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Teams って何だろう?機能や他のツールとの違いを解説

Teams は、社内や外部の方でもチャットやWeb会議といったオンラインで円滑なコミュニケーションができる Microsoft のクラウドサービスです。この記事では Teams に興味をお持ちの方のために機能や他のツールとの違いを解説します。


Teams とは

Teams とは Microsoft が提供しているクラウドサービスで、主にチャットやWeb会議に使用します。テレワークの導入やデジタルトランスフォーメーションが注目されている今、オンライン上のコミュニケーションツールに何を使うかは生産性を上げる上で非常に重要です。Teams は他の Microsoft ツールとの連携によってシームレスな社内コミュニケーションを実現します。

Teams の主な機能

チャット機能
Teams のメイン機能です。個別のチャットやグループでのチャットはもちろん、チャット履歴の保存機能もあるため、議事録としても使えます。また、すでに送信したメッセージも編集、削除できます。

チーム機能
チームの人員を招待して情報を共有できます。共有した情報はチーム外の人は見られませんのでセキュリティも守られます。

チャネル機能
チームのコミュニケーションを円滑にするのがチャネル機能です。チャネルはチーム内だけの掲示板のような機能で、チーム内でさらに小さいサブチームを作り、そのメンバーで会話ができます。チャット機能との違いは、スレッドの有無です。チャット機能はただお互いにメッセージを送るだけですが、チャネル機能は議題ごとにスレッドを立て、そのスレッドにメッセージを書き込みます。したがって、チャネルは業務についての複雑な議題を整理しながらコミュニケーションを取るのに向いています。

メンバータグ機能
Teams にはメンバーにタグを付けられます。例えば「社員」「アルバイト」「顧客」「○○会社」などです。メンバーをわかりやすくカテゴリ分けして管理できるので、さまざまな属性のメンバーが混ざっても管理しやすいです。

Web会議機能
ビデオ通話で会議を開けます。音声はもちろん映像も配信できるため、メンバーの顔を見ながら話せます。また、インターネット回線がない環境でも、電話回線で会議に参加できます。Teams が発行する電話番号にかければ電話音声で会議に参加できます。さらに画面共有機能もあります。資料を画面に表示させて共有すれば、それを見ながら会議ができます。

スケジュール共有機能
会議の予約を管理する機能があります。チャットで会議のアポイントメントが取れたらその場で予定表に会議予定を入れられます。予定の日時になるとリマインダーが通知されます。

ファイル共有機能
Teams にはファイル共有機能もあります。この機能については次のセクションで書きます。


ファイル共有ツールの活用と連携

Teams

上述したように Teams にはファイル共有機能も付いています。チャットやチャネルのメッセージにファイルを添付し、会話しながら共有できます。量は1組織につき 1TB、さらに購入したライセンスごとに 10GB 使用できます。

SharePoint

Teams は SharePoint との連携を想定して作られています。Teams でチームを作成すると、 自動的に SharePoint のチームサイトが生成されチームのファイルの格納場所として機能します。いちいち SharePoint を開かなくても、Teams に内容が表示されるので効率的です。

OneDrive

Teams は OneDrive と連携もできます。SharePoint と OneDrive のファイルを同期できるので、Teams にアップロードしたファイルと OneDrive のファイルを同期できます。OneDrive は個人用のファイルストレージですが、Teams と SharePoint はチームのファイルストレージです。つまり、個人環境のファイルだけ変更してチームメンバーに共有し忘れる状況を防止できます。


Zoom との比較

Teams と Zoom を比較すると以下のようになります。

Teams は、Zoom と比較するとチーム管理をする機能が優れています。Web会議に特化した操作性・UI、特に、会議中のファイルの受け渡しなどの機能も優れており、ファイル共有機能は、SharePoint や OneDrive などのクラウドに保存されてるため、会議に参加していないメンバーにも容易に共有する事ができます。Zoom は、ミーティングの中で送信する機能しかなく共有範囲におりてもミーティング参加者のみとなります。そのため、会議に参加していないメンバーには共有されず、参加したメンバーから別途送信してもらう必要があり、恒常的なチームの情報管理を担う機能には乏しいと思われます。


Teams 導入のメリット

情報に素早くアクセスできる

業務の生産性を落とす原因でかなり影響が大きいのが「必要な情報を探している時間」ですが、Teams を使うと必要な情報が探しやすいメリットがあります。Microsoft 365 のアプリの1つであるため同じ365のアプリであれば Teams で情報を統合して管理できます。

特に情報の検索のしやすさでは SharePoint が有名ですが、Teams と SharePoint は連携できるため、SharePoint の高度な検索機能を利用できます。

チームの管理がしやすい

他のコミュニケーションツールはチームの概念が希薄ですが、Teams はその名の通り業務上のチームのコミュニケーション活動に重点を置いています。スレッドやラベルなど多彩な機能によってチームメンバーとそのアクセスレベルを柔軟に管理できます。

UIが直感的で使いやすい

Teams はチャットや掲示板が主体となっているUIです。インターネット上にある個人向けのコミュニケーションサービスと似たUIであるため、現代人にはなじみが深く、直感的に理解できます。

ライセンス管理がしやすい

Teams はMicrosoft 365 Business や Microsoft 365 Enterprise のライセンスに含まれていますので、Word や Excel、SharePoint、OneDrive などと一括して申し込みができます。アプリごとに面倒なライセンス管理をする必要がありません。


まとめ

この記事では Teams の機能と他のツールとの比較、導入のメリットについて解説しました。多くの企業が使用しているMicrosoft 製アプリと親和性の高いツールです。DX推進の一環としてぜひ導入されてみてはいかがでしょうか。


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