を入力
5.Approvalコネクタで承認者と承認条件を入力
6.メール送信をアクションに設定

こういった機能を使って承認ワークフローを柔軟に設定できます。
たとえば並列承認や多段階承認などもできるようになります。
Microsoft以外のサービス(200以上のITサービス)とも連携でき、ワークフロー構築にあたっては活用の幅が非常に広いのがポイントです。

Power Apps|Power Automateと連携できる

PowerAppsは、アプリの作成にプログラミングの専門知識や複雑な技術を必要とせずに、Excel・PowerPoint・Accessのような感覚で業務アプリを作成したその日から利用できるMicrosoftが提供しているクラウドサービスです。
Power Appsには、「誰でも簡単な操作でアプリを開発できる」という大きなメリットがあります。

あらかじめ用意されたボタンやリストボックスなどの部品を画面上に貼り付け、それぞれに表示されるExcelシートなどをそのままスマホアプリにし、申請書アプリのようなワークフロー構築が可能です。

また、作成したアプリケーションは、社内外のデータと容易に連携することができるほか、Power Automateのフローを呼び出すことも可能なため、これを使って社内システムを活用するツールを作ることもできます。
そのため、業務部門や管理部門など、非IT部門でも自身の業務に合わせたワークフローアプリをすぐに作成・利用して業務改善をすることができます。

選定のポイント|自社との相性とモバイル性

社内でどのようなワークフローシステムを用いるかはしっかり検討しておくべきです。
世の中には無料のものも含めて、数多くのワークフローシステムがあります。
今回紹介したものでも承認ワークフローは、MicrosoftのSharePoint OnlineとPower Automateを組み合わせて使うのか、Power Appsも使い、業務アプリをつくるのかは、会社によって選択が分かれます。
選定ポイントを簡単に解説します。

【現状との相性】
すでに会社が使っている各種システムとの相性がよいかを確認しましょう。
互換性の高いシステムを選ぶことで、導入に向けた業務を減らせる可能性が高いです。
たとえば、Officeを主に活用しているのであれば、ExcelやWordで作られた今の書類のフォーマットをそのまま活用できるか(したいか)を確認すべきです。
既存のフォーマットを取り込めるシステムであれば、導入業務の削減だけでなく今までと同じ感覚で扱え、導入に向けた社員の心理的ハードルも低くなります。

【スマホで活用できるか】
移動時間や出先、在宅勤務中でもワークフローを回せるようにモバイルに対応したものを選びましょう。
たとえばPower Automateはスマホ用のアプリがあり、Power Appsは、独自のモバイル用アプリが作れます。
もちろん両者ともスマホから申請や承認、決済が可能です。

ワークフローシステム構築時の注意点

実際にワークフローシステム構築を行い、導入していくには注意点があります。

【現状を整理し導入に向けたマニュアルを作成する】
システム上でワークフロー構築するには、現在のワークフローや帳票がどのようになっているか事前に確認しておきましょう。
ワークフローに関わっている人たちからアンケートやヒアリングを行い、現状課題を整理します。
システムが導入されることでどのように現状課題が改善されていくのかを含めマニュアルを事前に作成しましょう。

【段階的に導入していく】
導入にあたっては一部の機能から浸透させていくようにしましょう。
一度にすべての機能をシステム化すると、慣れていない人は扱い方にとまどい、システムの扱い方を学習するのに時間がかかるため逆に非効率になりかねません。
数年スパンで段階的に、そして丁寧なシステム操作の研修と併せて導入しましょう。

まとめ

今回はワークフローシステム構築のためのMicrosoft製アプリの特徴や他の製品との連携について解説しました。
社内でワークフローシステムの構築をするには、

SharePoint Online
Power Automate
Power Apps

などを利用することで専門家でなくても実施できます。
ワークフローシステムを導入する際は、自社にあったシステム内容、モバイル性を基準に選定しましょう。
導入にあたっては事前に課題を整理し、マニュアルを作成したのち段階的に実施することが重要です。
テレワーク時代のワークフロー業務を今より効率的に進めるために、積極的にワークフローシステムを構築していきましょう。
すでにMicrosoft製品を使用しているのであれば、ぜひご検討ください。

どんな些細なことでも、お気軽にご質問・ご相談ください。

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