ポータルサイトとは？意味や歴史背景、種類、メリットから注意点まで詳しく解説！

よく聞く「ポータルサイト」とは何なのでしょうか？近年では、ビジネス展開を図る情報発信のポータルサイトだけでなく、社内ポータルサイトも関心を高めています。
社内ポータルサイトを活用すると、バラバラに管理されている情報やデータを集約して効率的に社員へ届けられます。本記事では、ポータルサイトの言葉の意味や歴史、運用目的に合わせた豊富な種類、運営者側と利用者側のメリットなどを説明していきます。企業がポータルサイトをうまく活用することで、ビジネス展開を広げたり業務改善により生産性の向上を図れたりしますよ。

ez office のポータルサイト構築サービスは、Microsoft 社が提供する SharePoint を使用して構築をしています。また、ez office が独自に作成したテンプレートを活用し、「情報を届けること」と「知りたい情報が見つかること」の両方を実現できる仕掛けがさまざま施されています。これからポータルサイトの作成や運用を考えている方や、少しでもポータルサイトに興味をもった方はぜひ検討してみてください。

ポータルサイトは、Webページの入口となり、さまざまなコンテンツが配置されている Webサイトのことです。日本でユーザーが頻繁に使う超有名どころで、イメージしやすいものとしては、「はてな」や「Yahoo! JAPAN」、「goo」、「Microsoft Bing」などがあります。配置されているコンテンツは、一般的に、以下のようなものです。

●　検索エンジン
●　メール
●　ニュース　などなど

近年では、社内でのコミュニケーションや情報共有の場面で効率化を図るために、社内ポータルなどと呼ばれる社内専用で利用するポータルサイトも普及しています。

ポータルサイトの歴史

ポータルとは、英語で “portal”と表記され、「入口」や「門」といった意味合いをもちます。つまり、ポータルサイトは、ユーザーが必要な情報へアクセスできるように入口となって橋渡しを行うわけです。インターネットが一般に普及しはじめた 1996 年以降、多くのポータルサイトが立ち上がりました。起源は、「検索サービス」でしたが、現在では情報提供や情報共有、アクセスを集めてビジネス展開を図っていくために利用されるようになりました。今やほとんどの企業が自社のポータルサイトをもっていて、ユーザーにとって利便性の高いコンテンツ配信を定期的に行っています。

ホームページとの違い

ホームページも Webサイトの入口のようなイメージがありますが、実は、ポータルサイトはホームページの一種でもあります。ホームページは、企業とステークホルダーをつなぐコーポレートサイトや、ECサイト（ネットを通して商品の売買を行うサイト）など、さまざまな Webサイトの総称を指しています。一方で、ポータルサイトは企業とユーザーを結びつけて、ビジネスに利用される Webサイトという認識が一般的です。ポータルサイトでは、ユーザーが運営者側から商品やサービスを購入したり、運営者側が広告枠を設けて広告掲載費でマネタイズを行ったりできます。

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ポータルサイトと一口にいっても、実はさまざまな種類があり、活用の方法やユーザーが求める情報提供の方法は、それぞれ異なります。

総合型ポータルサイト

Yahoo! JAPAN のように、ニュースや天気、株価、路線情報などあらゆるジャンルの情報が大量に掲載されている大規模なものが、総合型ポータルサイトです。ユーザーが生活をしていくうえで、必要な情報が多数詰めこまれています。規模が大きく運用にコストがかかりすぎるため、個人や中小企業が運営していくことは難しいでしょう。

検索型ポータルサイト

検索エンジンに特化しており、検索結果でユーザーが知りたい情報を提供するのが、検索型ポータルサイトです。日本で最も有名な検索エンジンといえば Google です。Yahoo! JAPAN も独自の検索エンジンをもっていましたが、2010 年以降から Google の検索エンジンを採用するようになったため、事実上は、Google がシェアのほとんどを占めています。検索型ポータルサイトは、検索エンジンの他にもリンク集や天気などの多数のコンテンツやサービスと連携しています。

