【2023 年最新】ワークフローシステム人気ランキング TOP 10

非効率的なワークフローは生産性の低下につながるため、最新のワークフローシステムで効率化を図りましょう。各製品の価格、機能、連携可能なサービス を比較しながら、2023 年イチオシ のワークフローシステム 10 選をご紹介します。

大企業向けワークフローシステム人気ランキング TOP 10

1 位｜コラボフロー

コラボフローは、Excel が使えれば誰でも簡単に帳票や申請書 の作成・修正ができ、直感的な操作性を備えているため、使い手を選びません。既存の Excel ファイルをそのまま申請フォームに変換できるほか、サポートサイトも充実しており、ユーザーが安心して利用できます。移動中でも、タブレットやスマホから利用可能です。

さらに、データを蓄積して活用するデータ入力ツールや、意思決定の途中経過や結果の回覧などを行う情報共有ツールなど、さまざまな形態で活用できます。

すぐに利用したい、少人数や特定部門で利用したい、イニシャルコストを抑えたいといった企業に適しています。

2022 年 11 月時点で、企業や教育機関など 1,400 以上の組織 に導入されています（株式会社フォーバルテレコム、学校法人駒澤大学など）。

価格

ユーザー当たり 月額 500 円／年額 5,880 円（税別）
※クラウド版スタンダードプラン の場合
※ 5 ユーザー、および 2 カ月から利用可能

主な機能

申請、承認 、検索、フォーム設定、経路設定、分類設定、組織設定、環境設定、データ管理、外部連携、セキュリティ

連携可能なサービス

キントーン 、Garoon、サイボウズ Office、サイボウズ リモートサービス、コラボフォーム、クラウドユニバーシティ、LINE WORKS、Teams 、クラウドサイン、GMO サイン、コンビベース 、kincone、CData API Driver、ClimberCloud

※製品サイト｜ コラボフロー

2 位｜Create! Web フロー

Create! Webフローは、マニュアルを読まなくても直感的に操作できるよう設計されています。誰でも簡単に使用することができ、運用が定着しやすいのが特長です。

Excel、Word、PDF のフォームをワンタッチでインポートでき、既存の紙での運用と同じ形式で入力フォームを再現できます。決裁後の申請書は、PDF 形式で自動的に保存され、再利用も可能です。
複雑なルートにも対応できるため、条件分岐や合議などの決裁権限規定に則った処理も行えます。複数の組織階層を作成 でき、特定の日付で自動的に切り替えられる機能があるため、年度単位や部門単位での運用も可能です。

すぐに運用を開始したい、部門単位で運用したい、運用管理コストを抑えたいといった企業に最適です。
企業や官公庁などなどさまざまな業種で導入されています（いすゞ自動車販売株式会社、アサヒ飲料株式会社など）。

価格

ユーザー当たり月額 500 円／年額 5,500 円（税別）
※クラウド版の場合
※10 ユーザーから、1 年間単位の契約

主な機能

申請、承認・決裁、保管・検索、集計、ユーザー支援、申請・ 承認フォームの作成、ユーザー・組織管理、承認ルート設定、ワークフロー設定、フォルダー・業務区分、申請案件の管理、アクセス制限・セキュリティ

連携可能なサービス

Garoon

※製品サイト｜ Create! Web フロー

3 位｜Ci*X Workflow

Ci*X Workflow は、人事関連の申請書類（住所変更届、出生届など）、総務関連の申請書類（名刺発注申請、PC 発注申請など）、その他のあらゆる稟議申請・届け出業務に対応しています。

ユーザーが初めて利用する場合でも、入力項目に記入例やヘルプメッセージが表示されるなど、操作マニュアルなしで簡単に各種申請ができる使いやすさが特長です。

柔軟性も備えており、組織変更、承認ルートの見直し、申請書の改定訂などにも対応できます。また、人事システムとの自動連携で、組織構造全体の世代管理することも可能です。組織構造以外 のユーザーグループによる承認ルートも設定でき、大規模な企業や申請書類数が多い環境に特に適しています。

価格

要相談

主な機能

申請、承認 、検索、フォーム設定、経路設定、分類設定、組織設定、環境設定、データ管理、外部連携、セキュリティ

連携可能なサービス

キントーン 、Garoon、サイボウズ Office、サイボウズ リモートサービス、コラボフォーム、クラウドユニバーシティ、LINE WORKS、Teams 、クラウドサイン、GMO サイン、コンビベース 、kincone、CData API Driver、ClimberCloud

