社内での情報共有の効率化は、どこの会社でも重要なテーマでしょう。いかに、正確に効率よく情報が共有できるかによって生産性が全く変わってくるからです。昨今は、情報共有のための IT ツールを利用する企業が多いですが、そのようなツールもたくさんの種類があり、どれが良いのか非常に選択が難しいと思います。そこで本記事ではおすすめの情報共有ツールについて目的別に比較します。

社内情報共有ツールとは

社内情報共有ツールとは、業務上のメンバー間のコミュニケーションや、情報の共有に使う IT ツールです。社内といっても社員だけとは限りません。外部の協力会社社員や一時的なメンバーに対しても適切なレベルの情報を共有する必要があり、そのような状況も想定したツールを言います。社内情報共有ツールには主に、以下の4つの種類があります。

社内 SNS・ビジネスチャット

社内SNSやビジネスチャットは、社内だけで使われる SNS やメッセージ送信ツールです。機能は消費者向けの SNS やメッセージ送信ツールと似ていますが、ビジネス向きの機能が付いているのが特徴です。例えば、メンション機能、Officeツールとの連携、リアクションボタン、Web会議機能などです。また、日報を書くための機能が付いているアプリもあり日々の業務をデータ化するのに役立ちます。

社内 Wiki（ナレッジ共有）

社内 Wiki とは、ノウハウやナレッジを共有するためのサービスです。Wiki とは「誰でも編集できる」という意味のIT英語です。 Wikipedia（ウィキペディア）の略語として、Wiki という言葉が使われますが、本来、Wikipediaは、Wiki（誰でも編集可能）と Encyclopedia（百科事典）を合わせた造語であり、本来の Wiki とは、Wikipediaだけでなく、誰でも編集可能なウェブサイト全般を指す言葉です。社内 Wiki とは、ドキュメントや動画、Excel ファイルなどを集約して保存し、閲覧や検索の機能を付けたものを言います。中には、かなり多機能なものもあり、タスク管理や ToDo、スプレッドシートの機能が付いているものもあります。

ファイル共有

Word、Excel、PowerPoint などのオフィスファイル、動画ファイル、その他のファイルなどを保存し、共有できるサービスです。コミュニケーションのツールという側面は薄く、あくまでもファイルの保管や記録、共有のために使います。ただ、最近はポータル機能やグループウェアの機能がオプションで付いているファイル共有サービスも存在し、オールインワンで済むサービスもあります。

グループウェア

グループウェアは、組織のメンバーのコミュニケーションを円滑にするために作られた IT ツールです。多くのサービスでは、さまざまなコミュニケーション機能がワンパッケージに含まれていて、1つの製品で会社のコミュニケーションを全部賄える場合も珍しくありません。

例えば、グループウェアに含まれる機能には以下のようなものがあります。

●　ビジネスチャット
●　ビデオ会議
●　掲示板
●　メール一括送信
●　スケジュール管理
●　会議室や設備の予約
●　アドレス帳
●　ファイル共有

社内情報共有ツールの必要性

社内の情報共有ツールが無いと、以下の問題が発生する場合があります。

社員の業務内容や進捗がわからない

情報共有ツールが無いと、社員の業務内容や進捗が可視化されません。進捗を把握するには、上司がいちいち連絡して、報連相をさせなければなりません。それも個人ごとの進捗管理になるので、プロジェクト全体やチーム全体でどれくらいタスクが進んでいて、どこがネックになっているのかがわかりにくいです。気づいたら取り返しがつかないくらい進捗が遅れていたという事態になりかねません。

ノウハウが蓄積されない

情報共有ツールが無いと、社内にノウハウが蓄積されません。例えば、営業部門において、優れた営業スタッフとあまりパフォーマンスの良くない営業スタッフがいる場合、その2人の何が違うのかが可視化されません。必然的にマネージャーの経験や勘、根拠のない精神論のようなことで、パフォーマンスの良くない営業スタッフを叱咤激励するぐらいしかできなくなります。その営業スタッフが、自分でスキルアップしていける人なら、今後、パフォーマンスが上がることも考えられますが、多くの場合は、自身でも何が悪いのかわかっていない場合が多く、改善は見込めません。これは営業部門だけではなく、他の部門でも同様です。

業務が属人化してしまう

情報共有ツールを導入しなければ、業務が属人化してしまいます。例えば、上記の営業スタッフの例で言えば、顧客との商談記録が挙げられます。商談の内容を1人の営業スタッフしか把握してない場合、そのスタッフがいないと顧客との取引ができなくなります。もし、そのスタッフが退職や配置転換などで居なくなると、顧客との信頼関係が一から構築し直しになってしまうのです。

