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SharePoint のリストを使いこなして業務効率に活用しよう

【徹底解説】SharePointの活用方法~リスト編~

Microsoft 365 で提供されているサービスに SharePoint があります。複数人でデータを管理でき、利便性が高いので、導入している企業も多いです。SharePoint の中には「リスト」という機能があります。今回は SharePoint のリスト機能の活用方法や機能を説明していきます。

SharePoint のリスト機能をうまく活用できると社内の情報共有を効率化できます。Excel でのデータ管理より時間短縮ができ、他の業務に当てられる時間を増やせるでしょう。さらに現在「自社サーバー + Excel 」で情報共有を行っている場合は、 SharePoint のリスト機能でこれを代用できるので、新しく取り入れれば自社サーバーを構築するコストが削減できるかもしれません。

SharePointリストとは

SharePointリストは SharePoint で情報共有されるデータの一覧です。「複数人で使える Excel っぽい機能」と言うとわかりやすいかもしれません。誰でもリストを編集・閲覧できます。社内の情報を整理して社員に提示したり、業務の進捗状況を伝えたりするには非常に便利なツールです。

簡単な例をあげると以下のような情報がリスト化されます。

 取引先一覧
 リンク集
 支店情報一覧

これらがリスト化され、複数人がそれを編集や閲覧して業務を進めます。複数人でデータを管理できる Excel のようなイメージですが、Excel よりもデータの共有スピードが早い点がメリットです。Excel 形式でサイトからリストのデータをダウンロードもできます。資料として印刷したり複雑な処理をしたりする場合はこのダウンロード機能を活用します。SharePointリストは複数人で扱える点に強みがあり、複雑なデータを処理する能力は Excel よりも劣ります。その点には留意する必要があるでしょう。

Microsoft Lists との違い

SharePoint のリストとよく似たアプリとして、 Microsoft Lists があります。Microsoft Lists は、SharePoint からリスト機能を抽出したアプリと認識して問題ありません。SharePoint リストはサイトの一部なので、使うには常にサイト経由でなければいけません。一方で、Microsoft Lists ならサイトを経由せずに、いきなりリストを作成できます。Microsoft Lists は Microsoft 365 のアプリ一覧に SharePoint 同様に表示されています。リストのみをいち早く作成するのであれば、Microsoft Lists の方が SharePoint を意識せずにリスト作成できるメリットがあります。

SharePointカスタムリストとの違い

SharePoint の現在のインターフェースはモダンUIと呼ばれ、従来のインターフェースはクラシックUIと呼ばれています。サイトコンテンツから「新規」→「アプリ」で進むとクラシックUIのアプリ一覧の画面がでてきます。ここに「カスタムリスト」のタブがあり、リストの作成が可能です。モダンUIの場合はホーム画面上部から直接リストを作成できるようになっています。よって、SharePoint リストとカスタムリストはほとんど同一の認識で大丈夫です。ただしモダンUIとクラシックUIでのリストは微妙に使用感が異なる部分もあり、たとえばデザインのCSSを変更する場合はクラシックUIの方が使いやすい場合もあります。

SharePointリスト機能

さまざまな書式を使用したリスト作成

SharePoint の列には「書式」という概念があります。書式とは列の見た目を変えたり、列にさまざまな動きをさせたりする機能です。これはJSONと呼ばれる特殊な表記法で設定ファイルを記述しなければならないため、一見難しそうに見えますが、慣れれば非エンジニアでもかんたんにできます。書式を設定すると例えば以下のような機能ができます。

 列をクリックするとリンクやメールアドレスに飛ぶ
 状態という列が「作業中」という値なら黄色「完了」という値なら緑のように値によって色を変える。
 期日を過ぎたら自動的に「期限切れ」と表示させる。

表示設定

SharePoint では、さまざまな表示に関する設定ができます。例えば取り出したい情報が明確な場合は、キーワード検索をかけてアイテムを絞り込めます。このとき、検索結果をビューとしてそのまま保存できます。したがって同じキーワードを何回も入力する必要が無いのです。また、Excel の並び替えと同様に、リストの一覧画面上部(列見出し)をクリックすれば、新しい順・古い順や昇順・降順などにアイテムを並び替えられます。さらに、フィルターの機能もあり、特定の属性のアイテムだけを一覧表示できます。この一覧表示もビューとして保存できるため、何回も同じ操作をする必要がありません。

SharePointリストの活用術

SharePointリストをすでに活用している企業は、実際にどのような業務をリストで効率化しているのかほんの一例を紹介します。

 営業日報
 予定表
 タスク管理
 ワークフローの実装

「営業日報」や「予定表」は複数人が作成にあたる場合が多く、随時最新の状態のものを共有できるSharePointリストは、この業務の効率化には非常に向いています。
「タスク管理」についても後述するメール通知機能と組み合わせることなどにより、出先でも更新をかけるだけで上司にタスクが消化できていることをリアルタイムで知らせられます。
また応用編ですが、Microsoft 365 の Power Automate と組み合わせることで、簡単な「承認ワークフロー」を実装することもできます。

SharePointリストでできることとできないこと

ここまでであげた SharePointリストの使い方や活用方法に加えて、さらなるメリットやSharePointリストに向いていない作業についても解説します。

SharePointリストでできること

SharePoint リストでは他の Microsoft 365 のアプリと連動したり、通知やバージョン設定などを行えたりします。
具体的には以下です。

 Teams と連携
SharePointリストをブラウザ経由で確認するのが面倒な場合は、作成したリストを Teams のタブに追加できます。Teams 上で設定を行えば Teams からも SharePointリストにアクセスでき、手間を省けます。

 Excelのエクスポート・インポート
SharePointリストはExcelファイルとしてエクスポートして Excel で編集できます。ただしエクスポートした Excel を編集してもSharePointリストには反映されないので注意しましょう。さらに、 Excel のデータをインポートして SharePointリストにもできます。

 メール通知
リストが更新されたら任意のユーザーにメール通知ができるように設定できます。

 バージョン設定
バージョン設定とは更新履歴を記録する機能です。これを行うと自動でバージョン管理をしてくれます。バージョンの最大保持数は5000です。

SharePointリストでできないこと(難しいこと)

一方で SharePointリストの不得意な作業は2つあります。

 整理された印刷処理
印刷はあくまでもブラウザでの標準機能となり、 Excel のように整った形で印刷できない場合もあります。きれいに印刷したい場合は一旦 Excel データとしてエクスポートし、形式を整えれば解決できます。

 表・フォームをカスタマイズ(CSS)
現在のモダンUIでは、表やフォームを好みに装飾するのが難しいです。従来のクラシックUIはCSSを操作すればフォームの見た目を変更できましたが、モダンUIでは最初から整った見た目になっています。

まとめ

SharePointリストは SharePoint におけるデータ一覧で、複数人で編集・共有ができる機能です。今までリスト機能の活用方法がよくわからなかった人や、情報共有の改革に抵抗があった人も、徐々に操作方法を身に着ければ非常に便利なツールとなるでしょう。自社サーバーにコストや手間をかけなくてもSharePointリストを活用すれば、Microsoft 365 だけで社内のスムーズな情報共有ができます。リスト機能の活用術や機能を参考にし、うまく取り入れられれば業務の効率化もいっそう進むでしょう。

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