Microsoft 365 の活用で業務効率化を実現！ツールと機能を紹介

働き方改革により、どの企業にとっても課題となっているのが業務の効率化。どのように業務効率化を図っていくべきか模索を続けている企業も少なくありません。多くの企業で導入されている Microsoft 365 は、ビジネスにおいて必要なツールが用意されているクラウドサービスです。ツールの種類や機能をを把握し、効果的に活用することで業務効率化につながります。
本記事では、まず業務効率化そのものについて考えた上で、それに役立つ Microsoft 365 ツールの機能と活用方法を解説します。

業務効率化とは

業務効率化とは、組織や企業が業務プロセスから「ムリ・ムダ・ムラ」を省いて業務を最適化し、より効率的に活動することを指します。たとえば、適材適所を見極めて社員の能力に応じて業務を振り分けたり、業務プロセスを見直して不要な業務を削減したり、などがあげられるでしょう。自動メールやデータ入力など、重複作業や単純なタスクをツールで自動化することも、人的ミスを減らし、作業時間を短縮する業務効率化の一例です。時間や費用はもちろん、人材も含めたリソースの削減とコストカットを徹底することで、結果として利益の拡大につながります。

業務の効率をあげる目的

なぜ企業は業務効率をあげていかなければならないか、理由を 4 つ解説します。

長時間労働の是正

業務効率化は労働時間を削減し、長時間労働の是正につながります。近年の働き方改革の中で、長時間労働はとくに問題視されている一大トピックです。業務効率化によって、残業時間を減らし、休日出勤もなくせば、社員のモチベーションはあがるでしょう。社員のワークライフバランスを実現する健全な職場が求められているのです。

生産性の向上

業務の効率化と生産性の向上は似たような意味に感じられるので勘違いされやすいですが、その定義は異なります。
業務の効率化は、人材・費用・時間といったリソースそのもののムリ・ムダ・ムラを削減して、効率化を目指すものです。一方で、生産性の向上は、より少ないリソースでどれだけ多く価値を産めるかを指します。「リソースが少なかったため、成果物も少なかった」という本末転倒な状況にならなければ、リソースの削減を目指す業務効率化は結果として生産性向上にもつながります。

費用の抑制

業務効率化はコスト削減にもなります。労働時間が大幅に削減されると、それまで必要だった人件費や光熱費が浮きます。また、デジタル化に取り組むと、紙代や印刷代なども削減可能です。業務効率化で費用を抑えた分は、コア業務など重要な部分に資金をまわしていけるので企業としての成長も早まります。

優秀な人材の確保

業務効率化は優秀人材の確保にもつながります。労働環境が改善されていくことで、社員の離職を防ぐことが可能です。よい労働環境が継続されれば、優秀人材も残ってくれますし、入社希望や転職希望も増えてくるかもしれません。効率化によって時間に余裕が生まれれば、それを人材育成に充てることも可能です。結果として、優秀人材が社内に増えていきます。

業務効率が下がってしまう原因

どの組織も業務効率化を目指すなか、なぜ業務効率は下がってしまうこともあるのでしょうか。ここでは、業務効率が下がってしまう主な原因を 2 つ紹介します。

意思決定が遅い

業務効率が下がる原因の 1 つは意思決定の遅さです。申請から決裁までに時間がかかると、部下の仕事がその分ストップしてしまいます。こういった場合、承認プロセスや承認会議の在り方を見直してみることで改善する可能性があります。承認のための稟議を紙で行っているのであれば、ワークフローシステムを取り入れてペーパーレスにすると効率が大幅にあがるでしょう。

きちんとした社内規定がない

2 つ目の原因は社内規定が不十分であること、あるいはしっかりと社員に浸透していないことです。健全に会社を経営していくうえで社内規定は非常に重要ですが、社員の意識に浸透していなければ意味がありません。企業として大損害につながりかねないミスは、社内規定で未然防止策を打っておき、広く継続的に社員へ周知をしていきましょう。ミスがでてしまうと、それをフォローするための業務が発生してしまい、業務がいつまでたっても効率化されません。

