ワークフローアプリとは？選び方やおすすめの製品を紹介

ワークフローアプリは、申請や承認のフローを効率化するアプリです。今回は、ワークフローアプリの基本的な知識から、選び方や導入時に必要なこと、おすすめのワークフローアプリを解説します。ワークフローアプリの導入を検討している方は、ぜひご覧ください。

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ワークフローアプリとは？

ワークフローアプリとは、ワークフローの自動化や効率化のためのアプリです。従来の紙やメールでのやり取りをデジタル化することで、承認スピードを向上させます。デジタル化により、各種業務における稟議や決裁・承認のペーパーレス化、効率化、追跡が可能になるため、ワークフローがスムーズになり、迅速な意志決定や生産性の向上につながるというメリットがあります。

また、ワークフローアプリによって、タスクの割り当て、進捗の管理、コミュニケーションの強化など、ビジネスプロセス全体を管理できるほか、組織内の情報共有にも役立ち、業務の透明性が高まります。さらに、一部のワークフローアプリは、AI や機械学習の技術を活用して、ワークフローの改善提案やパフォーマンス分析など、より高度な機能を提供しています。したがって、ワークフローアプリは、単に業務をデジタル化するだけでなく、ビジネスプロセスを最適化し、組織のパフォーマンスを改善する、重要なツールとなります。

ワークフローとは？

ワークフローとは、ビジネスにおける一連の業務プロセスや手続きの流れを意味する言葉です。具体的には、複数の従業員が連携して行う業務の流れを指します。
日本語では、申請・承認、決裁、稟議とも呼ばれ、以下のような業務に当てはまります。

• 休暇や出張の申請・承認
• 経費の精算
• 予算の申請・承認
• 新規取引先との契約

従来は、紙の稟議書に申請内容を書いて承認者に提出し、印鑑を押してもらい、承認を得ていました。しかし、承認者が複数いる場合には、それぞれの承認者に印鑑を押してもらわなければならず、意志決定までに多大な時間と手間がかかっていました。現在ではそれが電子化され、通知のやり取りによって稟議書を回し、承認作業を行えるようになっています。そして、それを可能にしているのがワークフローアプリです。

業務フローとワークフローの違い

業務フローとワークフローは、どちらもビジネスプロセスの管理に用いられますが、違いがあります。

業務フローは、業務全体の大きな流れを示すもので、部門間の連携や業務の関連を可視化します。一方、ワークフローは、より具体的に、個々の作業項目が誰から誰へと移動するかを表すものです。業務フローが「地図」だとすると、ワークフローは「ナビゲーション」のような関係性があります。

したがって、担当者が変わればワークフローも変えなければなりません。ワークフローアプリでは、ワークフローの処理の進捗も管理できるため、誰がどのステップの担当かということまで設定されます。

ワークフローアプリの選び方

ワークフローアプリを選ぶ際には、多くの要素を考慮する必要があります。その中でも特に重要なポイントが、使いやすさと、システムの連携機能です。

使いやすさに優れているか

ワークフローアプリの導入効果を最大化するためには、使いやすさは、ワークフローアプリの選定において最も重要な要素です。承認ボタンや申請フォームの分かりやすさ、モバイル対応の有無などがポイントです。ユーザーインターフェースが直感的であれば、ユーザーはアプリについてすぐに理解し、導入後すぐに利用を開始できます。

また、ユーザーが容易に新しいワークフローを作成したり、既存のワークフローを調整したりできることも重要です。現場の社員がすぐに使えることで、導入効果が早期に表れます。慣れるまでの時間を最小限に抑え、生産性を最大限に引き出すために、使いやすいアプリを選びましょう。

使いやすさには、すぐに理解できるシンプルな操作性だけでなく、サポートがあることも含まれます。ユーザーが問題に直面した時の迅速かつ効果的なサポートを提供しているアプリは、長期的な運用において使いやすさを保つことができます。したがって、購入前にそのアプリが提供しているサポート体制を確認することも重要です。

▼使いやすさを判断する際のチェックポイント

• 直感的な操作画面
• スマートフォンやタブレットからの利用可能性
• 複雑な設定が不要
• 日本語サポートの充実度
• ユーザーマニュアルやサポート体制の質

システムの連携機能があるか

他のシステムとの連携機能も確認すべき点です。多くの組織では、さまざまなアプリやデータソースが用いられています。導入するワークフローアプリが既存の主要なシステムとシームレスに連携できると、情報共有がスムーズになり、いちいちデータを入力し直す手間を削減できます。その結果、業務の効率化と自動化が進み、全体的な生産性が向上します。例えば、Slack や Teams といったチャットツールと連携できれば、承認依頼の通知を自動で受け取ることが可能です。

