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効率的な文書管理(ドキュメント管理)でスムーズな業務を実現!

効率的な文書管理(ドキュメント管理)でスムーズな業務を実現!

多くの企業で「紙の文書が大量にあって、すばやく必要な書類を探せない」、「情報漏えいのリスクを減らしたい」などよく耳にします。
ITやテレワーク化が進んでいる現代において、文書管理は業務改善を優先すべき業務です。
今回は、書類やファイルなどのさまざまなドキュメントをクラウド上で効率的に管理する「文書管理システム」について、基本概念、導入メリット、選び方のポイントなどを説明していきます。
文書管理システムについて正しく理解し、社内のニーズに合った文書管理システムを適切に導入できれば、業務の効率化につながり、社内の働き方改革やさらなるテレワーク化を可能にします。

文書管理(ドキュメント管理)システムとは?

文書管理システムは、ITの力で効率的に文書事務をサポートするツールのことです。
そもそも、「文書」は、会社組織の中で提案や伝達事項が発生したとき、それを風化させず他者に正しく伝えるために作成されるものです。
そして、「文書管理」とは、以下のような事務的流れを踏んでいきます。

1.作成
2.利用(処理)
3.保管
4.破棄

しかし、文書が社内に溜まってくると、文書の保管場所や処理・保管方法などの問題が意外と会社を悩ます大きな要因になります。
社員個人レベルで考えても、紛失などがないように文書を適切に管理する負担が増えたり、書類探しに時間がかかったりといったマイナス面が目立ってきます。
文書管理システムは、これらの文書管理をITの力に頼り、PC内でぺーパーレスの状態で管理していくものです。
ヒューマンエラーを減らせたり、ユーザーが必要な文書へ効率的なアクセスができたりと、業務の効率化が期待できます。

ドキュメント管理は、文書管理と同じ?

「ドキュメント管理」と「文書管理」は、定義として同じなのか?違うのか?と迷う人も多いですが、基本的に両者は同一の意味と捉えて問題ないです。
そのため、文書管理システムは、ときにドキュメント管理システムと呼ばれます。
ただ、「ドキュメント」は、文書を含めてPDFやWord、Excelなどの電子ファイル、仕様書や提案書など非常に広い範囲にわたって社内で扱う資料全般を指すこともできます。
実際に、文書管理システムは文書だけでなく、画像などを扱えるものも存在しています。

文書管理システムの必要性とメリット

文書管理システムのメリットは、ペーパーレス化による企業の生産性向上に集約されます。
従来、紙ベースで行われていた文書が、ペーパーレス化すると以下のようなメリットがあります。

印刷にかかるコストを削減できる
デスクの上に置かれる書類の数が減る
書類の置き場所(キャビネットや金庫)を確保しなくてもよい
必要な書類をあちこち探し回る時間が省ける
書類の紛失や誤破棄によって起こるトラブルを回避できる
文書が改ざんされるリスクを減らせる

このようなメリットは、業務にかかるコストや時間はもちろん、社員のストレスをも削減してくれます。
たとえば、「書類を保管するキャビネットがなくなった分オフィスを広々使えるようになった!」や「今まで書類探しにかかっていた時間がなくなり、結果的に残業時間も減った!」などが起きるでしょう。
文房具メーカーのコクヨの調べ(※)によると、ビジネスパーソンが書類を探す時間の合計は年間約150時間ともいわれています。
年間約18日、つまり約1ヵ月は探し物に時間をかけていることになります。
文書管理システムによって、この非生産的な時間を大幅削減でき、生産的な時間に変えられるのは非常に大きなメリットですよね。
また、物理的な「紙」を扱わないので、テレワークの時に困ることが減ります。
働き方改革による残業や有給取得に対するマインドチェンジの波、テレワーク化の推進が顕著な現代にこそ文書管理システム導入の必要性は高いといわざるを得ません。

※引用元:コクヨ調べ launch

文書管理が失敗する理由

文書管理システムを社内に導入したものの、残念ならがうまく浸透せずに活用できなかった例も少なからずあります。
ほとんどの場合、その原因はITに詳しくない人への配慮がかけていたことです。
ペーパーでの文書管理しかノウハウがない社員に突如システムへの移行を強制すると、「慣れないからどうも使いにくい‥‥」「操作の仕方がわからないから逆に時間がかかる‥‥」といった不満や問題が浮上します。
文書管理に限らず、システムへの移行は段階的に行い、ITが苦手な社員へは研修の機会を設けるなどの配慮をしっかりと行う必要があるでしょう。
また、いくら文書管理システムを取り入れたとしても、基盤となる社内共通認識の文書管理に関するルールが曖昧だと文書管理の失敗につながります。
システムに移行する前に文書管理に関する社内ルールは社員全員が徹底できるようにしておきましょう。