Microsoft 365 で業務効率を改善する

Microsoft 365 を活用することで社内の業務効率を改善できます。Microsoft 365 が企業の業務改善に役立つ理由をみていきましょう。

ランニングコストとライセンス

Microsoft 365 はクラウドサービスであるため、自社にサーバーを設置したりメンテナンスをしたりする必要はありません。導入コストをあまりかけずに利用できるため、コストをかけたくない企業も導入しやすいでしょう。ライセンスも必要数に合わせて柔軟に変更が可能です。社員の入れ替わりが激しい企業でも、ライセンスを余らせてしまう心配はありません。

レスポンスのよいコミュニケーションツール

社内・社外問わず、メールよりもチャットの方がコミュニケーションのスピードは格段に速いです。とくに、社内業務の連絡は Microsoft Teams を使ったチャットが非常に便利です。Teams なら、チャットの流れからそのままビデオ会議を開催できたり、Excel などのファイルを共同で編集できたりします。ゲストアクセス機能を使えば、組織外のユーザーも招待して、ビデオ会議や共同編集が可能です。Microsoft Teams を活用することで、コミュニケーションにかかるコストが削減され、業務効率化につながります。ただし、やり取りの記録を残しておきたい場合など、チャットよりもメールの方がベターなシチュエーションはあります。まずは、メールでやり取りするべき場面、チャットでもよい場面を社内で検討することが必要です。

ファイルストレージ＆共有機能

Microsoft 365 に含まれる、OneDrive や SharePoint などの大容量クラウドストレージを活用すれば、自前のサーバーは不要で、大切なデータを Microsoft のセキュリティに守られたクラウド上に保管しておくことができます。クラウドストレージなので、場所や端末を問わずにどこからでもデータにアクセスでき、社内の共有のファイルサーバーとして機能します。ファイルデータを共有する際はアクセス権限の管理もできるため、「どのユーザーが、どこまで操作（閲覧・編集）できるのか」を細かく設定可能です。Microsoft 365 なら、万全で安心のデータ保管から、チームへのスムーズな情報共有まで実現できます。

Microsoft 365 のツールの活用方法

Microsoft 365 で提供されているサービスはさまざまありますが、Word や Excel などの基本 Office ソフトのほかに、どういったツールがあるのかを紹介します。どのツールも、取り入れ方次第で大きく業務効率化につながります。

基本 Office ソフト

基本 Office ソフトとは、Word・Excel・PowerPoint のことです。社内で用いる文書や会議資料の作成に基本オフィスソフトを用いる企業も多いでしょう。後述する Microsoft Teams と連携させることで、複数人での同時編集もできます。

Microsoft Teams

Microsoft Teams は、チャットやビデオ会議機能などを基本としたコミュニケーションツールであり、社内コミュニケーションの基盤となるものです。チャット画面からは、ファイル共有・共同編集や、ビデオ会議などさまざまなビジネス活動に展開できます。無料でも利用できますが、有料版ではビデオ会議をレコーディングできたり、リアルタイムで文字起こしができたりと機能が豊富です。

OneDrive for Business

OneDrive for Business はオンラインストレージサービスです。ユーザーごとに 1 TB の容量が付与されます。オンライン上でファイルをアップロード、共有、管理でき、デバイス間での同期も可能です。対応している拡張子が多いため、業務で扱うほとんどのデータをアップロードしておけます。セキュリティやアクセス制御の機能も備えており、組織内でのファイル共有を効率化してくれます。バックアップや復元機能により、データの保護にも安心のストレージです。

SharePoint Online

SharePoint Online は社内でファイル共有や情報共有を行うためのツールです。社内ポータルサイトを構築して、お知らせや掲示板などの機能を実装したり、記事を追加したりできます。承認ワークフローを構築することも可能で、承認業務の効率化にも役立ちます。SharePoint 内に格納されているファイルは共同編集も可能です。文書管理機能やファイル検索機能なども備わっており、OneDrive for Business が個人向けのストレージであるのに対して、SharePoint Online は組織向けのストレージです。