社内情報共有ツールの導入のメリット

社内情報共有ツールを導入すると、以下のメリットがあります。

コミュニケーション促進

社内情報共有ツールを導入する最大のメリットは、コミュニケーションの促進です。アナログの情報共有ツールの場合、拡散力や情報の蓄積で劣る場合が多く、情報が伝達するのに時間がかかります。例えば、メーリングリストの場合、本当に受信者が読んだのかがわかりません。電話の場合は、一斉送信ができません。物理的な掲示板やホワイトボード、朝礼の場合は会社に来ていないと情報が伝わりません。しかし、社内情報共有ツールであれば、メッセージを開いたかどうかわかる機能やリアクションボタンの機能により、どれだけの人が読んだか確認できます。また、電子掲示板やポータルサイトを使えば、情報を全員に一斉に送信できます。さらに、テレワークに対応できるのも IT ツールのメリットです。アナログなツールではテレワーク社員との情報共有に対応できません。

業務の効率化

コミュニケーションが促進されると、業務が効率化されます。なぜなら、伝達ミスや折り返し、確認のための再連絡など、非効率なコミュニケーションが不要になるからです。これは、顧客満足度の向上にも繋がります。顧客から問い合わせがあったときのレスポンスも早くなるからです。問い合わせを受けた担当者が、すぐに応答できるならいいですが、そこから社内のコミュニケーションや稟議などが発生する場合は、IT ツールによる効率化が物を言います。ビジネスにおいて、レスポンスの早さは付加価値を持つため、情報共有ツールを使っている企業と使っていない企業で顧客満足度に差が付くと考えられます。

ノウハウの蓄積

情報共有ツールは、情報の蓄積にも効果を発揮します。情報は、蓄積すればするほど精度が高まり、有用性も高まっていきます。例えば、上記の営業スタッフの例で言えば、情報共有ツールにスタッフが日々日報や商談記録などを残しておけば、後日にそれを参照して課題解決のために使えます。取引先とトラブルになって解決方法がわからないとき、過去の商談記録から似た事例を探して参考にするといった使い方ができるかもしれません。情報が蓄積されるほど、ノウハウの精度が高まり、顧客満足度も高まるのです。

社内情報共有ツールの選定ポイント

社内情報共有ツールを選ぶポイントは3つあります。

1.　社内のコミュニケーションの課題を洗い出した上で最適なツールを選ぶ
2.　社内の IT リテラシーのレベルに合ったツールを選ぶ
3.　無料トライアルやサポート体制を調べた上で選ぶ

まず、選定の際は課題を洗い出した上で、何を解決したいのかを明確にして選びましょう。無料とか料金が安いとかで安易に飛びついたりしないようにしてください。社内情報共有ツールは製品ごとに機能が異なるため、自社に合った製品を選ぶ必要があります。また、これは機能面だけではなく社員の IT リテラシーのレベルに合わせることも重要です。操作の難しすぎるツールを導入してしまうと、せっかく導入したのに誰も使わなくなってしまいます。社員がちゃんと使えるかどうか確かめるため無料トライアルやサポート体制の充実度も調べた上で選びましょう。

まとめ

社内の情報共有は生産性や顧客満足度に直結する要素です。社内情報共有ツールにしっかりと投資をし、コミュニケーションを活性化することで、他社に差をつけることができます。

Microsoft 365 無料相談実施中

業務効率化などを背景に、Microsoft 365 の導入、活用に関して、お困りごとはございませんでしょうか？

自社の規模や業務に合わせた料金プランを選びたいが、どれが適しているか分からない
Microsoft 365 の導入を検討しているが、設計・構築・運用方法などの知見がない
Microsoft 365 の SharePoint で社内ポータルサイトを構築しているが、社員の活用が定着しない

ネット上には多くの情報があり、調べるのも大変ですし、自社にとって何がいいのかイメージするのも難しいですよね。
当社ではそんな皆様に向け、無料相談会を実施しております。
お客様のお悩みやご要望に合わせた個別相談も承っておりますので、是非、お気軽にお問い合わせください。
私たちと一緒に、業務改善をスタートさせませんか？

→Microsoft 365 に関する無料相談のお問い合わせはこちら

【2022年版】おすすめの情報共有ツールを目的別に比較！