SaaS 型ワークフローシステムを活用すれば、稟議に必要な申請書の作成から管理までをクラウド上で一括して行えるため、社内のワークフロー業務の効率化につながるでしょう。クラウド上にシステムやデータがあるため、常に最新状態にアップデートされています。ソフトウェアのインストールなど面倒な設定がないのも SaaS 型のメリットです。
従来のようにデスク上で書類を扱う必要はなく、場所や時間にとらわれずに外出先や自宅からでも各種申請に対してアクションできるので、業務の効率化・スピードアップが図れます。すでに自社で利用しているシステムなど、他のシステムとも連携させることでよりいっそう業務改善につなげられるでしょう。SaaS 型ワークフローシステムについてさらに詳しくご紹介していきます。

申請書の作成

SaaS 型ワークフローシステムを使えば、登録した申請書を呼び出して利用できます。必要事項を入力するだけですぐに稟議にかけられるので、申請書作成の時間を省くことが可能です。システムによっては複数のテンプレートがすでに用意されているので、そのまま活用することができたり、自社のスタイルに応じてテンプレートをカスタマイズしたりできます。
これまでに Excel 等で作成した様式がある場合も、その様式を読み込ませることでそのままの形で登録できるシステムもあります。慣れ親しんだ書類の形を引き継ぐことが可能なので、社員も違和感なく今までの感覚で申請業務を行えるでしょう。

申請書の承認

ワークフローシステム内で申請が行われると、承認者にはメール等で通知が入り、承認・否認が選択できます。条件分岐などを含めて承認ルートの設定が細かく行えたり、差し戻しをしたりすることも可能です。申請者にとっては、申請が承認ルートのどの位置にあるのかリアルタイムで確認することもできるので安心です。

申請書の管理

システム内には申請内容が記録として積み上げられていき、検索をかけることで過去の申請内容を確認できます。申請書はクラウドに保管されるので、オンラインであればどこからでも確認ができ、書類がオフィスに溜まることもありません。

他システムとの連携

上述したように他のシステムと連携させることも可能です。たとえば、人事システムと連携させると、年度が変わって承認者が変更された場合でも、自動でユーザー情報を反映させられます。また、他のシステム上から必要に応じてワークフローシステムを起動させ、そのまま稟議をかけるといったことも可能です。
ただし、あらゆるシステムと無制限に連携できるわけではないので、ワークフローシステムの前に既存システムとの適合性を確認しておきましょう。

そもそも「SaaS」って何？

SaaS は、「Software as a Service」の略語で、ソフトウェアをサービスとして提供するものです。SaaS は、利用者が自前でソフトウェアをインストールする必要がありません。ゆえに、利用者にとっては非常に利便性が高いです。また、コストもおさえられます。サーバー管理やソフトウェア更新などの作業が必要なく、初期投資も少なくすむうえ、必要に応じてユーザー数を増やすことも簡単です。代表的なサービスとしては下記のようなものがあります。

●　Microsoft 365
●　Google Workspace
●　kintone

また、クラウドサービスには、SaaS の他に PaaS と IaaS と呼ばれるサービスがあります。

PaaS との違い

PaaS は、「Platform as a Service」の略語で、主にアプリを開発・実行するためのプラットフォームをクラウド上で提供するサービスです。PaaS を利用すれば、ユーザーはアプリを開発するために必要なプラットフォームを自前で用意する必要がありません。SaaS がソフトウェア自体を提供するのに対し、PaaS はプラットフォームの提供が主となります。代表的なサービスとしては下記のようなものがあります。

●　Amazon Web Services（AWS）
●　Microsoft Azure
●　Google Cloud Platform（GCP）

IaaS との違い

IaaS とは、「Infrastructure as a Service」の略語で、クラウド上で仮想的なインフラストラクチャを提供するサービスです。ユーザーは自分で必要なハードウェアやソフトウェアを用意することなく、クラウド上の仮想サーバーやストレージ、ネットワークなどを利用できます。SaaS がソフトウェアを提供するのに対し、IaaS はインフラストラクチャを提供することが主なサービス内容です。代表的なサービスとしては下記のようなものがあります。

●　Amazon Web Services（AWS）
●　Microsoft Azure
●　Google Compute Engine（GCE）
●　さくらクラウド

