Microsoft 365 でできることは？ 基礎知識と5つの機能・サービス

働き方改革の推進やリモートワークの普及が進む今、時間・場所を選ばずに効率的に業務を行える環境を整備することは企業における課題の一つとなっています。なかでもさまざまな企業の業務に活用されているのが、Microsoft 365（※）です。

紙媒体を中心とした業務から脱却して効率化を図りたいとお考えの企業のなかには、「Microsoft 365 にはどのような機能があるのか」「導入して何ができるのか？」などと疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。

この記事では、Microsoft 365 の基礎知識と導入によってできることについて解説します。

出典：厚生労働省『 テレワークではじめる働き方改革 』／総務省『 令和2年版 通信白書 テレワークの推進 』

※Microsoft 365 は、マイクロソフトグループの企業の商標です。

Microsoft 365 とは

Microsoft 365 とは、Microsoft 社が提供するサブスクリプションサービスのことです。

文書作成ができる Microsoft Word（※）や表計算ができる Microsoft Excel（※）などを含む Office アプリのほか、クラウドストレージ、グループウェアなどの包括的なサービスを利用できます。OS や Office ソフト、アプリなどが自動的にアップデートされるため、常に最新版を利用できることも特徴です。

また、利用形態はサブスクリプション型となっています。従来の買取型の（永続ライセンス版）Office ソフトとは異なり、機能追加のアップグレードやサポート終了による買替えは不要です。

Microsoft 365 のビジネス向けのプランは、一般法人向けと大企業向けの 2 つのプランに大きく分けられており、月額料金や利用できる機能などが異なります。

主な機能の利用可否について、以下にまとめています。

▼一般法人向け

（すべて含まれる→○、一部含まれる→△、含まれない→✕）

▼大企業向け

（すべて含まれる→○、一部含まれる→△、含まれない→✕）

※Microsoft Word、Microsoft Excel は、マイクロソフトグループの企業の商標です。

Microsoft 365 でできることと活用方法

Microsoft 365 は、日々の業務に役立つ機能が備わっています。ここからは、Microsoft 365 でできることや企業における活用方法を解説します。

①マルチデバイスで利用できる

Microsoft 365 は、Windows PC や Mac、タブレット、スマートフォンなどのさまざまなデバイスにインストールして利用できます。一般法人向けプランでは、1 ライセンス 5 台までインストールしてサインインすることが可能です。

▼活用方法

●　オフィス外の自宅や外出先などで業務を行う
●　移動中の緊急対応が必要な場合に、スマートフォンから確認を行う

②ファイルの保存・共有・共同編集ができる

Microsoft 365 では、1 TB の大容量保存が可能なクラウドストレージサービスの OneDrive アプリを利用できます。業務に使用するファイルやドキュメント、プレゼン資料などを保存して、どのデバイスからでもアクセス・閲覧・編集が可能です。

また、OneDrive 上に保存されたファイルやドキュメントは、複数人で同時編集することもできます。変更内容はリアルタイムで更新されるため、異なるバージョンのファイルが混在してしまうのを防げます。

▼活用方法

●　リモートワークの従業員とプレゼン資料を共同して作成する
●　クラウド上にデータを保存してパソコンの容量を削減する

📁ファイル共有をもっと便利に、もっと安全に

SharePoint を使えば、部署ごとの資料管理や社内ポータルづくりも効率化できます。詳細は「SharePoint で業務改善」をご覧ください。

③豊富な機能・サービスを利用できる

Microsoft 365 には、Word・Excel・PowerPoint といった Office ソフトに加えて、業務効率化や情報共有に役立つさまざまな機能・サービスが備わっています。

主な機能・サービスとしては、以下が挙げられます。

▼Microsoft 365 の主な機能・サービス

なお、Microsoft Exchange については、こちらの記事で解説しています。

④セキュリティ対策・データ保護ができる

Microsoft 365 内で利用できるサービスには、セキュリティ対策やデータ保護に関する機能が備わっているため、安全にアクセス・利用できます。セキュリティ対策やデータ保護に関する機能には、以下が挙げられます。

