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チャットだけじゃない!TeamsとSharePointの連携でスムーズな情報共有

チャットだけじゃない!TeamsとSharePointの連携でスムーズな情報共有

Microsoft製品でビジネスチャットツールとして知られる「Teams」ですが、チャットツールの活用のみのビジネスパーソンも多いのではないでしょうか?
実は、Teamsは、SharePointと連携することで、チャット以外でも、「情報共有」を効率的に行うことができます。それにより業務をさらに円滑に進められます。
今回は、多くの人が意外と知らない、TeamsとSharePointの連携方法や活用場面・メリットなどを説明します。

チーム内の情報共有に活用できるTeams「ファイル」タブについて

Teamsでチームを作ると「投稿」「ファイル」「Wiki」といったタブが上部にあります。
「ファイル」タブは、チーム内で必要なファイルを共有でき、チーム専用のクラウドストレージのような機能をもっています。
のちほど詳しく解説しますが、このファイル内の情報は、SharePointのドキュメントライブラリ内に保存されている状態になっていて、閲覧しようとすれば権限のある人全員が閲覧可能です。

TeamsとSharePointの連携方法

「ファイル」タブは、デフォルトでSharePointのファイル共有機能と連携済みですが、SharePointの他の機能もTeamsと連携することが可能です。
たとえば、SharePointで作成した「リスト」をTeamsで閲覧・編集できるように連携できます。
方法は以下の通りです。
※今回は、例としてSharePointに「取引先一覧」というリストをすでに作成していると仮定します。

1.Teamsで「取引先一覧」のリストを閲覧できるようにしたいチャネルを開く
2.「Wiki」タブの右の「+」タブをクリック
3.連携できるMicrosoft製品などがラインナップされているので、SharePointを選択
4.SharePoint内のリストが表示されるので、「取引先一覧」を選択
5.Teamsの該当チャネル内で「Wiki」タブの右に「取引先一覧」タブが表示される
6.「取引先一覧」タブをクリックすると、SharePointの「取引先一覧」リストを閲覧・編集できる

リスト以外のSharePoint機能についても同様の手順で連携が可能で、「ページ」や「ライブラリ」をTeamsで閲覧できます。

Microsoft製品の各プラットフォームの仕組み

ファイル共有機能のあるMicrosoft製品は、

SharePoint
Teams
OneDrive for Business

とさまざまありますが、実際には情報(ファイル)をシェアしたい人数や組織の規模に応じて使い分けられると、非常に便利です。またこれらのプラットフォームはそれぞれで機能が異なるので、どういった場面で何を用いるとよいか、仕組みや機能も合わせて解説します。
基本的にMicrosoft側は、社内ではTeamsをメインに使っての業務を想定しています。

SharePoint|大きい組織(企業)向け

情報の共有先が社内全体など、人数が多かったり組織が大きかったりする場合にSharePointは適しています。
社内の多くの人が一斉に閲覧できるポータルサイトを構築でき、そのポータルサイトを活用することで大人数の人で同一ファイルを閲覧・編集できたり、「お知らせ機能」を活用したりすることで情報を瞬時に拡散させられるのが魅力的です。
また、その他社内で共有する情報を扱う上で便利な「リスト」や「スケジュール」をまとめられたり、簡単な承認ワークフローを構築できたりします。
Teams内のチームの情報にアクセスできたり、アクセス権限をコントロールできたり、外部とも情報共有を行えたりできるので、管理者が社内情報を扱って行くには非常に便利なアプリケーションです。

Teams|チーム組織(事業部・プロジェクトチーム)向け

TeamsもSharePointのように、任意のメンバーに対して、共有したい情報を一度に拡散させられます。
しかし、Teamsの場合は、代表機能のチャットを十分に活用するには、事業部やプロジェクトチームなど比較的少人数のメンバーが理想です。
ちなみに、多くの方がご存じのように、チャット機能にはWeb会議機能も含まれているので、オンラインミーティングなどの用途でもTeamsは活用できます。
チャット機能では、相手と過去に共有したファイルを一覧で見ることもでき、チャット相手と共有のクラウドストレージを持っている状態が構築できます。
ひとつ重要な点があり、それはTeamsでの保存先はSharePointであることです。
たとえば、Teamsで「プロジェクトA」といったチーム名で業務を進めて必要なファイルをTeams内に保存しているとします。
タブ欄にある「・・・」をクリックすると「SharePointで開く」が出てくるのでクリックしましょう。
そうすると、「プロジェクトA」というSharePointサイトのドキュメントライブラリが開かれます。
実は、Teamsでチームを作成する度に、SharePoint内でそのチーム専用のサイトが自動で作成される仕組みになっています。
そして、サイトのドキュメントライブラリ内には、Teamsのファイルタブと同期されたフォルダが作成されているのです。
SharePoint経由でチーム外のメンバーが「プロジェクトA」の情報を把握できるといったメリットがありますね。
このチーム専用のサイトではSharePointの機能に含まれる掲示板機能なども使えるので、SharePoint機能をスムーズに活用しながらも少人数チームで業務を効率的に進められます。