※製品サイト｜ Ci*X Workflow

4 位｜AgileWorks

AgileWorks は、既存の紙の書類フォーマットをそのまま入力フォームとして使用できます。複雑な組織構造を考慮した設計 で、人事異動や組織改編にも素早く柔軟に対応できるのが特長です。

周辺システムやグループウェアとの連携も充実しており、標準機能だけで、複合条件での分岐や、並列で複数の部署をまたがる承認フローなども設定可能です。ユーザーごとに表示言語を日本語、英語、中国語に切り替えることもできます。

業種を問わず、中堅・大手企業を中心に、シリーズ累計で 4,000 社以上に導入されています（全日空商事株式会社、株式会社テレビ朝日など）。

価格

初期費用2,400,000 円 ＋ 年間保守 360,000 円（税別）
※Standard プランの場合
※ユーザーライセンス数は標準 5 アカウント、最大 200 アカウント追加可能

主な機能

組織設定、フロー設定、フォーム設定、インポート／エクスポート、書類管理、モバイル、多言語対応、ステージングアーカイブ、グループウェア連携

連携可能なサービス

Garoon、Google Workspace、SharePoint、desknet’s NEO、CACHATTO、IIJ ID サービス、CloudGate UNO、GMO トラスト・ログイン、HENNGE One

※製品サイト｜ AgileWorks

5 位｜TeamSpirit

TeamSpirit は、日常的に利用される7つの社内業務システムを一元化することで、出社から退社までの活動情報を自然に集める仕組みを備えています。収集したデータを分析することで、働き方を可視化できるというメリットがあります。
勤怠管理は、PC、モバイルアプリ、IC カード、PC ログなど、さまざまな打刻方法に対応しており、法改正への対応も自動でアップデートされます。電子稟議は、既存の稟議書項目をそのまま設定でき、社内で使用されている稟議書をすべてブラウザ上で処理して一元管理できるのが特長です。

業界をリードする優良企業やベンチャー企業など、先進的な企業にも多数導入されています（株式会社日本総合研究所、株式会社電通デジタルなど）。

価格

初期費用 150,000 円 ＋ ユーザー当たり月額 600 円 （税別）
※スタンダードパッケージの場合
※50 ユーザーから 、年間契約

主な機能

勤怠管理、工数管理、経費精算、電子稟議、社内 SNS、タイムレポート
以下上位プランの機能：プロジェクト原価管理、シフト管理、諸届ナビ、社員情報管理、マイナンバーエンジン 

連携可能なサービス

Akerun、Junify、communitio 、ALLIGATE、Carely、Cloud's Spice、PHONE APPLI 、Cariot、Fleekform 給与、soarize、Linkit 勤怠、APPS PASS

※製品サイト｜ TeamSpirit

6 位｜X-point Cloud

X-point Cloud は、直感的な使い方ができる入力フォームを有しており、ワンクリックで承認作業が完了します。専用アプリをインストールするとスマホでも利用可能です。稟議書だけでなく、人事申請や交通費精算など、多くの用途に対応しています。検索や集計も自動でできるため、文書データベースとしても活用できます。

中小規模の企業や部門単位の導入に最適で、業種を問わず、シリーズ累計で 4,000 社以上に導入されています（株式会社エービーシー・マート、学校法人京都女子学園など）。

価格

ユーザー当たり月額 500 円（税別）
※スタンダードプランの場合
※グループウェア連携は、別途サービスごとにユーザー当たり月額 150 円

主な機能

作成・申請、承認、検索・集計、管理者設定、外部システム連携、セキュリティ・内部統制

連携可能なサービス

Slack、Teams、Chatwork、Garoon、Google Workspace、サイボウズ Office、SharePoint、desknet'’s NEO、駅すぱあと、キントーン、IIJ IDサービス、Azure Active Directory、ADMS、CloudGate UNO、Soliton OneGate、Digital Workforce、GMOトラスト・ログイン、PassLogic、HENNGE One、メタップスクラウド

※製品サイト｜ X-point Cloud

7 位｜Shachihata Cloud

Shachihata Cloud は、紙によるワークフローをデジタル化することができる電子印鑑・決裁・契約サービスです。運用方法を変更することなく、デジタル化が可能です。勤怠管理や経費申請などのグループウェアやオフィスツールも利用できます。
電子印鑑は、角印や手書きサインなど、どのようなものでも作成・利用できます。また、電子署名とタイムスタンプを使用すれば、なりすましや文書の改ざんなどを防止し、高度な文書セキュリティ対策も実施できます。スマホやタブレットにも対応しており、アプリを使用した決裁のプッシュ通知や、パスワードに顔認証や指紋認証を組み合わせた二要素認証機能も実装しています。

