SharePoint のクイック リンク Web パーツとは？基本から活用方法まで徹底解説

Microsoft 365 の SharePoint Online（以降、SharePoint）は、多くの企業で活用されているコラボレーションプラットフォームです。その中でも「クイック リンク Web パーツ」機能は、よく使うサイトやドキュメント、外部リンクを簡単にアクセスできるようにする便利なツールです。

本記事では、クイック リンク Web パーツの基本から活用方法、設定手順までを詳しく解説します。

クイック リンク Web パーツとは？

クイック リンク Web パーツは、SharePoint において複数のリンクを一つの場所にまとめて配置し、サイト訪問者にわかりやすく表示することができる便利な機能です。この機能を活用することで、必要な情報やリソースへのアクセス性が大幅に向上し、効率的かつスムーズなナビゲーションを実現します。

特にビジネス環境では、クイック リンク Web パーツを利用して社内向けドキュメントや外部リソース、プロジェクト関連ページを簡潔に整理できるため、関連する情報の検索や確認が迅速に行えます。その結果、情報が整然と配置されたポータルサイトが構築できるため、業務効率の向上にもつながります。

また、クイック リンク Web パーツはレイアウトのカスタマイズが可能で、サイトのデザインや目的に応じて異なる表示形式を選択できます。これにより、見た目にも魅力的で、ユーザーにとって使いやすいインターフェースを作成することができます。

クイック リンク Web パーツを適切に配置し、視覚的にも整理されたレイアウトを採用することで、サイト全体の利便性と魅力をさらに高めることが可能です。

クイック リンク Web パーツの追加手順

クイック リンク Web パーツを追加する手順は直感的で分かりやすい設計となっています。

まず、SharePoint の編集モードに入り、「新しい Web パーツを追加」のアイコンをクリックします。

表示された一覧から「クイック リンク」を選択することで、操作が開始されます。クイック リンクを選択するとサイドバーが表示され、各リンクの詳細な設定が可能です。具体的には、リンク先の URL やタイトルを入力する他、必要に応じて詳細な説明文を追加できます。

さらに、視覚的な効果を高めるためにサムネイル画像を設定し、アイコンの使用やリンクのレイアウトを調整して、より魅力的な表示を実現することができます。配置済みのクイック リンクは後から簡単に編集可能なため、ビジネス要件やレイアウトの変更に柔軟に対応できます。

クイック リンク Web パーツのカスタマイズ

表示形式の選択

表示形式の選択は、クイック リンク Web パーツの使い勝手を大きく左右します。利用者のニーズに合わせて、目的に適したレイアウトと設定を選ぶことが求められます。

ここでは、各レイアウトについて詳しく紹介します。

コンパクト

コンパクト形式は、リンクを効率的に表示したい場合に非常に有用なレイアウトです。限られたスペースに多数のリンクをまとめることで、必要な情報を素早く確認することができます。

この形式では、リンクのサムネイルやタイトルを活用し、情報の表示を直感的かつ整理された形で提供することが可能です。特に、小さな画面のデバイスでは、コンパクトな配置と適切なアイコンの設定により、多くの情報を見やすくまとめることができます。訪問者は視覚的に整理されたリンク群から目的のデータを簡単に見つけることができ、効率的なアクセスが実現します。

また、この形式の採用によって、情報の管理や作業の進行がスムーズに進むだけでなく、リンクの表示がわかりやすくなるため、ユーザーの体験価値を向上させます。整理されたレイアウトと適切な設定を施すことで、利用者が必要な情報を速やかに取得できる環境を提供します。

映写スライド

映写スライド形式では、視覚的に訴求力の高いプレゼンテーションが可能です。この形式は、大きなアイコンや画像を使用し、リンクを順番に表示するスライドショー形式で構成されており、ユーザーにとってわかりやすいレイアウトを提供します。

各スライドに適切なサムネイルやタイトルを設定し、情報をより効果的に伝えることができます。この形式は訪問者に特定のリンクへの関心を引きやすくすると同時に、大きなビジュアルを活用することで、重要な情報を強調するのに適しています。

複数のリンクを同時に全て表示しきれない場合であっても、スライド機能を用いることで、情報を順番に提示できる柔軟さを持たせています。このレイアウトの特性を活かし、用意したリストやアイコンの適切な配置を工夫することで、視覚的なインパクトを高めることが可能です。