文書管理(ドキュメント管理)システムのタイプと選び方

文書管理システムは、企業のニーズに合わせて5つのタイプから適切なものを選ぶことが大切です。
各タイプについて詳しく解説します。

社内文書全般×保管型

契約書はもちろん、企画書や報告書など社内で扱う文書全般をまとめて保管し、必要な際にいつでもアクセスできるようにしたい場合は社内文書全般×保管型を選びます。
今ある電子文書を効率よく保管したい!といった場合におすすめです。

社内文書全般×作成・共有型

社内のあらゆる文書を作成段階からシステム化すれば、文書事務のすべてをシステム内で完結できます。
テンプレートなどを活用して文書作成を効率化でき、文書を作成して社内共有したい!といった場合にはぴったりです。
社内マニュアルや、自社のノウハウを蓄積するナレッジ業務マニュアルなど、これから新しいものを作成していきたい会社に向いています。

契約書×保管型

契約書には更新期限があり、その管理はどの会社も頭を悩ませるポイントです。
Excelなどの従来の仕組みだけでは対応が難しくなってきた!という場合は、契約書だけに特化した契約書×保管型がおすすめです。
契約書の更新期限をシステムが自動で管理してくれ、管理の手間がなくなります。

契約書×作成・共有型

契約書の作成段階から効率化したい場合は、作成~保管・破棄と契約書にかかわるすべての過程をシステムに頼るのも手でしょう。
契約書×作成・共有型であれば、契約書のテンプレートを備えているので、簡単に契約書を作成できます。

社内外保管型(クラウド型ファイルサーバータイプ)

外部からも社内の文書にアクセスできるようにしたい場合や、文書以外にも動画や画像を扱いたい場合はクラウド型がおすすめです。
取引先など外部とファイルを共有しながら仕事を進められます。

文書管理(ドキュメント管理)システムの比較ポイント

文書管理システムのどのタイプが社内ニーズにマッチするか判断できたら、次は具体的に同じ型のシステムで自社に合うものをピックアップしていく必要があります。
その際、比較していくポイントは以下の5つです。

条件検索の機能はどうか?

文書管理システムの中で最も活躍する機能が、必要な文書に一発でアクセスするための条件検索機能です。
各文書に対してメタ情報を加える(タグ付けやカテゴライズの)手間や、検索の操作感などはシステムを提供する会社によって異なります。

セキュリティ面はどうか?

細かく権限設定をするのはもちろんですが、セキュリティ面に関しては他にも気をつけなければならない部分もあります。
たとえば、

勝手にダウンロードや印刷ができないように設定できるか?
印刷時に「社外秘」などの透かし文字を入れられるか?
編集や閲覧したユーザーを履歴として残せるか?

といった機能はセキュリティをより向上させます。
管理者側が安心して使えるものを選びましょう。

ワークフローシステムは備えているか?

文書が回覧や承認(決済)される際、文書管理システムの中にワークフローシステムがあると非常に便利です。
ただシステム内で作成や保管しておくだけでなく、必要な際には文書を社内で回せるとより業務が効率化されます。
できればワークフローシステムがあるものを選びましょう。

ISO文書管理に対応しているか?

文書はときに法的な根拠として扱われるため、管理や保存についての規定や法律が存在します。
代表的なのは、商品やサービスの品質保証をする国際規格であるISO9000シリーズです。
これを取得した企業は、ISO9001が定めた文書規定に沿った管理をしなければなりません。
こういった各種規格に対応した文書管理ができるかも比較ポイントのひとつです。

フリープランやお試し期間があるか?

文書管理システムは社内に大きな影響を与えるので、各システムの紹介文を眺めるだけでは簡単に判断できません。
そこでおすすめなのは、フリープランやお試し期間があるシステムから実際に触って確かめることです。
コストに見合う効果を発揮してくれそうか確認してから判断しましょう。

まとめ

今回は、「文書管理」について、基本概念、導入メリット、選び方のポイントなどを説明しました。
文書管理は、ITの力に頼って、システム化することで、いろいろな面で業務の効率化が期待できます。
書類を探す手間が省けたり、書類の紛失などのヒューマンエラーを避けられたりするなどのメリットがありますが、最終的には業務が効率化され、会社の生産性向上につながります。
文書管理システムの導入を検討する時は、自社のニーズにあったタイプを選択し、会社のレベルアップをしていきましょう。

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