SharePoint は、Microsoft が提供する組織内での情報共有とコラボレーションのためのプラットフォームです。企業や組織がドキュメント管理、プロジェクト管理、チームコラボレーションを効率的に行うためのツールを提供します。簡単に言えば、会社やチーム専用の「ホームページ」や「ファイル置き場」を自由に作れるツールです。

SharePoint には、クラウド版とオンプレミス版の 2 種類の提供形態があります。

▼SharePoint Online（クラウド版）

Microsoft 365（※）の一部として提供されるクラウドベースのサービスです。インターネット接続があれば、どこからでもアクセス可能で、常に最新の機能やセキュリティアップデートが適用されます。サブスクリプションモデルで、月額または年額の料金が発生します。

メリット

常に最新：自動的に最新の機能やセキュリティアップデートが適用されます。
コスト効率：初期投資が少なく、サブスクリプションモデルで予算管理がしやすいです。
アクセスの柔軟性：インターネット接続があれば、どこからでもアクセス可能で、リモートワークに最適です。
メンテナンス不要：Microsoft がインフラの管理を行うため、ユーザーはメンテナンスに時間を割く必要がありません。

デメリット

カスタマイズの制限：オンプレミス版に比べてカスタマイズの自由度が低いです。
データの制御：データがクラウドに保存されるため、完全な制御が難しい場合があります。
インターネット依存：インターネット接続が必要なため、接続環境に依存します。

Microsoft 365 の法人プランを比較！自社の規模や業務に合わせたプランの選び方Microsoft 365 は、Office アプリを含む多様なサービスを提供するサブスクリプション型のクラウドサービスです。場所やデバイスを問わず情報共有ができ、チームでの共同作業やスケジュール管理を通じて、業務効率化や働き方改革に貢献します。企業担当者にとっては、業務体制やフローの見直しの一環として導入を検討するケースが多く、プランや料金体系、自社に合った選び方に関する疑問を持つこともあります。この記事では、法人向け Microsoft 365 のプランの特徴・料金・選び方について解説しています。ez office

▼SharePoint Server（オンプレミス版）

自社のサーバーにインストールして使用するバージョンです。カスタマイズ性が高く、企業の特定のニーズに合わせて設定できます。一度購入すれば、追加のサブスクリプション費用は発生しませんが、ハードウェアやメンテナンスのコストがかかります。

メリット

カスタマイズ性：企業の特定のニーズに合わせて高度にカスタマイズ可能です。
データの制御：データやシステムの完全な制御が可能で、セキュリティポリシーに厳格に従うことができます。
オフラインアクセス：インターネット接続がなくても、社内ネットワークでアクセス可能です。

デメリット

初期コスト：ハードウェアやソフトウェアの購入、インフラの構築に高額な初期投資が必要です。
メンテナンス負担：自社でインフラの管理やメンテナンスを行う必要があり、専門知識が求められます。
アップデートの手間：最新の機能やセキュリティアップデートを適用するためには、手動でのアップデートが必要です。

どちらの提供形態も、チームサイトやコミュニケーションサイト、サブサイトなどの機能を提供し、情報共有やコラボレーションをサポートします。

中でもよく使われているのが、ファイル・ドキュメントの管理ツールです。チームサイトやコミュニケーションサイト（社内ポータルサイト）を作成して、部署・チームでファイル・ドキュメントの共有や共同作業を行えることが特徴です。

SharePoint にはさまざまなアプリもあり、チームサイトやコミュニケーションサイトに追加するアプリと、パソコンやスマートフォンにインストールして利用するクライアントアプリの 2 種類があります。

SharePoint でアプリを追加・削除する方法や連携できる外部アプリなどについては、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

SharePoint アプリのわかりやすい概念とアプリの追加方法SharePoint は役立つサービスですが、多くの人が挫折する理由は「アプリ」の概念が理解できず混乱してしまうからです。この記事では、複雑化した SharePoint のアプリの概念やアプリの追加方法、SharePoint に連携できる Microsoft 365 のアプリなどについてわかりやすく解説します。ez office