SaaS 型ワークフローシステムを選ぶポイント

いざ SaaS 型のワークフローシステムを導入しようとすると、選択肢がいくつもあるため、自社に合うものを選定する必要があります。選ぶポイントを3つに絞って解説します。

自社システムと連携できるか

前述したように、ワークフローシステムは API を利用することで、営業支援システムや人事管理システムなど他の業務システムとの連携が図れます。チャットツールと連携できるものもあり、チャットで打ち合わせをしてそのまま稟議にかけるといった使い方も可能です。すでに自社に導入しているシステムと連携可能なワークフローを選ぶようにすると、情報が自動反映されるため社員はより少ない操作ですみます。

ランニングコスト

SaaS 型ワークフローシステムは導入時にコストがかかるケースよりも、サブスクリプションで料金を支払うサービスが多いです。使用するユーザー数で料金が決まったり、一定の月額料金を支払うことで「〇ユーザーまで利用可」となったり、料金体系はさまざまです。しかし、社員数が多いとユーザー数が増えて高額になるため、予算にあったサービスを選ぶ必要があります。後述しますが、Microsoft 365 を利用していれば追加のランニングコストをかけず自社内で構築することも可能です。

操作が簡単で社員に浸透しそうか

新システムを導入する際は社員が操作して使いやすいと感じるものを選びましょう。直感的に操作できるものを選んだり、既存システムと提供元が同じものを選んだりすることで、新しいツールに対する社員の心理的なハードルを下げられるでしょう。それでも心理的ハードルが高そうな場合は、マニュアルを作成してツール操作に関する研修などの準備をしておく必要があります。ワークフローシステムに限った話ではありませんが、どれほど便利なツールであっても社員の大多数が利用できなければ混乱を招くだけになりかねません。

Microsoft 365 の導入企業はワークフロー改善のハードルが低い

すでに Microsoft 365 を導入している企業であれば、SharePoint Online を活用することで、追加コストなくワークフローシステムの構築が可能です。そのため、Microsoft 365 の導入企業はワークフロー改善のハードルが低いといわれています。SharePoint Online は、Microsoft 365 に含まれるサブスクリプションサービスで、クラウド上でデータを管理したり、ポータルサイトやワークフローを作成したりできます。

承認ワークフロー

SharePoint でワークフローを構築したいときに最も利用され、基本となるのが承認ワークフローです。承認者や回答期限を設定できるなど、承認プロセスのカスタマイズも柔軟にできます。

Webコンテンツ配信承認

承認を必要とするWebコンテンツの配信に最適なワークフローの構築もできます。承認ワークフローと基本的には同じ流れで、すべての承認者から承認が下りるとWebコンテンツを配信できます。

SharePoint のみで動く「ez ワークフロー」

ez office が提供する「ez ワークフロー」は、前述した Microsoft 365 の SharePoint を使い、社内にワークフローを構築するサービスです。

●　Microsoft製品を使っているので連携できるワークフローシステムを導入したい…
●　ワークフローシステムを導入したいけどコストをおさえたい…
●　申請データは機密情報なので、安全な場所に保管したい…

といったニーズを満たしてくれますよ。ez ワークフローについて詳しく紹介していきます。

稟議書等のワークフローが構築可能

ez ワークフローで使用する申請書は、SharePoint のリスト機能を活用することでフォームを作成できます。過去の申請書について検索をかけたり、コピーして再利用したりする機能があるので、毎回申請書を一から作る必要はありません。承認ルートの設定についても、Microsoft 365 のユーザーやグループと連携しながら構築が可能です。承認や差し戻しの際に通知させることはもちろん、承認が滞っている場合にも追い出しメールで知らせます。

追加のランニングコストはなし

ez ワークフローは SharePoint 環境のみで動作するワークフローなので、ランニングコストはかかりません。正確には、Microsoft 365 のサブスクリプション料金に含まれているので、Microsoft 365 を契約している限りは追加コストなしで運用が可能です。

データは SharePoint で保管

過去の申請データは SharePoint 内に保管されていきます。決裁後のデータも一覧表示できるので、必要な過去データをすぐに確認できます。SharePoint は Microsoft の万全なセキュリティに保護されているので、安心してデータを保管しておくことが可能です。