業務環境に合わせて必要なオプションのカスタマイズも可能で、さまざまな業種の企業・団体に導入されています（株式会社日本教育クリエイト、名古屋商工会議所など）。

価格

ユーザー当たり 月額 110 円（税込）
※エントリープラン の場合
※初回購入時は月額 550 円（税込）から 

主な機能

電子印鑑、ゲストユーザー認印・カスタム印、ファイル保存、Word ／ Excel の PDF 変換、企業内ポータル、掲示板、回覧ルートの保存、利用者名簿、名刺フォルダー 、タイムカード、スケジューラ

連携可能なサービス

Box

※製品サイト｜ Shachihata Cloud

8 位｜Garoon

Garoon は、グループウェアであり、情報共有だけでなく、オンライン上のワークプレイスとしても使用できるツールです。大規模な組織に必要とされる高度な管理機能やカスタマイズ性、他のシステムとの連携も充実しています。幅広い世代のユーザーが使いやすい設計となっており、IT リテラシーにばらつきがある企業でも研修コストをかけずに導入することができます。部署ごとに導入しているグループウェアの全社統合や、社内ポータルの整備に適しています。日本語、英語、中国語に対応していることから、海外進出を考慮する企業にもお薦めです。

約 6,400 社に導入されており、官公庁をはじめとして、金融や医療などのセキュリティ基準が厳しい業種においても多数の導入事例があります。

価格

ユーザー当たり月額 845 円／年額 9,935 円（税別）
※クラウド版、10～300 ユーザーの場合
※契約期間は1カ月から

主な機能

スケジュール、施設予約、マルチレポート、ポータル、掲示板、ファイル管理、リンク集、ワークフロー、メッセージ、スペース、メール、多言語・タイムゾーン、モバイルアプリ、全文検索、アドレス帳、タイムカード、在席管理、To Do リスト、メモ、お気に入り、デスクトップリマインダー、電話メモ

連携可能なサービス

キントーン、Microsoft 365、V-CUBE ミーティング、CYBERMAIL Σ など 120 種以上 の外部サービス

※製品サイト｜ Garoon

9 位｜rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローは、見やすく使いやすいシンプルなインターフェースを採用しており、申請・承認の進捗が簡単に確認できます。Google Workspace との連携により、人事異動や組織改編にも柔軟に対応が可能です。スマホやタブレットにも対応しており、メールと Slack の通知を併用できます。緊急で対応が必要な申請については、優先度の設定が可能です。
さらに、異なるドメインを持つ他社間とのワークフローの作成も可能です。

日本語、英語、中国語に対応しており、製造業やサービス業などの中小企業を中心に多数の導入事例があります。

価格

ユーザー当たり月額 300 円／年額 3,600 円（税別）
※12カ月単位での契約

主な機能

申請、決裁・承認、決裁・承認通知、保管、検索、共有、申請書フォーム作成、ファイルインポート、閲覧・編集権限設定、認証基盤連携、グループウェア連携、データベース連携、他システムへのエクスポート、API 連携、マルチデバイス対応、機能追加、管理機能、セキュリティ

連携可能なサービス

Slack、クラウドサイン、rakumo ケイヒ、rakumo キンタイ、Google Workspace、Google ドライブ、Google スプレッドシート

※製品サイト｜ rakumo ワークフロー

10 位｜Gluegent Flow

Gluegent Flow は、紙と同様の見た目で稟議書や申請書を電子化することができ、Microsoft 365 や Google Workspace との連携で業務効率化を図るシステムです。シンプルな申請書の場合は、3つの手順のみで申請フォームと経路を作成可能で、経路や分岐条件を柔軟に設計できます。通知先として、メールはもちろん、Slack、Chatwork、LINE WORKS なども使用可能です。Microsoft 365 や Google Workspace との強力な連携により、Google ドライブへの添付ファイルの自動保存や、Google スプレッドシートへのデータ自動書き出しなども行えます。

製品サポートの「クラウドコンシェルジュ」や利活用支援の「カスタマーサクセス」による手厚いサポートが付いているため、IT が苦手な人でも安心して利用できます。

価格

ユーザー当たり月額 300 円（税別）
※Gluegent Flow （for Google Workspace）またはGluegent Flow （for Microsoft 365） の場合

