汎用ワークフローとは？最新トレンドとおすすめツールを比較

汎用ワークフローを活用することで、社内の各種申請における紙とハンコによるアナログな運用を脱却するペーパーレス化が実現し、業務改善につながります。ワークフローには、汎用ワークフロー以外に、専用ワークフローと呼ばれるものもあります。数多くある汎用ワークフローシステムからどれを選べばよいのか判断に迷う方も少なくないでしょう。

本記事では、汎用ワークフローの概念とシステムの選定基準を分かりやすく解説するとともに、ez office が提供する ez ワークフローの機能や導入メリットを紹介します。自社に最適なワークフローシステムを判断する上で、ぜひ参考にしてください。

ez ワークフロー [ez Webパーツアプリ] の資料ダウンロードはこちら（無料）

汎用ワークフローとは？基礎知識と背景

汎用ワークフローの定義

汎用ワークフローは、特定の業務（経費精算や勤怠管理など）に限定されず、以下のような複数の用途に幅広く対応できるワークフローです。

• 総務系： 備品購入申請、名刺作成申請、施設利用予約
• 人事系： 休暇届、住所変更届、休日出勤申請
• 経理系： 支払依頼、仮払申請
• 営業・企画系： 稟議書、契約締結承認、販促費利用申請

汎用ワークフローシステムは一般的に、申請と承認を効率的に行える承認ワークフロー機能を備えています。また、多くの人が利用できるように設計されており、汎用的なツールやプラットフォームを使用して構築されます。さまざまな業種や業務に柔軟に対応できますが、特定の業務に特化して設計されているものではありません。

💡 ポイント

「汎用ワークフロー」は「万能なワークフロー」ではなく、「汎用性が高い＝多くの場面に転用・応用できるワークフロー」という意味です。完全に同一のフローがどんな業務にも使えるわけではなく、基本構造を保ちつつカスタマイズして活用するイメージが近いです。

ワークフローが注目される背景

市場環境の変化が激しい現代において、意思決定の遅れは大きなリスクです。そのため、近年、多くの企業が「 DX （デジタルトランスフォーメーション）」に取り組んでいます。その第一歩として注目されているのが、紙とハンコによるアナログな運用を脱却する「ペーパーレス化」です。

特に 2020 年以降のテレワークの普及により、「承認をもらうためだけに出社する」という非効率が浮き彫りになりました。汎用ワークフローは、場所を問わずスマホや PC から申請・承認ができるため、現代の働き方に不可欠なインフラとなっています。

汎用ワークフローの最新トレンドとおすすめツール 5 選

2026年現在、汎用ワークフローシステムは単なる紙の電子化から、「AIによる自動化」「ノーコード開発」「他システムとの高度な連携」を核とした、業務プロセスの可視化と自動化ツールへと進化しています。

▼汎用ワークフローの最新トレンド

• AIオートメーションの組み込み: AIが申請内容を解析し、自動で承認ルートを分岐させたり、必要な情報をERPなどから自動入力・チェックする。
• ノーコード/ローコードによる即時開発: IT部門に頼らず、現場がドラッグ＆ドロップで業務に合わせてフォームやフローを簡単に構築・変更する。
• 「繋がる」ワークフロー（SaaS連携）: Slack や Teams と連携してチャット上で承認、会計システムや経費精算システムへデータを自動連携する。
• フリーランス新法・電子帳簿保存法対応: 2024 年 11 月施行のフリーランス新法や、電帳法に対応したコンプライアンス強化機能が標準化。
• モバイルファースト・UX の向上: スマートフォンから直感的に申請・承認でき、リードタイムを劇的に短縮。 