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その他の SaaS 型ワークフローシステム5選

ここからは、多くの企業が導入しているワークフローシステムを5つ紹介します。
各サービスの特徴を理解して自社にあったシステムを選択するようにしましょう。

コラボフロー

●　提供元：株式会社コラボスタイル
●　価格：ユーザー当たり月額 500 円／年額 5,880 円（税別）

コラボフローは、Excel が使えれば誰でも簡単に利用できる点が特徴です。既存の Excel ファイルもそのまま変換可能で、サポートサイトも充実しているため、安心して利用できます。企業や教育機関など1,400以上の組織に導入されており、導入にあたってコストもかかりません。すぐに利用したい、少人数や特定部門で利用したい、イニシャルコストをおさえたい企業に適しています。

※製品サイト｜コラボフロー

Create! Webフロー

●　提供元：インフォテック株式会社
●　価格：ユーザー当たり月額 500 円／年額 5,500 円（税別）

Create! Webフローの特徴は、マニュアルを読まなくても直感的に操作でき、運用が定着しやすい点です。Excel、Word、PDF フォームをワンタッチでインポートし、再利用も可能な入力フォームを作成できます。複雑なルートにも対応可能なうえ、年度単位や部門単位での運用も可能です。また、比較的ランニングコストが安く、導入コストもかかりません。運用管理コストの削減を希望する企業に最適でしょう。アサヒ飲料株式会社やいすゞ自動車販売株式会社など、さまざまな大手企業で導入されています。

※製品サイト｜ Create! Web フロー

Ci*X Workflow

●　提供元：株式会社電通国際情報サービス（ISID）
●　価格：要相談

Ci*X Workflow は、人事関連や総務関連など幅広くさまざまな申請書類に対応している点が特徴です。入力項目に記入例やヘルプメッセージが表示されるので、マニュアル不要で簡単に利用できます。組織変更や承認ルートの変更にも柔軟で、人事システムとの自動連携で組織構造全体を管理することも可能です。さらに、承認ルートはユーザーグループで設定可能で、大規模な企業や多数の申請書類がある環境には最適です。

※製品サイト｜ Ci*X Workflow

AgileWorks

●　提供元：株式会社エイトレッド
●　価格：初期費用 2,400,000 円＋年間保守 360,000 円（税別）

AgileWorks は、紙の書類をそのまま入力フォームとして使用できるシステムです。SharePoint や Google Workspace など、周辺システムやグループウェアとの連携が充実しており、複合条件での分岐や複数部署をまたがる承認フローの設定も可能です。日本語、英語、中国語の表示言語をユーザーごとに切り替えることもできます。中堅・大手企業を中心に、4,000社以上に導入されており、ANA商事やテレビ朝日などが使用しています。

※製品サイト｜ AgileWorks

TeamSpirit

●　提供元：株式会社チームスピリット
●　価格：初期費用 150,000 円＋ユーザー当たり月額 600 円（税別）

TeamSpirit は、日常的に使用される複数の社内業務システムを一元化するサービスです。ワークフローシステム以外にも勤怠管理システムなどがあり、出社から退社までの情報を収集し、働き方を可視化できます。電子稟議は既存の書類をブラウザ上で処理して一元管理が可能です。AgileWorks 同様に、導入コストが一定額発生します。株式会社日本総合研究所や株式会社電通デジタルなど、業界をリードする大手企業からベンチャー企業まで広く支持されています。

※製品サイト｜ TeamSpirit

まとめ

今回は、SaaS 型ワークフローシステムについて詳しく紹介しました。クラウド上で利用できる SaaS 型ワークフローシステムなら、稟議の申請はもちろん、承認や状況確認がどこからでもいつでも行えます。申請書の作成から、保管まで一括管理ができ、他のシステムと連携することで、申請業務の効率化を図れるでしょう。
すでに Microsoft 365 を導入している企業であれば、SharePoint を使ってワークフローシステムの構築が可能です。追加コストはかからず、慣れ親しんだ Microsoft 製品なので社員も安心できるでしょう。SharePoint を使ったワークフローシステムの構築をすすめたいなら、ぜひ「ez ワークフロー」をご検討ください。環境構築から管理者向け操作研修、導入後の保守などご希望に合わせてサポートいたします。

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