Outlook

Outlook は、電子メールやカレンダー、タスク管理などの機能を備えた個人情報管理ツールです。電子メールの読込から作成（送受信は後述する Exchange Online が必要です）、予定の管理、会議のスケジュール作成、連絡先の管理などが行えます。カスタマイズ性にも優れ、メールのフィルタリングや自動返信の設定、カレンダーの共有など、業務効率化に役立つ機能が多いです。ビジネスシーンでのコミュニケーションやスケジュール管理をサポートしてくれます。

Exchange Online

Exchange Online は、クラウドベースの電子メールとカレンダーサービスです。Exchange Online ではメールの送受信が可能です。メールサーバーを社内に構築しなくても、Exchange Online さえ導入すれば多機能なメールシステムが使えるようになります。大容量のメールボックスをもち、セキュリティも万全です。上述した Outlook と組み合わせて使うことで、メール業務のすべてをカバーできます。

Planner

Planner は、円滑に業務を行うためのタスク管理ツールです。業務の進捗状況を把握したり、プロジェクト管理したりする際に役立ちます。操作も直感的に行え、ダッシュボード上にタスクカードを作成していくことで、タスクの可視化とチームでの共有が可能です。タスクカードには、期限やチェックリスト、関連ファイルなどタスクに関する細かい情報を随時追加できます。

OneNote

OneNote は、デジタルノート機能をもつアプリです。手書きのメモや図などもデータとして管理することが可能です。PC とスマホなど、複数のデバイスで共有できるので、たとえば PC で記録を取った過去の会議の議事録を、出先や自宅からスマホで確認することができます。複数人での同時編集も可能なので、チームでアイデアをまとめたいときにも役立ちます。

Yammer

Yammer は、社内専用の SNS 掲示板のような機能をもっており、社員同士の交流を生むコミュニケーションツールです。質問やメッセージ投稿、ファイルの共有・共同編集ができます。Teams は 1 対 1 や複数人グループでのコミュニケーションに適していますが、Yammer は「1対多」のコミュニケーションに強く、情報を社内メンバーに広く伝えられます。

Forms

Forms はアンケートや投票フォームなどを作成するツールです。内容作成から結果集計までを Forms 内で完結させられる点が特徴です。活用できるテンプレートもそろっており、デザイン性の高いアンケートを簡単に作成できます。作成後、リンクもしくは QR コードを発行し、即座に回答者に共有できます。結果を細かく分析したい場合には、Excel にエクスポートすることもできます。社内でアンケートを集める際には大いに活躍するアプリです。

Stream

Stream というビデオサービスでは、映像コンテンツをチームに簡単に共有できます。最近では動画を使って社内研修をしたり、会議をしたりすることも増えているため、Stream の活躍の場は広がっています。配信側も視聴側も操作が直感的に行え、スマホやタブレットなど端末を選ばず動画視聴が可能です。アップロードも簡単で、共有したいグループに映像データをドラッグ & ドロップするだけです。Teams 会議のレコーディングを Stream で社内共有するという使い方が代表的な活用例ですが、ほかにもさまざまに工夫の余地があります。

まとめ

Microsoft 365 は、多くの企業で利用されているクラウドサービスであり、業務効率化に役立つツールを提供しています。業務効率化の目的は、長時間労働の是正や生産性の向上、費用の抑制、優秀な人材の確保です。Microsoft 365 を活用することで、業務効率の改善が可能です。ランニングコストやライセンスの柔軟性、レスポンスのよいコミュニケーションツールやファイルストレージなど、自社の課題にぴったりのメリットを提供してくれるツールが見つかったのではないでしょうか。ここで紹介した多種多様なツールを適切に活用することで、業務効率化を実現し、生産性向上やコスト削減につなげていきましょう。