活用事例から学ぶ Microsoft Teams の有効活用方法

Microsoft Teams をチャットツールやWeb会議ツールと思っていませんか？これは実はもったいない使い方です。Microsoft Teams は、SharePoint や Planner、Outlook、OneNote 等のサービスと連携させることにより、業務で有効活用することができます。

この記事では Microsoft Teams の機能や使い方を説明した上で、活用事例についてご紹介します。また業務で Microsoft Teams を有効活用したい方のために、おすすめのチャネル構成やタブ構成についてもご紹介します。

Microsoft Teams は、Microsoft 365（Office 365）のサービスに含まれるビジネスチャットツールです。Microsoft Teams には、チャットの他に、Web会議やファイル共有が含まれています。また Planner や OneNote、Power Apps、Power Automate 等の Microsoft 365（Office 365）の他のサービスと連携することにより業務効率化を図ることが可能です。テレワークが求められる昨今の社会情勢下において注目を浴び、飛躍的に利用者数を伸ばしています。

※参考元：Microsoft 公式サイト：
Microsoft Teams のデイリー アクティブ ユーザー数が 1 億 1,500 万人を突破
– Microsoft 365 のコラボレーション時間の指標を新たに導入launch

まずはじめに、Microsoft Teams の機能についてご紹介します。

チャット

Microsoft Teams のチャット機能には、個人チャット、グループチャット、チームチャットの3種類があります。個人チャットは、特定の個人とチャットを行う機能で、グループチャットは、複数のメンバーとチャットを行う機能です。これは普段使っているLINEを思い浮かべてもらえればわかると思います。この2つは気軽に、チャットでコミュニケーションをとれるという点が魅力で、チャットでは不十分な場合は、簡単にそのメンバーとWeb会議を始めることができます。次にチームチャットですが、チャット機能としてはグループチャットとかわらないのですが、違う点は「チーム」や「チャネル」といったグループを作り、そのグループの中でコミュニケーションを行うことができる点です。
（チームとチャネルについては後述します。）

またチャット機能の一番の魅力は、ファイル添付が簡単にできる点です。メールの場合、ファイルを送る時にパスワードをつけたり、アドレスの間違いにより誤送信が発生したり、大容量のファイルを送るのが難しかったりと面倒な点があります。それに対してチャット機能を使うと、ファイルはマイクロソフトの堅牢なセキュリティに守られているため、パスワードは基本的には不要です。ファイルの送信先は、チャットのメンバーに限定されるため、アドレス間違いのリスクは軽減されますし、仮に間違えてもファイルを後から消すことが可能です。ファイルはサーバに置く形式のため、大容量のファイルについても気にする必要はありません。

チームとチャネル

Microsoft Teams のチームとチャネルは、特定のメンバーとグループを作り、その中で業務を一緒に行うための機能です。活用事例として多いのは、部や部門といった組織単位の活用、組織横断で業務を行うメンバー間での活用、社内のプロジェクトチーム単位での活用、社外の取引先を含むプロジェクトチーム単位での活用です。部や部門といった組織単位の活用は、イメージがしやすいと思うのですが、チームを部や部門単位で作り、業務指示や業務報告、遅刻や休みといった勤怠の報告、部や部門内での会議の実施といった日常的な業務を行う場所として活用します。組織横断で業務を行うメンバー間での活用は、例えば経理部の人と、各部にいる経理担当の人が含まれるチームを作り、月末に請求書提出の追い出しを依頼したり、棚卸を依頼したりする場所として活用します。

Web会議

テレワークを行う機会が多くなった現状において、Web会議を行う機会が多くなったのではないでしょうか？Teams のWeb会議は、顔を見ながらの会話や資料共有、会議中のチャット、録画といったWeb会議で必要な機能は全て備えています。Teams のWeb会議の特色としてはチームとの連携です。たとえば部門で実施するWeb会議をチームと紐づけておくことで、会議資料の共有や会議通知の連絡、議事録の共有、会議の中で発生したタスクの共有といったことが1か所で行うことができます。さらに近い将来、会議中の発言を自動でテキスト化し、保存することができるようになる予定です。このような機能が提供されれば、面倒な議事録作成から解放されます。

ファイル共有

チャットの中で添付したファイルは、Teams 上に保管されます。「Teasm上に保管されます」と記載しましたが、厳密に言うとファイルは OneDrive と SharePoint に保管されます。この OneDrive や SharePoint がかなり優れモノで、その機能を活用することにより業務効率は確実に向上します。例えば部門のチームを作成し、そのチームに紐づく SharePoint を部門の情報共有場所として活用します。また部門内のナレッジとして共有したい情報（提案書等はそのいい例です。）を検索性、再利用性を考慮して保管することができます。また SharePoint にはポータルサイトとしての側面もあるため、部門の情報をここで行うことにより全社に対する情報発信を効率よくを行うことができます。
Teams のファイル共有は、このような可能性を秘めたソリューションとの相乗効果により、業務改善につなげることが可能です。

