予約フォームの作り方とツールを選ぶときのポイントを紹介！

予約フォームとは、問合せや予約・注文など Web サイト上で予約を受け付けることができるツールのことをいいます。顧客に向けて作成されているものもあれば、社内で備品や施設の予約のために活用されるケースもあります。本記事では、予約フォームを作成するためのツールやツールを選ぶポイント、ez office が提供する「ez 備品予約・施設予約」について紹介します。

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予約フォームとは？

予約フォームは、ユーザーが商品やサービスを予約するために使用される Web サイト上のツールです。ユーザーが予約したい日時や設備・施設、商品・サービスの詳細などを入力できます。たとえば、レストランやホテル、美容院などの Web サイトでは顧客向けに予約フォームを設けているケースが多いです。利用者にとっても、24 時間気軽に予約できるため利便性も高いです。予約フォームを活用して事前予約を受け付けることで、顧客との連絡や予約の管理が効率化されます。一方で、社内用に設備・施設の予約フォームを設けている企業も多いです。社員の人数や会社の規模によっては、効率的に会議室などのリソースを割くことができるように工夫が必要です。そのため、社内ポータルサイトに予約フォームを実装するなど、予約フォームが社内用途でうまく活用されています。

無料でできる予約フォームの作り方 5 選

予約フォームはプログラミング言語や、専用ツールを使って作成ができます。ツールによっては無料・有料それぞれありますが、ここでは、無料でも予約フォームの作成ができる方法を 5 つ紹介します。

① HTML・PHP で予約フォームを作成する

HTML・PHP というプログラミング言語を使うことで予約フォームを作成することが可能です。HTML は、 Web サイト上のページ表示に関するプログラミング言語を指します。PHP は、動的なウェブページや Web アプリケーションの作成に特化したサーバーサイドの言語です。HTML・PHP で作られる予約フォームは柔軟性が高く、あなたのサービスのためだけの完全オリジナルな予約フォームの作成ができます。ただし、HTML・PHP を使って予約フォームを作成するためには一定のプラグラミング技術が必要なため、誰でもかんたんに作成できるわけではありません。そのため、プログラミングが得意な人に外注するなどの方法も有効です。

② WordPress プラグインで予約フォームを作成する

WordPress（オープンソースの Web サイト作成ツール）で作成された Web サイトであれば、予約フォーム作成用のプラグインを使うだけで、かんたんに予約フォームを実装できます。世界中の多くの Web サイトが WordPress で作成されており、WordPress を使って店舗やサービスの Web サイトを作成している人や企業も多いでしょう。プラグインは無料で導入できるものも多く、コストをかけずに導入できます。たとえば、宿泊施設や美容院の予約と相性がいい「Booking Package」や、レッスン形式の予約と相性がいい「Online Lesson Booking」は有名です。

③ Google フォームで予約フォームを作成する

アンケート収集ができるGoogle サービス、「Google フォーム」を活用して予約フォームを作成できます。Google フォームは Google アカウントさえあれば誰でもかんたんにフォームの作成ができ、URL を共有するだけでユーザーに回答してもらえます。自社 Web サイトや SNS アカウントにリンクを設置している企業も多いです。ただし、デザインやテンプレートは選択の幅が少ないので、オリジナル性には若干欠ける部分があります。

④ Microsoft Bookings で予約フォームを作成する

Microsoft Bookings は Microsoft 365 のひとつで、スケジュール機能を実装しているとともに、予約フォームの作成も可能です。他の Microsoft 製品との連携も可能で、たとえば「Outlook」や「Microsoft Teams」などとよく組み合わせて使われます。活用場面は幅広く、例えば、下記のような場面が想定できます。

●　お問い合わせフォームとして
●　美容院などのオンライン予約
●　社員やアルバイトのシフト管理
●　社内の設備・施設予約
●　会議の日程調整

専門知識がなくても実装できるため、Microsoft 365 を活用している企業にはおすすめです。ただし、カスタマイズ性は高くなく、小規模な店舗や個人事業主向けのサービスといえるでしょう。

