【徹底解説】SharePoint アプリのわかりやすい概念

SharePoint は役立つサービスですが、挫折する人の多くは「アプリ」の概念が理解できずに混乱して挫折します。この記事では、複雑化した SharePoint のアプリの概念について、わかりやすく解説します。

SharePoint において「アプリ」と言うと、まず以下の2種類あるため混乱するようです。

1. SharePointで作ったチームサイトに追加する機能のパッケージ。SharePoint ストアで購入する。
2. スマートフォンやパソコンなどの情報端末で使えるアプリケーションソフト。iTunesストアやGoogle Playで購入する。

SharePoint ストアのアプリ

SharePoint ストアのアプリは SharePoint で作ったチームサイトやポータルに追加できるアプリで、さまざまな機能のものがあり、有料のものもあれば無料のものもあります。例えばグループカレンダーや掲示板、ファイル管理、集計表、時計など業務の効率化に役立つアプリが多いです。アプリの追加はフルアクセス権限を持つ管理者だけができます。こちらのアプリの下位にさらに複雑な概念がたくさんあって、またややこしいのですが、それは後述します。

情報端末のアプリ

個人のスマートフォンやパソコンやタブレットPCにインストールするタイプのアプリです。iPhoneのApp ストアや Google Play からダウンロードします。機能としてはSharePoint Online にスムーズにアクセスするためのクライアントアプリという位置づけになります。

SharePoint ストアで購入できる「アプリ」という概念は非常に複雑でわかりにくいです。これを理解するにはまず「リスト」「ライブラリ」「組み込みアプリ」「アプリパーツ」「Webパーツ」という用語と一緒に理解する必要があります。

● リスト
アプリの一種。Excel のように直接文字を書き込んで情報を管理するタイプのアプリ。

● ライブラリ
アプリの一種。ファイルをアップロードして管理するタイプのアプリ。

● 組み込みアプリ
リストとライブラリ以外のアプリ全て。

● アプリ
作ったチームサイトやポータルに追加できる機能のパッケージ。リスト、ライブラリ、組み込みアプリの3種類からなる。

● Webパーツ
作ったサイトやポータルに何かを表示させるためのWebページの部品。

● アプリパーツ
アプリと連携しアプリの結果を表示させる Webパーツの一種。

以上です。ややこしいですよね？

もう一度まとめると、まず「アプリ」と「Webパーツ」がある。アプリは「リスト」「ライブラリ」「組み込みアプリ」に分かれる。Webパーツが「普通のWebパーツ」と「アプリパーツ」に分かれる。という感じです。

アプリとアプリパーツの違いを一言で言うと「アプリはサイトに追加された機能」「アプリパーツはアプリの結果をWebページに表示させるためのWebページの部品」ということです。

例えばライブラリのアプリパーツであれば、ライブラリでアップロードしたファイルの一覧がWebページの一部分に表示される、といった感じです。なぜアプリとアプリパーツを分ける必要があるのかというと、1つのアプリに対してアプリパーツは複数表示させてもいいからです。つまり、リストを1つ入れておいて、Webページには「リストの中で申請中の要素だけを表示させるアプリパーツ」「リストの中で承認済みの要素だけを表示させるアプリパーツ」とか分けて複数のアプリパーツを表示させることができるのです。

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SharePoint のリストを使いこなして業務効率に活用しよう

SharePoint の中には「リスト」という機能があります。SharePoint のリスト機能をうまく活用できると社内の情報共有を効率化できます。今回は SharePoint のリスト機能の活用方法や機能を説明していきます。

続いて、情報端末にインストールするほうのアプリについてです。こっちのアプリにはデスクトップアプリとモバイルアプリの2種類があります。こちらのほうはなじみがあるのでわかりやすいでしょう。

デスクトップアプリとはパソコンのアプリのことです。SharePoint 固有の概念ではなく一般的な概念ですね。例えば Word とか Excel というのはデスクトップアプリです。
一方、モバイルアプリとはスマートフォンのアプリのことです。ストアから落として iPhone とか Android にインストールする物ですね。ツイッターとか LINE とかは全てモバイルアプリです。

SharePoint にはモバイルアプリはありますが、デスクトップアプリはありません。昔は Sharepoint Designer というデスクトップアプリがありましたが2013年で更新が止まっていてサポートも終了しているので、現在は使わないほうがいいです。

モバイルアプリのほうは「Microsoft SharePoint アプリ」というアプリが iPhone と Android でリリースされています。IDとパスワードでログインした後、自分のチームのポータルにアクセスできます。

SharePoint は他のアプリとも連携できます。以下に連携できるアプリで代表的なものを書きます。

Microsoft Teams

Microsoft 製のメッセンジャーアプリ Teams は非常に簡単に SharePoint と連携できるアプリです。同じ Microsoft 製なのではじめから連携できるように作られています。

連携のための具体的な作業は特に必要ありません。Teams でチームを作ると自動的にSharePoint にフォルダが作成され、アップロードしたファイルなどはそのフォルダに入ります。ファイルを参照したいときには Teams から SharePoint に即座にアクセスすることも可能です。

OneDrive

Microsoft 製のストレージサービス OneDrive と SharePoint も連携が可能です。OneDrive と SharePoint はどちらもストレージの機能があるので、同じものが２つも必要なのか？と不思議に思うかもしれません。しかし、OneDrive には個人のデスクトップ環境との同期機能があります。

SharePoint と OneDrive を連携させることで、この「デスクトップ環境との同期機能」を SharePoint でも使うことが可能となります。例えば個人のデスクトップ上に作った特定のフォルダに Word ファイルを格納するとそれが SharePoint 上に自動でアップロードされる、といった仕組みを作ることもできるでしょう。

Microsoft 365（Office 365）

Microsoft 365（Office 365）のアプリは全て SharePoint と連携できます。例えばExchangeとの連携であれば、チームメンバーと予定表を共有することが可能になります。

また、Word や Excel とも連携できます。例えば SharePoint のドキュメントライブラリから Excel の帳票を自動で生成したりすると効果的です。非常に効率よくドキュメントの生成や管理ができる機能となっております。

Forms

Forms は Microsoft 製のアンケート作成サービスですが、これを SharePoint と連携できます。例えば Forms で入力されたアンケート回答を自動で SharePoint にアップロードし、まとめたりといったことができるのです。数百人以上の規模のアンケートになると非常に回答の整理が大変ですが、SharePoint と連携することで効率的にデータの活用ができます。

この記事では SharePoint の「アプリ」の概念について説明しました。
SharePoint のアプリの概念は度重なる機能追加で複雑化していてわかりにくいですが「アプリはサイトの機能」「アプリパーツはWebページの部品」と考えるとスムーズに理解ができるかと思います。また、スマートフォンにはクライアントアプリが用意されていますが、これは SharePoint ストアの「アプリ」とは異なる概念です。最初は面食らうかもしれませんが慣れれば簡単なので少しずつ理解していきましょう。

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