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共同編集

共同編集は、「さすがマイクロソフト」といったことを実感できる機能です。Excel や Word、PowerPoint をを使っている企業も多いと思いますが、同じファイルをみんなで編集できる機能がこの共同編集です。例えば、予算編成を行う際に、Excel のファイルをみんなで見ながら、自分の担当箇所の編集を行うことができます。編集しているときには誰がどこを触っているのかわかるため、「別々に編集していたために他の人が編集した内容を消してしまった」といった悲しい事態を避けることができます。また共同編集をしている最中に必要に応じてチャットやWeb会議でコミュニケーションをとることも可能です。

Planner との連携

Teams は、タブに他のアプリケーションを追加することができるのですが、一番のおすすめは Planner です。Planner はチームのタスクを管理するアプリです。例えばお客様や他の部門からのお問い合わせや依頼事項に対する対応を上司が担当を割り振り作業を行う、といった場合に Planner は真価を発揮します。だれが、いつまでに何をやるのか、そのタスクの進捗はどのような状況なのか、といったことを見える化することができます。また Planner の情報はTo Doという個人のタスク管理を行うアプリと連携できます。個人のタスクはもちろん、Planner で依頼されたタスクを一元化でき、その中から「今日やるタスク」を決めることができるため、タスクの漏れを無くすことができます。

Microsoft Teams には「チーム」と「チャネル」というコミュニケーションの単位があります。ここに普段コミュニケーションをとるメンバーに参加してもらうことで、メンバー間の会話や情報共有を効率的に行うことが可能です。チームの構成例としては、部門内情報共有、社内プロジェクト、外部コラボレーションといったものが挙げられます。

部門内情報共有

日常的なコミュニケーションを最もとるメンバーは、同じ部門の人たちです。部門単位のチームを構成することで、効率のいいコミュニケーションや情報共有ができます。部門内で、効率のいいコミュニケーションやファイルの共有ができます。また管理職のみが情報を共有する必要がある場合は、プライベートチャネルという機能を使います。チームのチャネルはすべてのメンバーが参加するのが基本ですが、メンバーを絞り、そのメンバーのみが情報にアクセスすることができるプライベートチャネルを作成することで、管理職以外には知られては困る情報の共有場所を作ることができます。

社内プロジェクト

部門を横断するプロジェクトのチームを構成するのもお勧めです。部門が別々のプロジェクトチームの場合、席が離れていることもあると思うのですが、Teams でコミュニケーションや情報共有ができることにより場所の制約はあまり感じなくなります。

外部コラボレーション

社内プロジェクトからさらに枠を広げて、社外の取引先と情報共有を行うためのチームを構成するのもお勧めです。例えばファイルを共有する場合にもメールでのやり取りは手間も多いですし、過去の情報を探すのも大変です。チームを構成し、その中でチャットやファイル共有ができるだけでもスムーズに業務を進めることが可能です。ただしセキュリティ面については社内だけで情報共有するのとは異なるため、しっかりと対策を行うことが必要になります。

ここでは部門内情報共有を行う場合のおすすめチャネル構成、タブ構成をご紹介します。

一般チャネル

これはデフォルトで設定されるチャネルです。部門内のメンバーでチャットで連絡したり、ファイルを共有したり、タスクを共有します。

勤怠報告チャネル

計画的な休みや、出勤・テレワーク勤務の連絡、電車遅延での遅刻、突発的な病欠など勤怠連絡を集約することで、情報周知を効率化することができます。

業務報告チャネル

業務の予定や報告を行います。

お問い合わせ対応チャネル

社内や社外からの問い合わせを集約し、対応を行うための連絡を行います。また問い合わせに対するタスクを共有することで漏れをなくします。

会議体チャネル

会議通知や事前の資料準備、アジェンダの連絡を行います。また会議の議事録や資料等を集約したり、会議体の中で発生したタスクを共有します。

Teams は、チャットやWeb会議ツールとして単体で使うよりも、SharePoint や OneDrive、Planner 等のアプリと組み合わせて使うことにより、業務改善につながるツールに進化します。ぜひ、これを機会に Teams の活用を検討してみてください。弊社では、Teams を活用した業務改善や、技術サポートを行うサービスを行ってますので、ご興味がございましたらお問い合わせください。

ez office では、SharePoint をはじめとした Microsoft 製品を活用したいお客様に対して、業務改善・効率化のお手伝いが可能なサービスを提供しております。