▼おすすめの汎用ワークフローツール 5 選

2026年時点の利用シェア、機能性、定着しやすさから厳選しました。

• kickflow（キックフロー）: 直感的なUI/UXと現代的なクラウドネイティブ設計。組織変更に非常に強く、APIが豊富で外部システムとの連携が柔軟。中堅〜大企業向け。
• コラボフロー: Excelで作成した申請書をそのままWebフォームに変換できるため、紙・Excel運用からの移行が非常にスムーズ。管理者・申請者双方にとって使いやすい。
• SmartDB（スマートデービー）: ワークフローとWebデータベースが一体となったノーコード開発プラットフォーム。大規模な組織、複雑な業務プロセスのデジタル化に強みを持つ（大企業シェア高）。
• X-point Cloud（エクスポイントクラウド）: 紙のような感覚で使える入力画面が特徴。13年連続シェアNo.1の実績を誇り、機能・サポートが充実しているため失敗が少ない。
• ジョブカンワークフロー: 非常にシンプルな機能で使いやすく、低コストで導入可能。グループウェアとの連携も強く、中小企業からベンチャー企業に最適。

専用ワークフローとは？

専用ワークフローは、特定の業務や用途に特化して設計されたワークフローです。例えば、勤怠管理の専用ワークフローでは、勤怠の申請と承認はもちろん、普段の勤怠管理も併せて行えます（ワークフローが勤怠管理システムの中に含まれています）。専用ワークフローの開発やカスタマイズは、特定の業界や業務の専門知識を備えている人々によって行われることが一般的です。そのため、特定の要件に関して高い効率性や精度を実現できる可能性がありますが、他の用途には適用しにくい場合もあります。

専用（特化型）ワークフローとの違い

汎用ワークフローと専用ワークフローのどちらにすべきか迷う場合は、ワークフローシステムを導入する目的によって判断するとよいでしょう。上述のとおり、専用ワークフローは、ある程度明確な用途に特化しています。
例えば、効率化が必要な業務が交通費精算業務に絞られている場合は、交通費精算の専用ワークフローを導入するべきです。一方、「さまざまな場面でワークフローを活用したい」、「複数の業務をワークフローで一括して管理したい」といった幅広いニーズがある場合は、汎用ワークフローを選ぶとよいでしょう。

判断が難しい場合は、ひとまず汎用ワークフローを導入することをおすすめします。汎用ワークフローを導入することで、全体的な業務の整理や業務効率化が可能になります。その後、ある特定の業務プロセスを自動化したいという課題が明らかになってから、専用ワークフローの検討を進めるのが効率的です。

✅ 判断のポイント

経費精算であれば「インボイス制度」や「電子帳簿保存法」への厳格な対応が求められます。これらを重視する場合は専用型が向いていますが、それ以外のあらゆる社内手続きをまとめたい場合は、汎用型が圧倒的に有利です。

ワークフローシステムの選定基準

ワークフローシステムは、自社に合うものを選ばなければなりません。その選定基準として、以下の 3 点についてそれぞれ解説します。

●　自社の企業規模に合っているか
●　利用したい申請書に対応しているか
●　社内のどの業務に導入するのか

① 自社の企業規模に合っているか

まずは、自社の規模に合っているかどうかを検討します。企業の規模が大きくなればなるほど、部署や役職が増えるため、承認ルートもより複雑になります。そのため、基本的には、規模が大きいほどカスタマイズ性に優れたものを選定するとよいでしょう。承認ルートの分岐を細かく設定できたり、ユーザーごとに閲覧や編集などの権限を設定できたりするものが便利です。

加えて、社内の重要な情報を扱うため、規模が大きいほど、コンプライアンスに沿ったセキュリティ基準について考慮する必要があり、システムのセキュリティ対策も問われます。クライアントや従業員などに対し、「閲覧できる書類を細かく制御できるか」、「ISMS や P マークの取得状況」など、セキュリティ対策についてしっかり説明できるシステムがよいでしょう。

② 利用したい申請書に対応しているか

従業員の使いやすさを考慮する上で重要になるのが、申請書のフォーマットです。従業員にとって使いやすいフォーマットでなければ、利便性の高いワークフローシステムであっても、社内でスムーズに浸透していきません。例えば、すでに申請・承認業務向けに Excel 様式で申請書を作成している場合は、Excel データをワークフローシステムに取り込める機能があるものを選定すると、より浸透しやすいでしょう。むしろ様式そのものから見直したい場合は、テンプレートが豊富なシステムがよいかもしれません。