※ Microsoft 365 は、マイクロソフトグループの企業の商標です。

OneDrive や Teams との違いは？

ここが最も混同されやすいポイントです。それぞれの役割を整理して解説します。

機能	SharePoint	OneDrive	Teams
主な役割	組織全体の情報共有	個人のファイル保存	リアルタイムの対話
場所のイメージ	みんなで使う図書館・掲示板	自分のデスクの引き出し	会議室・談話室
ファイルの所有権	組織（チーム）	個人（ユーザー）	組織（チーム）
得意なこと	ストック情報の整理	下書きや個人用資料の管理	迅速な意思疎通

▼OneDrive との違い：個人か組織か

OneDrive は「まだ下書き段階の資料」や「自分だけが見るファイル（または特定の人に一時的に送るファイル）」を置く場所です。一方、 SharePoint は「チーム全体で共有し、永続的に保存するファイル」を置く場所です。

Microsoft 365 “OneDrive”の基本的な機能と活用術！業務効率化を目指すにはMicrosoft 365 には OneDrive が含まれており、Office ファイルだけでなく PDF・写真・動画などをクラウドに保存・共有でき、どこからでも閲覧・編集が可能です。この記事ではその基本機能と活用術を解説します。ez office

▼Teams との違い：フローかストックか

Teams はチャットツールです。会話はどんどん流れていく「フロー情報」です。 Teams でファイルをアップロードすると、実は裏側では SharePoint の仕組みが動いています。つまり、「コミュニケーションの窓口は Teams 」「情報の蓄積場所は SharePoint 」という関係にあります。

【簡単解説】Microsoft Teams とは？初心者にも分かりやすく Teams の基本を解説！Microsoft Teams は、Microsoft が提供するコミュニケーションツールで、チャットはもちろん、ビデオ会議やファイル共有機能など、コミュニケーションに不可欠な機能を数多く備えています。テレワークの普及に伴い、Word や Excel などの Microsoft 製品をすでに導入している企業を中心に、注目を集めています。本記事では、Teams の基本概念や導入メリットなどを解説していきます。Teams の導入を検討している企業は、自社で Teams を導入すべきかどうかを判断する上での参考情報としてください。ez office

SharePoint の主な機能 7 つ

SharePoint には、部署・チームでの情報共有や業務に役立つさまざまな機能が備わっています。ここでは、主な 7 つの機能を紹介します。

① 社内ポータルサイト・チームサイトの作成

SharePoint の最大の特徴は、「サイト」を作れることです。

社内・部署・チーム・プロジェクトメンバーなど、任意の範囲に絞ってファイルやドキュメントの共有・共同編集を行うための社内ポータルサイトやチームサイトを作成できます。

▼作成できるサイトの種類

コミュニケーションサイト：全社員に向けた広報、福利厚生の案内、社内報などに適しています。
チームサイト：特定のプロジェクトや部署内での、進捗管理やファイル共有に適しています。

【SharePoint】チームサイトとコミュニケーションサイトの違いとは？機能の比較や作成手順の紹介SharePoint でサイトを作成するときには、「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の 2 つから選択します。本記事では、この 2 つのサイトの違いをはじめ、それぞれのサイトの作成目的や機能の比較をし、コミュニケーションサイトを新規で作成する手順などを解説します。ez office

チームサイトは、チームやプロジェクトのための専用スペースで、情報共有やコミュニケーションを効率的に行うためのプラットフォームです。社内で散在・個別管理している情報を一元化することで、情報収集や共有などを円滑に行えるようになります。

▼チームサイトのテンプレート

SharePoint チームサイトテンプレート

チームサイトには、複数のテンプレートが Microsoft から用意されています。基本的な構造や機能があらかじめ設定されているため、すぐに利用可能な状態のチームサイトを作成することが可能です。

