Teams が使いにくい原因とは？Microsoft 365 で快適に働く 3 つのコツ

「Teams がどうも使いにくい」と感じたことありませんか？通知が多すぎたり、情報が埋もれて探せなかったり、業務の効率化どころか逆にストレスになってしまうこともあります。

この記事では、Teams が使いにくいと感じる具体的な理由と、改善のヒントをわかりやすく解説します。Teams の使いにくさは機能を正しく理解し、Microsoft 365 全体を改善することで解消が可能です。

記事を読めば Teams の不便さが解決でき、職場に合った改善策が見つかりますよ。

Teams が使いにくいと感じる 4 つの理由

Teams は Microsoft 365 に含まれるビジネスチャットツールで、会議・チャット・ファイル共有などをまとめて行える便利なサービスです。リモートワークやハイブリッド勤務の広がりとともに、多くの企業で導入されています。

ただし実際に使ってみると、使いにくいと感じることが少なくありません。ここでは Teams  が使いにくいと感じる理由を紹介します。

情報が埋もれて探しにくい

Teams はチャットやチャネルで情報共有ができる便利なツールですが、投稿が次々に流れていくため、必要な情報をあとから探すのが大変になることがあります。

特にプロジェクトが複数同時に進んでいる場合、過去のやり取りや添付ファイルを探すのに数分以上かかることも珍しくありません。1 日数回こうした探し物をしていると、気づけば 1 週間で 1 時間以上のロスになることもあります。

また、標準の検索機能では関連度が低い情報まで表示されるため、どこに何があるのか把握するのに余計な時間がかかります。こうした積み重ねが「Teams は使いにくい」と感じる大きな原因です。

通知が多すぎて集中できない

Teams を使っていると、多すぎる通知に悩まされることがあります。通知の量や種類が整理されていないと、集中力が途切れやすくなります。

通知が多すぎるよくある課題は以下の通りです。

• メッセージやチャネル投稿が頻繁に届き、作業が中断される
• 会議の招待やリマインド通知が重なり、必要以上に煩雑になる
• ファイル更新の通知が大量に届き、重要な情報が埋もれる
• 本当に大事なメンションを見逃してしまう
• 通知の音やバナー表示で思考が途切れ、再集中に時間がかかる

小さな中断でも積み重なると大きなロスです。1 回の通知対応で約 3 分失われると、1 日 10 回で 30 分以上、週では 2 時間以上の効率低下につながります。

チームやチャネルが乱立してしまう

Teams はプロジェクトや部署ごとに「チーム」や「チャネル」を作れるのが強みですが、整理されないまま増えていくと混乱の原因になります。

具体的にはこんな問題が起こりがちです。

• 似たような名前のチームやチャネルが複数あり、どこを使えばいいかわからない
• 過去に作ったチャネルが放置され、情報が分散している
• 部署とプロジェクトのチャネルが重複し、投稿場所に迷う
• ファイルが複数のチャネルに存在し、最新版がどれか判断できない
• 使わないチャネルが多すぎて、必要な情報が埋もれる

この状態が続くと、情報を探す時間が増えて本来の業務に集中できなくなるという悪循環を招きます。

動作の重さや UI が分かりにくい

Teams を使っていると「動作が重い」「画面がわかりにくい」と感じることが多いです。こうしたストレスは小さなことでも積み重なると業務効率を大きく下げてしまいます。

たとえばこんな問題があります。

• アプリの起動や画面切り替えに時間がかかり、作業が中断される
• メモリ消費が大きく、PC の動作が遅くなる
• アップデートの頻度が高く、仕様変更に慣れるのが大変
• スレッドの表示が見づらく、返信の位置がわかりにくい
• 改行と送信の操作が直感的でなく、誤送信しやすい
• 重要な情報が視覚的に埋もれ、確認漏れが起きやすい

動作の重さと UI の不便さは日常的にストレスを生み出す要因であり、Teams を「使いにくい」と感じる大きな理由のひとつです。

Teams が使いにくい背景には社内ルール不足もある

Teams が使いにくいと感じるのは、単なるツールの操作性だけが理由ではありません。多くの場合、その背景には組織の運用ルールや Microsoft 365 全体の構造的な課題があります。

ここからは根本的な原因を掘り下げていきましょう。

標準機能の限界で柔軟性がない

Teams は多機能ですが、標準機能だけでは細かいニーズに応えられないことが多いです。たとえば検索機能は存在するものの、関連性の低い情報まで表示されてしまい、探したい資料にたどり着くまでに余計な時間がかかります。

また、会議の記録や情報共有のレイアウトも制約が多く、見やすい形に整えるのが難しいことがあります。必要最低限の機能は備わっているものの、組織や業務ごとの「本当に欲しい使い勝手」に対応しきれていないのです。

