SharePoint で作成するサイトには、社内向けの情報共有を目的とした「チームサイト」と、社内外向けの情報発信を目的とした「コミュニケーションサイト」の 2 種類があります。そして、それらのサイトの下にサブサイトを構築できます。ユーザーは、これらのサイトの作成と編集を自由に行うことができ、各サイトを使い分けることで、情報共有、共同作業の促進、効率的なコンテンツ管理などが可能になります。

チームサイト

チームサイトは、主にチーム内で情報共有や共同作業を行うためのサイトです。一般的に、プロジェクトチームや部署といった組織内のグループで利用されます。チームサイトは、ドキュメントの共有、スケジュールの管理、タスクの割り当てなど、チームのコラボレーションを支援する機能を豊富に備えています。また、チームメンバー間でのコミュニケーションを促進するための掲示板やチャット機能も提供されています。これらの機能により、チーム内での効率的な情報共有と共同作業を実現できます。また、チームサイトはチームの活動全体を可視化し、情報へのアクセスの一元管理を可能にします。

コミュニケーションサイト

コミュニケーションサイトは、その名のとおり、広範なユーザーに向けた情報の共有や公開を目的としたサイトです。チームサイトが特定のグループやプロジェクトに焦点を当てているのに対し、コミュニケーションサイトは組織全体などに幅広く情報を配信します。そのため、新製品の発表、企業のニュース、方針の変更など、多くの人々に知らせる必要がある情報を共有する上で理想的なプラットフォームです。また、コミュニケーションサイトは、視覚的なインパクトを最大化し、ユーザーエンゲージメントを促進するための、豊富なデザインオプションを備えています。

【SharePoint】チームサイトとコミュニケーションサイトの違いとは？機能の比較や作成手順の紹介 SharePoint でサイトを作成するときには、「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の 2 つから選択します。本記事では、この 2 つのサイトの違いをはじめ、それぞれのサイトの作成目的や機能の比較をし、コミュニケーションサイトを新規で作成する手順などを解説します。 ez office

サブサイト

サブサイトとは、主要な SharePoint のサイト（チームサイトまたはコミュニケーションサイト）の下位に作成するサイトを指します。サブサイトは、特定のプロジェクト、部門、チームなどの目的や範囲に合わせてカスタマイズが可能です。各サブサイトは、親サイトとの関連性を保ちつつ、必要に応じて、セキュリティ、ライブラリ、リスト、ページなどを個別に設定して運用できます。これにより、組織内の異なる部門やチームが、それぞれのニーズに合わせて柔軟に情報共有や共同作業を行うことができます。

SharePoint サブサイトの作成と権限設定の手順を解説 SharePoint は、企業内の情報共有やコラボレーションを促進するツールとして広く利用されています。その中心的な機能の一つが「サブサイト」です。本記事では、サブサイトの概念や、その作成と権限設定の手順について、詳しく解説します。 ez office

SharePoint でサイトを作成するメリット

HTML の知識がなくても作成できる

SharePoint は、もともと「ファイルや情報の共有サービス」として開発されたもので、サイト作成のツールではありません。ただし、共有するファイルや情報を分かりやすく整理するためのポータルサイトを作成する機能を備えています。サイト作成の専門的なツールではないことから、HTML の知識を必要とせず、直感的でグラフィカルなインターフェースによって簡単にポータルサイトを作成できます。

追加費用がかからない

SharePoint には、SharePoint Online と SharePoint Server という 2 つのサービスがあります。SharePoint Online はクラウドでアカウントを作成して SharePoint を利用する形式で、SharePoint Server は自前でサーバーを用意して SharePoint をインストールする形式です。 SharePoint Server は、サーバーの導入コストやランニングコストがかかる上、サーバー運用のノウハウも必要です。そのため、クローズドなネット環境でなければならないという特殊な事情でもない限り、SharePoint Online の導入をお薦めします。SharePoint Online は、Microsoft 365 のライセンスに含まれているため、Microsoft 365 のライセンスを取得していれば、追加費用なしで利用することができます。