チームサイトのテンプレートは、さまざまなビジネスニーズに対応するために設計されています。以下に、いくつかの主要なテンプレートとその目的と特徴を解説します。

標準チーム	目的：チームメンバーが情報を共有し、共同作業を効率的に行うためのサイトです。特徴：ドキュメント共有、タスク管理、カレンダー、ニュース投稿、ディスカッション機能を提供します。
プロジェクト管理	目的：プロジェクトの計画、進捗管理、タスクの割り当てを行うためのサイトです。特徴：タスクリスト、カレンダー、ドキュメントライブラリ、プロジェクトの概要ページが含まれます。これにより、プロジェクトの進行状況を一元管理できます。
イベントの企画	目的：イベントの計画と管理を支援するサイトです。特徴：イベントカレンダー、タスクリスト、ドキュメントライブラリ、イベントの詳細ページが含まれます。イベントの準備や進行を効率的に行うことができます。

②ワークフローの構築

SharePoint 上でワークフローを構築することも可能です。タスクの割り当て、承認プロセス、通知の送信など、さまざまな業務フローを Power Automate を組み合わせて自動化できます。これまで紙媒体で行ってきた社内の申請・承認フローを電子化・自動化できるため、決裁までにかかる労力と時間を短縮・削減できます。

自動化できる業務の例は以下のとおりです。

申請・承認フロー	経費精算書や稟議書が SharePoint にアップロードされると、自動的に上長にメール通知が送られ、承認・却下の操作が行える。
通知の自動化	リストのアイテムが更新された際に、担当者に Teams メッセージを自動送信する。
定期レポートの生成	特定の条件でデータを集計し、 Excel ファイルとして自動生成する。

『 ez office 』では、SharePoint Online 環境のみで動作するワークフローシステム『 ez ワークフロー』を提供しています。環境構築後は、追加のランニングコストが不要で社内の作業効率アップに役立ちます。

▼ダウンロード「ez Webパーツアプリ」

資料ダウンロードページです。業務改善に役立つ Microsoft 365 ノウハウや、事例のご紹介、サービス詳細について、資料をご用意しています。ぜひご活用ください。

ダウンロードはこちら

「ez Webパーツアプリ」資料ダウンロード | ez office | Microsoft 365 を活用し、貴社の業務改善を実現します。ez office の「ez Webパーツアプリ」資料ダウンロードページです。ez office は、Microsoft365 を活用した業務改善の支援など働き方改革を実現するサービスをご提供いたします。ez office

③コンテンツの管理

チームサイト上に掲載されたファイルやドキュメントなどのコンテンツを管理できる機能も備わっています。ドキュメントをライブラリにアップロードし、フォルダーを作成して整理することができます。

例えば、Microsoft PowerPoint をクラウド上にアップロードして、チームメンバーと共有することが可能です。共有リンクを使えば、社外のパートナーや取引先にも特定のファイルだけを安全に共有できます。

コンテンツの管理機能を活用すると、閲覧・編集・アクセス権限設定や、文書の保管期間に応じた廃棄設定などを行えます。また、ドキュメント・ファイルを「いつ」「誰が」編集したかを自動で記録して、バージョン管理や自動バックアップすることも可能です。間違えて上書きしても、過去のどの時点の状態にもワンクリックで復元可能です。

さらに、チェックアウト機能もあり、自分が編集している間、他の人が編集できないようにロックをかけ、上書きミスを防ぐこともできます。

SharePoint で効率的に文書管理をする方法会社などの集団内で適切に文書を管理するのは難しいものです。そこでおすすめなのが SharePoint による文書管理です。SharePoint なら効率的に文書管理できます。SharePoint を使って効率的に文書管理する方法について解説します。ez office

④ リスト機能による情報管理・データベース作成

Excel で管理しがちな「備品管理台帳」「問い合わせ一覧」「タスクリスト」などを、 Excel の表のような形式で SharePoint 上にて管理できる機能です。

▼メリット

Excel と異なり、個々のデータ（レコード）単位で管理されるため、複数人が同時に更新してもデータの競合や消失が起きにくく、システムの安定性が高いのが特徴です。また、スマホアプリからも入力しやすい専用の UI を提供できます。「誰かがファイルを開きっぱなしで編集できない」というトラブルを回避できるのが大きな強みです。

▼ビューの切り替え

入力したデータを「カレンダー形式」で見たり、「担当者別」にグループ化して表示したりすることが容易です。

SharePoint リストのビューと書式設定ガイド！リストの見た目をカスタマイズSharePoint のリストには「ビュー」機能があり、アイテムのフィルタリング、並べ替え、グループ化が可能です。ビューの書式設定を活用すると、データを視覚的に強調できます。本記事では、ビューの種類と書式設定について実践例を交えて解説します。ez office

