【2025年最新】ワークフローシステム人気ランキング TOP 10

非効率的なワークフローは生産性の低下につながるため、最新のワークフローシステムで効率化を図りましょう。各製品の価格、機能、連携可能なサービス を比較しながら、2025 年イチオシ のワークフローシステム 10 選をご紹介します。

大企業向けワークフローシステム人気ランキング TOP 10

1 位｜コラボフロー

コラボフローは、Excel が使えれば誰でも簡単に帳票や申請書 の作成・修正ができ、直感的な操作性を備えているため、使い手を選びません。既存の Excel ファイルをそのまま申請フォームに変換できるほか、サポートサイトも充実しており、ユーザーが安心して利用できます。移動中でも、タブレットやスマホから利用可能です。

さらに、データを蓄積して活用するデータ入力ツールや、意思決定の途中経過や結果の回覧などを行う情報共有ツールなど、さまざまな形態で活用できます。

すぐに利用したい、少人数や特定部門で利用したい、イニシャルコストを抑えたいといった企業に適しています。

2025 年 7 月時点で、企業や教育機関など 1,500 以上の組織 に導入されています（株式会社フォーバルテレコム、学校法人駒澤大学など）。

▼価格

ユーザー当たり 月額 500 円／年額 5,880 円（税別）
※クラウド版スタンダードプラン の場合
※ 5 ユーザー、および 2 カ月から利用可能

▼主な機能

申請、承認 、検索、フォーム設定、経路設定、分類設定、組織設定、環境設定、データ管理、外部連携、セキュリティ

▼連携可能なサービス

キントーン 、Garoon、サイボウズ Office、サイボウズ リモートサービス、コラボフォーム、クラウドユニバーシティ、LINE WORKS、Teams 、クラウドサイン、GMO サイン、コンビベース 、kincone、CData API Driver、ClimberCloud、DataDrive、FUJIFILM Iwpro

※製品サイト｜ コラボフロー

2 位｜Create! Web フロー

Create! Webフローは、マニュアルを読まなくても直感的に操作できるよう設計されています。誰でも簡単に使用することができ、運用が定着しやすいのが特長です。

Excel、Word、PDF のフォームをワンタッチでインポートでき、既存の紙での運用と同じ形式で入力フォームを再現できます。決裁後の申請書は、PDF 形式で自動的に保存され、再利用も可能です。
複雑なルートにも対応できるため、条件分岐や合議などの決裁権限規定に則った処理も行えます。複数の組織階層を作成 でき、特定の日付で自動的に切り替えられる機能があるため、年度単位や部門単位での運用も可能です。

すぐに運用を開始したい、部門単位で運用したい、運用管理コストを抑えたいといった企業に最適です。
企業や官公庁などなどさまざまな業種で導入されています（いすゞ自動車販売株式会社、アサヒ飲料株式会社など）。

▼価格

ユーザー当たり月額 500 円／年額 5,500 円（税別）
※クラウド版の場合
※10 ユーザーから、1 年間単位の契約

▼主な機能

申請、承認・決裁、保管・検索、集計、ユーザー支援、申請・ 承認フォームの作成、ユーザー・組織管理、承認ルート設定、ワークフロー設定、フォルダー・業務区分、申請案件の管理、アクセス制限・セキュリティ

▼連携可能なサービス

Garoon、FUJIFILM Iwpro、Teams、クラウドサイン、SharePoint、駅探

※製品サイト｜ Create! Web フロー

3 位｜ワークフローEX

ワークフローEXは、社内の申請・承認業務を効率化するためのワークフローシステムです。

特徴的なのは、Excelファイルをそのまま申請フォームとして活用できる点で、既存の帳票を変更せずに電子化できるため、導入のハードルが低く、現場の混乱を最小限に抑えられます。申請内容はシステム上で管理され、承認ルートに沿って自動的に処理が進むため、紙やメールによる手作業のやり取りが不要になります。

また、組織変更や人事異動にも柔軟に対応できる設計となっており、企業の業務フローに合わせたカスタマイズも可能です。これにより、業務の透明性とスピードが向上し、ペーパーレス化と業務効率化を同時に実現できます。

▼価格

要相談

▼主な機能

申請・承認処理の自動化、Excel 帳票のそのまま利用、スマートフォン・タブレット対応、電子捺印機能、代理申請・代理承認、承認ルートの分岐・変更、メール通知機能、履歴管理とレポート出力、添付ファイル・コメント機能、アクセス権限と編集制御

