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Microsoft Teamsのビデオ会議を使いこなして円滑なコミュニケーションを実現

Microsoft Teamsのビデオ会議を使いこなして円滑なコミュニケーションを実現

複数の人とビデオ会議ができる「Teams」はMicrosoft社のコミュニケーションツールであり、Skype for businessの後継です。
リモートワークが推奨される現代に遠隔でコミュニケーションできるのは魅力的です。
会議や打ち合わせに欠かせない議事録に活用できる録画/録音機能もあり、Teamsを使いこなせればスムーズな業務を実現できます。
今回は、Teamsを利用して行うビデオ会議の基本的な使用方法や、便利な録画機能について解説していきます。
本記事を一読することで、すでにTeamsを使って業務をしている人はTeamsの新たな可能性に気付けます。
まだ、Teamsを詳しく知らない人も、Teamsを使いこなしてコミュニケーション業務を円滑に進められるようになります。

Microsoft Teamsのビデオ会議機能について

Teamsは、チャットやスケジュール管理などさまざまな機能がありますが、ビデオ会議機能もあります。
音質や映像の質が高く、すでにビデオ会議機能やテレワークの核として使用している会社も多いです。
インターネットにさえ繋がっていればTeams画面よりビデオ会議は簡単に開けます。
会議の最長時間は24時間なので、基本的には時間制限を気にしなくていいのはメリットです。

無料版と有料版の違い

Teamsには、有料版があり、無料版と比較すると以下の点で違いがあります。

無料版でも十分な機能ですが、有料版にすることで会議機能を増やしたり、サポートやセキュリティを強化したりできます。
とくに、ビデオ会議を録画できるレコーディング機能が使えると業務効率が上がるので、可能なら有料版にアップグレードするのがおすすめです。

なお、有料版の価格については以下の通りです。

Office 365 Business Essentials:540円 / ユーザー・月
Office 365 Business Premiums:1,360円 / ユーザー・月

※参考元:Microsoft公式サイト「Microsoft Teams | 法人向けプランの比較」launch

Microsoft Teamsのビデオ会議の設定方法・使い方

Teamsを使ったビデオ会議の設定は3つの方法があります。

今すぐ会議を設定する

緊急時やすぐに会議をはじめたい場合は、「チャット」「チーム」「カレンダー」の3つの画面からできます。
ここでは、「カレンダー」からの設定方法を説明します。

1.画面左の「カレンダー」→画面右上の「今すぐ会議」をクリックしいます。次に、会議名を入力し、「会議を開始」をクリックします。

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2.カメラやマイクの設定画面が表示されます。設定完了後「今すぐ参加」をクリックすると会議に参加できます。

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3.「参加するユーザーを招待する」が表示されます。
– リンクのコピー:招待リンクをコピーし、チャットやチームなどでユーザーへ知らせます。
– 連絡先を招待:メール連絡先リストからユーザーを追加し、「参加をリクエスト」をクリックすると呼び出すことができます。
– メール招待:任意のメールアドレスに招待をメールで送信します。

用途に合わせて選択するか、閉じると会議が開始します。

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カレンダーから日程を決めて会議を設定する

1.画面左の「カレンダー」→「+新しい会議」をクリックします

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2.「会議内容の設定」箇所で会議名のタイトル、会議に参加するユーザー、日程やメッセージなどを入力し、「送信」をクリックすると、参加するユーザーへ会議内容のメールが送信されます。

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3.会議に参加する時は、「カレンダー」に登録された会議をクリックし、右側にポップアップで表示された会議内容の「参加」をクリックすると会議に参加ができます。

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Googleカレンダーから会議を設定する

1.Googleカレンダーの画面右にある「+」をクリックします。

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2.検索窓に「Teams」と入力し検索します。「Microsoft Teams meeting」を選択します。

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3.「インストール」ボタンをクリックします。

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4.TeamsアドインをGoogleカレンダーで使用するために、使用許可するアカウントを選択します。

次にリクエスト画面が表示されるので、画面下部の「許可」をクリックするとインストールが完了し、画面右側にTeamsアドインが追加されます。

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5.追加されたTeamsアドインのアイコンをクリックし、「LOGIN」ボタンを押します。Teamsアドオンを使用するために、Microsoft Teamsへのアクセスを承認すると、Microsoftアカウント情報を入力します。

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6.Googleカレンダーから会議を行う日時をクリックすると、ポップアップ表示で「会議内容の設定」が表示されるので、タイトル(会議名)やゲストなどを入力し、Google Meetのビデオ会議の部分の「▼」をクリックして「Microsoft Teams Meeting」に切り替えます。切り替わったことが確認できたら最後に「保存」をクリックします。

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7.Googleカレンダーに設定された会議をクリックし、、右側のTeamsアドインに表示される「JOIN」をクリックすると、Teams会議のリンクに遷移できます。
また、Googleカレンダーから会議に参加する時は、「Microsoft Teams Meetingに参加」をクリックすると、会議に参加がきます。

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Googleカレンダーで設定した会議開催者(設定した人)は、GoogleカレンダーのTeams会議がOutlookやTeamsにある予定表に同期されず、予定の確認ができないため注意が必要です。会議の参加を忘れたり、遅れたりしないようにOutlookのリマインダー通知の代わりにGoogleカレンダーの通知を有効にする必要があります。