③ 社内のどの業務に導入するのか

ワークフローシステムの選定においては、どの業務に取り入れたいかが非常に重要です。対象となる業務によっては、すでに導入しているシステムでワークフローを実現できる場合もあります。例えば、勤怠管理システムには、社員の勤怠管理機能だけでなく、休暇届のワークフローも実装されているものもあります。そのため、導入を検討する際には、どの業務でワークフローシステムを使用するのかを明確にしておきましょう。

④コストパフォーマンスが良いか

多くのツールは「月額 × ユーザー数」の ID 課金制です。5 年、 10 年と使い続けた際の見通し（ TCO ：総保有コスト）を計算しましょう。

• 初期費用はいくらか？
• 最低利用人数はあるか？
• オプション機能で追加料金が発生しないか？

ez ワークフローの機能

ここまでワークフローシステムの選定基準について解説してきましたが、以下に該当する場合は、汎用ワークフローシステムの中でも 『ez ワークフロー』 がおすすめです。

●　Word や Excel などの Microsoft 製品を社内業務で活用している。
●　ワークフローシステムを導入したいが、ランニングコストが気になる。
●　申請データを万全なセキュリティで保管したい。

ez ワークフローは、ez office が提供している、SharePoint で構築可能な汎用ワークフローです。ez ワークフローに備わっている、申請者と承認者のそれぞれに向けた機能を紹介します。

申請者向けの主な機能

ez ワークフローの申請者向け機能は以下のとおりです。

申請フォームの選択

申請フォームは、一覧から選択できます。過去の申請書を検索して確認したり、コピーして再利用できるため、作成の手間を省くことが可能です。

申請

必要事項を入力し、申請します。入力途中で他の業務が発生した際には、下書き保存も可能です。申請すると、承認ルートに合わせて、承認依頼のメールが承認者へ送信されます。承認者が承認すると、決裁者へ承認依頼メールが送信されます。

申請状況の確認

「自分の申請がいまどこで、誰で止まっているのか」など、申請の承認状況をいつでも確認できます。承認が滞っている場合には、追い出しメールを送信して承認者に知らせることも可能です。承認者から差し戻しを受けたり決裁が完了した際にはメールで通知を受け取れるため、申請者がすぐに気付けます。

承認者向けの主な機能（決裁者・回覧者も同様）

ez ワークフローの承認者向け機能は以下のとおりです。承認後に決裁する決裁者や、決裁後に回覧で確認する回覧者向けにも、同様の機能があります。

申請内容の確認

承認者は、承認依頼メールから申請書を確認し、そのまま承認や差し戻しを行えます。承認者や決裁者が付け足したいことがあれば、コメントを加え、次のステップの人に承認・回覧を依頼することも可能です。

一括承認

承認依頼を受けている申請を一覧表示できます。滞っている承認依頼にチェックを付けて一括承認する機能もあるため、決裁処理に要する時間を大幅に短縮できます。

管理者向けの主な機能

申請フォームの作成

「ez ワークフロー」は、自社の申請業務に合ったフォームを簡単に作成できます。フォームに、入力規則や条件分岐（例：100 万円以上なら役員承認の経路）を設定することで、入力のミスや差し戻しを減らし、申請～承認までの流れをスムーズに運用できるほか、内部統制の強化にもつながります。通知先も設定できるため、申請や承認のタイミングを関係者へ自動で知らせることができ、対応漏れや確認遅れの防止が可能です。

ez ワークフロー [ez Webパーツアプリ] の30日間無料トライアルはこちら（無料）

ez ワークフローを導入するメリット

ez ワークフローは、Microsoft 社 が提供している Microsoft 365 に含まれる SharePoint のみで構築されるワークフローであるため、他の汎用ワークフローにはない導入メリットがあります。ここでは、ez ワークフローのメリットを 3 つ紹介します。

① SharePoint 環境のみで動作する

ez ワークフローは、SharePoint 環境で動作するため、Microsoft 365 のユーザーやグループと連携して構築が可能です。従業員が Microsoft 365 のユーザーアカウントを持っていれば、システム内で改めてユーザー登録をすることなく、すぐに承認ルートを設定できます。申請フォームは、SharePoint のリストを使用して作成します。申請フォームごとに承認ルートを設定でき、ルートを多段階にすることも可能です。