OneDrive for Business|個人向け

OneDrive for Businessは基本的には個人で使用することが想定されています。
ファイル共有機能もありますが、共有の際は逐一「誰に」「どんな形で」共有するのか設定しなければいけません。
ファイル共有時にはこういった手間があるため、複数の人でファイルを共有して業務を進めていくために使うよりは、個人がどこからでもファイルにアクセスできるために使う方が適しているといえます。
ただ、OneDriveはTeamsからも操作が可能です。
Teamsの左側縦に並べられたアプリ一覧にある「ファイル」をクリックすると、クラウドストレージにOneDriveが出てきます。
TeamsからもOneDrive内のファイルを閲覧できます。
さらには新規でOneDriveにファイルを格納することも可能です。
Teamsから開いたOneDrive内のファイルを右クリックすると、「リンクのコピー」があります。
リンクをTeamsチャットなどで送信すると、リンクを受け取った社内の人はOneDrive内のファイルにアクセスできます。
Teamsと連携してOneDriveを使えると非常に便利ですよ。
OneDriveにはSharePointと「同期」機能があります。
「同期」はPC内にOneDrive内のものと同じフォルダを自動作成してくれ、オフライン時もOneDrive内のファイルを閲覧したり編集したりできるようにしてくれます。
こういった機能がある点からも、OneDriveは個人向けに作られているのです。

相互連携するメリット

ここまで解説したようにMicrosoft製品はデフォルトですでに連携されている部分があったり、意図的に連携させたりすることが可能です。
Microsoft製品が相互連携できると以下のようなメリットがあります。

各アプリケーションを起動させる手間が省ける

アプリケーションが連携している最大のメリットは、それぞれのアプリケーションを開いて操作するという手間を省け、効率的に必要な情報にアクセスできる点です。
たとえばすでに解説したように、TeamsからSharePointのリストを閲覧できたり、OneDrive for Business内のファイルにアクセスしてそれをTeamsのメンバーに共有できたりする機能をうまく活用できれば、Teamsのみのアプリケーションを開いておけばOKなのです。
業務を効率化していく観点から、Microsoftの各アプリケーションが連携している状態は非常に大きなメリットがあるといえます。

Microsoft 365に一本化できる

これまで挙げたMicrosoft製品を使いこなすことで、社内の情報共有のほとんどをMicrosoft製品で行え、情報共有ツールをMicrosoftに一本化できます。
一本化ができると新しいソフトウェアの操作を覚えるまでの時間を省けたりといったメリットがあります。
「ビデオチャットはこのツールを!」「ポータルサイトの構築はまた別の会社のツールを!」などとすると社員も各ツールの操作に戸惑ってしまい、負担が増えて生産性が下がりかねません。
Microsoft製品であれば、導入している会社も多数で情報量も多いので操作に困っても調べやすかったり、感覚的に操作できたりしますよ。

コストがおさえられる

情報共有ツールがMicrosoftに一本化できると、ツールの運営コストをかなりおさえられます。
なぜならこれまで挙げたSharePoint、Teams、OneDriveはMicrosoftが提供する「Microsoft 365」を契約することですべてカバーされます。
Microsoft 365のプランはさまざまですが、一般法人向けのものであれば最も安いプランで1ユーザーの月換算が540円~利用可能です。
社内ポータルサイトの作成ツールやビデオチャットツール、クラウドストレージサービスなどを分けて各社と契約した場合よりMicrosoft 365に一本化したほうがコストもおさえられるのです。

まとめ

今回はTeamsとSharePointの連携方法や活用場面・メリットなどを説明しました。
Teamsは社内で情報共有をしながら業務を進めるうえではハブになるアプリケーションといえます。
情報共有先の規模の大きさは、SharePointとOneDrive for Businessのちょうど中間に該当する事業部やプロジェクトチームです。
ただ、便利な連携機能を活用することで、SharePointやOneDrive for Businessの情報をスムーズに引き出せたり、これらのアプリケーション内に情報を保存できたりと、非常に便利に使えます。
Microsoft製品が連携できると、各アプリケーションをいちいち起動する手間が省けたり、情報共有はMicrosoft 365で一本化できたりします。
Microsoft 365で一本化できると情報共有ツールに関する運営コストをおさえられる可能性が高いです。
情報共有にかかる時間やコストを削減することで、他の業務に時間や資金を回せるので、TeamsをはじめとするMicrosoft製品をうまく活用できれば社内の生産性を高められますよ。

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