▼セキュリティ対策やデータ保護に関する機能

●　Exchange Online Protection により、スパムやマルウェアなどの脅威からメールを保護する
●　ユーザー権限の設定によってアクセスを制御する
●　指定の日数でパスワードのリセットを求める
●　パソコン上に保存されたデータを、クラウド上の OneDrive に自動でバックアップする
●　Microsoft アカウントの 2 段階認証を設定する

業務においては以下のような活用ができます。

▼活用方法

●　従業員ごとに異なるアクセス権限を付与する
●　印刷を禁止して社外への情報持ち出しリスクを減らす

なお、Microsoft 365 のセキュリティ対策については、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

🔒Microsoft 365 のセキュリティ設定、適切にできていますか？

ez office は、共有設定やアクセス権限の見直しなど、安全な運用のための設定をサポートします。

→運用・設定について相談する

⑤生成 AI を活用して業務を効率化できる（Copilot）

Microsoft 365 では、生成 AI アシスタントの Copilot を利用できます。Copilot は Word・Excel・PowerPoint・Outlook・Teams などのアプリに組み込まれているので、使い慣れたアプリの中でそのまま AI に作業を頼めるのが特長です。 「この文書を要約して」「このデータをグラフにして」のように、ふだんの言葉で指示するだけで、文書の作成や要約、データ分析などを手伝ってくれます。

▼Copilot でアプリごとにできること

Copilot には大きく分けて、対象の Microsoft 365 プランに追加料金なしで含まれる「Microsoft 365 Copilot Chat」と、有料のアドオンライセンス「Microsoft 365 Copilot」の 2 種類があります。無料の Copilot Chat で社内資料を使う場合は、ファイルを自分でアップロードしなければなりません。一方、有料ライセンスなら、Copilot が Microsoft Graph と Work IQ を通じてメールや会議、チャット、ファイルなどの社内情報を自動で参照し、回答してくれるのが大きな違いです。

▼Copilot のアドオンプラン

なお、Microsoft 365 Copilot Business を利用するには、Microsoft 365 Business Basic／Standard／Premium、または Microsoft 365 Apps for business の契約が別途必要です。Copilot が参照できるのは、利用者がアクセス権限を持つ情報に限られます。ただし、共有範囲が広すぎるファイルは、本来見る必要のない人への回答に表示されることがあります。導入前に、SharePoint や OneDrive の共有設定を見直しておくと安心です。

このほか、Microsoft 365 のプランと Copilot をまとめた、Copilot 付きのプランも用意されています。

▼Copilot 付きのプラン

Business Standard と Microsoft 365 Copilot Business を別々に契約した場合、合計 5,246円 ユーザー／月となるため、Copilot 付きのプランのほうが割安になります。

まとめ

この記事では、Microsoft 365 でできることについて以下の内容を解説しました。

●　Microsoft 365 の基礎知識
●　Microsoft 365 でできることと活用方法

Microsoft 365 は、Office ソフトに加えて、リモート環境での共同作業を安全かつスムーズに行うためのさまざまな機能・サービスが備わっています。業務の効率化や情報共有の円滑化に向けて、導入を検討されてはいかがでしょうか。

『 ez office 』では、Microsoft 365 を活用したさまざまな業務改善支援サービスを提供しております。貴社のお悩みやご要望に合わせて、Microsoft 365 の有効な活用方法をご提案いたします。

なお、Microsoft 365 を使いこなす方法については、こちらの記事で解説しています。

Microsoft 365 無料相談実施中

業務効率化などを背景に、Microsoft 365 の導入、活用に関して、​お困りごとはございませんでしょうか？​

• 自社の規模や業務に合わせた料金プランを選びたいが、どれが適しているか分からない
• ​​​​​​​Microsoft 365 の導入を検討しているが、設計・構築・運用方法などの知見がない
• Microsoft 365 の ​​​​​​​SharePoint で社内ポータルサイトを構築しているが、社員の活用が定着しない​

ネット上には多くの情報があり、調べるのも大変ですし、自社にとって何がいいのかイメージするのも難しいですよね。​
当社ではそんな皆様に向け、無料相談会を実施しております。​
お客様のお悩みやご要望に合わせた個別相談も承っておりますので、​是非、お気軽にお問い合わせください。​
私たちと一緒に、業務改善をスタートさせませんか？

→Microsoft 365 に関する無料相談のお問い合わせはこちら