ワークフローアプリとは？選び方やおすすめのワークフローアプリを紹介

ワークフローアプリは、申請や承認のフローを効率化するアプリです。今回は、選び方や導入時に必要なこと、おすすめのワークフローアプリをご紹介します。ワークフローアプリの導入を検討している方は、ぜひご覧ください。

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ワークフローアプリとは？

ワークフローアプリとは、ワークフローの自動化や効率化のためのアプリです。各種業務における稟議や決裁・承認のペーパーレス化、効率化、追跡が可能になるため、ワークフローがスムーズになり、迅速な意志決定や生産性の向上につながるというメリットがあります。
また、ワークフローアプリによって、タスクの割り当て、進捗の管理、コミュニケーションの強化など、ビジネスプロセス全体を管理できるほか、組織内の情報共有にも役立ち、業務の透明性が高まります。さらに、一部のワークフローアプリは、AI や機械学習の技術を活用して、ワークフローの改善提案やパフォーマンス分析など、より高度な機能を提供しています。したがって、ワークフローアプリは、単に業務をデジタル化するだけでなく、ビジネスプロセスを最適化し、組織のパフォーマンスを改善する、重要なツールとなります。

ワークフローとは？

ワークフローとは、複数の従業員が連携して行う業務の流れを指します。
日本語では、申請・承認、決裁、稟議とも呼ばれ、以下のような業務に当てはまります。

●　休暇や出張の申請・承認
●　経費の精算
●　予算の申請・承認
●　新規取引先との契約

従来は、紙の稟議書に申請内容を書いて承認者に提出し、印鑑を押してもらい、承認を得ていました。しかし、承認者が複数いる場合には、それぞれの承認者に印鑑を押してもらわなければならず、意志決定までに多大な時間と手間がかかっていました。現在ではそれが電子化され、通知のやり取りによって稟議書を回し、承認作業を行えるようになっています。そして、それを可能にしているのがワークフローアプリです。

業務フローとワークフローの違い

業務フローとワークフローは、どちらもビジネスプロセスの管理に用いられますが、違いがあります。
業務フローは、業務のタスクやプロセスがどのように進行するかを示す概念で、一般的な業務の流れを指します。一方、ワークフローは、より具体的に、個々の作業項目が誰から誰へと移動するかを表すものです。したがって、担当者が変わればワークフローも変えなければなりません。ワークフローアプリでは、ワークフローの処理の進捗も管理できるため、誰がどのステップの担当かということまで設定されます。

ワークフローアプリの選び方

ワークフローアプリを選ぶ際には、多くの要素を考慮する必要があります。その中でも特に重要なのが、使いやすさと、システムの連携機能です。

使いやすさに優れているか

使いやすさは、ワークフローアプリの選定において最も重要な要素です。ユーザーインターフェースが直感的であれば、ユーザーはアプリについてすぐに理解し、導入後すぐに利用を開始できます。また、ユーザーが容易に新しいワークフローを作成したり、既存のワークフローを調整したりできることも重要です。慣れるまでの時間を最小限に抑え、生産性を最大限に引き出すために、使いやすいアプリを選びましょう。
使いやすさには、すぐに理解できるシンプルな操作性だけでなく、サポートがあることも含まれます。ユーザーが問題に直面した時の迅速かつ効果的なサポートを提供しているアプリは、長期的な運用において使いやすさを保つことができます。したがって、購入前にそのアプリが提供しているサポート体制を確認することも重要です。

システムの連携機能があるか

他のシステムとの連携機能も重要な要素です。多くの組織では、さまざまなアプリやデータソースが用いられています。導入するワークフローアプリが既存の主要なシステムとシームレスに連携できると、情報共有がスムーズになり、いちいちデータを入力し直す手間を削減できます。その結果、業務の効率化と自動化が進み、全体的な生産性が向上します。
また、API を提供しているワークフローアプリでは、カスタム連携が可能です。これは、組織固有のニーズに応じてアプリをカスタマイズできることを指します。つまり、既存のシステムとの連携だけでなく、将来的な拡張性や柔軟性も確保できます。そのため、長期的な視点で見ると、API 連携機能のあるワークフローアプリはより有益といえるでしょう。

ワークフローアプリの導入時に必要なこと

現在の業務ルールを整理する

ワークフローアプリを導入する際には、まず現在の業務ルールの整理が必要です。現状の業務でどのようなタスクが存在し、それらがどのような順序で行われ、どの部門や個人がそれぞれのタスクを担当しているかなど、業務の流れを明確にしなければ、どのようなアプリが必要なのかを判断できません。
現行のワークフローを明確にすることで、どのプロセスを自動化または最適化するか、どの部分がワークフローアプリの導入によって改善できるかを検討できます。このステップは、手間がかかるかもしれませんが、ワークフローアプリを活用するためにも必要不可欠です。

