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【SharePoint】ファイル共有の知識や使い方を簡単解説

【SharePoint】ファイル共有の知識や使い方を簡単解説

SharePointには多彩な機能がありますが、その中でも有用な機能がファイル共有機能です。チームにおいて、ファイルをどのように共有するかは、業務の効率に非常に影響を与えますね。
もし、良くない管理の仕方をしていると、最悪の場合、大事なデータが失われかねません。SharePointは、OneDriveと連携すればファイルサーバーのように使えます。そして、この機能は、安全で効率的にファイル管理できるよう、さまざまな工夫がなされています。

SharePoint のファイル共有とは

SharePointのファイル共有とは、OneDriveとSharePointを連携させ、SharePointをファイルサーバーのように使えるサービスです。
ファイル共有は、SharePoint以前からもファイルサーバー(SMBサーバー)などを使って行われていましたが、従来のファイルサーバーでは、複数人での同時編集ができませんでした。一方、SharePointはグループウェアとして作られたため、バージョン管理や同時編集作業ができるのが利点として挙げられます。
さらに、SharePointにあって従来のファイルサーバーにないのが、リンクの共有機能です。これらを使って柔軟な共有管理が可能となります。

SharePointでファイル共有をするための手順

チームサイトを作成する

SharePointの機能の1つに、チームサイト作成機能があります。
チームサイトとは、社内ホームページの一種で、少人数のチームがファイルや情報を共有するためのポータルサイトです。SharePointでファイル共有を利用するには、まずこのチームサイトを作る必要があります。

1.SharePointのスタートページのいちばん上にある「+サイト作成」をクリックする
(テナントの設定により、「+サイト作成」がない場合があります。その場合はシステム管理者にご相談ください。)

チームサイトを作成する

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2.「チームサイト」を選ぶ

チームサイトを作成する

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3.チームサイト作成のための情報を入力する
– サイト名、サイトの説明を入力する。(後で変更することも可能です。)
– グループメールアドレス、サイトアドレスを設定する
(デフォルトは、サイト名が登録されます。半角英数字で設定してください。)
– 「プライバシーの設定」を選択する
– 「言語の選択」を選択する

チームサイトを作成する

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4.「グループメンバーの追加」情報を入力する
– 「所有者の追加」の欄に管理者を追加する
– 「メンバーの追加」の欄にサイトにアクセスできるユーザーを追加する

チームサイトを作成する

以上がチームサイトを作る手順です。
SharePointのUIは、グラフィカルなため直感的な操作で作れます。他のMicrosoft製品と似たUIなので、わりとわかりやすいです。

ファイルを共有する

チームサイトが出来たらファイルを共有しましょう。
ファイル共有には、SharePointとOneDriveを使います。やり方を以下に説明します。

1.チームサイトのサイドバーの「ドキュメント」をクリックし、上部のバー、中央の「同期」を選択します。

ファイルを共有する

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2.「Microsoft OneDriveを開きますか?」というポップアップが出てきますので「Microsoft OneDriveを開く」をクリックします。

ファイルを共有する

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3.エクスプローラにMicrosoft 365の登録名(会社名)で共有フォルダが表示されます。

ファイルを共有する

これで、SharePointとOneDriveが連携され、SharePointを共有フォルダのように使えるようになりました。エクスプローラーから通常のフォルダと同じように、ファイルを入れると自動的にSharePointと同期されます。共有したフォルダは、チームサイトからも管理・閲覧・削除ができます。

ファイル共有機能の使い方

自分で作ったファイルを共有する場合

チームサイトにアップロードする

チームサイトにアップロードする方法です。
最もオーソドックスで基本的なやり方なので、これを覚えておけばとりあえず共有はできます。

1.サイドバーの「ドキュメント」を選択
2.アップロードしたいフォルダを選択
3.「ファイルをここにドラッグします」と書かれたエリアにドラッグ&ドロップ
(ファイルが既にある場合は、ファイルの一覧が並ぶエリアにファイルをドラッグ&ドロップ)

チームサイトにアップロードする

複数のファイルやフォルダをまとめてドラッグ&ドロップもできます。

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また、「ドキュメント」の上部のバー「アップロード」からファイルをアップロードすることも可能です。
「アップロード」をクリックし、共有するファイル形式を選択すると、ポップアップでファイルの場所を求められます。
共有したいファイルやフォルダを選択し、ウィンドウ右下の「開く」または、「アップロード」をクリックします。
この方法も複数のファイルやフォルダをまとめて、アップロードすることができます。

チームサイトからアップロードする

OneDriveから保存する

前のセクションでOneDriveとSharePointの連携がされていれば、OneDriveのフォルダにファイルを入れるだけで、自動的にSharePointと同期されます。

チームサイトの共有リンクを使う場合

共有リンクをメールで送る

SharePointには、ファイルのリンクアドレスをメールで送れる機能が付いています。

1.共有したいファイルの左側の〇(図中①)をチェックし、上部バーにある「リンクをコピー」(図中②)をクリック
2.「コピー」(図中③)をクリック

共有リンクをメールで送る

3.メールやチャットなどにリンクアドレスをペーストし、送信する

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メールを使って共有する場合は、以下の方法でも送信できます。