⑤ 予約フォーム作成ツールを使う

上記で紹介した予約フォーム作成ツール以外にもさまざまな専用ツールがあります。ツール内に用意された予約フォームのテンプレートをカスタマイズしていき、 Web サイトに埋め込むことで実装ができます。たとえば、リクルートが提供する「Airリザーブ」や、株式会社コントロールテクノロジーの「RESERVA Reservation」などは無料プランも用意されており有名です。多くのツールは、初心者でも直感的にカスタマイズできるようになっているので、時間をかけずかんたんに予約フォームを作成したい方や、 Web 画面の操作が苦手な方にはおすすめです。ただし、無料プランは機能が限られていることも多く、機能が豊富な有料プランに切り替えなければ、実装させたい予約フォームを作れないこともあります。

予約フォーム作成ツールを選ぶときのポイント

上記では予約フォームの作り方 5 選を紹介しましたが、どのツールが自分にとってベストかを判断するのは非常に悩ましい問題です。予約フォーム作成ツールを選ぶ際は、下記の 5 つのポイントが重要です。

1. 予算に見合っているか
2. 決済から顧客管理まで一元管理できるか
3. 業種と用途に合っているか
4. 予約フォームのタイプの種類はあるか
5. セキュリティ対策はしっかりしているか

それぞれのポイントについて詳しく解説します。

① 予算に見合っているか

まずは、予算内で運用できる予約フォーム作成ツールにしましょう。上記で紹介したような予約作成ツールは無料でも使えますが、初期導入費用であったり月額料金が発生したりするものもあります。無料で使えるツールは機能が限られていることもあり、よく確認をしていないと、使いたい機能を実装するために思いがけないコストが発生するおそれがあります。事前に機能とコストを確認し、予算内で使いたい機能が実装できる予約フォーム作成ツールを選びましょう。

② 決済から顧客管理まで一元管理できるか

予約フォームは、予約から顧客（ユーザー）管理や決済、スケジューリングなどを一気通貫でできるものにしましょう。予約フォームを活用するメリットは、予約段階からの一元化です。たとえば、予約した画面からユーザーは決済ができ、管理者のカレンダーに予約が自動で反映されたり、予約者がリスト化されたりすると便利ですよね。管理にかかる工数をなるべくシステムに任せられる状態にすることで業務削減につなげ、コア業務に割ける時間を増やして業務を効率化しましょう。せっかく予約フォーム作成ツールを導入するのであれば、管理業務がワンストップで実現できるものがベストです。

③ 業種と用途に合っているか

予約フォーム作成ツールは業種や用途によって最適なものを選びましょう。業種にはそれぞれ異なる予約のニーズがあります。たとえば、ホテル業界では、日付や部屋タイプなどの詳細な予約情報が必要です。一方、ヘアサロンやスパのような美容業界では、スタッフやサービスの種類、予約時間枠などの情報が重要です。そのため、業種に特化した機能や設定オプションを提供しているかどうかを確認する必要があります。また、用途もさまざまです。自社の社員向けの予約フォームなのか、顧客を対象とした予約フォームなのかなどによっても必要な機能は変わってきます。とくに自社向けであれば、すでに採用しているシステムやツールと連携できるかといった点も重要です。

④ 予約フォームのタイプの種類はあるか

ツールによって作成できる予約フォームの型が異なるため、テンプレートや機能の数と種類を事前に確認しておきましょう。

●　予約カレンダーの表示は可能か
●　予約可能な時間を〇×
●　条件分岐できるか
●　アクセス権限で一部の人だけに開示可能か

活用したい予約フォーム作成ツールの事例を調べてみて、それらを参考に自身のサービスと相性の良いテンプレートがあるかどうか確認しておきましょう。

⑤ セキュリティ対策はしっかりしているか

最後のポイントはセキュリティ面です。ユーザーが予約を行うとき、ほとんどの場合で個人情報を入力することになります。個人情報が流出してしまうと企業としての信頼性が著しく低下してしまいます。システムのセキュリティについて判断するポイントは、

