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【徹底解説】SharePointの活用方法~リスト編~

【徹底解説】Share Pointの活用方~リスト編~

Microsoft 365で提供されているサービスに SharePointがあります。
複数人でデータを管理でき、利便性が高いので、すでに導入している企業も多いです。
SharePoint の中には「リスト」という機能があります。
今回はSharePointのリスト機能、活用方法やできることとできないことなどを説明していきます。
SharePoint のリスト機能がうまく活用できると社内の情報共有にかかわる業務を効率化できます。
Excelでのデータ管理より時間短縮ができ、他の業務に当てられる時間を増やせますよ。
さらに現在「自社サーバー+Excel」で情報共有を行っている場合は、SharePointのリスト機能がこれを代用できるので、新しく取り入れることで自社サーバーを構築するコストカットができるかもしれません。

SharePointリストとは

SharePoint リストは SharePoint サイト上で情報共有されるデータの一覧のことです。
誰でもサイト上のデータを編集・閲覧できます。
社内の情報を整理して社員に提示したり、業務の進捗状況を伝えたりするには非常に便利なツールです。
簡単な例をあげると

– 取引先一覧
– リンク集
– 支店情報一覧

などがリスト化され、SharePointサイト上で複数人がそれを編集や閲覧して業務を進めます。
複数人でデータを管理できるExcelのようなイメージですが、Excelよりもデータの情報共有スピードが早いのはメリットです。
Excel形式でサイトからリストのデータをダウンロードもできます。
後述しますが、資料として印刷したり複雑な処理をしたい場合はこの機能を活用します。
SharePointリストそのものはExcelよりも機能面で柔軟性が低いで、その点は注意しておきましょう。

Microsoft Listsとの違い

SharePoint のリストとよく似たものとして、 Microsoft Listsがあります。
Microsoft Listsは SharePoint からリスト機能を抽出したものと認識して問題ありません。
SharePoint リストはサイトの一部なので、使うには常にサイト経由でなければいけません。
一方で、Microsoft Listsならサイトを経由せずに、いきなりリストを作成できます。
Microsoft ListsはMicrosoft 365のアプリ一覧に SharePoint 同様に表示されています。
リストのみをいち早く作成するのであれば、Microsoft Listsの方が SharePoint サイトを意識せずにリスト作成できるメリットがあります。

SharePointカスタムリストとの違い

SharePointは現在のインターフェースがモダンUIと呼ばれ、従来のインターフェースはクラシックUIと呼ばれています。
サイトコンテンツから「新規」→「アプリ」で進むとクラシックUIのアプリ一覧の画面がでてきます。
ここに「カスタムリスト」のタブがあり、リストの作成が可能です。
モダンUIの場合はホーム画面上部から直接リストを作成できるようになっています。
なので、SharePointリストとカスタムリストはほとんど同一の認識で大丈夫です。
ただしモダンUIとクラシックUIでのリストは微妙に使用感が異なる部分もあり、後述しますが、たとえばデザインのCSSを変更する場合はクラシックUIの方が使いやすいといったこともあります。

SharePointリストとは

SharePointリスト機能

SharePointリスト機能で簡単なリストを作成してみましょう。
今回は取引先の住所や電話番号といった情報を一覧にすることを想定します。

1. 「新規」→「リスト」をクリック

2. リストの「名前」と「説明」を入力。
  今回は名前を「取引先一覧」、説明を「取引先情報集約」。
 「ナビゲーションに表示」にチェックを入れて、「作成」をクリック

3. 左側メニューに「取引先一覧」が表示されるのでクリック

4. 空の「取引先一覧」に「タイトル」と「列の追加」が表示される。
 「タイトル」をクリック→「列の設定」→「名前の変更」とするとタイトル名を変更できる。
  今回は「取引先番号」とする

5. 「列の追加」→「1行テキスト」をクリック。
  列の作成画面で「名前」と「説明」を入力し「保存」。
  今回は「名前」を「会社名」、「説明」を「取引会社名」とする。

6. 5と同様の手順で、必要な列(「住所」や「電話番号」等)を追加作成していきます。

必要な事項すべてについて列の設定を終えたら、「取引先一覧」が出来上がります。
その後は各社のデータを「取引先一覧」に入力していきましょう。
「取引先一覧」の「新規」をクリックすると、「新しいアイテム」と表示されるので、ここに各社のデータを入れ、保存します。
これで基本的なリストは作成完了です。
ちなみに、1社ずつ「新しいアイテム」から入力する手間が省けるように、「クイック編集」という機能があり、Excelデータから一括してデータをコピペできます。

【注意点】
今回はわかりやすいように「列名」を日本語表記にして解説しましたが、はじめは英語表記またはローマ字表記で設定をし、リスト作成後に日本語に編集することをおすすめします。理由は、リンクの表示が複雑になるためです。
1行テキストの場合は文字数が最大255字なので、長い場合は「複数行テキスト」を選択しましょう。

