何が違う？OneDrive VS SharePoint の活用方法

Microsoft では「OneDrive」と「SharePoint」の2種類のクラウドストレージが提供されています。この2種類のストレージの活用方法に迷う方は、多いのではないでしょうか？ここでは、OneDrive と SharePoint の違いや、それぞれの利用目的、活用方法などを解説していきます。
OneDrive と SharePoint をうまく使い分けられれば、社内のデータ管理を効率化でき、業務の改善が図れます。

OneDrive も SharePoint もクラウドストレージであるという点を含め、多くの共通点を持っています。しかし、最も根本的な違いは、OneDrive は個人用のストレージなのに対して、SharePoint はチーム用のストレージを含んだサービスである点です。
（後述しますが、SharePoint は単なるクラウドストレージではなく、情報共有のためのプラットフォーム作成ツールです）

例えば、「個人のファイルは OneDrive での保管」、「複数人で閲覧・編集するチームのファイルは SharePoint で保管」、というように誰がファイル操作するかで使い分けるとよいでしょう。また、OneDrive と SharePoint はストレージの容量も違います。OneDrive は、1ユーザーに対して1TBあるのに対し、SharePoint は、1企業に対して1TB＋ユーザー数×10GBあります。OneDrive と SharePoint、それぞれのメリットを活かした使い分けが必要です。

OneDrive について

OneDrive は、下記のような機能を備えており、主な利用目的は個人使用です。

● ファイル同期
● ファイル編集
● ファイルバックアップ

OneDrive の機能についてもう少し詳しく解説します。

ファイル同期｜どこからでもアクセス可能

デバイス内の指定したファイル・フォルダについて、同一ファイル・フォルダを OneDrive 内に同期する機能です。デバイス上で編集をした場合、OneDrive 内のファイルも最新の状態に更新されます。このファイル同期機能により、外出先や自宅といった社外から、スマホやタブレットなどの端末で、同じ最新ファイルにアクセスできます。

ファイル編集｜スマホからでも編集できる

ファイル編集もどこからでも、どの端末でも行えます。タクシーや電車での移動中や、休みの日などに急な編集が必要になった際は非常に便利です。また、OneDrive 内のドキュメントを共同でファイル編集できます。OneDrive 内の、WordやExcelなどのファイルを開き、「共有」タブをクリック。共有したい相手のメールアドレスを入力すると、共有メールが送られ、リアルタイムで共同編集ができます。

ファイルバックアップ

OneDrive のバックアップは、実質、同期処理に近い機能です。バックアップ機能を使うと、OneDrive 内に「Desktop」「document」「Pictures」といったフォルダが自動作成されます。PC内のデスクトップ上のデータは、「Desktop」へ、ドキュメントファイルは「document」へ、画像データは「Pictures」へと、それぞれ自動的にアップロードされていきます。ただし最新のデータをバックアップする機能なので、過去のデータを復旧させたいといった使い方はできません。また、OneDrive 内のファイルやディレクトリを変更するとPCにも反映されます。

SharePoint は、OneDrive 同様 Microsoft が提供するサービスの１つで、組織内の情報共有を効率化させるものです。SharePoint には、社内のサーバー内で構築するオンプレミス型と、Microsoft がもつクラウド上からサービスを提供する「SharePoint Online」があります。この記事では、クラウドストレージをテーマにしているため、SharePoint Online での解説になります。SharePoint は、社内のポータルサイトを構築したり、画像やドキュメントを保管するといった機能を備えています。

OneDrive と SharePoint の効果的な使い分けは、以下の通りです。

OneDrive の適した状況

● 社員個人が使うファイルは、すべてクラウド上に保管する
インターネットに接続できれば、どこからでもファイルにアクセス可能なため、オフィスからだけでなく外出先やテレワーク中でもファイルの閲覧・編集・更新が可能です。

● パソコンに保管するファイルは最低限にする
情報漏洩や紛失・情報盗難など、リスクを最低限に防ぐことが可能です。

SharePoint の適した状況

● チームで使うファイルは、すべてクラウド上に保管する
どこでも業務ができるように、社内のそれぞれの部署やチームごとのやり取り・連携をスムーズに行うことが可能です。

● 全社員に関係するお知らせや、規定集・申請書といったファイルをポータルサイトで共有する
「情報の周知」と「情報のさがしやすさ」を両立するポータルサイトを構築し、効率化が可能です。

OneDrive でもチームで同一ファイルを編集する機能はありますが、権限設定の操作性は SharePoint の方が操作性が高いため、同一ファイルを扱う際は SharePoint の方が効果的です。例えば、「あるプロジェクトでメンバーが案を出し合い、最も良さそうな案を決める際、メンバー個々が考えたプランは、OneDrive で作成・編集・保管をし、採用された案は SharePoint へ移して共同で編集できるようにする。」といった使い分けがが効果的です。誰の目に触れるべきファイルなのかで、OneDrive か SharePoint の使い分けをしましょう。

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ここでは SharePoint Online についてもう少し詳しくみていきます。

いつでも、どこでもドキュメントの共同編集

すでに解説したように SharePoint Online を使うことで、複数の社員で同一ドキュメントの共同編集が可能です。

プラットフォームでスムーズな情報共有

SharePoint の本質は、単なるクラウドストレージではありません。後述する社内ポータルサイトなどのように、社内のプラットフォームになり、そこでの情報共有がメインの目的です。
例えば、

● リスト
● ニュース
● イベント
● ワークフロー
● アンケート

など、ファイル共有以外にもさまざまな機能があります。
これらの機能をうまく活用することで、業務の効率は大きくかわります。

社内ポータルサイトを作成

SharePoint Online の目玉機能には、社内ポータルサイトを作成する機能があります。ポータルサイトを活用することで、「お知らせ」や「リンク集」、「ナレッジ」など、社内全体に必要な情報をスムーズに届けられます。プロジェクトや部署を分けて、公開範囲を設定可能です。

ドキュメント、ライブラリ、サイト単位の権限設定

SharePoint Online 上で管理者は、「固有の権限設定」を行えます。「固有の権限設定」とは、ユーザーやグループに対して SharePoint のサイト単位、ライブラリ単位、リスト単位などで細かな権限設定を行えるものです。例えば、あるユーザーに対して、サイトは「閲覧」のみ、その他のライブラリなどは「投稿」まで権限を与えるといった使い分けが可能です。管理者にとって、固有の権限設定は、柔軟な対応ができつつ、もセキュリティをしっかり固めておく重要な機能でしょう。

今回は、OneDrive と SharePoint の違いやそれぞれの利用目的、活用方法などを解説しました。最も根本的な違いは、OneDrive は社員個人が基本１人で使用することを想定しているのに対し、SharePoint は社内全体で共有すべき情報を扱う際に使用することを想定している点でした。社員個人が「自分だけのストレージを用意して欲しい！」といったニーズには OneDrive で応え、「社内全体の情報共有を円滑にしたい！」といったニーズにはSharePoint を使いましょう。うまく使い分けられれば、管理者にとってもエンドユーザーの社員にとっても、双方の業務改善につながります。

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