【タスク管理ツール】Microsoft Planner を最大限に活用！プロジェクトやタスクも楽々管理

Microsoft 365 では、タスク管理が可能なツールはいくつかあります。複数ある Microsoft 365 のタスク管理ツールの一つ「Microsoft Planner」は、タスク管理がしやすいだけでなく、Office アプリとの連携にも優れています。本記事では、 Microsoft 365 でタスク管理ができるツールや、Planner の特徴と使い方などについて紹介いたします。Planner を用いることで、やるべきタスクを一元化して整理したり、メンバー間でタスクの共有がスムーズに行えたりするため、業務の効率化につながります。

なお、Planner の料金プランについては、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

Microsoft 365 でタスクやプロジェクトの管理ができるツール 4 選

Microsoft 製品でタスクやプロジェクトの管理を行えるツールは下記の 4 つがあります。

●　Teams
●　To Do
●　Whiteboard
●　Planner

Microsoft 365 を契約していれば、どのツールも追加料金なしで使用可能です。それぞれのツールについて解説していきます。

① Teams

Teams は Microsoft 製品のなかでも、基本となるコミュニケーションアプリです。社内でのやりとりに Teams を使っている企業も多く、上記 4 つのツールのなかでは最も知名度が高いかもしれません。ユーザー同士のチャットやビデオ会議に活用されることも多いですが、Word や Excel などのファイルを共有して複数人で同時編集もできます。Teams におけるタスク管理について、主な特徴を紹介します。

チームやチャネルでタスク管理

Teams でタスク管理を行うには、部署やプロジェクトごとにチームやチャネル（Teams での小グループ名）を作成する方法があります。チームやチャネルはいくつも作成できるので、所属グループごとにタスクを整理できます。ただし、後述しますがこの場合は Teams のみではなく、Planner と連携させる方法が効果的です。

タスクの情報共有と同時編集

同じチームに所属しているユーザーは、タスクの進捗具合をチャット画面からいつでも確認できます。チャットでアドバイスをしたり、場合によってはそのままビデオ会議をつないでファイルを同時編集したりして作業を進めることも可能です。

② To Do

個人のタスク管理に向いているアプリが To Do です。To Do とは「やること」という意味であり、名前の通りタスク管理がメインのアプリです。Outlook と連携させることも可能で、メール内容からタスクを作成できます。Planner よりは、共有機能を含めて機能の数は少ないです。シンプルに「とりあえずタスクを整理しておきたい！」といった場面で活用されることが多いです。どちらかといえば、チームやプロジェクトのタスク管理よりも個人の毎日のタスク管理に向いているかもしれません。To Do におけるタスク管理について、主な特徴を紹介します。

シンプルでかんたん操作

上述の通り To Do は Planner ほど多機能ではありませんが、シンプルで使いやすい点が特徴です。To Do のホーム画面から「タスクの追加」をクリックし、「やるべきこと」を思いつくまま追加しましょう。書き出したタスクから今日すべきことを「今日の予定」に追加すると、今日すべきタスク一覧が表示できます。スマホアプリからもアクセスでき、操作の工程数が少ないので気軽に利用できます。

リストをカテゴリ別にソートできる

「家庭」と「仕事」などのように、タスクをカテゴリでわけて管理できます。カテゴリ別で自分のタスクをわけて管理しておくことで、何をすべきなのかスッキリ整理できますね。リマインダーの機能もついており、スマホアプリに通知をだすことも可能なので、仕事でもプライベートでも活躍します。

③ Whiteboard

Whiteboard は名前の通り、クラウド上で複数人による同時編集が可能なデジタルホワイトボードです。複数人でプロジェクトのアイデアをまとめたり、プランをたてたりする際に活用できます。画像や Word、Excel などのファイルの挿入ができるうえ、タブレット上からアクセスすればタッチペンで手書きのデータを残すことも可能です。Whiteboard におけるタスク管理について、主な特徴を紹介します。

可視化しやすいテンプレート

Whiteboard にはタスク管理やプロジェクト管理に便利なテンプレートが複数用意されています。たとえば、タスクの進捗状況が一目でわかる「かんばん」を使えば、タスクが記入された付箋を「未処理」「進行中」「完了」などの段階ごとにわけておくことができます。他にも、「ブレインストーミング」や「週間プランナー」などのアイデアだしやプロジェクト管理に優れたテンプレートが追加料金なく利用可能です。