⑤データの検索

SharePoint の検索機能は、サイト内のドキュメント、リスト、ページなどのコンテンツを迅速に探すための強力なツールです。SharePoint のチームサイトで管理されているデータを全文検索する機能も備わっており、非常に便利です。「あの資料、どこに置いたっけ？」と探す手間が大幅に削減されます。

Microsoft Word（※）や Microsoft Excel（※）など、ファイルの種類が異なる場合も検索を行えるため、必要なデータを短時間で確認できます。

使い方は非常にシンプルで、SharePoint サイトの上部にある検索ボックスにキーワードを入力するだけです。Enterキーを押すと、サイト全体から関連するコンテンツが表示されます。

検索結果ページで、左側のフィルターパネルを使って結果を絞り込むことも可能です。ドキュメントの種類、作成日、作成者などの条件でフィルタリングできます。

※ Microsoft Excel・Microsoft Word は、マイクロソフトグループの企業の商標です。

SharePoint の検索機能で目的のファイルやニュースを検索する方法SharePoint には検索機能が搭載されており、目的のファイルやニュースをスムーズに検索することができます。本記事では、SharePoint の検索方法や検索範囲、ヒットしない場合の対処法などを解説します。ez office

⑥予約サイトの作成

SharePoint には、社内の予約管理業務を効率化する予約サイトの作成機能があります。SharePoint で作成した予約サイトは、チームメンバーが簡単にリソースを予約し、利用状況を確認することができます。

チーム・部門ごとに予約サイトを作成することで、備品管理やオフィス内の施設管理などを効率的に行えるようになります。システム管理者の運用負担の軽減にもつながります。

Microsoft Teams や Outlook と連携し、予約情報を共有することも可能です。

【初心者向け】SharePoint で施設・備品の予約！業務改善の仕組みづくりを解説施設予約や備品の貸出などを効率よく行うために、SharePoint などの Microsoft 製品を活用しませんか？多く企業が手書きによる予約制度を採用しており、業務に手間やムダが生じています。今回は、このような多くの企業が抱える予約システムの課題やリスクを紹介します。ez office

⑦Microsoft 365 ツールとの連携

SharePoint は、Microsoft Word や Microsoft Excel などの Microsoft 365 とシームレスに連携することが可能です。モバイルアプリを使用すれば、スマートフォン・タブレットなどさまざまなデバイスからも閲覧・編集ができるようになります。

SharePoint を導入するメリット

SharePoint を導入することで、企業には以下のようなメリットがあります。

▼情報の「属人化」を防げる

個人の PC や OneDrive に資料が眠っていると、その人が休んだ時に業務が止まってしまいます。SharePoint に集約することで、必要な時に誰でも（権限がある人なら）情報にアクセスできるようになります。

▼セキュリティレベルの向上

USB メモリでの持ち運びや、メールへのファイル添付は情報漏洩のリスクが高いです。SharePoint なら、アクセスログ（誰がいつ見たか）が残り、万が一の際も権限を即座に剥奪できるため安全です。

SharePoint で誰がいつファイルやページにアクセスしたのかを確認する方法SharePoint で誰がいつファイルやページにアクセスしたのかは、ホバーカードや監査ログから確認できます。当記事では、ホバーカードや監査ログの設定方法、アクセスログの分析と活用方法について詳しく解説します。ez office

▼業務効率化（生産性向上）

検索時間の短縮：必要な資料がすぐに見つかる。
先祖返りの防止：「最新版はどれ？」という混乱がなくなる。
場所を選ばない働き方：クラウドサービスなので、テレワーク中でも自宅からアクセス可能。