また、スライドごとの設定を最適化することで、情報の接触頻度を増やし、ユーザーの記憶に残りやすい体験を提供できます。サムネイルやタイトルの表示を工夫しながら、訪問者の興味を引く構造を構築することは、映写スライド形式の大きな利点です。

スムーズなクイックリンクの提供や重要な情報の効果的な強調によって、ユーザーエクスペリエンスを向上させることが可能です。

グリッド

グリッド形式は、多くのリンクを効率的に整理し、一度に視認しやすい形で表示できるレイアウトです。この形式ではリンクが格子状に整然と配置され、それぞれの情報が際立つことで、ユーザーが必要な情報を迅速に探し出せます。

また、直感的で視覚的に優れた設計が可能です。複数のリンクを一目で確認できるため、全体像を把握しやすく、情報の整理が容易になります。

この形式は、ユーザーが必要な情報を視覚的に選択しやすくするだけでなく、大量の情報をわかりやすく整理して表示するニーズに応える優れたツールです。特に、デザイン性と機能性の両側面から情報の配置を工夫することで、視認性が向上し、ユーザー体験をさらに向上させることが可能です。

ボタン

ボタン形式は、ユーザーに操作を促すための直感的なデザインが特徴です。ボタンを使用することで、クイックリンクとしての役割を果たし、必要な情報やページへのアクセスが迅速かつ簡単に行えます。

この形式は、特にアイコンのレイアウトやボタンの外観を工夫して設定・配置することで、利用者の視認性を高め、目的の情報をすばやく見つけられるようにする優れた方法です。

また、ボタンにタイトルや説明文を含めて表示することで、提供する情報を明確に伝えられます。これにより、ユーザーがアクセス先の内容を事前に理解しやすくなり、操作性が向上します。

特にタスクを実行する手順を示すページにおいては、ボタン形式を採用することで、利便性がさらに増し、情報の整理と利用者満足度の向上が期待されます。効率的なナビゲーションを実現するためには、目的やデザインに合わせたボタンの配置や構成を考慮することが重要です。

そして、ユーザーが必要な情報を自然な流れで操作できる環境を整えることで、全体のユーザー体験が向上します。

リスト

リスト形式は、情報を整理して表示するために非常に有効な手段です。この形式ではリンクがテキスト形式で一覧化されるため、各項目の詳細を明確に伝えることができます。項目を整理することで、訪問者が必要な情報に迅速にアクセスしやすくなります。

さらに、説明とリンクを効果的に配置することで、訪問者が興味を持つ情報を効率的に見つけやすくなります。視覚的に優れた設定や配置を用いることで、情報が一目で理解できるようになり、ユーザー体験を向上させることが可能です。

また、適切な表示形式でリストを提供することで、必要な情報を簡潔に示し、一層の理解を促進します。この形式を適切に採用することで、ユーザーが探している内容を明確に示し、情報へのアクセスを簡便にしながら、親しみやすい情報提供を実現できます。

タイル

タイル形式のレイアウトは、多様なリンクを均等に配置することで、視覚的にバランスの取れた表示を実現する特徴があります。この形式を採用することで、多くのリンクをスムーズに視認できます。

さらに、このタイル形式は、情報の多様性を表現しながら訪問者の注目を集める効果的な方法として広く活用されています。特に、リンクとともにアイコンや画像が表示される設定により、訪問者は関連情報の内容を素早く理解しやすくなります。この特徴は、多様な情報を一目で把握することを求められる場面で大いに役立ちます。

また、タイル形式は情報量が多いケースや、さまざまなリソースを効率的に提供する必要がある場合に非常に有用です。この柔軟な配置が可能な形式は、ビジネスシーンにおいて高い実用性を発揮し、ユーザー体験を大幅に向上させることでしょう。クイックリンクとしての活用を念頭に置いたタイル設定は、情報提供の新たなスタンダードとなる可能性を秘めています。

アクセス権の考慮

クイック リンク Web パーツでは、アクセス権の設定が重要な要素となります。このパーツには、「対象ユーザー設定の有効化」という機能があり、これを有効化すると特定のユーザーグループによってリンクの表示内容をカスタマイズすることが可能です。

例えば、社内の重要情報や機密データを特定のグループやチームにのみ公開することが可能です。これにより、情報共有が効率的になるだけでなく、不適切な情報の公開を防ぐことでセキュリティ面での安心感を高められます。