こうした標準機能の限界は、ユーザーが「Teams は痒いところに手が届かない」と感じる原因になっています。

社内ルールや運用が整っていない

Teams の使いにくさは、ツールそのものよりも「社内ルールの不足」が原因になっていることも多いです。運用が整っていないと、社員ごとに使い方がバラバラになり、混乱を招きます。

よくある課題を挙げると次のようになります。

• どのチャネルに投稿すべきか決まっておらず、情報が分散する
• 資料をメールで送る人と Teams にアップする人が混在し、探し場所に迷う
• 会議の設定や議事録共有のルールがなく、方法が人によって異なる
• メンションや通知の使い方に基準がなく、無駄な通知が増える
• 投稿の書き方やトーンが統一されず、読み手が混乱する

共通ルールがないまま利用が広がると、機能は揃っていても「使いにくい」と感じやすくなります。

Microsoft 365 全体で情報が分散している

Teams 単体ではなく、Microsoft 365 全体の仕組みが「使いにくさ」を生んでいるケースも少なくありません。Word、Excel、Outlook、SharePoint など複数のサービスが連携する仕組みですが、それが逆に情報の分散を招く原因です。

具体的には次のような状況が起こりがちです。

• Outlook に届いた情報と、Teams で共有された情報が重複して整理できない
• ファイルが OneDrive と SharePoint に分散し、どちらが最新かわからない
• 社内ポータルに掲載した情報と Teams の投稿が混在して、確認に手間取る
• 部署ごとに利用している Microsoft 365 の機能が異なり、横断的に探せない

このように、Microsoft 365 全体で情報がバラバラに管理されることが、Teams の使いにくさにつながっています。

Teams をもっと使いやすくする改善のヒント

Teams を便利に使うには、ツールの設定を見直したり、運用ルールを整えたりすることが欠かせません。ちょっとした工夫で「使いにくい」が「使いやすい」に変わります。

ここではすぐに取り入れられる改善のヒントを紹介します。

通知やチャネルを整理する

通知が多すぎると集中できませんが、設定を最適化するだけで負担は大きく減らせます。具体的な見直しポイントは次の通りです。

• 本当に必要なチャネルだけを「フォロー」に設定する
• メンションやキーワード通知を絞り込み、重要なものだけを受け取る
• 会議通知は予定表と連携させ、重複を避ける

通知が減ると「集中して作業できる時間」が格段に増えます。1 日に 30 分以上の時間を取り戻せるケースも少なくありません。

社内ルールを整え効率化する

Teams は機能が豊富な分、ルールがないと使い方が社員ごとにバラバラになりやすいです。運用ルールを整えることで、無駄な混乱を防ぎ、情報共有がスムーズになります。

取り入れやすいルールの例を挙げると次のようになります。

• チャネルごとの役割を明確にして、投稿内容を統一する
• 資料は必ず Teams 上に保存し、メール添付を避ける
• 会議の議事録は専用チャネルやタブにまとめて共有する
• メンションは必要最低限にして通知を減らす
• 投稿タイトルや書き方を簡単に定義し、読みやすさを揃える

こうしたルールを決めると、「どこを見れば情報があるか」がはっきりし、探す時間が減ります。結果的に、業務スピードが上がり、社員全体のストレスも軽減されます。

Microsoft 365 全体での運用を見直す

Teams を便利に使うためには、Teams 単体の工夫だけでなく、Microsoft 365 全体の運用を見直すことも欠かせません。複数のサービスが連携しているからこそ、整理の仕方によっては業務効率に大きな差が出ます。

改善のポイントを挙げると次の通りです。

• OneDrive と SharePoint の使い分けを明確にして、ファイルの所在をわかりやすくする
• Outlook と Teams の役割を分け、同じ情報を重複して送らないようにする
• 社内ポータルを整備し、情報発信の中心を一本化する
• Power Apps や Power Automate を活用して、ルーチン業務を自動化する

このように Microsoft 365 全体での情報整理や自動化を進めることで、Teams の不便さも解消されやすくなります。「Teams が使いにくい」という悩みは、実は Microsoft 365 全体の改善で解決できることが多いです。

Teams の使いにくさを複数のツールで補う方法

Teams は多機能で便利ですが、標準機能だけではどうしても限界があります。情報を探しにくかったり、レイアウトの自由度が低かったりと、日常業務で感じる「不便さ」は少なくありません。

ここでは、Teams 単体では解決できない代表的な課題を整理します。

ファイル管理や検索の不便さを補う方法

Teams 上でファイル共有はできますが、数が増えると目的の資料を探すのに時間がかかります。検索機能を使っても、関連性の低いファイルが一覧に並び、本当に必要な情報にたどり着くまでに何度も絞り込みをしなければならないこともあります。