SharePoint の具体的な活用方法

SharePoint の機能を用いると、日々の業務でさまざまな活用ができます。ここからは、具体的な活用方法を紹介します。

備品・施設の予約管理

SharePoint 上に予約サイトを作成して、業務に使用する備品や会議室・セミナー室などの施設の予約管理を行うことが可能です。

▼活用例

会議室の予約	会議室の空き状況を確認し、必要な時間帯に予約を行います。会議の詳細情報を入力し、参加者に通知を送信します。
設備の予約	プロジェクターや車両などの設備を予約し、利用状況を管理します。利用目的や期間を入力して予約を完了します。
リソースの管理	チーム内で共有するリソース（例：PC、カメラなど）の予約を管理します。リソースの利用状況を把握し、効率的に運用します。

しかし、SharePoint のカスタムリストでは重複予約が発生するケースもあります。そこで、『 ez office 』では重複予約を防ぐ機能やガントチャートで分かりやすく表示する機能を提供しています。

月別・日別で備品・施設を使用するスケジュールがガントチャートで可視化できるため、予約漏れ・重複予約を防ぎ、スムーズな運用に貢献します。

ez 備品予約 | 部門所有の備品や施設等を SharePoint で予約管理！予約を簡単にし、仕事のストレスを減らそう！予約を効率化することでストレスフリーな時間を手に入れましょう。 ez 備品予約は、備品や施設等の予約を SharePoint のみで簡単に管理できます。ez office

会議の資料作成・共有

会議に必要な資料をまとめたファイルやドキュメントなどを、チームサイトで共有できます。Microsoft Word や Microsoft Excel などで同時編集ができるため、会議やミーティングなどの複数人で作業したい場合にも有効です。

また、出張中やテレワーク中の離れた場所にいる従業員と Web 会議を行う際にも、チームサイト上でデータ共有ができます。メール・チャットで個別にデータを送信する必要がなくなるため、業務の効率化につながります。

▼活用例

会議のアジェンダ作成	会議のアジェンダをドキュメントライブラリに保存し、チームメンバーと共有します。リアルタイムでアジェンダを編集し、最新の情報を反映させます。
プレゼンテーション資料の共有	プレゼンテーション資料をドキュメントライブラリにアップロードし、チームメンバーと共有します。コメント機能を利用して、フィードバックを収集し、資料を改善します。
会議メモの作成と共有	会議中にメモを作成し、ドキュメントライブラリに保存します。会議後にメモを共有し、アクションアイテムを確認します。

ナレッジの共有・蓄積

社内のナレッジを共有・蓄積するためのサイトとして、SharePoint を活用することも可能です。業務マニュアルや設備の仕様書、従業員が持つノウハウなどを登録して、ほかの従業員が検索・閲覧できるようにします。

業務上の不明点があったときにすぐに情報を検索・確認できるため、業務の標準化や社内ヘルプデスクの負担軽減につながることが期待されます。

▼活用例

FAQの管理	よくある質問とその回答をリスト形式で管理し、チームメンバーが簡単にアクセスできるようにします。検索機能を活用して、必要な情報を迅速に見つけます。
手順書の共有	業務手順書やガイドラインをドキュメントライブラリに保存し、チームメンバーと共有します。バージョン管理を利用して、最新の手順書を常に提供します。
ベストプラクティスの蓄積	プロジェクトの成功事例やベストプラクティスをWikiページに集約し、共有します。関連する情報やドキュメントへのリンクを追加し、ナレッジのネットワークを構築します。

SharePoint を活用したナレッジマネジメント戦略｜情報共有の「困った」を解決企業成長には知識が重要です。知識の共有不足は業務効率やビジネスチャンスを損ないます。この記事では、SharePoint を活用したナレッジ管理の方法と運用のポイントを解説します。ez office

SharePoint の課題と解決策

SharePoint は企業内での情報共有やプロジェクト管理において、とても便利ですが、課題もいくつかあります。ここでは、主な課題とその解決策について説明します。

権限管理の複雑さ

ユーザーごとに異なる権限を設定することができるため、管理が複雑になることがあります。適切な権限管理を行わないと、情報漏洩やアクセス制限の問題が発生する可能性があります。

▼解決策
権限のテンプレートを作成し、役割ごとに標準化された権限を設定することで、管理の手間を減らすことができます。また、定期的に権限の見直しを行い、不要なアクセス権を削除することも重要です。