主な機能

申請・承認、管理、フォーム作成、経路設計、Google Workspace ／ Microsoft 365 連携、管理者設定、マルチドメイン、チャット、電子契約、アーカイブバックアップ、監査対策

連携可能なサービス

Slack、LINE WORKS、Google Workspace、クラウドサイン、Chatwork、Power Automate、GMOサイン 、ドキュサイン

※製品サイト｜ Gluegent Flow

※ランキング参考サイト「ITreview」｜ 大企業で人気のワークフローランキング

失敗しないためのワークフローシステム比較項目

自社の目的に合わないワークフローシステムを導入すると、時間とコストが無駄になってしまうため、システムを選定する際には、十分な比較・検討が必要です。本セクションでは、ワークフローシステムを比較する際のポイントについて解説します。

必要な機能が搭載されているか

まず大事なのは、機能面で自社の目的を満たしているかどうかです。各ワークフローシステムの機能を比較し、組織に適しているか判断しましょう。ワークフローシステムは、プロセスの複雑さ、関係するチームの数、システムの適応性などを考慮した上で選定するべきです。必要な機能が搭載されているシステムを導入しましょう。

自社の承認フローに適しているか

ワークフローシステムにおいて重要な要素は、承認フローの柔軟性です。承認フローは企業によっても部署によっても異なります。承認フローをカスタマイズできるシステムなのか、どの程度カスタマイズできるのかを比較しましょう。

操作やメンテナンスが簡単か

ユーザーフレンドリーでメンテナンスが簡単かどうかも重要です。ワークフローシステムは、日々の業務で全員が使用します。操作でストレスが溜たまるシステムだと、職場のモチベーションが低下してしまう可能性もあります。直感的な操作が可能で、更新や変更が容易である必要があります。また、技術的なサポートを受けられるかどうかも考慮しましょう。

既存システムとの連携が可能か

既存システムとの連携のしやすさも不可欠な要素です。多くのワークフローシステムは、さまざまなサービスとの連携が可能で、既存システムに容易に接続できます。パッケージで提供されているシステムであれば、ほとんど手間がかからずにセットアップできるでしょう。

クラウド型かオンプレミス型か

システムの導入形態についても検討する必要があります。クラウド型はセキュリティが心配というイメージがあるかもしれませんが、そうとは限りません。昨今のクラウドサービスのセキュリティは、高度で堅牢な技術で支えられており、専門業者がメンテナンスを行うため、オンプレミス型よりもむしろ安心かもしれません。

ワークフローシステム導入後の効果

申請プロセスのスピード向上

ワークフローシステムを導入することで、申請書の作成、レビュー、承認を迅速に行うことができます。システムによって申請プロセスの自動化と効率化が実現するため、時間の節約につながり、付加価値の高い業務に集中できます。

承認作業の精度向上

ワークフローシステムを導入することで、手作業での入力やチェックが不要になり、自動的に情報が取り込まれて保存されるため、書類の正確性や整合性を保ちやすくなります。リマインダー、アラート、通知など、承認漏れを防止する機能も搭載されており、管理者が正確かつ効率的に申請書を承認できます。

書類保管スペースの削減

ワークフローシステムによって、紙ベースの書類がなくなり、誰もが簡単に情報にアクセスできるようになります。さらに、書類の保管に必要なスペースを物理的に削減することもできます。

情報共有の促進

ワークフローシステムによって、いつでも必要な文書にアクセスできるようになります。そのため、社内だけでなく顧客との情報共有も容易になり、コミュニケーションの向上に役立ちます。

ワークフローシステム導入時の注意点

ワークフローシステムを導入する際には、以下の点に注意しましょう。

●　ランニングコスト
運用とメンテナンスに費用がかかります。

●　一時的な生産性の低下
ユーザーがシステムに慣れるまでは生産性が低下する可能性があります。

●　機能不足
導入したシステムが要件を満たしていない場合や、アップデートによる仕様変更の際に、機能不足が生じる可能性があります。

●　カスタマイズの手間
導入したシステムが要件を満たしていない場合、カスタマイズの手間がかかる可能性があります。

まとめ

ワークフローシステムは、個人およびチームの生産性を向上させるにあたって非常に有用なツールです。申請や承認のステップを合理化し、非効率的なワークフローを解消する上で役立つことから、ぜひ導入されることをお勧めします。