Teams って何だろう？機能や他のツールとの違いを解説

Teamsは、社内や外部の方でもチャットやWeb会議といったオンラインで円滑なコミュニケーションができるMicrosoftのクラウドサービスです。この記事ではTeamsに興味をお持ちの方のために機能や他のツールとの違いを解説します。

TeamsとはMicrosoftが提供しているクラウドサービスで、主にチャットやWeb会議に使用します。テレワークの導入やデジタルトランスフォーメーションが注目されている今、オンライン上のコミュニケーションツールに何を使うかは生産性を上げる上で非常に重要です。Teamsは他のMicrosoftツールとの連携によってシームレスな社内コミュニケーションを実現します。

Teamsの主な機能

● チャット機能
Teamsのメイン機能です。個別のチャットやグループでのチャットはもちろん、チャット履歴の保存機能もあるため、議事録としても使えます。また、すでに送信したメッセージも編集、削除できます。

● チーム機能
チームの人員を招待して情報を共有できます。共有した情報はチーム外の人は見られませんのでセキュリティも守られます。

● チャネル機能
チームのコミュニケーションを円滑にするのがチャネル機能です。チャネルはチーム内だけの掲示板のような機能で、チーム内でさらに小さいサブチームを作り、そのメンバーで会話ができます。チャット機能との違いは、スレッドの有無です。チャット機能はただお互いにメッセージを送るだけですが、チャネル機能は議題ごとにスレッドを立て、そのスレッドにメッセージを書き込みます。したがって、チャネルは業務についての複雑な議題を整理しながらコミュニケーションを取るのに向いています。

● メンバータグ機能
Teamsにはメンバーにタグを付けられます。例えば「社員」「アルバイト」「顧客」「○○会社」などです。メンバーをわかりやすくカテゴリ分けして管理できるので、さまざまな属性のメンバーが混ざっても管理しやすいです。

● Web会議機能
ビデオ通話で会議を開けます。音声はもちろん映像も配信できるため、メンバーの顔を見ながら話せます。また、インターネット回線がない環境でも、電話回線で会議に参加できます。Teamsが発行する電話番号にかければ電話音声で会議に参加できます。さらに画面共有機能もあります。資料を画面に表示させて共有すれば、それを見ながら会議ができます。

● スケジュール共有機能
会議の予約を管理する機能があります。チャットで会議のアポイントメントが取れたらその場で予定表に会議予定を入れられます。予定の日時になるとリマインダーが通知されます。

● ファイル共有機能
Teamsにはファイル共有機能もあります。この機能については次のセクションで書きます。

Teams

上述したようにTeamsにはファイル共有機能も付いています。チャットやチャネルのメッセージにファイルを添付し、会話しながら共有できます。量は1組織につき1TB、さらに購入したライセンスごとに10GB使用できます。

SharePoint

TeamsはSharePointとの連携を想定して作られています。Teamsでチームを作成すると、 自動的にSharePointのチームサイトが生成されチームのファイルの格納場所として機能します。いちいちSharePointを開かなくても、Teamsに内容が表示されるので効率的です。

OneDrive

TeamsはOneDriveと連携もできます。SharePointとOneDriveのファイルを同期できるので、TeamsにアップロードしたファイルとOneDriveのファイルを同期できます。OneDriveは個人用のファイルストレージですが、TeamsとSharePointはチームのファイルストレージです。つまり、個人環境のファイルだけ変更してチームメンバーに共有し忘れる状況を防止できます。

TeamsとZoomを比較すると以下のようになります。

Teamsは、Zoomと比較するとチーム管理をする機能が優れています。Web会議に特化した操作性・UI、特に、会議中のファイルの受け渡しなどの機能も優れており、ファイル共有機能は、SharePointやOneDriveなどのクラウドに保存されてるため、会議に参加していないメンバーにも容易に共有する事ができます。Zoomは、ミーティングの中で送信する機能しかなく共有範囲におりてもミーティング参加者のみとなります。そのため、会議に参加していないメンバーには共有されず、参加したメンバーから別途送信してもらう必要があり、恒常的なチームの情報管理を担う機能には乏しいと思われます。

情報に素早くアクセスできる

業務の生産性を落とす原因でかなり影響が大きいのが「必要な情報を探している時間」ですが、Teamsを使うと必要な情報が探しやすいメリットがあります。Microsoft 365のアプリの1つであるため同じ365のアプリであればTeamsで情報を統合して管理できます。

特に情報の検索のしやすさではSharePointが有名ですが、TeamsとSharePointは連携できるため、SharePointの高度な検索機能を利用できます。

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チームの管理がしやすい

他のコミュニケーションツールはチームの概念が希薄ですが、Teamsはその名の通り業務上のチームのコミュニケーション活動に重点を置いています。スレッドやラベルなど多彩な機能によってチームメンバーとそのアクセスレベルを柔軟に管理できます。

UIが直感的で使いやすい

Teamsはチャットや掲示板が主体となっているUIです。インターネット上にある個人向けのコミュニケーションサービスと似たUIであるため、現代人にはなじみが深く、直感的に理解できます。

ライセンス管理がしやすい

TeamsはMicrosoft 365 BusinessやMicrosoft 365 Enterpriseのライセンスに含まれていますので、WordやExcel、SharePoint、OneDriveなどと一括して申し込みができます。アプリごとに面倒なライセンス管理をする必要がありません。

この記事ではTeamsの機能と他のツールとの比較、導入のメリットについて解説しました。多くの企業が使用しているMicrosoft製アプリと親和性の高いツールです。DX推進の一環としてぜひ導入されてみてはいかがでしょうか。

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