承認ワークフローを SharePoint で作ることの問題点
SharePoint に組み込まれている機能の一つに、承認ワークフローがあります。これはドキュメントを複数人で回して決裁承認を行う機能です。とても便利な機能ですが、SharePoint でこれを実現するにはいくつかの課題もあります。本記事では、SharePoint の承認ワークフローについて解説します。ぜひ役立ててください。
なぜ、SharePoint の承認ワークフローが必要か
SharePoint の承認ワークフローは、なぜ必要なのでしょうか。それには主に3つの理由があります。
従来の紙のワークフローでは時間がかかる
紙のワークフローでは、時間がかかりすぎてしまう場合があります。なぜなら、紙の書類が現在どこにあるのか可視化できないからです。また、自分に書類が回ってきても、リマインドメールなどがないので、承認しないまま長時間放置してしまう場合があります。このようなことが重なった結果、紙のワークフローでは時間がかかりすぎてしまうのです。承認が滞っている場合には、手動でリマインドメールを送って催促をしないといけません。ワークフローの承認者には、上司やさらに上の役職者も存在します。ワークフローを進めないと仕事が進みませんが、忙しそうにしている上司や、さらに上の役職者に催促して良いものか悩みますよね。承認ワークフローを自動化すると、SharePoint が自動で通知してくれるので、そのような悩みは解消されるのです。
ランニングコストを抑えたい
紙のワークフローでは、いちいち紙に印刷しなければなりません。紙の書類を印刷するには、紙代やトナー代などのコストがかかります。また、紙で申請を回すためにかかる労力（＝人件費）がかかります。このような紙のワークフローのランニングコストは、意外と馬鹿にできないものです。また、ワークフローを紙で実行すると、書類を保管する必要もあります。法律で7年間の保管が義務づけられている書類もあり、保管する量も膨大になります。ワークフローを SharePoint で実行すると、書類の保管スペースを節約できます。また、書類を探すのにかかる時間も SharePoint ならすぐ検索できるので、労働時間の削減にも繋がります。また、上記のように、SharePoint で実行するとワークフローの流れ自体が速くなりますので、そのぶん労働時間が短縮され、時間的コストや人件費の削減に繋がります。しかも SharePoint 自体は Microsoft 365 のパッケージに含まれているため、利用するのに追加のコストはかかりません。
社外からでも申請・承認できる
SharePoint Online は、クラウドサービスなので、IDとパスワードさえあればどこでもアクセスできます。つまり、会社にいなくてもスマートフォンの SharePoint アプリを使ってアクセスし、申請や承認ができるのです。紙のワークフローの場合、会社にいないと申請も承認もできません。仮に承認者が出張だったりすると、その間は、代理で他の上司が承認するなどしないといけません。これでは、ワークフローが混乱しますし、ガバナンスの面でも良くないですね。しかも、SharePoint を使えば、昨今、注目を集めているテレワークにも対応できます。テレワークを導入している会社が、紙でワークフローを回すのはかなり非効率です。
使い慣れた Microsoft 365 でワークフローを作成したい
社内の業務で使うツールは、使い慣れたものに統一したほうが使いやすいですし、処理も速いです。書類を Word や Excel で作ったのに、いちいち印刷して紙でワークフローを回すのは非効率ですね。書類の作成からワークフローまで、全て Microsoft 365 でできたほうが便利なはずです。そこで、SharePoint を用いて、承認ワークフローを回すのです。
SharePoint を導入するメリット
SharePoint には、承認ワークフローという機能がついています。これを用いてワークフローのデジタル化が実現できます。
SharePoint ワークフローの特徴
SharePoint ワークフローは、承認のプロセスを自動化する機能です。製造業などでよく使われるフローチャートという図表があります。プログラムの手順などをステップと分岐、ループを組み合わせて表したものです。SharePoint ワークフローは、標準の作業プロセスを組み合わせて作ったフローチャートのようなものなのです。
例えば、紙の書類でワークフローを回す場合、書類を送ったり確認のメールを送信したりすることを自分の手作業でやらないといけません。しかし、SharePoint の承認ワークフローを使えば、書類の送信やメールの送信、書類の追跡は全て自動で行われます。ワークフローが止まっている場合のリマインドメールなど、自動で送信できます。それぞれの送信者は、通知が来た書類を読んで承認していくだけでよく、人手でワークフローを監視する必要が無くなるのです。
「稟議書」を SharePoint と Power Automate で構築する
承認ワークフローは SharePoint と Power Automate を使って実現できます。以下のような手順で作ります。
1. SharePoint で稟議書の名前をつけたリストを作成します。今回は「稟議A」とします。
2. 稟議Aのリストを作ったら、全般設定・権限管理の編集をします。
3. Power Automate でフローを作成します。どんな名前でもかまいません。今回は「承認フローA」とします。
4. 「自動化されたクラウドフロー」を選択し、「SharePoint：項目が作成されたとき」をトリガーにします。
5. 「新しいステップ」を選択し、「開始して承認を待機」を選択します。次に各項目を設定します。
6. 「新しいステップ」を選択し、「条件」を選択します。左辺を「結果」右辺を「Approve」と入力します。
7. 条件が「はい」の場合に「項目の更新」アクションで、申請の状態を「承認済」にします。
8. 条件が「いいえ」の場合に「項目の更新」アクションで、申請の状態を「却下済」にします。
9. 「新しいステップ」を選択し、「メールの送信(V2)」アクションを選択します。そして送るメールの内容を設定して完成です。
ワークフローの構築について、図解付きの手順を下記の記事でも紹介しています。
SharePoint で作成したワークフローの問題点
ここまで、SharePoint でのワークフローの作成について述べてきました。しかし、SharePoint のワークフローにはデメリットもあります。
フォームごとに Power Automate を組む必要性
Power Automate は、ワークフローの自動化が可能ですが、ワークフローはフォームごとに固有です。つまり、申請に必要なフォームごとに、Power Automate を組まなければいけないのです。例えば、SharePoint に、休暇を申請するフォームと経費申請のフォームがあったとすると、休暇申請のワークフローと経費申請のワークフローが必要になります。全く同じ作りのワークフローでも個別に作る必要があります。簡単にワークフローを複製できるテンプレートの機能もありますが、それでもかなり面倒くさいですね。これは、SharePoint でワークフローを作る1つのデメリットと言えるでしょう。
組織によって自動選択するようなワークフローは難易度が高い
上記のワークフローは、申請者1人と承認者1人のワークフローです。この程度であれば、簡単にできます。しかし、承認者が3人も4人もいたり、事業部門と総務部門のように複数の部署に並列的なワークフローを作ったりするのは、難易度が高くなります。なぜなら、承認者や部門が多くなるほど、条件分岐が増えて、複雑化するからです。しかも、そのような複雑なワークフローをフォームごとに作らなければいけないのでは、かなりの手間になります。この点も SharePoint でワークフローを作るデメリットと言えます。
まとめ
SharePoint でワークフローを自動で実施するのは、組織の業務効率をアップさせます。紙のワークフローを回していたときよりも、はるかに速く、低コストでワークフローを回せるでしょう。
SharePoint で動くワークフローシステム「ez ワークフロー」は、ワークフローをデジタル化して、作業効率を大幅にアップすることができるサービスです。Microsoft 365 導入済でしたら、追加のランニングコストは不要です。SharePoint を使ってワークフローを作りたい方、より便利なワークフローをできるだけ簡単に作りたい方など、ぜひご検討ください。
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