地域型ポータルサイト

県や市町村など特定地域の情報発信を行っているのが、地域型ポータルサイトです。地域の観光やイベント情報、求人情報、医療や福祉の情報などがまとめられているのが一般的で、運営は自治体が行っているものも多いです。他にも、地元の観光協会や民間企業が運営をしている場合もあります。

専門型ポータルサイト

ある分野に特化したコンテンツを集めたサイトが、専門型ポータルサイトです。特定分野について専門的に情報発信をしているため、SEO（Search Engine Optimization = 検索エンジン最適化）でのアクセスが見込めます。SEO を簡単に説明すると、Google などの検索エンジン上での検索結果に表示される順番に関することです。もちろん、検索結果の上位に表示される方が、アクセスを集めやすくマネタイズもしやすいです。専門型ポータルサイトは、検索エンジンでの検索結果で上位に表示される傾向があります。そのため、企業が参入してビジネス展開を図っていくうえでは、専門型ポータルサイトの作成がおすすめです。

社内ポータルサイト

会社内で取り扱う情報をまとめ、社員のみがアクセスできるようにしたのが、社内ポータルサイトです。最近では、企業の IT 化や DX、働き方改革などによって、IT を活用した生産性向上のために社内ポータルサイトをもつ企業も少なくありません。社員同士の情報共有やコミュニケーションの場として活用されており、具体的にはスケジュール管理や社内チャット、ワークフロー機能、掲示板、お知らせなどが実装されています。Microsoft 365 の中に含まれる SharePoint などを使うことで構築が可能です。

目的型ポータルサイト

婚活や商品比較など、ユーザーのある目的を達成させるように情報提供しているのが、目的型ポータルサイトです。代表的なのは「価格.com」などです。「価格.com」は、ユーザーの商品選びの促進を目的にしており、婚活サイトは、ユーザー同士のマッチングを目的にしています。

ブログ型ポータルサイト

ブログ記事に関するサービスを提供しているポータルサイトです。有名どころでは、「はてなブログ」や「アメブロ」などがあります。会員になることでブログを立ち上げて記事を投稿したり、非公開の記事を読めたりします。

コミュニティ型ポータルサイト

ユーザー同士が意見交流したり、質問・回答をしあったりすることを目的に作られたのが、コミュニティ型ポータルサイトです。日本では、「Yahoo!知恵袋」が有名です。ユーザーの悩みをダイレクトにとりあげて解決しているため、実は、Google の SEO でも評価されやすいといった特徴があります。

ここからは、実際にポータルサイトを構築するメリットについて、運営者側と利用者側の視点から解説していきます。

運営者側のメリット

運営者側の一番のメリットは、集客が見込める点です。アクセスを集められれば、そこから商品やサービスを宣伝することでユーザーに購買を促せます。また、広告枠を設けて他者の広告を掲載することで広告掲載費を得られます。運営者側は、どうすれば利用者が必要な情報にアクセスしやすくなるかを考えながらポータルサイトを運用していくことが重要です。
社内ポータルサイトの場合は例外であり、利益を得ることではなく業務改善や生産性の向上が目的になっています。

利用者側のメリット

利用者側の一番のメリットは、知りたい情報に素早くアクセスできる点です。ネット上に情報は無数にありますが、ポータルサイトを経由することで、自分の疑問や悩みを解決するために必要な情報を簡単に絞りこめます。

ポータルサイトを含む Webサイトは、運営を開始した直後から多くのアクセスがもらえるわけではありません。一定の成果がでるまでには時間がかかります。情報量が多かったとしても、コンテンツの質や更新頻度が低い場合は、検索エンジンから評価されずユーザーも認知されません。ただ、社内ポータルサイトの場合は、ユーザーが限定されるため少し特殊で、検索エンジンはあまり関係ありません。しかし、以下のような点に注意して運用をしなければならない点は、どの種類のポータルサイトも同じです。

