SharePoint で何ができる？ 主な機能や活用方法を解説

Microsoft SharePoint（※）（以下、SharePoint）は、Microsoft 365（※）に含まれるサービスの一つです。Web 上でドキュメント・ファイルの共有や社内ポータルサイトの作成など、社内の情報共有の円滑化や業務改善に役立てられます。

SharePoint の導入を検討しているものの「どのような機能があるのか」「日々の業務に活用できるシーンはあるのか」と悩んでいる担当者の方もいるのではないでしょうか。

この記事では、SharePoint の概要や主な機能、活用方法について解説します。

※ Microsoft SharePoint 、Microsoft 365 は、マイクロソフト グループの企業の商標です。

SharePointとは

SharePoint は、Microsoft 社が提供しているファイル・ドキュメントの管理ツールです。チームサイト（社内ポータルサイト）を作成して、部署・チームでファイル・ドキュメントの共有や共同作業を行えることが特徴です。

SharePoint で作成したチームサイトに追加するアプリと、パソコンやスマートフォンにインストールして利用するクライアントアプリの 2 種類があります。

SharePoint でアプリを追加・削除する方法や連携できる外部アプリなどについては、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

SharePointの主な機能

SharePoint には、部署・チームでの情報共有や業務に役立つさまざまな機能が備わっています。ここでは、主な 6 つの機能を紹介します。

①チームサイトの作成

社内・部署・チーム・プロジェクトメンバーなど、任意の範囲に絞ってファイルやドキュメントの共有・共同作業を行うためのチームサイトを作成できます。

社内で散在・個別管理している情報を一元化することで、情報収集や共有などを円滑に行えるようになります。

②ワークフローの構築

SharePoint 上でワークフローを構築することも可能です。これまで紙媒体で行ってきた社内の申請・承認フローを電子化・自動化できるため、決裁までにかかる労力と時間を短縮できます。

『 ez office 』では、SharePoint 環境のみで動作するワークフローシステム『 ez ワークフロー 』を提供しています。環境構築後は、追加のランニングコストが不要で社内の作業効率アップに役立ちます。

③コンテンツの管理

チームサイト上に掲載されたファイルやドキュメントなどのコンテンツを管理できる機能も備わっています。

コンテンツの管理機能を活用すると、閲覧・編集・アクセスに関する権限設定や、文書の保管期間に応じた廃棄設定などを行えます。また、ドキュメント・ファイルの編集履歴を記録して、バージョン管理や自動バックアップすることも可能です。

④データの検索

SharePoint のチームサイトで管理されているデータを全文検索する機能も備わっています。

Microsoft Word（※）や Microsoft Excel（※）など、ファイルの種類が異なる場合も検索を行えるため、必要なデータを短時間で確認できます。

※ Microsoft Excel・Microsoft Word は、マイクロソフトグループの企業の商標です。

⑤予約サイトの作成

SharePoint には、社内の予約管理業務を効率化する予約サイトの作成機能があります。

チーム・部門ごとに予約サイトを作成することで、備品管理やオフィス内の施設管理などを効率的に行えるようになります。システム管理者の運用負担の軽減にもつながります。

⑥Microsoft 365 ツールとの連携

SharePoint は、Microsoft Word や Microsoft Excel などの Microsoft 365 と連携することが可能です。モバイルアプリを使用すれば、スマートフォン・タブレットなどさまざまなデバイスからも閲覧・編集ができるようになります。

SharePointの活用方法

SharePoint の機能を用いると、日々の業務でさまざまな活用ができます。ここからは、具体的な活用方法を紹介します。

備品・施設の予約管理

SharePoint 上に予約サイトを作成して、業務に使用する備品や会議室・セミナー室などの施設の予約管理を行うことが可能です。

しかし、SharePoint のカスタムリストでは重複予約が発生するケースもあります。そこで、『 ez office 』では重複予約を防ぐ機能やガントチャートで分かりやすく表示する機能を提供しています。

月別・日別で備品・施設を使用するスケジュールがガントチャートで可視化できるため、予約漏れ・重複予約を防ぎ、スムーズな運用に貢献します。

会議の資料作成・共有

会議に必要な資料をまとめたファイルやドキュメントなどを、チームサイトで共有できます。Microsoft Word や Microsoft Excel などで同時編集ができるため、会議やミーティングなどの複数人で作業したい場合にも有効です。

また、出張中やテレワーク中の離れた場所にいる従業員と Web 会議を行う際にも、チームサイト上でデータ共有ができます。メール・チャットで個別にデータを送信する必要がなくなるため、業務の効率化につながります。

ナレッジの共有・蓄積

社内のナレッジを共有・蓄積するためのサイトとして、SharePoint を活用することも可能です。業務マニュアルや設備の仕様書、従業員が持つノウハウなどを登録して、ほかの従業員が検索・閲覧できるようにします。

業務上の不明点があったときにすぐに情報を検索・確認できるため、業務の標準化や社内ヘルプデスクの負担軽減につながることが期待されます。

まとめ

この記事では、SharePointについて以下の内容を解説しました。

●　SharePoint の概要
●　SharePoint の主な機能
●　SharePoint の活用方法

ファイル・ドキュメントの管理ツール SharePoint には、部署・チーム内での情報共有や連携がスムーズになるさまざまな機能が備わっています。

オフィスにおける備品・施設の予約管理や会議の資料作成・共有、ナレッジの共有・蓄積などの業務に活用することが可能です。業務効率化やナレッジ管理を行いたいという方は、SharePoint を有効活用されてはいかがでしょうか。

神楽坂アプリケーション総研の『 ez office 』では、SharePoint を効果的に活用するための業務サポートを行っています。SharePoint 上で予約管理が行える『 ez 備品予約・施設予約 』や、SharePoint 環境のみで動作する『 ez ワークフロー 』など、さまざまなサービスを提供しております。

SharePoint をはじめとした Microsoft 製品の活用によって業務改善を図りたい方は、お気軽にご相談ください。