【補足】
また、補足としてその他の列の構成要素は以下にまとめます。

– 選択肢
– 数値
– 通貨
– 日付と時刻
– 参照
– はい / いいえ(チェックボックス)
– 計算結果
– 外部データ

列は、上記の構成要素を複数組み合わせて作成されることが多いです。
たとえば今回のデータがリストに蓄積されていくと、一見しただけでは必要な情報をピックアップしにくくなります。
そんなときは下記の機能を活用しましょう。

検索機能

取り出したい情報が明確な場合は、キーワード検索をかけてアイテムを絞り込めます。

データ並び替え

Excelの並び替えと同様に、リストの一覧画面上部(列見出し)をクリックすることで、新しい順・古い順や昇順・降順などにアイテムを並び替えられます。

フィルター機能

Excelの機能にもあるフィルター処理ができ、一覧表示するアイテム数を減らせます。
たとえば「期限」で7日以内のフィルター処理をすることで、表示するビューは直近1週間以内のものに絞れます。
並び替えやフィルター処理後の表示は、ビューとして保存が可能です。
リスト上部にある「このビューを保存」をクリックすることでパブリック(誰でも見られる)または個人用としてビューが保存されます。
ただし権限設定によってはビューの保存ができない場合もあります。

SharePointリスト機能

SharePoint リストの活用術

SharePoint リストをすでに活用している企業は、実際にどのような業務をリストで効率化しているのかほんの一例を紹介します。

– 営業日報
– 予定表
– タスク管理
– ワークフローの実装

「営業日報」や「予定表」は複数人が作成にあたる場合が多く、随時最新の状態のものを共有できるSharePointリストは、この業務の効率化には非常に向いています。
「タスク管理」についても後述するメール通知機能と組み合わせることなどにより、出先でも更新をかけるだけで上司にタスクが消化できていることをリアルタイムで知らせられます。
また応用編ですが、Microsoft 365のPower Automateと組み合わせることで、簡単な「承認ワークフロー」を実装することもできます。

SharePointリストでできることとできないこと

ここまでであげたSharePointリストの使い方や活用方法に加えて、SharePointリストのさらなるメリットをご紹介します。
一方、SharePointリストでは難しいため別の方法を取った方がよい事項についても解説します。

SharePointリストでできること

SharePointリストでは他のMicrosoft 365のアプリと連動することや通知、バージョン設定などを行えます。
具体的には以下です。

Teamsと連携
SharePoint リストをブラウザ経由で確認するのが面倒な場合は、作成したリストをTeamsのタブに追加できます。
Teams上で設定を行うことでTeamsからもSharePointリストにアクセスでき、手間を省けます。

Excelのエクスポート・インポート
SharePoint リストはすでに解説したように、ExcelにエクスポートしてExcelで編集することも可能です。
ただしエクスポートしたExcelを編集してもリストには反映されないので注意しましょう。
エクスポートだけでなく、ExcelのデータテーブルをインポートしてSharePoint リストにもできます。
方法は先ほど解説した「クイック編集」を用います。

メール通知
リストが更新されたら任意のユーザーにメール通知ができるように設定も可能です。

バージョン設定
さらに更新履歴を記録するバージョン設定ができ、これを行うと自動でバージョン保持をしてくれます。
バージョンの最大保持数は5000です。

SharePointリストでできないこと(難しいこと)

一方でSharePointリストの不得意なことは2つあります。

整理された印刷処理
印刷はあくまでもブラウザでの標準機能となり、Excelのように整のった形で印刷できないこともあります。
きれい印刷したい場合は一旦Excelデータとしてエクスポートし、形式を整えることで解決できます。

表・フォームをカスタマイズ(CSS)
現在のモダンUIでは表やフォームを好みに装飾するのは難しいです。
以前のクラシックUIのときはCSSを操作することで表やフォームを変更できましたが、モダンUIではCSSを変更しなくても充分整った見た目になっています。
モダンUIでリストをカスタマイズする方法は、別途、ブログでご紹介します。

まとめ

今回は、SharePointのリストについてまだよく知らない方向けに、SharePointのリスト機能について活用術やできること・できないことを中心に解説しました。
SharePoint リストはSharePointのサイト上におけるデータ一覧のことで、複数人で編集・共有ができる機能でしたね。
今までリスト機能の活用の仕方がよくわからなかった人や、従来の情報共有の方法(Excelなど)を変更することに抵抗があった人も、徐々に操作方法を身に着けると非常に便利なツールになります。
「自社のサーバーを構築してExcelで情報共有」というコストや手間をかけなくてもSharePointリストを活用すれば、Microsoft 365だけで社内のスムーズな情報共有ができます。
リスト機能の活用術やできることを参考にし、うまく取り入れることができれば業務の効率化がいっそう進みますよ。

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