Microsoft 365 の Exchange Online の基本機能と活用メリット

取引先や顧客、従業員などと円滑なコミュニケーションを取るために欠かせないものがメールサービスです。Microsoft 社が提供している Microsoft 365（※）のなかにも、Microsoft Exchange Online（以下、Exchange Online）というメールサービスが含まれています。Exchange Online は、多様な機能によって社内業務での幅広い活用ができると期待されています。

企業のシステム部門担当者のなかには、「Exchange Online にはどのような機能が備わっているのか」「ほかのメールサービスと比べてどのようなメリットがあるのか」などと疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。

この記事では、Exchange Online の基本的な機能と企業が使用するメリットについて解説します。

※Microsoft 365 は、マイクロソフトグループの企業の商標です。

Exchange Online とは

Exchange Online（エクスチェンジオンライン）とは、Microsoft 社が提供している法人向けのクラウド型メールサービスで、Microsoft 365（旧 Office 365）に含まれています。

社内にサーバーを構築してオンプレミス環境で使用する Exchange Server  のクラウド型のサービスに該当します。

Exchange Online と混同されやすいメール機能に、Microsoft 社が提供する Outlook がありますが、それぞれ特徴が異なります。

▼Outlook と Exchange Online の特徴

Outlook と Exchange Online のどちらか一方でメールのやり取りをすることはできず、2 つを連携させることでメールの作成・送受信が可能になります。

Exchange Online の主な機能

Exchange Online には、メールの作成・送受信に加えてさまざまな機能が備わっています。すべての Microsoft 365 のプラン（Basic・Standard・Premium）で利用できる主な機能には、以下が挙げられます。

予定表の共有

Exchange Online では、ユーザー間で予定表を作成して、スケジュールを共有することが可能です。

予定表を共有するユーザーの連絡先を登録して、共有する範囲（空き時間・予定のタイトル・場所など）を設定することで、指定した従業員と予定を共有できます。

また、予定の登録・共有だけでなく、以下のような設定機能もあります。

▼予定表の共有における設定機能

• 受信したメールに記載されたイベント情報を自動で予定表に追加する
• イベントの時間・場所を設定する
• 予定の日時に合わせてアラームを設定する

社内リソースの管理

Exchange Online のメールボックスを作成して、社内リソースの予約・管理を行うことが可能です。

社内リソースには、会議室や個室ブースなどのオフィス内の施設をはじめ、OA 機器・プロジェター・社用車などの備品が含まれます。

各リソースでメールボックスを作成することによって、Exchange Online 上で予約をしたり、予約情報を共有したりできるようになり、重複予約を防げます。

そのほか、用途に合わせてさまざまな設定が可能です。

▼社内リソースの予約・管理における設定機能

• 予約できる時間帯・最大予約時間・予約受付開始日を設定する
• 稼働時間帯（営業時間帯）のみの予約を許可する
• 予約を自動または手動で承諾するように設定する

メールフロールールの設定

Exchange Online では、メールの送受信時に特定のルールを設定することが可能です。トランスポートルールとも呼ばれます。

設定したルールに適合するかどうか、対象となるユーザー・メールのアドレス（送信先）・メッセージの内容などを検査して、転送による承認や受信のブロックなどの処理を行えます。設定可能な条件・処理は多岐にわたりますが、業務においては以下のような活用ができます。

▼メールフロールールの設定例

• 特定の取引先に送信するメールを上司に転送して承認を行う
• 契約書や提案資料を添付する際に注意事項を記載する
• 受信メールの件名・本文に特定のワードがあった際に、専門部門の担当者に転送する

共有メールボックスの作成

Exchange Online には、複数のユーザーで一つのメールボックスを共有して、送受信・管理を行える機能もあります。

共有のメールボックスを利用することで、個人ユーザーではなく組織からのメッセージとしてメールを送受信できます。複数の従業員でメール管理が行えると、送信忘れや見逃しによるミスを減らせるほか、チェック・返信の時間を短縮することが可能です。

また、統一した窓口でメールの送受信ができるため、社外の取引先・顧客からの問い合わせ窓口としても活用されるケースがあります。

なお、共有メールボックスの作成方法や問題点については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

Exchange Online を活用する 4 つのメリット

Exchange Online には、ほかのメールサービスとは異なるさまざまなメリットがあります。ここでは、Exchange Online ならではのメリットを 4 つ紹介します。

①大容量のメールボックスを使用できる

1 つ目のメリットは、大容量のメールボックスを使用できることです。

Exchange Online では、メールボックスのサイズが 50 GB の大容量（最大で 100 GB）となっており、容量の大きい添付ファイルを多く保存できます。

また、メールの送受信時の最大容量は 150 MB となっているため、一度に多くのファイルやサイズの大きい画像などをやり取りする際もスムーズです。

②会議室・備品の予約を効率的に行える

2 つ目のメリットは、会議室・備品の予約を効率的に行えることです。

会議室や備品などのリソースごとにメールボックスを作成して、効率的な予約管理を行えます。また、予約状況は一覧化されてユーザー間で共有できるため、担当者にメールや電話で使用状況を確認する工数を削減できます。

予約状況を社内で可視化できるようになれば、予約漏れ・忘れの防止にもつながります。

③チームの連携が円滑になる

3 つ目のメリットは、チームの連携が円滑になることです。

Exchange Online では、特定のユーザー間で予定表を共有できるため、会議や打ち合わせなどのスケジュールを調整しやすくなります。個別に従業員の予定を聞く必要がなくなることから、複数人のチームで連携が必要な業務にも役立ちます。

④安全なメール運用を行える

4 つ目のメリットは、安全なメール運用を行えることです。

Exchange Online には、マルウェアやスパムを防ぐ保護機能 Exchange Online Protection が標準搭載されています。これにより、メールを経由した外部からの攻撃を防げます。

また、ATP（Advanced Threat Protection）と DLP（Data Loss Prevention）によるデータの監視・保護によって、メールのセキュリティを強化することが可能です。

ATP は、電子メールのリンクや添付ファイルをチェックして、マルウェアの脅威を検知・防御する機能です。DLP は、データの監視を行い、メールを経由して外部に重要な情報が漏洩するのを防ぐ機能です。

まとめ

この記事では、Exchange Online について以下の内容を解説しました。

●　Exchange Online の概要
●　Exchange Online の主な機能
●　Exchange Online を活用するメリット

Exchange Online には、予定表やメールボックスの共有、社内リソースの予約・管理、メールフロールールの設定などの業務に役立つ機能が備わっています。

これらの機能を活用することで、社内における備品・施設の予約管理を効率化したり、チームの連携を円滑化したり、安全なメール運用を行ったりできます。

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