また、API を提供しているワークフローアプリでは、カスタム連携が可能です。これは、組織固有のニーズに応じてアプリをカスタマイズできることを指します。つまり、既存のシステムとの連携だけでなく、将来的な拡張性や柔軟性も確保できます。そのため、長期的な視点で見ると、API 連携機能のあるワークフローアプリはより有益といえるでしょう。

▼代表的な連携機能

• ERP システム（企業資源計画システム）との連携
• 人事システムとの組織情報同期
• 会計システムとのデータ連携
• グループウェアとの認証連携
• API による外部システムとの自動連携

ワークフローアプリの導入時に必要なこと

ワークフローアプリの導入を成功させるためには、事前準備が重要です。以下の項目を順番に進めていきましょう。

現在の業務ルールを整理する

ワークフローアプリを導入する際には、まず現在の申請・承認ルールを可視化し、課題を洗い出します。

現状の業務でどのようなタスクが存在し、それらがどのような順序で行われ、どの部門や個人がそれぞれのタスクを担当しているかなど、業務の流れを明確にしなければ、どのようなアプリが必要なのかを判断できません。
現行のワークフローを明確にすることで、どのプロセスを自動化または最適化するか、どの部分がワークフローアプリの導入によって改善できるかを検討できます。このステップは、手間がかかるかもしれませんが、ワークフローアプリを活用するためにも必要不可欠です。

具体的には以下の作業を行います。

• 各部門の業務フローを文書化
• 承認者の役割と権限の明確化
• 必要な申請項目の洗い出し
• 例外処理やイレギュラー対応の把握
• 現在の問題点や改善点の特定

ワークフローアプリで実現したい目標を明確にする

現在の業務ルールを整理できたら、次は自社が何を達成したいのか、目的、目標を明確にしましょう。
例えば、時間の節約、エラーの削減、コミュニケーションの向上、透明性の強化、決定の迅速化など、さまざまな目標が考えられます。目標を設定する際には、それらが具体的かつ定量的であることが重要です。 数値化可能な目標を設定することで、導入効果を客観的に評価できます。例えば、顧客満足度の向上を目指している場合、ワークフローアプリは、顧客サービスのプロセスを効率化し、レスポンス時間を短縮する上で役立つかもしれません。
ワークフローアプリで達成したい目標を明確にすることで、最適なアプリの選定基準だけでなく、導入後の評価基準も確立できます。

ワークフローアプリのカスタマイズ範囲を絞り込む

企業がワークフローアプリを導入する際、自社のワークフローに合わせるために、カスタマイズが必要です。しかし、どこまでカスタマイズするのか、その範囲を慎重に検討しなければなりません。なぜなら、カスタマイズの規模が大きくなるほど時間とコストがかかり、予算を超過する恐れがあるためです。必要最低限の範囲に絞り込み、運用開始後に段階的に拡張する方法がおすすめです。

導入費用を予算内に抑えるためには、現状のワークフローをアプリに合わせることも必要です。まずは、アプリのデフォルト機能が業務の要件を満たすかどうかを慎重に判断し、要件を満たしていない場合にのみカスタマイズを検討しましょう。これにより、カスタマイズの範囲と予算を最小限に抑え、より経済的にワークフローアプリを導入することができます。

アプリ対応ワークフローシステムのおすすめ 5 選

以下に、アプリ対応のワークフローシステムの特におすすめを 5 つご紹介します。全てクラウド製品であり、Web ブラウザさえあれば、あらゆる端末や OS で利用できます。

ジョブカンワークフロー

ジョブカンワークフローは、稟議をはじめとする社内申請に対応可能なクラウド型のワークフローシステムです。導入が非常に容易で、最短 5 分で完了します。システムの使用方法も簡単で、申請書の作成や承認過程の管理などの業務効率が大幅に向上します。初期費用、サポート費用、月額固定料金は一切かかりません。必要なのは、ユーザー数に応じた月額料金のみです。機能制限があるものの無料で利用可能なプランも提供されています。中小企業向けの有料プランは、1 ユーザー当たり月額 300 円となっています。

