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【徹底解説】SharePointアプリのわかりやすい概念

【徹底解説】SharePointアプリのわかりやすい概念

SharePointは役立つサービスですが、挫折する人の多くは「アプリ」の概念が理解できずに混乱して挫折します。この記事では、複雑化したSharePointのアプリの概念について、わかりやすく解説します。

SharePointアプリには2種類ある

SharePointにおいて「アプリ」と言うと、まず以下の2種類あるため混乱するようです。

1.SharePointで作ったチームサイトに追加する機能のパッケージ。SharePointストアで購入する。
2.スマートフォンやパソコンなどの情報端末で使えるアプリケーションソフト。iTunesストアやGoogle Playで購入する。

SharePointストアのアプリ

SharePointストアのアプリはSharePointで作ったチームサイトやポータルに追加できるアプリで、さまざまな機能のものがあり、有料のものもあれば無料のものもあります。例えばグループカレンダーや掲示板、ファイル管理、集計表、時計など業務の効率化に役立つアプリが多いです。アプリの追加はフルアクセス権限を持つ管理者だけができます。こちらのアプリの下位にさらに複雑な概念がたくさんあって、またややこしいのですが、それは後述します。

情報端末のアプリ

個人のスマートフォンやパソコンやタブレットPCにインストールするタイプのアプリです。iPhoneのAppストアやGoogle Playからダウンロードします。機能としてはSharePoint Onlineにスムーズにアクセスするためのクライアントアプリという位置づけになります。

SharePointストアのアプリとアプリパーツの違い

SharePointストアで購入できる「アプリ」という概念は非常に複雑でわかりにくいです。これを理解するにはまず「リスト」「ライブラリ」「組み込みアプリ」「アプリパーツ」「Webパーツ」という用語と一緒に理解する必要があります。

リスト
アプリの一種。Excelのように直接文字を書き込んで情報を管理するタイプのアプリ。

ライブラリ
アプリの一種。ファイルをアップロードして管理するタイプのアプリ。

組み込みアプリ
リストとライブラリ以外のアプリ全て。

アプリ
作ったチームサイトやポータルに追加できる機能のパッケージ。リスト、ライブラリ、組み込みアプリの3種類からなる。

Webパーツ
作ったサイトやポータルに何かを表示させるためのWebページの部品。

アプリパーツ
アプリと連携しアプリの結果を表示させるWebパーツの一種。

以上です。ややこしいですよね?

もう一度まとめると、まず「アプリ」と「Webパーツ」がある。アプリは「リスト」「ライブラリ」「組み込みアプリ」に分かれる。Webパーツが「普通のWebパーツ」と「アプリパーツ」に分かれる。という感じです。

アプリとアプリパーツの違いを一言で言うと「アプリはサイトに追加された機能」「アプリパーツはアプリの結果をWebページに表示させるためのWebページの部品」ということです。

例えばライブラリのアプリパーツであれば、ライブラリでアップロードしたファイルの一覧がWebページの一部分に表示される、といった感じです。なぜアプリとアプリパーツを分ける必要があるのかというと、1つのアプリに対してアプリパーツは複数表示させてもいいからです。つまり、リストを1つ入れておいて、Webページには「リストの中で申請中の要素だけを表示させるアプリパーツ」「リストの中で承認済みの要素だけを表示させるアプリパーツ」とか分けて複数のアプリパーツを表示させることができるのです。

情報端末のデスクトップアプリとモバイルアプリ

続いて、情報端末にインストールするほうのアプリについてです。こっちのアプリにはデスクトップアプリとモバイルアプリの2種類があります。こちらのほうはなじみがあるのでわかりやすいでしょう。

デスクトップアプリとはパソコンのアプリのことです。SharePoint固有の概念ではなく一般的な概念ですね。例えばWordとかExcelというのはデスクトップアプリです。
一方、モバイルアプリとはスマートフォンのアプリのことです。ストアから落としてiPhoneとかAndroidにインストールする物ですね。ツイッターとかLINEとかは全てモバイルアプリです。

SharePointにはモバイルアプリはありますが、デスクトップアプリはありません。昔はSharepoint Designerというデスクトップアプリがありましたが2013年で更新が止まっていてサポートも終了しているので、現在は使わないほうがいいです。

モバイルアプリのほうは「Microsoft SharePointアプリ」というアプリがiPhoneとAndroidでリリースされています。IDとパスワードでログインした後、自分のチームのポータルにアクセスできます。

SharePointと連携できる外部のアプリ

SharePointは他のアプリとも連携できます。以下に連携できるアプリで代表的なものを書きます。

Microsoft Teams

Microsoft製のメッセンジャーアプリTeamsは非常に簡単にSharePointと連携できるアプリです。同じMicrosoft製なのではじめから連携できるように作られています。

連携のための具体的な作業は特に必要ありません。Teamsでチームを作ると自動的にSharePointにフォルダが作成され、アップロードしたファイルなどはそのフォルダに入ります。ファイルを参照したいときにはTeamsからSharePointに即座にアクセスすることも可能です。

OneDrive

Microsoft製のストレージサービスOneDriveとSharePointも連携が可能です。OneDriveとSharePointはどちらもストレージの機能があるので、同じものが2つも必要なのか?と不思議に思うかもしれません。しかし、OneDriveには個人のデスクトップ環境との同期機能があります。

SharePointとOneDriveを連携させることで、この「デスクトップ環境との同期機能」をSharePointでも使うことが可能となります。例えば個人のデスクトップ上に作った特定のフォルダにWordファイルを格納するとそれがSharePoint上に自動でアップロードされる、といった仕組みを作ることもできるでしょう。

Microsoft 365(Office 365)

Microsoft 365(Office 365)のアプリは全てSharePointと連携できます。例えばExchangeとの連携であれば、チームメンバーと予定表を共有することが可能になります。

また、WordやExcelとも連携できます。例えばSharePointのドキュメントライブラリからExcelの帳票を自動で生成したりすると効果的です。非常に効率よくドキュメントの生成や管理ができる機能となっております。

Forms

FormsはMicrosoft製のアンケート作成サービスですが、これをSharePointと連携できます。例えばFormsで入力されたアンケート回答を自動でSharePointにアップロードし、まとめたりといったことができるのです。数百人以上の規模のアンケートになると非常に回答の整理が大変ですが、SharePointと連携することで効率的にデータの活用ができます。

まとめ

この記事ではSharePointの「アプリ」の概念について説明しました。
SharePointのアプリの概念は度重なる機能追加で複雑化していてわかりにくいですが「アプリはサイトの機能」「アプリパーツはWebページの部品」と考えるとスムーズに理解ができるかと思います。また、スマートフォンにはクライアントアプリが用意されていますが、これはSharePointストアの「アプリ」とは異なる概念です。最初は面食らうかもしれませんが慣れれば簡単なので少しずつ理解していきましょう。

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