Microsoft 365 の法人プランを比較！自社の規模や業務に合わせたプランの選び方 Microsoft 365（※）は、Office アプリケーション（以下、アプリ）を含むさまざまなサービスを利用できる、Microsoft 社が提供するサブスクリプションサービスです。場所とデバイスに依存しない情報共有をはじめ、チームでの共同作業、スケジュール管理などができるため、日々の業務の効率化や働き方改革に役立てられます。企業の担当者さまには、業務体制やフローの見直しに向けてMicrosoft 365 の導入を検討しており、「どのようなプラン・料金になっているのか」「自社に合ったプランをどう選べばよいか」などと疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。この記事では、Microsoft 365 の法人向けプランの特徴と料金、選び方について解説します。 ez office

セキュリティに優れている

SharePoint Online は 1.9 億人ものユーザーに利用されており、脆弱性が発見された場合は即座に報告され、修正プログラムやセキュリティ更新プログラムがリリースされます。また、共有されたファイルのアクセス権を制限する機能を備えており、あらかじめ管理者が設定したグループ以外は閲覧できないため、情報漏えいの心配もありません。

【基礎編】SharePoint のアクセス権限とは？権限の種類と設定方法を簡単解説 SharePoint は多くの企業が利用する、情報共有とコラボレーションを可能にする強力なツールです。しかし、その機能を最大限に活用するためには、適切なアクセス権限の設定が不可欠です。本記事では、SharePoint の権限とその設定方法について詳しく解説します。 ez office

Microsoft 365 の他のアプリケーションとの連携

SharePoint は Microsoft 365 の他のアプリケーションとシームレスに連携することで、業務効率を大幅に向上させることができます。

以下にいくつかの具体例を挙げます。

Teams	SharePoint と Teams は密接に統合されており、Teams のチャネル内で SharePoint ドキュメントライブラリを直接利用できます。これにより、チャットや会議中にドキュメントを簡単に共有・編集できます。
Outlook	SharePoint のカレンダーやタスクを Outlook と同期することで、スケジュール管理が一元化されます。また、Outlook から直接 SharePoint のドキュメントにアクセスすることも可能です。
OneDrive	SharePoint と OneDrive はファイルの保存と共有において連携しています。SharePoint のドキュメントライブラリに保存されたファイルは、OneDrive を通じてオフラインでもアクセスできます。
Power Automate	SharePoint と Power Automate を組み合わせることで、ワークフローの自動化が可能です。例えば、特定の条件が満たされたときに通知を送信したり、承認プロセスを自動化したりすることができます。
Power BI	SharePoint のデータを Power BI で可視化することで、データ分析が容易になります。リアルタイムのレポートやダッシュボードを作成し、ビジネスインサイトを得ることができます。

これらの統合により、SharePoint は単なるドキュメント管理ツールにとどまらず、企業全体の情報ハブとして機能します。

チャットだけじゃない！Teams と SharePoint の連携でスムーズな情報共有 Microsoft 製品でビジネスチャットツールとして知られる「Teams」ですが、チャット以外にも「情報共有」に関するあらゆる機能が備わっており、Teams と SharePoint の連携方法や活用場面・メリットなどを説明します。 ez office

SharePoint でサイトを作成するデメリット

SharePoint にはデメリットが少ないですが、強いて言えば、以下の 2 点が挙げられます。

詳細なアクセス解析ができない

SharePoint は、サイト作成の専用ツールではないため、簡易的なアクセス解析しかできません。最低限の機能は備えているため、どのコンテンツのアクセス数が多いかは分かりますが、独自のイベントをカスタマイズして収集することなどはできず、拡張性も不十分です。

SharePoint で誰がいつファイルやページにアクセスしたのかを確認する方法 SharePoint で誰がいつファイルやページにアクセスしたのかは、ホバーカードや監査ログから確認できます。当記事では、ホバーカードや監査ログの設定方法、アクセスログの分析と活用方法について詳しく解説します。 ez office

