ポータルサイト構築

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SharePointテンプレートを活用し、ポータルサイトを社内運用!

ポータルサイトは、「社員に情報を届けること」と「知りたい情報が見つかること」が重要です。 この両立を実現できるSharePointテンプレートを活用し、ポータルサイト構築を支援します。 また独自Webパーツにより、「デザイン」と「使いやすさ」が向上します。

SharePointでポータルサイトを構築したいあなた。
こんな悩みはありませんか?

SharePointでポータルサイトを作りたいけど、どうやればいいの?
SharePointの標準Webパーツを組み合わせて作ったけど、デザインがイマイチ!
テンプレートを活用して、早く、安く、使いやすいポータルサイトを作りたい!

このような悩みを解決するために、ez office独自のテンプレートを活用して、短期間かつ安価にポータルサイトを構築します。
ひとつは、「社員に情報を届ける」ことと「知りたい情報が見つかる」ことを実現する独自のSharePointテンプレート。
もうひとつは、「見やすさ」と「使いやすさ」が向上するWebパーツです。

「社員に情報を届ける」ことと
「知りたい情報が見つかる」ことを実現する
ez office独自のSharePointポータルサイトテンプレートとは?

社員に情報を届ける

「社員に情報を届ける」ためのポイントは以下の2点です。

定期的にポータルサイトを見てもらう工夫がされている【アクセスアップ】

どんなに重要な情報がポータルサイトに掲載されていても、どんなに社員にとって有益な情報ポータルサイトに掲載されていても、
ポータルサイトを見てもらえなければ社員に情報を届けることはできません。
社員が日ごろよく使うコンテンツや業務システムへのリンクを設定することで、定常的なアクセスしてもらうことができます。

定届けたい情報が目立つ工夫がされている【目立つ工夫】

ポータルサイトを定期的に見てもらうことができても、届けたい情報が他の情報に埋もれて見つけることができなければ、
社員に情報を届けることはできません。社員に情報を届けるためには届けたい情報が目立つ工夫が必要です。

社員に情報を届ける工夫

※クリックすると画像が拡大します。

【目立つ工夫】①目立つ工夫】①
SharePointの標準Webパーツである「ヒーロー」を活用し、視覚的にアピール
目立つ場所に視覚的に目立つWebパーツを使い、社長メッセージや経営方針といった全社員に周知したい情報を掲載します。
【目立つ工夫】②【目立つ工夫】②
独自Webパーツである「タブ形式ニュース」を活用し、重要な情報をファーストビューでアピール
SharePointのニュース機能で投稿された情報をカテゴリごとにタブ形式で表示します。このWebパーツは、「重要」なニュースのみをピックアップし、ファーストビューで表示するため、「他のニュースに埋もれて気づかなかった」といったことを防ぐことができます。
【目立つ工夫】③【目立つ工夫】③
独自Webパーツである「タブ形式ニュース」を活用し、重要な情報をファーストビューでアピール
多くの情報が掲載されるポータルサイトでは、どの情報を見て、どの情報を見ていないのか、わからなくなることがよくあります。未既読機能を使うと、未読情報が自動的にアピールされるため、情報の確認漏れを防ぐことができます。
【アクセスアップ】④【アクセスアップ】④
よく使われるコンテンツを集め、定期的なアクセス促進
座席表や内線番号表、社員食堂のメニューといったよく使われるコンテンツを集めることにより、定期的なアクセスを促進します。
【アクセスアップ】⑤【アクセスアップ】⑤
各種システムへのリンクを設定し、定期的なアクセス促進
基幹システムや勤怠システム、ワークフローシステム等、日常的に多くのシステムを使います。これらの各種システムへのリンクを設定し、マニュアル等の関連情報をまとめることにより、「ブックマークを設定するよりポータルサイトからアクセスした方が便利」と感じてもらえれば、「出社したら、まずポータルサイトを立ち上げる習慣」がつき、アクセスアップにつながります。

