Microsoft 365 のアドオンを活用しよう！ おすすめの拡張機能で業務の効率アップ

Microsoft 365（※）は、Office アプリケーション（以下、アプリ）を含むあらゆるサービスを利用できる、Microsoft 社が提供するサブスクリプションサービスです。さまざまな機能を持つアプリが揃っていますが、アドオンと呼ばれる追加パッケージを利用することで、その機能をさらに拡張できます。

Microsoft 365 を導入している企業のシステム部門では、「Microsoft 365 のアドオンにはどのようなものがあるのか知りたい」「業務の効率化に向けて、もっと Microsoft 365 を活用したい」などと考える方もいるのではないでしょうか。

この記事では、Microsoft 365 におけるアドオンの概要と、業務効率化に役立つおすすめの機能を解説します。

※Microsoft 365 は、マイクロソフト グループの企業の商標です。

Microsoft 365 をさらに便利にするアドオン（拡張機能）

Microsoft 365 には、アドオンと呼ばれる機能追加パッケージがあります。

アドオンを利用することで Microsoft 365 の機能が拡張され、さまざまな業務に有効活用できるようになります。

Microsoft 365 と併用する外部ツールを一括管理することで、部署ごとにカレンダーを共有したり、タスクやワークフローの管理をスムーズにしたりできます。また、Microsoft Office へ外部データを取り込むことが可能です。

Microsoft 365 のアドオンで追加できるおすすめ機能

Microsoft 365 にはさまざまなアプリが含まれており、アドオンも多岐にわたります。以下では、アドオンで追加できるおすすめ機能と業務での活用例を紹介します。

①SharePoint のポータルサイトを使いやすくする

Microsoft SharePoint （※）では、ポータルサイトの作成が可能です。アドオンを使用することで、そのデザイン性を向上できます。

▼例

●　見出しパーツでページ内のコーナーを分かりやすく表示する
●　タグ形式のニュースパーツでニュースの視認性を向上する
●　タイトルや本文を含むキーワード検索ができるようにする
●　内容に対するコメントを掲載できるようにする
●　画像リンクのデザインを調整する

※Microsoft SharePoint は、マイクロソフト グループの企業の商標です。

②備品や施設を SharePoint のみで予約管理する

アドオンを利用すると、備品や施設の予約を Microsoft SharePoint のみで簡単に管理できるようになります。

Microsoft SharePoint のカスタムリストで予約管理する際に起きやすい重複予約も、アドオンの活用により防止することが可能です。

③ワークフローをデジタル化する

アドオンを使えば、Microsoft SharePoint で社内の承認申請や決裁などのワークフローを構築できます。ワークフローのルートは Microsoft 365 のユーザーやグループと連携して構築することが可能です。

また、ワークフロー承認後に、管理者が PowerShell で設定を行っているケースがありますが、アドオンを活用すれば設定作業の自動化を図れます。

Microsoft 365 のアドオン導入事例

輸送機器メーカーにおいて、業務に Microsoft 365 のアドオンを取り入れることで、社内の申請ワークフローをシステム化、決裁スピードアップした事例です。

▼導入課題

「パートナー会社と安全に情報共有を行うためのサイトを Microsoft SharePoint に構築したい。またそのサイトをスピーディーに構築するために、ワークフローのシステムを活用したい」

▼取り組み内容

●　ワークフローシステムを『 ez ワークフロー 』をベースにカスタマイズ
●　ハンズオントレーニングの受講

▼結果

●　社内の申請ワークフローをデジタル化して、決裁スピードの向上を実現した
●　ワークフローシステムの運用・保守を社内で実施できるようになり、ランニングコストが下がった

まとめ

この記事では、Microsoft 365 のアドオンについて、以下の内容を解説しました。

●　Microsoft 365 をさらに便利にするアドオン（拡張機能）
●　Microsoft 365 のアドオンで追加できるおすすめ機能
●　Microsoft 365 のアドオン導入事例

Microsoft 365 にはアドオンと呼ばれる機能追加パッケージがあり、利用することでさまざまな業務の効率化が図れます。有効な活用方法としては、Microsoft SharePoint のポータルサイトを使いやすくすることや、備品や施設を Microsoft SharePoint のみで予約管理すること、ワークフローのデジタル化などが挙げられます。

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