【基礎編】SharePoint のアクセス権限とは？権限の種類と設定方法を簡単解説SharePoint は多くの企業が利用する、情報共有とコラボレーションを可能にする強力なツールです。しかし、その機能を最大限に活用するためには、適切なアクセス権限の設定が不可欠です。本記事では、SharePoint の権限とその設定方法について詳しく解説します。ez office

ユーザーインターフェースの使いにくさ

特に新しいユーザーにとって、SharePoint のインターフェースは直感的でない場合があります。これにより、操作ミスや効率の低下が起こることがあります。

▼解決策
ユーザー向けのトレーニングを実施し、基本的な操作方法や便利な機能について教育することが効果的です。また、カスタムビューやダッシュボードを作成して、ユーザーが必要な情報に迅速にアクセスできるようにすることも有効です。

使いにくいと感じる SharePoint を上手に業務に活かす方法とは？使いづらい・使いにくいと言われてしまう Microsoft 製品ツール「SharePoint」。では、なぜ使いづらい・使いにくいと言われてしまうのでしょうか？ここでは、その理由と SharePoint で抑えておきたい機能や使用目的、活用方法の紹介などをご紹介いたします。ez office

検索機能の限界

SharePoint の検索機能は強力ですが、適切に設定されていないと、必要な情報を見つけるのが難しくなることがあります。

▼解決策
メタデータの管理を徹底し、ドキュメントに適切なタグを付けることで検索性を向上させることができます。また、検索設定を最適化し、ユーザーがよく検索するキーワードを反映させることも重要です。

データの重複と整理

多くのファイルが保存されると、重複データが増え、ストレージの無駄遣いになります。

▼解決策
定期的なデータ整理を行い、重複ファイルを削除することで、ストレージの効率を高めることができます。また、バージョン管理機能を活用して、ファイルの重複を防ぐことも有効です。

ez ライブラリ | 情報を簡単に見つけ、すばやくアクセスez ライブラリで、情報を簡単に見つけ、すばやくアクセスできるように。複数のサイト、ライブラリに散らばっているドキュメントを一か所で見れます。ドキュメントの中身まで検索することができます。ez office

カスタマイズの難しさ

SharePoint は多機能ですが、その分カスタマイズが難しいことがあります。特に、特定の業務に合わせたカスタマイズを行うには、専門的な知識が必要です。

▼解決策
カスタマイズが必要な場合は、専門家の支援を受けることを検討するのが良いでしょう。また、可能な限り標準機能を活用し、カスタマイズの範囲を最小限に抑えることで、管理の手間を減らすことができます。

SharePoint で業務改善 | SharePoint で情報共有、業務改善の実現を支援SharePoint はポータルサイトを簡単に構築でき、情報共有を促進する優れたソリューションです。私たちは、SharePoint のエキスパートとして、蓄積したノウハウに基づき、情報共有、業務改善の実現をご支援いたします。ez office

これらの課題に対処することで、SharePoint をより効果的に活用することができます。

まとめ

この記事では、SharePointについて以下の内容を解説しました。

●　SharePoint の概要
●　SharePoint の主な機能
●　SharePoint の活用方法

SharePoint は単なるファイル置き場ではなく、「社内のあらゆる情報が集まり、活用される場所（ハブ）」です。部署・チーム内での情報共有や連携がスムーズになるさまざまな機能が備わっています。これらの機能を組み合わせることで、オフィスにおける備品・施設の予約管理や会議の資料作成・共有、ナレッジの共有・蓄積などの業務に活用することが可能です。業務効率化やナレッジ管理を行いたいという方は、SharePoint を有効活用されてはいかがでしょうか。あなたの会社の DX（デジタルトランスフォーメーション）が大きく前進するはずです。

神楽坂アプリケーション総研の『 ez office 』では、SharePoint を効果的に活用するための業務サポートを行っています。SharePoint 上で予約管理が行える『 ez 備品予約・施設予約』や、SharePoint 環境のみで動作する『 ez ワークフロー』など、さまざまなサービスを提供しております。

「SharePoint をはじめとした Microsoft 製品の活用によって業務改善を図りたい」、「具体的にサイトをどうデザインすればいいのか、操作手順を知りたい」などお気軽にご相談ください。

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