知りたい情報が見つかる

「知りたい情報が見つかる」ためのポイントは以下の3点です。

どこに何の情報があるかがわかりやすく、迷わない【わかりやすさ】

「どこにどのような情報があるのか?」「情報をさがす時にどうやるのか?」を1ページにまとめることで、「わかりやすさ」は格段に向上します。

わからない情報をさがせる、聞ける【お問い合わせの集約】

わからないことがあったときに質問できる場所であり、よくある質問が掲載される場所である「社内知恵袋」を作り、お問い合わせを集約します。

情報が利用シーンに合わせて整理されている【使いやすさ】

バラバラに掲載されている情報を利用シーンごとに1ページにまとめることで、利用者にとっての「使いやすさ」は格段に向上します。

知りたい情報が見つかるわかりやすさ

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【わかりやすさ】①【わかりやすさ】①
ポータルサイトの使い方について案内するコンテンツを作成
ポータルサイトのサイト構成や使い方がわからないと、知りたい情報をさがしたい時にどこをさがせばいいのかわかりません。 トップページの構成やサイト構成、さがしたい情報の検索方法、ポータルサイトが提供する機能等を1ページにまとめ、案内することにより、ポータルサイトの中で迷子になることを防ぎます。
【お問い合わせの集約】②【お問い合わせの集約】②
社内知恵袋にお問い合わせを集約
質問を投稿でき、その質問に対して回答できる掲示板を提供します。 キーワード検索やカテゴリ分類が可能なため、必要な情報をさがしやすく、利用者にとって利便性の高いコンテンツです。 またわからないことがあったときに質問できる場所であり、よくある質問が掲載される場所として社内に認知されることにより、お問い合わせの数を減らし、業務負荷を軽減する効果を狙います。
【使いやすさ】③【使いやすさ】③
業務イベントやライフイベントでコンテンツを整理
例えば結婚するとき、住所変更や定期代の申請、扶養家族の変更、お祝い金・・・等の各種手続きが発生します。 しかしながら多くの企業のポータルサイトにおいては、住所変更や定期代の申請はワークフロー、扶養家族の変更は 申請書、お祝い金の申請はメールで連絡、といった具合にバラバラなため、わかりづらい場合が多いです。 利用者にとってのわかりやすさを重視するために、結婚のときに必要な諸手続きを1ページにまとめ、そのページからのリンクを設定することすることにより、使いやすさは格段に向上します。

「デザイン」と「使いやすさ」が向上する
SharePointポータルサイトの独自Webパーツとは?

タブ形式ニュースパーツ

標準パーツの課題

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標準パーツの課題
・ニュースが増えると情報が埋もれてしまう
・情報の分類ができないため、自分にとって必要な情報と不要な情報を見分けるのが困難
独自パーツ

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独自パーツ
・重要なニュースをカテゴリを横断して集約。重要なニュースの見逃しを防止
・カテゴリー別にニュースを分類。必要な情報のさがしやすさを実現
・ニュースのタイトルがわかりやすいようにデザインを考慮

コメント掲載可能な掲示板パーツ

標準パーツの課題

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標準パーツの課題
・タイトルや本文を含むキーワード検索ができない
・掲載された内容に対するコメントを掲載できない
独自パーツ

※クリックすると画像が拡大します。

独自パーツ
・タイトルや本文を含むキーワード検索が可能
・タイトルと本文をわかりやすいようにデザインを考慮
・掲載内容に対するコメントが掲載可能。問い合わせとFAQを同時に実現

見出しパーツ

標準パーツの課題

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標準パーツの課題
・テキストのみのため、見出しだと判別しづらい
・見出しのレベルが大きさの違いのみ
独自パーツ

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独自パーツ
・見出しとわかるデザインにより一目でわかるよう配慮
・見出しのレベルをデザインと文字の大きさにより明確に区分

画像リンク配置パーツ

標準パーツの課題

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標準パーツの課題
・デザインが固定で、調整ができない
・画像が切れる等を回避するためには加工が必要
・狭いエリアに多くのリンクを設定できない
独自パーツ

※クリックすると画像が拡大します。

独自パーツ
・画像とテキストの組み合わせでわかりやすいデザインを工夫
・最大5×5のレイアウトを設定し、狭いエリアにリンク設定可能

ライセンス費用

60万円

使用許諾範囲

貴社のテナント、貴社のサイトにおいて使用可能
※貴社のテナント、貴社のサイトであれば、複数のサイトに設置することが可能なライセンスです。
※「ez ポータルパーツ 使用許諾規約」にご承諾いただくことを前提とします。

動作保証環境

Microsoft 365 の動作環境に準拠します。
※参考サイト:Microsoftサイト launch

サービス内容

SharePointポータルサイト構築支援サービス

作業内容

・サイト構成の検討、掲載コンテンツの検討
・トップページ構成の検討
・ページ・リスト・ライブラリ項目の検討 ・検討結果に基づくイントラネットサイトの構築

費用

100万円

契約条件

・契約形態:準委任契約
・作業期間:ご契約~2か月以内
・作業上限時間:100時間

わずか6週間でポータルサイトを構築

週1回実施する定例会議の中でサイト構成、トップページ構成、掲載コンテンツを検討し、ポータルサイトを構築します。
キックオフ~リニューアルをわずか6週間で実施します。

導入事例

ポータルサイトのデザインを一新。
Microsoft 365 のスキルトランスファーサービスにより
「自ら解決するスキル」を習得。

お客様の課題

・ポータルサイトが十分に活用されていない
・使い勝手を改善し、使われるポータルサイトを目指したい。
・PowerAppsやPowerAutomate、PowerBI等、使っていないMicrosoft 365 のサービスを活用したい。

選定理由

・テンプレートや独自のWebパーツにより、短期間・低コストでポータルサイトのリニューアルが可能。
・Microsoft 365 のサービスを活用した業務改善のノウハウを習得可能。

社内で構築していたポータルサイトをブラッシュアップ。
定期的なアクセスを実現する仕組みも実現。

お客様の課題

・社内でポータルサイトを構築していたが、デザインや使い勝手を改善したい。

選定理由

・サイトのコンセプトやデザイン性がマッチしていた。
・定期的なアクセスを実現する方法として、お弁当発注アプリや電話番号アプリの提案があった。

部門ポータルサイトをリニューアル。
利便性を改善し、利用者の満足度が向上。

お客様の課題

・社内でポータルサイトを運用しているが、使い勝手が悪い。

選定理由

・独自のWebパーツが魅力的。
・更新時のメール通知やデザインの変更といった要望にカスタマイズ対応してくれた。