インターフェイスの直感的な操作性も優れており、初心者でも簡単に設定を行える点が魅力です。クイックリンクでは、属性に応じた適切なアクセス権管理を簡単に行うことができ、これにより効果的な情報管理が実現します。

特にビジネスシーンにおいては、目的に合わせた表示内容の制御ができることから、業務効率の向上や不正アクセスの防止に大きく貢献します。このような細やかな設定が可能なクイック リンク Web パーツは、業務効率化を図るための強力なツールと言えるでしょう。

クイック リンク Web パーツの具体的な活用事例

クイック リンクは、さまざまな場面で活用可能な便利な Web パーツであり、適切なレイアウトと設定によってその利便性を最大化できます。ここでは、いくつかの場面においての具体的な活用事例について紹介します。

プロジェクト管理

プロジェクト管理のチームでは、関連するドキュメントやタスクへのリンクを一元的に表示することで、情報共有を円滑にし、アイコンやテキストを活用した視覚的に整った配置で効率を高めることが可能です。

また、リンクごとにタイトルや説明を設定することで、メンバーが必要な情報を迅速に選択しやすい環境を整え、タスク進捗や関連資料へのアクセス時間を短縮します。これにより、チーム全体が常に最新情報を把握でき、迅速な意思決定をサポートします。

社内ポータルサイト

社内ポータルサイトの Web パーツとしてもクイック リンクは効果的です。例えば、社内ニュースやお知らせを重要な情報ごとにタイトルを付けて配置し、必要に応じて非表示設定を利用することで、社員が必要な情報に瞬時にアクセスできる環境を実現します。

リソースのリンクを適切な数まで絞り込み、レイアウトやアイコン選択を工夫することで、視覚的に整理された方法で情報が表示されます。これにより、社員は頻繁に確認すべき情報を効率よく把握し、社内コミュニケーションの向上にも寄与します。

教育機関

教育機関においても、クイック リンクの活用は非常に有益です。例えば、生徒向けに重要な授業資料や学習用リソースをまとめたリンクを、効率的なレイアウトの中で配置し、表示される数やアイコン、テキスト、タイトルの選択を工夫することで、学習環境の改善につながります。

特にオンライン学習コンテンツへの迅速なアクセスを可能にするクイック リンク Web パーツは、教育内容の理解を深め、学習効率を一層高めます。

このように、クイック リンク Web パーツはその用途や設定方法によって、状況に応じた幅広い効果を発揮します。適切なレイアウトと機能を活用し、特定のニーズに合った表示方法を選択することで、業界や分野を問わず、その利便性を引き出すことが可能です。

クイック リンク Web パーツの弱点と対策

弱点：カテゴリ分けの機能がない

クイック リンク Web パーツはとても便利な機能ですが、クイック リンク Web パーツ内でリンクをグループ化したり、分類したりするカテゴリ分けの機能が不足している点が弱点の一つとして挙げられます。

カテゴリ分けの機能がないと以下のような影響があります。

▼主な影響

この弱点を補うために、以下のような対策や工夫を行いましょう。

対策①：複数のクイック リンク Web パーツを使用する

ページ内に複数のクイック リンク Web パーツを配置し、それぞれに異なるカテゴリのリンクを設定することで、リンクをグループ化することができます。

対策②：セクションや見出しを活用する

ページ内にセクションや見出しを追加し、それぞれのセクションに関連するリンクを配置することで、視覚的に整理されたレイアウトを作成できます。

対策③：カスタム Web パーツの利用

必要に応じて、カスタム Web パーツを作成し、リンクのカテゴリ分け機能を追加することも検討しましょう。自社で作成するのが難しい場合は、カテゴリ分け機能を備えたアドオン製品を活用することもおすすめです。

→カテゴリ分け機能を備えたアドオン製品 ez Webパーツアプリ「ez タブ形式リンク集」についてはこちら

まとめ

この記事では、SharePoint のクイック リンク Web パーツについて以下の内容を解説しました。

• クイック リンク Web パーツとは？
• クイック リンク Web パーツの追加手順
• クイック リンク Web パーツのカスタマイズ
• クイック リンク Web パーツの具体的な活用事例
• クイック リンク Web パーツの弱点と対策

SharePoint のクイックリンクは、業務効率を向上させる強力な機能です。適切に活用することで、情報アクセスの時間を短縮し、ユーザーの利便性を高めることができます。本記事を参考に、自社の環境に最適なクイックリンクの設定を行い、より快適な SharePoint 活用を目指してください。

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