会議室の予約	Web ブラウザやアプリ、Outlook などのカレンダーツールから、簡単に会議室を予約できます。
空き状況の確認	リアルタイムで会議室の空き状況を確認できます。部屋の広さや設備、収容人数などの条件で絞り込むことも可能です。
予約の変更・キャンセル	予定が変わった場合でも、すぐに予約の変更やキャンセルが行えます。
利用状況の可視化	どの会議室がどれくらい使われているか、利用率や稼働率をグラフなどで可視化します。これにより、会議室の増設やレイアウト変更の検討材料にできます。

▼便利機能

チェックイン機能	会議室前のタブレットなどで QR コードを読み取ることで、予約した人が実際に利用を開始したことをシステムに通知します。これにより、予約した人が現れなかった場合の自動キャンセル機能と連携できます。
自動キャンセル機能	予約時間になってもチェックインがない場合、自動的に予約をキャンセルし、会議室を解放します。これにより、無断利用や予約の放置を防ぎ、会議室の稼働率を向上させます。
Microsoft 365 / Google Workspace との連携	多くのシステムは、すでに社内で利用している Outlook や Google カレンダーと連携できます。これにより、従業員は普段使い慣れたツールから予約を行うことができ、新しいシステムに慣れる手間が省けます。
備品管理	プロジェクターやモニター、Web 会議用のマイクスピーカーなどの備品も同時に予約できる機能です。
利用ログ分析	予約・利用データを分析し、ピーク時間帯や利用頻度の高い会議室などを特定できます。これにより、より効率的な会議室の配置や運用方法を検討できます。
ゲスト通知機能	外部から来客がある場合、受付にゲストの来訪を通知する機能です。

会議室予約システム導入のメリット・デメリット

会議室予約システムを導入することで得られるメリットは大きいですが、一方でデメリットも存在します。導入を成功させるためにも、両方を理解しておくことが重要です。

▼メリット

業務効率の向上	会議室の空き状況確認や予約作業にかかる時間が大幅に短縮されます。
会議室の利用状況改善	ダブルブッキングや無断利用がゼロになり、会議室を有効活用できます。
コスト削減	どの会議室がどれだけ利用されているかを可視化することで、利用率の低い会議室を縮小したり、適切な数の会議室を確保したりと、無駄なコストを削減できます。
従業員のストレス軽減	「会議室が空いていない」「誰かが二重に予約している」といったストレスがなくなり、従業員の満足度向上につながります。
スマートなオフィス環境の構築	デジタル化された会議室管理は、企業イメージの向上にもつながります。

▼デメリット

導入コスト	初期費用や月額費用が発生します。特に高機能なシステムほど、コストは高くなる傾向があります。
従業員への周知と教育	新しいシステムに慣れてもらうための周知や操作説明が必要です。
運用ルールの設定	システム導入後も、会議室の利用に関するルール（例：予約時間の厳守、利用後の清掃など）を明確にする必要があります。

会議室予約システムの選び方｜失敗しないための 5 つのポイント

数ある会議室予約システムの中から、自社に最適なものを選ぶためには、いくつかの重要なポイントがあります。

①連携できるツールを確認する

多くの企業が利用している Microsoft 365 や Google Workspace との連携機能は、必ず確認しておきたいポイントです。

▼連携のメリット

シームレスな予約	従業員は普段使っている Outlook や Google カレンダーから、会議室を予約できます。新しいシステムを覚える必要がなく、スムーズに導入できます。
二重管理の防止	スケジュール管理と会議室予約が統合されるため、二重管理の手間がなくなります。

②必要な機能が備わっているか

会議室の予約・管理だけでなく、どのような機能が必要か洗い出しておきましょう。

▼機能の例

チェックイン機能：予約した人が現れない「無断キャンセル」をなくしたい場合
ゲスト通知機能：来客が多い企業で、受付業務を効率化したい場合
備品予約機能：プロジェクターやモニターなどの備品も一緒に管理したい場合

③利用人数とコストが見合っているか

システムの料金体系は、利用人数や機能によって異なります。利用人数が少ないうちは、会議室数で料金が決まるシステムの方がコストを抑えられる場合があります。長期的な利用を見据えて、利用人数が増加した場合のコストもシミュレーションしておきましょう。

④使いやすさ（UI / UX）

システムを導入しても、従業員が使いこなせなければ意味がありません。画面のデザインやボタンの配置が直感的で、わかりやすいか、予約から利用までの流れがスムーズか、ストレスなく操作できるかなど、無料トライアル期間を利用して、実際に操作感を試してみることを強くおすすめします。

⑤サポート体制

導入時や運用中に問題が発生した際のサポート体制も重要です。日本語でのサポートは可能か、問い合わせ方法（電話、メール、チャットなど）、サポート対応時間などを事前に確認しておくことが大切です。

特に、初めてシステムを導入する場合は、丁寧なサポートを受けられるか確認しておきましょう。

予約フォームの作り方とツールを選ぶときのポイントを紹介！予約フォームとは、問い合わせや予約・注文受付など Web サイト上で予約を受け付けることができるツールのことをいいます。本記事では、予約フォームを作成できるツールやツールを選ぶポイント、ez office が提供する「ez 備品予約・施設予約」について紹介します。ez office

課題別に選ぶ！おすすめの会議室予約システム

会議室予約システムは、企業の規模や業務スタイルによって求められる機能が大きく異なります。ここでは「コスト」「利便性」「業務効率化」という 3 つの代表的な課題別に、特におすすめの製品を厳選してご紹介します。