▼主な特徴

• 豊富な申請検索機能
• 操作しやすいシンプルな画面
• 出張・外出先やテレワーク時もスマホアプリ・ブラウザからスムーズに承認
• 導入企業 25 万社以上の実績
• 承認が必要な申請があるとメールやチャットで通知し、承認漏れを防ぐ

※製品サイト｜ ジョブカンワークフロー

X-point Cloud

X-point Cloud は、難解で高度な業務にも対応できる、多機能なワークフローシステムです。クラウドベースのシステムであり、独自のサーバーを必要とせず、簡単かつ迅速に導入できます。料金体系は、月額制のスタンダードプラン（標準的なプラン）と年額制のプリペイドプラン計画的な予算実行に適したプラン）の 2 種類で、初期費用は無料です。基本料金は、スタンダードプランでは 1 ユーザー当たり月額 500 円、プリペイドプランでは 1 ユーザー当たり年額 475 円 × 12 カ月となっています。基本容量は、1 TB です。無料トライアルも提供されているため、契約する前に試用が可能です。

▼主な特徴

• 今お使いの申請書（紙や Excel、Word 等 ）をそのまま電子化できる
• セキュリティ・内部統制の強化に役立つ機能が充実
• PC・スマホ・タブレットからワンクリックで簡単承認
• すべての入力項目を対象に書類の絞り込み検索、検索条件の保存が可能
• 組織設定機能で体制の変更にも柔軟に対応

※製品サイト｜ X-point Cloud

ジュガールワークフロー

ジュガールは、ワークフローと経費精算を効率化するクラウドベースのシステムです。ジュガールワークフローの料金は 1 ユーザー月額 300 円。ワークフローと経費精算の両方を利用する場合、月額 500 円となります。初期費用や外部連携の費用はかかりません。LINE WORKS や Teams、Slack、Docusign などの外部システムとの連携もサポートしています。

▼主な特徴

• スマートフォンからも利用可能
• 記録の出力・検索が容易で、監査対応にかかる業務の負担を大幅に軽減
• 初期費用・オプション費用ゼロ
• 標準搭載BIツールが文書の内容をレポーティング

※製品サイト｜ ジュガール

SmartDB

SmartDB は、企業の DX（デジタルトランスフォーメーション）を支援する統合型のプラットフォームで、業務アプリ作成機能とワークフロー機能を兼ね備えています。ノーコード／ローコード技術を活用して、業務部門でもワークフローシステムの開発が可能で、多彩な標準機能によって広範な業務をデジタル化できます。また、大企業特有の複雑なワークフローや権限管理にも対応しています。通常1,000名以上の企業・団体さまにおけるご利用を想定しており、それ以下のユーザー数については別途お問い合わせが必要です。

▼主な特徴

• すぐに使える業務プロトタイプ（テンプレート）が約 50 種類用意されている
• 多彩なフォーム部品とダイナミックな入力制御
• 良い成果をあげるためのさまざまなサポートコンテンツあり
• ワークフローに加え、幅広い業務システムを一元管理

※製品サイト｜ SmartDB

rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローの基本プランの料金は、1 ユーザー当たり月額 300 円（年額 3,600 円）です。全製品を網羅したrakumo Suiteパックも提供されており、1 ユーザー当たり月額 880 円（年額 10,560 円）となっています。このプランでは、rakumo ワークフロー、rakumo カレンダー、rakumo ボード、rakumo キンタイ、rakumo コンタクト、rakumo ケイヒをまとめて導入できます。Google Workspace と連携できるため、クラウド環境を重視する企業に人気です。

▼主な特徴

• ステップや経路・ステータス一覧なども見やすいインタフェース
• 柔軟な入力項目設定
• クラウドサイン連携で、社内外のやり取りもオンラインだけで完結
• Google ドライブのファイルが添付可能
• 申請者の 「上長」 だけを承認者として表示することが可能

※製品サイト｜ rakumo ワークフロー

SharePoint のみで動く 「ez ワークフロー」

ez ワークフローは SharePoint 環境だけで動作するワークフローシステムを構築できるサービスであるため、SharePoint を使用している企業であれば、追加のサーバーやシステム構築が不要で、追加のランニングコストもかかりません。既に Microsoft 365 を導入済みの企業にとって、コスト効率の高いソリューションです。固定費となるランニングコストを低減したい場合には、ez ワークフローの導入をご検討ください。

▼ez ワークフローの導入事例