	課題	目的
例1	各営業担当者の能力にばらつきがあり、優秀な従業員の知識やノウハウが活用されていない	各営業担当者の知識やノウハウなどのナレッジを集約して、売上が低い従業員への育成に役立てたい
例2	テレワーク中や出張中の従業員との連絡方法が電話・メールになっており、ファイルの共有や進捗確認に時間と労力がかかる	場所・時間を問わずに、離れた場所にいる従業員とタスク状況の確認やファイルのリアルタイムな共有を行いたい

情報共有の目的を踏まえたうえで、各部署やチームでどのような情報を共有する必要があるかを一つひとつ洗い出します。

共有する情報を業務フローごとに洗い出して整理することで、情報共有のためのツールや必要な機能を検討しやすくなります。

▼目的と共有する情報

目的	共有する情報
営業部門のナレッジ共有	顧客情報営業のための提案資料商談の内容顧客からのフィードバック　など
チームや部門間での業務に関する情報共有	タスクの内容スケジュール契約書類プレゼン資料日報　など

紙媒体で管理していた資料や報告書などのアナログ形式の情報については、デジタル化してデータとして保存・共有できるようにします。

アナログ形式の情報をデジタル化する際は、情報のカテゴリに応じてデータの形式を統一しておくと、ツールでの管理や連携がしやすくなります。

▼アナログ形式の情報をデジタル化する例

社内の情報共有を円滑化するには、オンライン上でリアルタイムな情報共有ができるツールを活用することが有効です。

情報共有に役立つツールにはさまざまな種類があるため、目的や共有したい情報の内容に応じて選択することがポイントです。

▼情報共有に役立つツールの例

ツール	できること
チャットツール	メールよりも手軽にテキスト入力による双方向でのメッセージのやり取りができる。また、過去のメッセージを遡りやすい。
グループウェア	チャット・ビデオ通話・スケジュール管理・ファイル共有などの機能がまとめられている。チームでのミーティングや進捗管理、共同作業などを行える。
オンラインストレージ	クラウド上で業務に必要なファイルやデータを管理・共有できる。
ナレッジマネジメントツール	業務知識やマニュアル、個人が持つノウハウ・経験などを蓄積できる。また、検索機能やファイル共有機能があり、組織内で手軽に共有できる。
社内ポータルサイト	業務に関する情報や資料などの社内にある膨大なデジタルデータを横断的に検索できる。

社内の情報共有に役立つツールと選定のポイントについては、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

円滑な情報共有ができる社内体制を構築するポイント

社内の情報共有を円滑に行うためには、単にアナログ形式の情報をデジタル化したり、ツールを導入したりするだけでなく、現場で活用されるための体制づくりが欠かせません。社内体制を構築するポイントには、以下の2つが挙げられます。

情報共有の円滑化を図るには、「何の情報をどのような形式や方法で共有するか」「ツールをどのように活用するか」を定めた運用ルールを策定することが重要です。

情報を保存するデータ形式や記述方法、範囲などが従業員によって異なると、情報共有が煩雑化してしまう可能性があります。以下のような項目についてルールを定めておくと、社内の混乱を防いで情報共有の仕組みをつくれます。

▼運用ルールを策定するポイント

シンプルで使いやすいツールを選択することもポイントの一つです。

情報共有のためのツールが複数存在したり、機能が多岐にわたったりする場合には、従業員が「使いにくい」と感じる可能性があります。

「ツールを導入したものの使ってもらえない」という事態を避けるためには、直感的な操作がしやすく、ほかの製品とも柔軟に連携できるツールを選択することが重要です。

また、従業員のなかにはツールの使い方に慣れていない人もいると考えられます。ツールを有効活用してもらうには、事前に研修を実施したり、基本的な操作方法や業務での活用例などをまとめたマニュアルを作成したりすることも必要です。

まとめ

この記事では、社内の情報共有について以下の内容を解説しました。

社内の情報共有を円滑にするには、社内の横断的かつリアルタイムな情報共有ができる体制を構築することが重要です。

情報のデジタル化やツールの導入を進める際は、現状課題を踏まえて目的を明確化したうえで「何の情報をどのような形式や方法で共有するか」を決める必要があります。

また、ツールを活用する際は、運用ルールを策定して情報共有の仕組みを整えるとともに、従業員が直感的に使いやすいツールを選択することがポイントです。

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