1.共有したいファイルの左側の〇(図中①)をチェックし、上部バーにある「共有」(図中②)をクリックする
2.メールアドレス入力欄(図中③)が出るので、送信先のアドレスを入力する
3.「送信」(図中④)をクリックすると、リンクが送信される

共有リンクをメールで送る

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アクセス権を設定する

リンクを共有する方法では、リンクのアドレスを知っている人はみんなアクセスできてしまいます。
このアドレスは、Googleなどにはインデックスされませんので、不特定多数に公開されてしまうことは考えにくいです。しかし、リンクのアドレスを知っている人が、そのリンクを別の人に再送信した場合、受信した人は部外者でもファイルを閲覧できてしまいます。これを防止するためにリンクにアクセス権を設定できます。

1.共有したいファイルの左側の〇をチェックし、上部バーにある「共有」をクリックする
2.メールアドレス入力欄の右側の鉛筆マーク(図中①)をクリックし、「リンクの設定」(図中②)を選択する
(または、「リンクを知っていれば誰でも編集できます」と書かれた部分をクリックする)

アクセス権を設定する

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3.リンクの公開範囲(図中①)を選ぶ
4.「適用」(図中②)をクリック

アクセス権を設定する

5.アドレスを入力して送信する

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なお、リンクの公開範囲は以下の4つです。

リンクを知っている全てのユーザー
リンクを知っているチームのユーザー
既存のアクセス権を持つユーザー
特定のユーザー

チームサイト自体を共有する場合

ファイル単位ではなく、SharePointのサイト全体を一括して共有したいケースもあると思います。
SharePointは、そのようなケースにも対応しており、メンバーを追加することでサイトの共有が可能です。

1.チームサイトの「ホーム」を表示し、右上あたりにある「メンバー」を選択

チームサイト自体を共有する場合

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2.画面の右側に「グループのメンバーシップ」が表示されますので、「メンバーの追加」をクリックします

チームサイト自体を共有する場合

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3.共有したいユーザーのメールアドレスを入力し、「保存」をクリックします

チームサイト自体を共有する場合

共有するファイルをダウンロード禁止にする場合

ファイルの閲覧は許可しても良いが、ダウンロードして複製させたくない場合もあると思います。SharePointのファイル共有では、ダウンロードを禁止にできます。

1.共有したいファイルの左側の〇をチェックし、上部バーにある「共有」をクリックする
2.メールアドレス入力欄の右側の鉛筆マークをクリックし、「リンクの設定」を選択する
(または、「リンクを知っていれば誰でも編集できます」と書かれた部分をクリックする)
3.「その他の設定」にある「編集を許可する」(図中①)のチェックを外す
4.最下部にある「ダウンロードを禁止する」(図中②)をONにする
5.「適用」(図中③)をクリック
6.メールアドレスを入力して送信する

共有するファイルをダウンロード禁止にする場合

SharePointでファイルを共有するメリットとデメリット

ファイルを共有するメリット

SharePointのファイル共有を活用すればファイル管理のミスが低減できると期待できます。
SMBサーバーなどの従来のファイル共有ではバージョン管理の機能がついていませんでした。したがって、共同で管理しているファイルを編集したりするときに、編集内容が消失したりする事故が起こりえました。

例えば、Aという文書を山田さんが作ってサーバーにアップロードします。次にサーバーに上がっているAを田中さんが編集し、サーバーに上書きします。この時点でAは、バージョン2になりますね。そこでさらに山田さんが編集しようとしますが、山田さんは自分のローカル環境にあるAバージョン1を編集し、バージョン3としてサーバーに再度サーバーにアップロードします。すると、田中さんが編集した箇所が失われてしまいます。
このミスで問題なのは、山田さんも田中さんもミスに気づきにくい点です。なにか致命的な損害が発生するまで気づかない可能性があります。

一方で、SharePointのファイル共有を活用するとバージョン管理が適切にできる機能が付いていますので、上記のようなミスが発生しないように制限をかけたり、前のバージョンに戻したりすることができます。

ファイルを共有するデメリット

SharePointのファイル共有のデメリットは、検索機能に少しクセがある点です。
SharePointには、高度な検索機能が付加されていますが、「目的とするファイルが見つからない」と感じることがあります。検索の仕様は、設定である程度カスタマイズ可能ですが、SharePointの検索機能の特性を理解するまでは少し手間がかかるかもしれません。

まとめ

従来のSMBサーバーなどでは、単に同じフォルダのファイルを複数人で扱えるだけでしたが、SharePointではアクセス権の設定機能や招待機能があり、柔軟に共有レベルを管理できます。
チーム外メンバーと一緒に作業をする際にも、ダウンロードの禁止で機密情報の流出を防いだり、逆に、そんなに機密レベルの高くない情報はリンクを知っているだけでアクセスできるように設定したりするなど、きめ細かい管理ができます。
効率よく安全なファイル共有は、ぜひ、SharePointを活用しましょう。

どんな些細なことでも、お気軽にご質問・ご相談ください。

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