こうしたファイル管理の課題を解決するには、以下の工夫が有効です。

• 保存ルールを統一する
  プロジェクトごとに保存場所を明確にし、必ず同じチャネルやフォルダを利用する
• ファイル名の付け方を標準化する
  日付やバージョンを統一的に付与して、混乱を避ける
• SharePoint と連携する
  Teams の裏側にある SharePoint を活用し、検索性を高める
• 拡張ツールを導入する
  標準検索では限界があるため、カスタム検索機能を追加して必要な情報にすぐアクセスできるようにする

このように、ルール作りとツールの工夫を組み合わせることで、ファイルの探しにくさは大きく改善できます。

情報共有の見やすさを改善する方法

Teams には予定表やニュース配信などの機能がありますが、標準機能のままでは見やすさに課題があります。たとえば、投稿による情報共有は新しい投稿が上に流れる仕組みのため、重要なお知らせがすぐに埋もれがちです。

こうした課題を解決するには、以下の工夫が効果的です。

• お知らせは固定化する
  チャネルの「上部タブ」や「ピン留め機能」を使い、重要情報を常に見える場所に配置する
• 情報の整理ルールを決める
  日常のやり取りはチャット、公式なお知らせは専用チャネルといった住み分けを行う
• 補助ツールを使う
  標準機能の限界を超えるために、補助ツールで掲示板機能を追加し、社員全員が迷わず情報を見られる環境を整える

情報共有は業務の基盤となる部分です。見やすさを意識して整理するだけで、情報伝達のスピードと正確さが大きく向上します。

利用状況を可視化して組織改善につなげる

Teams は社内コミュニケーションが中心的なツールですが、「どれだけ活用されているのか」を把握するのは難しいです。そのため「社員が投稿を見ているのか」「共有した情報が活用されているのか」が分からず、改善策を立てにくい状況が生まれます。

この課題を解決するには、利用状況を可視化できる仕組みを整えることが効果的です。

• チャネルごとの利用度をチェックする
• 通知やメンションの反応率を確認する
• ダッシュボードで利用状況を分析する

Teams の利用状況を可視化することで、運用の改善ポイントが明確になります。「なぜ使いにくいのか」を感覚ではなくデータで把握することが、組織全体の効率化につながります。

Microsoft 365 の使いにくいを解消する ez office の強み

ここまで見てきたように、Teams の使いにくさは単なる操作性の問題だけでなく、Microsoft 365 全体での情報管理や運用の不十分さが背景にあります。そこで役立つのが ez office です。Microsoft 365 の標準機能を補完し、日常業務をよりスムーズにするためのソリューションが揃っています。

SharePoint の検索やレイアウトをカスタマイズできる

Teams の裏側では SharePoint が動いていますが、標準の検索機能は関連性の低い結果が表示されやすく、必要なファイルや情報にすぐたどり着けないことがよくあります。レイアウトも制約が多く、情報を整理して見やすく配置するのが難しい点が課題です。

ez office では、この弱点を補う仕組みを提供しています。ファイルをサイトを横断して検索できる機能や、用途に合わせて見やすいレイアウトを設定できる機能を追加することで、情報にアクセスするスピードが格段に上がります。探す時間を減らし、必要な情報にすぐアクセスできることが、業務の効率化とストレス削減につながります。

社員検索・FAQ・イベント管理などをまとめて効率化

Teams だけで業務を回そうとすると、「人を探す」「よくある質問を共有する」「予定を整理する」といった基本的な作業に意外と手間がかかります。標準機能は最低限揃っていますが、実務レベルでは痒いところに手が届かず、時間を無駄にしてしまうケースが多いです。

ez office では、こうした日常業務を効率化するための機能をまとめて提供しています。

• 社員検索：名前や部署だけでなくスキルや専門分野で探せる
• FAQ 管理：よくある質問を一元化し、どの部門でも同じ情報を参照できる
• イベントカレンダー：予定をカレンダー形式で色分け表示できる

これらを組み合わせることで、「探す・聞く・確認する」といった小さな手間をまとめて削減できます。結果として、社員全員が本来の業務に集中できる環境が整うはずです。

利用状況を把握して働き方を改善できる

Teams や Microsoft 365 を導入しても、どれだけ活用されているかを把握できなければ、改善の糸口が見つかりません。標準のログ機能もありますが、専門的で日常業務に活かしにくいのが実情です。

ez office では、利用状況を直感的に可視化できる仕組みを提供しています。たとえば、どのページがどれだけ閲覧されたか、お知らせがどれくらい読まれているかを確認できます。

これにより、次のような改善が可能です。

• 社員がよく使っているコンテンツを把握し、情報発信の優先度を決められる
• 使われていないページを整理し、情報をシンプルに保てる
• お知らせが多すぎて読まれていない場合、運用ルールの見直しにつなげられる

利用状況を把握することで「使いにくい」の原因がデータで明確になり、働き方全体を改善できるのが ez office の強みです。

ez office の詳細は以下よりお問い合わせください。

まとめ：Teams の使いにくさは Microsoft 365 全体の改善で解決