テンプレートを活用して運用
ポータルサイト構築

「社員に情報を届ける」ためのポイントは以下の 2 点です。

どんなに重要な情報がポータルサイトに掲載されていても、どんなに社員にとって有益な情報がポータルサイトに掲載されていても、ポータルサイトを見てもらえなければ社員に情報を届けることはできません。
社員が日ごろよく使うコンテンツや業務システムへのリンクを設定することで、定常的にアクセスしてもらうことができます。

ポータルサイトを定期的に見てもらうことができても、届けたい情報が他の情報に埋もれて見つけることができなければ、社員に情報を届けることはできません。社員に情報を届けるためには、届けたい情報が目立つ工夫が必要です。

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SharePoint の標準 Web パーツである「ヒーロー」を活用し、視覚的にアピール

目立つ場所に視覚的に目立つ Web パーツを使い、社長メッセージや経営方針といった全社員に周知したい情報を掲載します。

独自 Web パーツである「タブ形式ニュース」を活用し、重要な情報をファーストビューでアピール

SharePoint のニュース機能で投稿された情報をカテゴリごとにタブ形式で表示します。この Web パーツは、「重要」なニュースのみをピックアップし、ファーストビューで表示するため、「他のニュースに埋もれて気づかなかった」といったことを防ぐことができます。

独自 Web パーツである「タブ形式ニュース」を活用し、重要な情報をファーストビューでアピール

多くの情報が掲載されるポータルサイトでは、どの情報を見て、どの情報を見ていないのか、わからなくなることがよくあります。未既読機能を使うと、未読情報が自動的にアピールされるため、情報の確認漏れを防ぐことができます。

よく使われるコンテンツを集め、定期的なアクセスを促進

座席表や内線番号表、社員食堂のメニューといったよく使われるコンテンツを集めることにより、定期的なアクセスを促進します。

各種システムへのリンクを設定し、定期的なアクセスを促進

基幹システムや勤怠システム、ワークフローシステムなど、日常的に多くのシステムを使います。これらの各種システムへのリンクを設定し、マニュアルなどの関連情報をまとめることにより、「ブックマークを設定するよりポータルサイトからアクセスした方が便利」と感じてもらえれば、「出社したら、まずポータルサイトを立ち上げる習慣」がつき、アクセスアップにつながります。

「知りたい情報が見つかる」ためのポイントは以下の 3 点です。

「どこにどのような情報があるのか？」「情報をさがす時にどうやるのか？」を 1 ページにまとめることで、「わかりやすさ」は格段に向上します。

わからないことがあったときに質問できる場所であり、よくある質問が掲載される場所である「社内知恵袋」を作り、お問い合わせを集約します。

バラバラに掲載されている情報を利用シーンごとに 1 ページにまとめることで、利用者にとっての「使いやすさ」は格段に向上します。

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ポータルサイトの使い方について案内するコンテンツを作成

ポータルサイトのサイト構成や使い方がわからないと、知りたい情報をさがしたい時にどこをさがせばいいのかわかりません。 トップページの構成やサイト構成、さがしたい情報の検索方法、ポータルサイトが提供する機能などを 1 ページにまとめて案内することにより、ポータルサイトの中で迷子になることを防ぎます。

• 社内知恵袋にお問い合わせを集約

質問を投稿でき、その質問に対して回答できる掲示板を提供します。 キーワード検索やカテゴリ分類が可能なため、必要な情報をさがしやすく、利用者にとって利便性の高いコンテンツです。また、わからないことがあったときに質問できる場所であり、よくある質問が掲載される場所として社内に認知されることによりお問い合わせの数を減らし、業務負荷を軽減する効果を狙います。

業務イベントやライフイベントでコンテンツを整理

例えば結婚するとき、住所変更や定期代の申請、扶養家族の変更、お祝い金・・・などの各種手続きが発生します。 しかしながら多くの企業のポータルサイトにおいては、住所変更や定期代の申請はワークフロー、扶養家族の変更は申請書、お祝い金の申請はメールで連絡、といった具合にバラバラなため、わかりづらい場合が多いです。 利用者にとってのわかりやすさを重視するために、結婚のときに必要な諸手続きを 1 ページにまとめ、そのページからのリンクを設定することにより、使いやすさは格段に向上します。

• ニュースが増えると情報が埋もれてしまう
• 情報の分類ができないため、自分にとって必要な情報と不要な情報を見分けるのが困難

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• 重要なニュースをカテゴリを横断して集約。重要なニュースの見逃しを防止
• カテゴリ別にニュースを分類。必要な情報のさがしやすさを実現
• ニュースのタイトルがわかりやすいようにデザインを考慮

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• タイトルや本文を含むキーワード検索ができない
• 掲載された内容に対するコメントを掲載できない

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• タイトルや本文を含むキーワード検索が可能
• 未読、既読が分かりやすいデザイン
• 掲載内容に対するコメントが掲載可能。問い合わせと FAQ を同時に実現

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• テキストのみのため、見出しだと判別しづらい
• 見出しのレベルが大きさの違いのみ

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• 見出しとわかるデザインにより一目でわかるよう配慮
• 見出しのレベルをデザインと文字の大きさにより明確に区分

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• デザインが固定で、調整ができない
• 画像が切れるなどを回避するためには加工が必要
• 狭いエリアに多くのリンクを設定できない

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• 画像とテキストの組み合わせでわかりやすいデザインを工夫
• 最大 5 × 5 のレイアウトを設定し、狭いエリアにリンク設定可能

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60 万円（税抜）

貴社のテナント、貴社のサイトにおいて使用可能です。
※貴社のテナント、貴社のサイトであれば、複数のサイトに設置することが可能なライセンスです。
※「ez Webパーツアプリ」使用許諾規約 にご承諾いただくことを前提とします。

Microsoft 365 の動作環境に準拠します。
※参考サイト： Microsoftサイト

• サイト構成の検討、掲載コンテンツの検討
• トップページ構成の検討
• ページ・リスト・ライブラリ項目の検討、検討結果に基づくポータルサイトの構築

100 万円（税抜）

• 契約形態：準委任契約
• 作業期間：ご契約から 2 か月以内
• 作業上限時間： 100 時間

週 1 回実施する定例会議の中で、サイト構成、トップページ構成、掲載コンテンツを検討し、ポータルサイトを構築します。
キックオフ～リニューアルをわずか 6 週間で実施します。

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• ポータルサイトが十分に活用されていない。
• 使い勝手を改善し、使われるポータルサイトを目指したい。
• Power Apps や Power Automate、Power BI 等、使っていない Microsoft 365 のサービスを活用したい。

• テンプレートや独自の Web パーツにより、短期間・低コストでポータルサイトのリニューアルが可能。
• Microsoft 365 のサービスを活用した業務改善のノウハウを習得可能。

• 社内でポータルサイトを構築していたが、デザインや使い勝手を改善したい。

• サイトのコンセプトやデザイン性がマッチしていた。
• 定期的なアクセスを実現する方法として、お弁当発注アプリや電話番号アプリの提案があった。

• 社内でポータルサイトを運用しているが、使い勝手が悪い。

• 独自の Web パーツが魅力的。
• 更新時のメール通知やデザインの変更といった要望にカスタマイズ対応してくれた。