② 追加のランニングコストがかからない

Microsoft 365 には SharePoint の利用料が含まれているため、すでに Microsoft 365 に契約している場合は、ez ワークフローのランニングコストはかかりません。クラウド型のワークフローシステムは、サブスクリプション制のものが多く、ユーザー数に応じてランニングコストが発生します。従業員が多くなればなるほどランニングコストも上昇しますが、ez ワークフローなら、従業員数が多くても導入コストのみに抑えることができます。従業員数によっては、大幅なコストの削減が可能です。

③ 機密データを SharePoint に保管できる

セキュリティは、企業全体の信頼に関わる重要な要素です。申請データには出張や休暇などの個人情報が含まれますが、ez ワークフロー では、データが SharePoint のストレージに保管されるため、Microsoft の万全なセキュリティの下で一元管理できます。

汎用ワークフローの具体的な活用事例

実際にどのようなシーンで活用されているか、具体例を見ていきましょう。

▼ 具体例 1：総務・人事関連の申請

• 住所・氏名変更届： 従業員のライフイベントに伴う情報の変更を管理。
• 休暇・振替出勤申請： 勤怠管理システムと連携させて運用。
• 備品・名刺作成依頼： 消耗品の在庫管理と連動。

▼ 具体例2：営業・マーケティング関連の申請

• 見積書・契約書の承認： 顧客への提出前に、上長や法務部が内容を確認。
• 接待・交際費申請： 事前申請と事後報告の紐づけ。
• 広告出稿・イベント実施の稟議： プロジェクトごとの予算管理。

▼ 具体例3： IT ・情報システム関連の申請

• アカウント発行・権限変更申請： 新入社員や異動者のシステム利用権限を管理。
• 持ち出し PC 利用申請： セキュリティ管理の一環として。

よくある導入失敗例とその対策

ここでは、「せっかく導入したのに使われない」という事態を避けるための注意点を紹介します。

紙のフローをそのままデジタル化しようとする

紙の書類には、長年の運用で積み重なった「実は不要な印影」や「複雑すぎるルート」が含まれていることが多いです。デジタル化のタイミングで、不要なステップを簡略化する「 BPR （ビジネスプロセス・リエンジニアリング）」を同時に行うのが成功のコツです。

現場の意見を無視して導入する

情シス（ IT 部門）だけで決めてしまうと、「現場の業務に合わない」と反発を招きます。企画段階から現場の担当者を巻き込み、彼らの要望を一部でも反映させることで、スムーズな定着を促せます。

設定が複雑すぎてメンテナンスできない

あまりにも細かく条件分岐を作ってしまうと、組織変更のたびに設定変更が膨大な作業になります。なるべくシンプルに設計し、メンテナンス性を高めることが長期運用のポイントです。

テスト不足による本番障害

テストを簡略化して本番稼働させると、異常なデータが入力されたときにフローが停止し、業務がストップします。正常ケースだけでなく、異常ケース・エッジケースのテストを必ず実施しましょう。加えて、本番の前に並行稼働期間を設けると、実運用に近い形で課題を洗い出すことができ、事前に改善につなげることができます。

まとめ：汎用ワークフローは組織の基盤

本記事では、専用ワークフローと汎用ワークフローの違いや、汎用ワークフローとしておすすめの ez ワークフローについて紹介しました。ワークフローの選定に悩む場合は、目的を絞り込めていないケースを除いて、汎用ワークフローを導入する方が無難でしょう。さまざまな汎用ワークフローサービスがありますが、すでに Microsoft 365 に契約していて、ランニングコストをかけたくない企業には、ez ワークフローがおすすめです。

ez ワークフローは、SharePoint 環境で構築されるため、申請データが Microsoft の万全なセキュリティで保護されます。ez office は、ez ワークフローの導入後の保守サポートや、管理職向けの操作研修サービスも提供しているため、安心して導入できます。どのワークフローシステムを導入すべきか迷っている場合は、ぜひ検討してみてください。ez ワークフローの価格は下記よりご確認いただけます。