直感的な操作

タスクを書いた付箋はドラッグアンドドロップなどで直感的に操作ができます。手書き文字を自動認識してくれたり、図や表をかんたんに描けたりと使いやすさは抜群です。

④ Planner

Microsoft Planner は、Microsoft 365 のなかで最も基本となるタスク管理ツールであり、タスク管理に特化しています。Planner 上では、タスクをシンプルにわかりやすく表示することができ、非常に使いやすいアプリです。To Do よりもツールとしての規模が大きく、機能が豊富です。個人向けというよりは、部署やプロジェクトチームなど小グループでのタスク管理に最適です。Planner の特徴や使い方については後述しますが、Microsoft Teams との連携ができます。連携機能を使うことで、Teams 上から Planner にアクセスしてタスクを加えたり確認したりといったことが可能です。Planner のタスクについてのやりとりを Teams で行っている企業もあります。

Planner の 4 つの特徴と使い方

上記で紹介したツールのなかでも、とくにタスク管理に特化した Planner について、特徴や使い方を詳しく紹介していきます。

① わかりやすいタスク管理

Planner でのタスク作成は非常にかんたんです。慣れれば 30 秒ほどでもタスク作成ができます。タスクには必要に応じて下記のような情報の追加が可能です。タブやカレンダーから入力事項を選択できるので入力の手間も省けます。

●　バケット
●　進行状況
●　優先度
●　開始日
●　期限

バケットはタスクを分類するための機能です。バケットを選択しておくことでタスクのソートが可能になります。たとえば、担当者ごとや進捗状況ごとにタスクの並び替えができます。また、タスクには画像などのファイルを添付することも可能です。タスクカードの作成もかんたんで、視覚的にわかりやすく管理できます。

➁ 進行状況を可視化する

グラフビューを使用してタスク状況の可視化が可能です。Planner 上部のタブから「グラフ」をクリックすると、タスクに関するグラフ画面に移ります。「今あるタスクの担当は誰なのか」「各タスクの進捗具合はどうなっているのか」「納期に間に合わなさそうな緊急タスクはないか」などを一目で判断できるので、業務の振り分けや優先順位を考える際には非常に便利です。

➂ Office アプリの共有や連携

Planner は Microsoft の他のアプリとも連携できます。Teams との連携については詳しく後述しますが、たとえば Word や Excel などよく使用される Office アプリを Planner から共同編集できます。他にも SharePoint と連携させることで、SharePoint サイトからも Planner 上のタスクを確認したり、操作したりといったことが可能です。

➃ チームメンバーのコミュニケーション促進

Planner にはコメント欄があるため、タスクに関するコミュニケーションをメッセージでやりとりすることが可能です。コメントは次の手順で追加できます。

1. タスクを選んで詳細を表示させる
2. コメントボックスにメッセージを記入
3. 「送信」をクリック

コメントを投稿すると、チームに通知が入ります。コメント投稿後は削除や編集ができないので注意が必要です。

Teams と Planner を連携するメリット

Teams と Planner を連携させることで、両者のアプリを個々に立ち上げる手間が省けます。チームでのコミュニケーションとタスク管理を一元化して効果的な管理が可能です。たとえば、タスクの進捗状況を把握しながら、同時にチャットで指示をだすといったことがひとつのツールで完結します。また、チームのメンバー間でタスクの進捗状況を報告し合う手間も省けますね。連携方法は非常にかんたんです。

チームを作成したら、「＋」をクリックして「タブの追加」画面を表示させます。「チームのタブ」から Planner を選択しましょう。Planner と連携する設定画面が表示されるので、「新しいプランの作成」からタブ名を入力して「保存」をクリックします。これで、Teams と Planner の連携は完了です。
Teams の画面では上部のタブ一覧に入力した Planner のタブ名が表示されています。Planner を立ち上げると、Teams から登録したタブ名のプランが表示されています。

下記のブログでも Teams と Planner の連携する方法を図解付きで説明しています。是非、ご参照ください。

まとめ

本記事では、Microsoft 365 で使えるタスク管理ツールについて紹介してきました。Microsoft 製品にはタスク管理ツールがさまざまありますが、企業内でタスク管理を行うのであれば、部署やプロジェクトごとにタスクを組める Planner は非常に便利です。タスクの進捗をグラフ化したり、Teams など他のアプリとの連携ができたりなど機能も豊富です。Teams との相性がよいため、Teams と Planner を連携させて、タスク状況を把握してコミュニケーションがとれるように整えている企業も少なくありません。すでに Teams で業務を進めている企業にとっては、Planner を導入することでタスク管理業務の工数削減を図れるでしょう。ぜひ、Planner を活用して業務改善に取り組んでみてくださいね。