低コストで始められる会議室予約システム

導入コストを抑えたい、手軽に試したい場合は、無料プランや低価格で始められるクラウドサービスがおすすめです。初期費用が不要な場合が多く、月額料金も利用人数や会議室数に応じて変動するため、無駄なコストを抑えられます。

以下に、コスト削減・導入ハードルの低減が期待できるおすすめの製品を 3 つ紹介します。

▼りざぶ郎

会議室予約システムりざぶ郎

ホワイトボードに予定を書き出しているようなイメージで開発されており、使いやすい横長のレイアウトを提供しています。マウスドラッグやスマホ操作で簡単に会議室を予約でき、スマートフォンからの操作も直感的です。無料プランを提供しており、小規模オフィスでの導入に最適です。

▼RESERVA（レゼルバ）

会議室予約システム RESERVA

RESERVA Technologies 株式会社が提供する、様々な業種で利用できる予約システムです。予約サイトを簡単に作成できるため、社内だけでなく、外部への会議室貸し出しや公共施設にも利用できます。会議室予約に特化した機能だけでなく、オンライン決済やメール・ SMS での自動リマインド機能など、豊富な機能が魅力です。無料プランも用意されており、まずは試してみたい企業におすすめです。

▼Airリザーブ

会議室予約システム AirRESERVE

リクルートが提供するクラウド型予約システムで、会議室予約に特化したテンプレートが用意されており、設定が簡単で迅速な導入が可能です。無料プランを提供しており、初期費用をかけずに導入・運用をはじめられます。

他にも、コストを抑えたい場合は、Google カレンダーや Microsoft Outlook など、すでに利用しているグループウェアの予約機能を活用することもおすすめです。すでに導入済みのツールで自作することで、追加の教育コストや運用負荷を減らす効果が期待できます。

Microsoft で作れる予約システムとその他製品を紹介会議室や設備の利用に際しては、日々の業務の中でしっかりと予約管理が行われていなければ、混乱を招く可能性があります。本記事では専門知識が無くてもかんたんに予約管理システムが作れる Microsoft のツールと、その他のメーカーのツールをご紹介します。ez office

使いやすい会議室予約システム

従業員にストレスなく使ってほしい場合は、スマートフォンのアプリやブラウザから簡単にアクセスできる、UI が洗練されたシステムが良いでしょう。直感的な操作で予約できるだけでなく、会議室の場所や備品情報が一目でわかる機能も便利です。

以下に、おすすめの製品を 3 つ紹介します。

▼予約ルームズ

会議室予約システム予約ルームズ

直感的な UI 設計と多機能を両立しており、スマートフォンアプリでの操作性も優秀です。利用者の満足度が高い点が特徴です。

▼Colorkrew Biz（カラクルビズ）

会議室予約システムカラクルビズ

株式会社Colorkrewが提供する"名もなき仕事"を削減するビジネスコンシェルジュツールです。座席やスペース(会議室)用の QR コードを読み取るだけで人がいる場所を可視化します。利用状況をリアルタイムで可視化することで業務効率化を実現可能です。

▼nimway

会議室予約システム nimway

ソニーネットワークコミュニケーションズが提供するワークスペースの管理・予約からデータ分析までを可能にするサービスです。ルームパネルで会議室の利用状況を簡単に把握可能で、シンプルなデザインで直感的に操作できる使いやすさが特徴です。着席や離席をセンサーが自動検知するので、利用者の操作なしで使用状況を把握できます。

業務効率化に役立つ会議室予約システム

単なる予約管理にとどまらず、より深く業務を効率化したい場合は、入退室管理や利用状況の分析機能が充実したシステムを選びましょう。これらの機能により、会議室の無駄な利用をなくしたり、最適なレイアウトを検討したりすることが可能になります。

以下に、おすすめの製品を 3 つ紹介します。

▼iMeeting-R

会議室予約システム iMeeting-R

見やすくシンプルな画面と簡単な操作で自社の会議室をいつでもスムーズに予約できる会議室予約システムです。会議室内に iPad を設置した入退室管理機能を備えており、利用者にとって非常に使いやすいインターフェースを提供しています。クラウド型でネット環境があればどこからでも予約可能です。

▼リザエン

会議室予約システムリザエン

株式会社インタークエストが提供する高機能なクラウド型予約システムで、200を超える業種に対応しています。空き状況が一目でわかる予約カレンダーにより、予約の見える化と効率化が実現できます。RemoteLOCK(リモートロック）と Akerun 入退室管理システムに対応しており、会議室やレンタルスペース等の開錠/施錠を自動化することが可能です。

▼会議室チェックイン（Acall）

会議室予約システム会議室チェックイン

Acall株式会社が提供する会議室予約システムです。会議室の利用時には「チェックイン」を行うことで、入退室実績の記録が残り、誰でもリアルタイムでスペースの利用状況がわかるほか、会議室管理の分析にも活用できます。また、チャット型 AI に予約して欲しい内容を伝え、会議室検索や日程調整をスムーズに行うことができます。

まとめ

会議室予約システムは、会議室の管理を効率化し、従業員のストレスを軽減するだけでなく、企業全体の生産性向上に貢献します。導入の際は、「なぜ導入するのか」「誰がどのように使うのか」といった目的を明確にし、自社の課題やニーズに合ったシステムを選ぶことが成功の鍵です。この記事を参考に、最適な会議室予約システムを見つけて、快適なオフィス環境を実現してください。

『 ez office 』では、Microsoft 365 に含まれる SharePoint のみで備品や施設等の予約を管理できる「ez 備品予約」を提供しております。会議室や設備を低コストで管理したい方は、下記よりお気軽にご相談ください。

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会議室予約システムとは？最適な選び方を解説

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会議室予約システム導入のメリット・デメリット