Microsoft 365 “OneDrive”の基本的な機能と活用術！ 業務効率化を目指すには

Microsoft が提供するサブスクリプションサービス“Microsoft 365（※1）”には、“OneDrive（※2）”というオンラインストレージサービスが含まれています。

OneDrive は、Office ファイルをはじめ、PDF や写真、動画などをクラウド上で保存・共有できることが特徴です。自宅や外出先などのリモート環境でもデータの閲覧・保存・編集を行えるため、効率的に業務を遂行するためのツールとして活用が期待されています。

現在 Microsoft 365 を利用している企業のなかには「OneDrive にはどのような機能があるのか」「業務改善に活用する方法はあるのか」などと調べている方もいるのではないでしょうか。

この記事では、OneDrive の基本的な機能と業務改善を図るための活用術について解説します。

※1・・・Microsoft 365 は、マイクロソフト グループの企業の商標です。
※2・・・OneDrive は、マイクロソフト社が提供するサービスです。

OneDrive とは、Microsoft 365 に含まれるオンラインストレージサービスのことです。Microsoft Excel（※1）・Microsoft Word（※1）などで作成した Office ファイルはもちろん、写真・動画・ドキュメントといったあらゆるデータを保存・共有・編集できます。

OneDrive には、個人向けと法人向けのシリーズがあり、法人向けではビジネスに特化した設計が施されていることが特徴です。

なお、Microsoft 365 に含まれるファイル共有サービスには、“SharePoint（※2）”があります。SharePoint と OneDrive の違いについては、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

※1・・・Microsoft Excel、Microsoft Word は、マイクロソフトグループの企業の商標です。
※2・・・SharePoint は、マイクロソフト社が提供するサービスです。

OneDrive は、あらゆるファイルの共有に加えて、社外での業務や複数人での共同作業に役立つ機能が備わっています。

ここでは、OneDrive の基本的な 4 つの機能を紹介します。

複数人でのファイルの共有・共同作業

OneDrive は、場所や端末の制限がなく、インターネットにつながる環境であれば、いつでもどこでもファイルの共有・閲覧・編集が可能です。チーム内でのデータ共有がしやすくなるほか、自宅のパソコンからもアクセスできるため、リモートワークにも役立ちます。

また、Excel や Word、PowerPoint などの Office ファイルに複数人でアクセスして、リアルタイムで共同作業を行うことも可能です。異なるバージョンのファイルが混在してしまうのを防ぎつつ、チームでの業務を効率的に進行できます。

パソコン以外の端末からのアクセス

パソコンだけでなく、iOS 端末のほか、Android のスマートフォンやタブレットからも OneDrive にアクセスすることが可能です。

外出先ですぐにパソコンを利用できない場合でも、スマートフォンやタブレットからファイルの確認・編集ができます。

オフラインでの使用

OneDrive 上に保存したファイルをオフラインで閲覧・編集することも可能です。

保存したファイルのオンデマンド機能をオンにすると、端末にデータがダウンロードされます。これにより、インターネットの使えない場所でもファイルの編集ができるようになります。また、編集したファイルはインターネットの接続時に自動で同期される仕組みになっています。

ファイルのバックアップ

OneDrive のバックアップ機能をオンにすることで、パソコンやスマートフォンのデータを自動的に OneDrive 上にアップロードできます。

自動バックアップを使用しない場合でも、重要なファイルを OneDrive に移しておくことで、万が一端末が故障した場合にファイルを復元することが可能です。ただし、ファイルを復元できるのは 30 日以内となっています。

OneDrive を活用すると、情報共有や共同作業を円滑に行えるようになるため、業務において幅広い活用ができます。

ここからは、具体的な活用術について解説します。

①バックアップをオンにしてファイル・写真をすぐに共有する

OneDrive の自動バックアップをオンにすると、営業資料や商品写真などの業務に必要なデータをすぐに共有できるようになります。

一度に多くのファイルをアップロードできるため、担当者に個別で送信したり、回数を分けてアップロードしたりする必要がなくなり、作業の効率化につながります。

②アクセス制限をかけてセキュリティ管理を行う

OneDrive では、必要に応じてさまざまなアクセス制限を設定することが可能です。

• ●　アクセスできるユーザーの指定
• ●　指定 IP アドレス以外からのアクセスの制限
• ●　ローカルデバイスとの同期制限　など

また、アクセス制限だけでなく、編集や印刷にも制限を設定できます。これにより、社内で顧客情報や機密情報などを取り扱う場合、適切にデータを保護できるようになります。

③ブラウザ上でリモートワークを行う

Web 版の Microsoft 365 であれば、OneDrive に保存されたデータをブラウザ上で表示することが可能です。

Office 製品のアプリをインストールしていない端末からでもブラウザ上でデータの閲覧・編集・保存ができるため、リモートワーク環境でも円滑に業務が行えます。

④スキャン機能でペーパーレス化する

OneDrive のアプリを使用すると、書類やメモをカメラで撮影して、PDF データとして保存することが可能です。

会議で使用した資料や商談で交わした契約書、ホワイトボードのメモ、取引先からもらった名刺・写真などをデータとして保存できます。

また、スキャンしたデータに書き込んだり、図形や記号を追加したりできるツールもあるため、担当者への指示・補足事項の伝達に役立てられます。契約書については、スキャンしたあとに電子署名してデータ送信することも可能です。

このような機能によって、ほかの従業員とのデータ共有がスムーズになるほか、紙媒体の資料を保存・整理する必要がなくなり、ペーパーレス化を進められます。

この記事では、Microsoft 365 に含まれる OneDrive について、以下の内容を解説しました。

●　OneDrive の概要
●　OneDrive の基本的な機能
●　OneDrive で業務改善を図るための活用術

OneDrive を活用すると、さまざまなデバイスを用いて外出先や自宅からでもファイルの共有が可能になり、円滑に業務を進められます。

自動バックアップやアクセス制限、ブラウザ操作などの機能も備わっているため、リモート環境において複数人での共同作業をする場合にも役立ちます。

『 ez office 』では、お客さまの課題やお悩みに合わせて、Microsoft 365 を活用した業務改善をサポートしております。Microsoft 365 のさまざまな機能を活用して業務改善を図りたい方は、ぜひお問い合わせください。

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