●　SSL 設定・データ通信の暗号化ができる
●　不正アクセス防止機能がある
●　P マークや ISMS マークなどを取得している

などがあげられます。ツール選定の際には、セキュリティが万全かどうか必ずチェックしておきましょう。

ez office の予約システム「ez 備品予約・施設予約」のご紹介

Microsoft 365 を契約中であれば、SharePoint を使って社内予約システムを構築できます。しかし、部門所有の備品や施設の予約管理を Microsoft 365 で行うには、システム管理者の運用負担が重くなりがちです。そこで、備品や施設等の予約を SharePoint のみでかんたんに管理できる、『ez 備品予約・施設予約』をご紹介します。

ez 備品予約・施設予約の機能

ez 備品予約・施設予約の機能は「予約登録」と「予約一覧」の2つです。それぞれの機能について詳しく解説します。

予約登録

予約登録画面では、使用したい備品・施設を指定して登録できます。メモや添付ファイルをつけたり、繰り返して予約をしたりできるなど、細かなニーズにもしっかり対応しています。備品・施設のリスト管理はカスタムリストにあるため、メンテナンスもかんたんです。予約を「保存」する際、重複予約になった場合はエラーが返ってくるのですぐに気づくことができます。

予約一覧

予約一覧では、ガントチャート形式で設備・施設の予約状況が一目で確認できます。予約一覧は日別と月別で確認が可能です。

ez 備品予約・施設予約の導入メリット

ez 備品予約・施設予約は SharePoint のみで構築することができるため、さまざまなメリットがあげられます。ez 備品予約・施設予約のメリットについて、「管理」「使いやすさ」「コスト」の 3 つの面を紹介します。

部門所有の備品や施設等は、SharePoint のみで管理

ez 備品予約・施設予約は SharePoint のみで予約管理ができるため、管理の煩雑さから解放されます。Microsoft 365 を導入している企業では、Exchange Online のリソースメールボックスを利用して、設備・施設の予約を管理しているところもあるでしょう。しかし、部門所有の備品や施設をリソースメールボックスに登録すると、件数が多くなり、管理が煩雑になる問題もあります。ez 設備予約・施設予約ならリソースメールボックスに登録することなく、SharePoint のみで管理が可能です。

予約状況をガントチャートでわかりやすく表示

ez 備品予約・施設予約は予約状況をガントチャートで表示するため、いつどの備品・施設が使われるかが一目瞭然です。縦軸には、備品・施設の項目が並び、横軸には日時が記載されます。ガントチャート形式での表示は、重複予約を防ぐことにつながります。SharePoint のカスタムリストでは重複予約を防ぐことや、ガントチャート形式でわかりやすく予約表示することは難しいですが、ez 備品予約・施設予約であればこういったかゆいところにも手が届きます。

ランニングコストはかかりません。

ez 備品予約・施設予約は SharePoint 内のみでの構築になるため、Microsoft 365 を契約している限り追加コストは発生しません。導入時のみの負担で済むため、使用期間が長期になればなるほどコストパフォーマンスを発揮します。

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Microsoft 365 で、部門所有の備品や会議室など施設の予約管理をするには、システム管理者の運用負荷が高くなりがちです。ez 備品予約・施設予約は、備品や施設等の予約を SharePoint のみで簡単に管理できます。会議室や設備の予約管理にお困りの方は、ぜひ、ご検討ください。

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まとめ

本記事では、予約フォーム作成ツールについて、選び方などを解説してきました。予約フォームは Web サイト上で予約や注文を受け付けるツールであり、顧客向けの利用だけでなく、社内の運用にも役立ちます。予約フォーム作成ツールは無料で使えるものから有料で使えるものまで幅が広く、目的に合わせて選ぶことができます。社内の設備・施設を予約するフォームを作成したい企業には、ez 備品予約・施設予約がおすすめです。Microsoft 365 を契約していればランニングコストがかからず、SharePoint のみで運用できるため管理の負担も大きく軽減します。業務効率化の一環として、ぜひ「ez 備品予約・施設予約」を検討してみてくださいね。