▼連携可能なサービス

駅すぱあと、J’sNAVI Jr

※製品サイト｜ワークフローEX

4 位｜Ci*X Workflow

Ci*X Workflow は、人事関連の申請書類（住所変更届、出生届など）、総務関連の申請書類（名刺発注申請、PC 発注申請など）、その他のあらゆる稟議申請・届け出業務に対応しています。

ユーザーが初めて利用する場合でも、入力項目に記入例やヘルプメッセージが表示されるなど、操作マニュアルなしで簡単に各種申請ができる使いやすさが特長です。

柔軟性も備えており、組織変更、承認ルートの見直し、申請書の改定訂などにも対応できます。また、人事システムとの自動連携で、組織構造全体の世代管理することも可能です。組織構造以外 のユーザーグループによる承認ルートも設定でき、大規模な企業や申請書類数が多い環境に特に適しています。

▼価格

要相談

▼主な機能

申請、承認 、検索、フォーム設定、経路設定、分類設定、組織設定、環境設定、データ管理、外部連携、セキュリティ

▼連携可能なサービス

e-timing、BtoBプラットフォーム 請求書、駅すぱあとWebサービス、J’sNAVI Jr.、Clova OCR、SuperStream-NX 統合会計、Peppolアクセスポイント、Stena Expense

※製品サイト｜ Ci*X Workflow

5 位｜AgileWorks

AgileWorks は、既存の紙の書類フォーマットをそのまま入力フォームとして使用できます。複雑な組織構造を考慮した設計 で、人事異動や組織改編にも素早く柔軟に対応できるのが特長です。

周辺システムやグループウェアとの連携も充実しており、標準機能だけで、複合条件での分岐や、並列で複数の部署をまたがる承認フローなども設定可能です。ユーザーごとに表示言語を日本語、英語、中国語に切り替えることもできます。

業種を問わず、中堅・大手企業を中心に、シリーズ累計で 4,000 社以上に導入されています（全日空商事株式会社、株式会社テレビ朝日など）。

▼価格

Standard（月額）：300,000 円（税別）
Prepaid（年額）：3,420,000 円（税別）
※クラウド版の場合
※基本サービスで付与される50ライセンスと合わせて500ライセンスが最大のライセンス数となります。

▼主な機能

組織設定、フロー設定、フォーム設定、インポート／エクスポート、書類管理、モバイル、多言語対応、ステージングアーカイブ、グループウェア連携

▼連携可能なサービス

Garoon、Google Workspace、SharePoint、desknet’s NEO、CACHATTO、IIJ ID サービス、CloudGate UNO、GMO トラスト・ログイン、HENNGE One

※製品サイト｜ AgileWorks

6 位｜ActionPassport

ActionPassport は、企業内の申請・承認業務を効率化するためのワークフローシステムです。紙やメールで行われていた各種申請を電子化し、業務のスピードと透明性を向上させることができます。

申請フォームの作成から承認ルートの設定、進捗状況の確認までを一元管理できるため、担当者の負担を軽減し、ミスや遅延の防止にもつながります。また、組織変更や人事異動にも柔軟に対応できる設計となっており、企業の成長や変化に合わせた運用が可能です。

スマートフォンやタブレットにも対応しており、外出先からでも申請・承認が行えるため、テレワークや多拠点展開にも適しています。

▼価格

ユーザー当たり 月額 500 円（税別）
※クラウド版の場合
※最低契約数は10ユーザーから

▼主な機能

申請・承認処理の自動化、Excel・PDFフォームの取り込み、承認ルートの条件分岐設定、代理申請・代理承認、スマートフォン対応、電子印鑑機能、メール通知・督促機能、操作ログ・承認履歴の記録、帳票のPDF出力、外部システムとのデータ連携

▼連携可能なサービス

Google Workspace、サイボウズ Garoon、SharePoint など

※製品サイト｜ActionPassport

7 位｜X-point Cloud

X-point Cloud は、直感的な使い方ができる入力フォームを有しており、ワンクリックで承認作業が完了します。専用アプリをインストールするとスマホでも利用可能です。稟議書だけでなく、人事申請や交通費精算など、多くの用途に対応しています。検索や集計も自動でできるため、文書データベースとしても活用できます。

中小規模の企業や部門単位の導入に最適で、業種を問わず、シリーズ累計で 5,000 社以上に導入されています（株式会社エービーシー・マート、学校法人京都女子学園など）。