●　誰が運用を行っていくのか？
●　セキュリティ面はどうするのか？
●　維持にかかるコストをどうするのか？

これらを先に決めてから、運用を開始するようにしましょう。

企業がポータルサイトを活用してビジネスをしたい場合は、専門型ポータルサイトがおすすめです。総合型ポータルサイトや検索型ポータルサイトは、すでに超有名どころの企業があり、今からの新規参入は難しいでしょう。専門型ポータルサイトでは、分野を絞ることで SEO も評価されやすくなるので、アクセスや広告掲載費の獲得をねらっていけます。また、今後、会社としてポータルサイトを作成していく予定があってもなくても、社内ポータルサイトを構築するのは非常におすすめです。実際に多くの大手企業が、社内ポータルサイトで情報共有や仕事の効率化を図っています。今後、一般公開するポータルサイトのサービスを開始する予定であれば、先に社内ポータルサイトを所持することで、作成・運用ノウハウも溜まっていきます。

ポータルサイトを作るとき、方法としては、自分で作成する方法と専門の業者に作成してもらう方法があります。社内で対応できる人材がいない場合は、ポータルサイトの基礎を業者に作成してもらい、運用は自分たちで行っていく方法もあります。運用まで業者に依頼すると莫大なコストがかかるだけでなく、社内にメディア運用のノウハウが溜まっていきません。Webサイトの作成には専門的な知識が必要ですが、大まかにまとめると以下のような手順で進めていきます。

手順01｜要件定義
どのようなポータルサイトを作りたいのか、目的や目標を決めます。

手順02｜構成作成
ポータルサイトの骨組みを図面化し、ヘッダーやグローバルナビゲーション、コンテンツ、フッターなどの配置を具体化します。PC での表示だけでなく、スマホでの表示を考えることもあります。

手順03｜デザイン作成
構成に沿って具体的なデザインを決めます。サイトを訪れたユーザーが視認しやすい「UI（ユーザーインターフェース）」や、操作しやすい「UX（ユーザーエクスペリエンス）」を考慮します。

手順04｜コーディング
作成したデザインのポータルサイトが Webブラウザで表示されるようにHTML等のコードを記述します。最近では、コーディングなしでもポータルサイトを表示できるような技術もあります（ノーコード・ローコード※）。

手順05｜システム構築
サーバーやデータベースなど、ユーザーからは見えない運用者側が使用する仕組みを構築します。

手順06｜管理画面の構築
運用者側はコンテンツを管理するために管理画面を扱います。管理画面を使いやすいように構築し、設定することが必要です。

手順07｜コンテンツ作成
提供する情報を記事として書いたり、実装されているものに具体的内容を追加していきます。

※ノーコード・ローコードについては、下記のブログでご紹介しています。ぜひ、ご参照ください。

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今回はポータルサイトについて、種類や運営側・利用者側のメリット、作成手順などを解説しました。最近では、スムーズでシームレスな情報共有や生産性向上を目的に、社内ポータルサイトを構える企業も多いです。社内ポータルサイトの作成には専門的知識が必要ですが、テンプレートを活用すればはじめての方でもポータルサイトの構築は可能です。

ez office のポータルサイト構築サービスは、Microsoft 社が提供する SharePoint を使用して構築するサービスです。
ez office が独自で開発したポータルサイトのテンプレートは、「情報を届けること」と「知りたい情報が見つかること」の両方を実現できるさまざまな仕掛けが施されているため、Webサイトの運用経験やプログラミング言語の知識が少なくても、直感的に操作できて見やすいポータルサイトを作れます。すでに Microsoft 365 を契約している企業であれば、作成・運用環境を整えるための追加コストもかかりません。

●　サイト構成や掲載コンテンツ
●　トップページ構成
●　ページ・リスト・ライブラリ項目

など、社内ポータルサイト構築にあたり必要な内容を貴社の状況にあわせて、一緒に課題解決のための検討やご提案をします。これからポータルサイトの作成や運用を考えている方や、少しでもポータルサイトに興味をもった方は、ぜひ検討してみてください。

ez office では、SharePoint をはじめとした Microsoft 製品を活用したいお客様に対して、業務改善・効率化のお手伝いが可能なサービスを提供しております。