ワークフローアプリで実現したい目標を明確にする

現在の業務ルールを整理できたら、次は自社が何を達成したいのか、目標を明確にしましょう。
例えば、時間の節約、エラーの削減、コミュニケーションの向上、透明性の強化、決定の迅速化など、さまざまな目標が考えられます。目標を設定する際には、それらが具体的かつ定量的であることが重要です。 例えば、顧客満足度の向上を目指している場合、ワークフローアプリは、顧客サービスのプロセスを効率化し、レスポンス時間を短縮する上で役立つかもしれません。
ワークフローアプリで達成したい目標を明確にすることで、最適なアプリの選定基準だけでなく、導入後の評価基準も確立できます。

ワークフローアプリのカスタマイズ範囲を絞り込む

企業がワークフローアプリを導入する際、自社のワークフローに合わせるために、カスタマイズが必要です。しかし、どこまでカスタマイズするのか、その範囲を慎重に検討しなければなりません。なぜなら、カスタマイズの規模が大きくなるほど費用がかさみ、予算を超過する恐れがあるためです。
導入費用を予算内に抑えるためには、現状のワークフローをアプリに合わせることも必要です。まずは、アプリのデフォルト機能が業務の要件を満たすかどうかを慎重に判断し、要件を満たしていない場合にのみカスタマイズを検討しましょう。これにより、カスタマイズの範囲と予算を最小限に抑え、より経済的にワークフローアプリを導入することができます。

アプリ対応ワークフローシステムのおすすめ5選

以下に、アプリ対応のワークフローシステムのおすすめを 5 つご紹介します。全てクラウド製品であり、Web ブラウザさえあれば、あらゆる端末や OS で利用できます。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、稟議をはじめとする社内申請に対応可能なクラウドベースのワークフローシステムです。導入が非常に容易で、最短 5 分で完了します。システムの使用方法も簡単で、申請書の作成や承認過程の管理などの業務効率が大幅に向上します。初期費用、サポート費用、月額固定料金は一切かかりません。必要なのは、ユーザー数に応じた月額料金のみです。機能制限があるものの無料で利用可能なプランも提供されています。中小企業向けの有料プランは、ユーザー当たり月額 300 円となっています。

※製品サイト｜ ジョブカンワークフロー

X-point Cloud

X-point Cloud は、難解で高度な業務にも対応できる、多機能なワークフローシステムです。クラウドベースのシステムであり、独自のサーバーを必要とせず、簡単かつ迅速に導入できます。料金体系は、月額制のスタンダードプランと年額制のプリペイドプランの2種類で、初期費用は無料です。基本料金は、スタンダードプランではユーザー当たり月額 500 円、プリペイドプランではユーザー当たり年額 475 円 × 12カ月となっています。基本容量は、1 TB です。無料トライアルも提供されているため、契約する前に試用が可能です。

※製品サイト｜ X-point Cloud

SmartFlow

SmartFlow は、 包括的なワークフローシステムで、申請、報告、稟議などのビジネスプロセスをサポートしています。このシステムは、業界や企業規模を問わず、簡単な設定で自社のワークフローに合わせて利用することができます。初期費用は一切かかりません。ユーザー当たりの月額は 300 円です。さらに、無料のオプションプラン も提供されています。

※製品サイト｜ SmartFlow

SmartDB

SmartDB は、大企業における業務デジタル化向けの クラウドサービスです。ノーコード／ローコード技術を活用して、業務部門でもワークフローシステムの開発が可能で、多彩な標準機能によって広範な業務をデジタル化できます。また、大企業特有の複雑なワークフローや権限管理にも対応しています。500 ユーザーまでは月額 500,000 円で利用でき、それ以上のユーザー数については個別に見積もりが必要です。

※製品サイト｜ SmartDB

rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローの基本プランの料金は、ユーザー当たり月額 300 円（年額 3,600 円）です。全製品を網羅したrakumo Suiteパックも提供されており、ユーザー当たり月額 780 円（年額 9,360 円）となっています。このプランでは、rakumo ワークフロー、rakumo カレンダー、rakumo ボード、rakumo キンタイ、rakumo コンタクト、rakumo ケイヒをまとめて導入できます。

※製品サイト｜ rakumo ワークフロー

SharePoint のみで動く 「ez ワークフロー」

ez ワークフローは SharePoint 環境だけでワークフローシステムを構築できるサービスであるため、SharePoint を使用している企業であれば、追加のランニングコストはかかりません。固定費となるランニングコストを低減したい場合には、ez ワークフローの導入をご検討ください。

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まとめ

ワークフローアプリは、ビジネスプロセスの効率化を図るためのツールです。選定の際には、使いやすさとシステムの連携機能を重視しましょう。導入時には、現在の業務ルールの整理、実現したい目標の明確化、カスタマイズ範囲の絞り込みが必要です。