▼価格

ユーザー当たり月額 500 円（税別）
※スタンダードプランの場合
※グループウェア連携は、別途サービスごとにユーザー当たり月額 150 円

▼主な機能

作成・申請、承認、検索・集計、管理者設定、外部システム連携、セキュリティ・内部統制

▼連携可能なサービス

Slack、Teams、Chatwork、Garoon、Google Workspace、サイボウズ Office、SharePoint、desknet's NEO、GMOサイン、クラウドサイン、駅すぱあと、キントーン、ActRecipe、Yoom、IIJ IDサービス、Azure Active Directory、ADMS、Extic、CloudGate UNO、Soliton OneGate、Digital Workforce、GMOトラスト・ログイン、PassLogic、HENNGE One、メタップスクラウド

※製品サイト｜ X-point Cloud

8 位｜SmartDB

SmartDBは、大企業向けに設計された業務デジタル化クラウドで、特に複雑な申請・承認業務を効率化するワークフロー機能に強みを持っています。柔軟な承認ルート設定が可能で、金額や部門などの条件に応じた分岐や、複数部門による並列承認など、企業の実務に即した運用ができます。

ノンプログラミングで作成できる入力フォームは、業務内容に応じて項目の表示や必須条件を動的に変更でき、ミスの防止にも貢献します。また、操作履歴や承認記録が詳細に残るため、内部統制や監査にも対応可能です。

さらに、他の業務システムとの連携にも対応しており、既存のIT環境と統合することで、業務全体の効率化と精度向上を実現します。SmartDBは、部門横断の業務や頻繁な組織変更にも柔軟に対応できる、信頼性の高いワークフロー基盤です。

▼価格

要相談

▼主な機能

ノーコード業務アプリ作成、柔軟なワークフロー設定、Webデータベース管理、ダイナミックブランチ機能、スマートフォン・タブレット対応、多言語対応（日本語・英語・中国語）、電子契約・会計システム連携、操作ログ・監査証跡管理、利用状況の可視化と分析

▼連携可能なサービス

InsuiteX、SharePoint、Slack、Google Workspace、DX Suite (AI-OCR)など

※製品サイト｜SmartDB

9 位｜Gluegent Flow

Gluegent Flow は、紙と同様の見た目で稟議書や申請書を電子化することができ、Microsoft 365 や Google Workspace との連携で業務効率化を図るシステムです。シンプルな申請書の場合は、3つの手順のみで申請フォームと経路を作成可能で、経路や分岐条件を柔軟に設計できます。通知先として、メールはもちろん、Slack、Chatwork、LINE WORKS なども使用可能です。Microsoft 365 や Google Workspace との強力な連携により、Google ドライブへの添付ファイルの自動保存や、Google スプレッドシートへのデータ自動書き出しなども行えます。

製品サポートの「クラウドコンシェルジュ」や利活用支援の「カスタマーサクセス」による手厚いサポートが付いているため、IT が苦手な人でも安心して利用できます。

▼価格

ユーザー当たり月額 400 円（税別）
※Gluegent Flow の場合

▼主な機能

申請・承認、管理、フォーム作成、経路設計、Google Workspace ／ Microsoft 365 連携、管理者設定、マルチドメイン、チャット、電子契約、アーカイブバックアップ、監査対策

▼連携可能なサービス

Slack、LINE WORKS、Google Workspace、クラウドサイン、Chatwork、Power Automate、GMOサイン 、ドキュサインなど

※製品サイト｜ Gluegent Flow

10 位｜rakumo ワークフロー

rakumo ワークフローは、見やすく使いやすいシンプルなインターフェースを採用しており、申請・承認の進捗が簡単に確認できます。Google Workspace との連携により、人事異動や組織改編にも柔軟に対応が可能です。スマホやタブレットにも対応しており、メールと Slack の通知を併用できます。緊急で対応が必要な申請については、優先度の設定が可能です。
さらに、異なるドメインを持つ他社間とのワークフローの作成も可能です。

日本語、英語、中国語に対応しており、製造業やサービス業などの中小企業を中心に多数の導入事例があります。

▼価格

ユーザー当たり月額 300 円／年額 3,600 円（税別）
※12カ月単位での契約

▼主な機能

申請、決裁・承認、決裁・承認通知、保管、検索、共有、申請書フォーム作成、ファイルインポート、閲覧・編集権限設定、認証基盤連携、グループウェア連携、データベース連携、他システムへのエクスポート、API 連携、マルチデバイス対応、機能追加、管理機能、セキュリティ

▼連携可能なサービス

Slack、クラウドサイン、rakumo ケイヒ、rakumo キンタイ、Google Workspace、Google ドライブ、Google スプレッドシート