※参考元:Microsoft公式サイト「Google カレンダーから Teams 会議をスケジュールする」launch

ビデオ会議・通話機能の使い方

ビデオ会議にはさまざまな機能があり、使いこなせると便利です。
たとえば、下記のようなことがビデオ会議中に行え、会議を円滑に進められます。

画面共有:「コンテンツ共有」→「画面」
ウィンドウ共有:「コンテンツ共有」→「ウィンドウ」
ホワイトボードへの書き込み・共有:「コンテンツ共有」→「Microsoft Whiteboard」

また、Teamsには、「通話」という機能があり、画面左の「通話」→「連絡先」より1対1で電話をかけられます。
もちろん、映像をつけたビデオ通話も可能です。
また、Teamsのチャット画面からでも相手に通話をかけられます。
チャット中、電話の方が早いと判断できる場合は便利な機能です。

外部ユーザーとビデオ会議をする手順

外部ユーザーがビデオ会議に参加する場合は主催者から招待メールを受け取る必要があります。
招待メールに記載されているURLから該当会議の待機画面に移ります。
外部ユーザーは「ゲスト」扱いなので、主催者側の承認を得ることで会議に参加可能です。
承認を得るまではロビーで待機することになり、この時主催者側には「ロビーで待機しています」という通知が入ります。
通知後に主催者側が「参加承認」をクリックすると外部ユーザーは会議に参加できます。

録画/録音機能(レコーディング機能)について

Teamsの便利な機能の1つに会議のレコーディング機能があります。
会議に参加できなかったメンバーに会議の内容を伝えられたり、誰がどういった発言をしたかの議事録にしたりと非常に活用幅が広いです。

Teams会議の録画/録音方法

レコーディングの方法は非常に簡単で、会議画面の「・・・」→「レコーディングを開始」をクリックするだけです。
レコーディングが開始されると時間表示の横に赤丸が表示されます。
会議終了時、自動的にレコーディングは停止しますが、任意の時間で停止させたい時は「・・・」→「レコーディングを停止」で操作できます。

録画/録音データの保存先と再生方法

録画/録音したデータの保存先は後で詳しく解説しますが、2021年3月29日を境にMicrosoft StreamからOneDrive for BusinessもしくはSharePointに変更されています。
動画を再生して会議の内容を確認する際は、データの保存先にアクセスする必要があります。

2021年3月29日以前「Microsoft Stream」

2021年3月29日までは、会議録画の動画はMicrosoft Steamにアップロードでき、会議に参加したメンバーとグループにアクセス権限が与えられていました。
しかし、2021年3月29日以降は動画の保存先が変更されているので注意しましょう。

2021年3月29日以降「OneDrive for Business もしくは チームのSharePoint」

2021年3月29日以降については、会議録画の動画はOneDrive for BusinessまたはSharePointに「レコーディング」フォルダが作成されて自動保存されます。
OneDrive for BusinessまたはSharePointの保存容量を消費するので注意が必要です。
Streamと同じく、会議に参加したメンバーとグループにアクセス権限が与えられます。
また、現在Steamに保存されている動画データはOneDrive for BusinessやSharePointに自動で移行されていないので手動で移す必要があります。

録画/録音データを共有する

録画/録音したビデオ会議のデータは他のユーザーと共有できます。
OneDrive for Business、または、SharePoint内に保存されている動画データのリンクを送って共有したり、直接共有したりすることが可能です。
注意点は、会議に参加していなかったユーザーが共有先にアクセスするには、会議の開催者もしくは記録者から共有操作の承認が必要な点です。

録画/録音機能を使う時の注意点

ビデオ会議に参加しているメンバーは、会議の開催者を問わず全員がレコーディング機能を使えます。
ただし、会議中にレコーディング機能を使って録画/録音をできるのは1人だけなので、誰が記録をするかは事前に決めておきましょう。
レコーディング機能を使うためには「クラウドレコーディングを許可する」がオンになっている必要があるので、画面左の「会議」→「会議ポリシー」より確認が必要です。
また、ビデオ会議の動画データが保存されるOneDrive for BusinessまたはSharePointには容量に限度があるため、定期的に容量不足とならないようにチェックしておくことをおすすめします。

まとめ

今回は、Microsoft Teamsを利用したビデオ会議の方法や録画機能について解説しました。
Teamsのビデオ会議機能は、映像・音が高品質で、多くの会社がすでに活用しています。
リンクを共有したり、スケジュール表に予約を入れたりすることで必要な会議をスムーズに開催でき、有料版で使えるレコーディング機能で簡単に議事録を残せます。
記録した録画/録音データの保存先は、2021年3月29日よりOneDrive for Business・SharePointに変更されており、容量不足にならないように気をつけましょう。
Teamsのビデオ会議機能や録画機能を活用できれば業務に必要なコミュニケーションが効率的に図れ、生産性が上がります。

現在、弊社ではテレワーク中心となっていますが、ちょっとした時にTeamsのビデオ会議機能を活用して、相手の顔を見ながら会話をしています。実際に会って会話しているのと変わらず、円滑なコミュニケーションが取れていると思います。
また、お客様との商談やプロジェクトの打ち合わせで、レコーディング機能を活用しているため、会議中は会話に集中でき、
後日、画像や音声を確認できるので、重要な情報を漏らすことが減ったように感じます。いつでも、どこでも、顔を見てコミュニケーションが取れるので、時間の有効活用もでき、大変便利だと思います。

どんな些細なことでも、お気軽にご質問・ご相談ください。

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