※製品サイト｜ rakumo ワークフロー

※ランキング参考サイト「ITreview」｜ 大企業で人気のワークフローランキング

番外編｜Microsoft 365

Microsoft 365 はグループウェアですが、Microsoft 365 に含まれている SharePoint と Power Automate を活用してワークフローシステムを構築することが可能です。

Microsoft 365 をすでに導入されている企業様であれば、追加のライセンス費用や新たなシステム導入コストをかけることなく、既存の環境内でワークフローシステムを構築できる点が大きなメリットです。特に中小企業やコストを抑えたい企業にとっては、非常に魅力的な選択肢となるでしょう。

SharePoint と Power Automate を活用してワークフローシステムを構築する方法については、以下の記事で紹介しておりますので、併せてご覧ください。

失敗しないためのワークフローシステム比較項目

自社の目的に合わないワークフローシステムを導入すると、時間とコストが無駄になってしまうため、システムを選定する際には、十分な比較・検討が必要です。本セクションでは、ワークフローシステムを比較する際のポイントについて解説します。

必要な機能が搭載されているか

まず大事なのは、機能面で自社の目的を満たしているかどうかです。各ワークフローシステムの機能を比較し、組織に適しているか判断しましょう。ワークフローシステムは、プロセスの複雑さ、関係するチームの数、システムの適応性などを考慮した上で選定するべきです。必要な機能が搭載されているシステムを導入しましょう。

自社の承認フローに適しているか

ワークフローシステムにおいて重要な要素は、承認フローの柔軟性です。承認フローは企業によっても部署によっても異なります。承認フローをカスタマイズできるシステムなのか、どの程度カスタマイズできるのかを比較しましょう。

操作やメンテナンスが簡単か

ユーザーフレンドリーでメンテナンスが簡単かどうかも重要です。ワークフローシステムは、日々の業務で全員が使用します。操作でストレスが溜たまるシステムだと、職場のモチベーションが低下してしまう可能性もあります。直感的な操作が可能で、更新や変更が容易である必要があります。また、技術的なサポートを受けられるかどうかも考慮しましょう。

既存システムとの連携が可能か

既存システムとの連携のしやすさも不可欠な要素です。多くのワークフローシステムは、さまざまなサービスとの連携が可能で、既存システムに容易に接続できます。パッケージで提供されているシステムであれば、ほとんど手間がかからずにセットアップできるでしょう。

クラウド型かオンプレミス型か

システムの導入形態についても検討する必要があります。クラウド型はセキュリティが心配というイメージがあるかもしれませんが、そうとは限りません。昨今のクラウドサービスのセキュリティは、高度で堅牢な技術で支えられており、専門業者がメンテナンスを行うため、オンプレミス型よりもむしろ安心かもしれません。

ワークフローシステム導入後の効果

申請プロセスのスピード向上

ワークフローシステムを導入することで、申請書の作成、レビュー、承認を迅速に行うことができます。システムによって申請プロセスの自動化と効率化が実現するため、時間の節約につながり、付加価値の高い業務に集中できます。

承認作業の精度向上

ワークフローシステムを導入することで、手作業での入力やチェックが不要になり、自動的に情報が取り込まれて保存されるため、書類の正確性や整合性を保ちやすくなります。リマインダー、アラート、通知など、承認漏れを防止する機能も搭載されており、管理者が正確かつ効率的に申請書を承認できます。

書類保管スペースの削減

ワークフローシステムによって、紙ベースの書類がなくなり、誰もが簡単に情報にアクセスできるようになります。さらに、書類の保管に必要なスペースを物理的に削減することもできます。

情報共有の促進

ワークフローシステムによって、いつでも必要な文書にアクセスできるようになります。そのため、社内だけでなく顧客との情報共有も容易になり、コミュニケーションの向上に役立ちます。

ワークフローシステム導入時の注意点

ワークフローシステムを導入する際には、以下の点に注意しましょう。

●　ランニングコスト
運用とメンテナンスに費用がかかります。

●　一時的な生産性の低下
ユーザーがシステムに慣れるまでは生産性が低下する可能性があります。

●　機能不足
導入したシステムが要件を満たしていない場合や、アップデートによる仕様変更の際に、機能不足が生じる可能性があります。

●　カスタマイズの手間
導入したシステムが要件を満たしていない場合、カスタマイズの手間がかかる可能性があります。

まとめ

ワークフローシステムは、個人およびチームの生産性を向上させるにあたって非常に有用なツールです。申請や承認のステップを合理化し、非効率的なワークフローを解消する上で役立つことから、ぜひ導入されることをお勧めします。