デザインのカスタマイズ性はいまいち

SharePoint には、誰でも簡単にポータルサイトを作成できるよう、デザインのテンプレートが用意されています。テンプレートを適用すれば誰でもすぐにレスポンシブなサイトを作成できますが、その分デザインの柔軟性がないことはデメリットの一つといえます。

【SharePoint】目を惹きつけるデザイン性の高いポータルサイトを作るポイント SharePoint では、デザイン性の高いテンプレートが用意されており、上手に活用すれば目を惹くオシャレなポータルサイトの作成が可能です。今回は、 SharePoint の機能を理解し、多くの人に見てもらえるポータルサイト構築を実現するポイントをご紹介します。 ez office

情報共有に役立つ SharePoint の機能

ポータルサイトの作成

SharePoint で作成できるポータルサイトには、「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」があります。

チームサイトとは、少人数のメンバーが互いに情報を共有したり交換したりするためのサイトです。情報を毎回一人一人に送信する代わりにポータルに集約することで、効率的に情報共有ができます。

一方、コミュニケーションサイトとは、編集チームが情報をまとめ、それを大多数に公開して閲覧してもらうようなサイトです。例えば、社内報をこの機能で作成している企業もあります。

SharePoint のニュース機能を活用して社内報を発信しよう SharePoint のニュース機能は、社内全体、部門、チームなどへ必要な情報を共有するすることができますが、有効的に活用されているでしょうか？ニュースの表示レイアウトやカテゴリを分けて、サイトを分かりやすく見やすくするために、本記事では、SharePoint のニュースパーツについて解説します。 ez office

検索

SharePoint は、もともとファイル共有サービスであるため、ファイル検索の機能が充実しており、使いやすいことで知られています。サイト、ユーザー、ファイルごとにそれぞれ検索が可能であるほか、お気に入り（ブックマーク）機能もあるため、よく使うファイルにすぐにアクセスできます。

SharePoint の検索機能で目的のファイルやニュースを検索する方法 SharePoint には検索機能が搭載されており、目的のファイルやニュースをスムーズに検索することができます。本記事では、SharePoint の検索方法や検索範囲、ヒットしない場合の対処法などを解説します。 ez office

ワークフロー

SharePoint には、コンテンツの保存や承認を自動化する機能があります。例えば、ユーザーが特定の文字列を含むファイル名のファイルを保存した場合にチームメンバーにメールを送信する、といったことを自動で行えます。

SharePoint のワークフローでできることとは？構築する手順と注意点 SharePoint には、社内ポータルサイトの作成やファイルの保存・共有などのさまざまな機能が備わっており、その一つに“ワークフローの構築”があります。今回は、ワークフローでできることや、Power Automate を活用して構築する手順、注意点について解説します。 ez office

情報共有／共同作業

SharePoint は、クラウドベースのツールとして、リアルタイムでの情報共有や共同作業を可能にします。これにより、チームメンバーは、離れた場所からも同じドキュメントに同時にアクセスし、その編集ができます。また、SharePoint の通知機能を利用すれば、チーム全体にドキュメントの更新を自動的に通知し、情報共有をスムーズに行うことができます。これらの機能は、プロジェクトの進行を円滑にする上で非常に役立ちます。

SharePoint の掲示板で情報共有を活性化！ SharePoint が優れた情報共有ツールであることはよく知られていますが、その中でも特に役立つのが掲示板です。本記事では、SharePoint の掲示板機能の概要、作成方法、メリット、活用方法について説明します。 ez office

ドキュメント（コンテンツ）管理

SharePoint では、ドキュメントや画像などのコンテンツの一元管理が可能です。各ユーザーが個別にファイルを保管するのではなく、全員がアクセスできる共有スペースに情報を集約することで、情報の分散を避けられます。また、バージョン管理機能により、過去の編集履歴を残すことも可能で、誤って内容を上書きしてしまった場合でも元に戻すことができます。さらに、権限設定により、特定のユーザーのみが閲覧・編集できるようにすることで、情報の安全性を高めることができます。

SharePoint で効率的に文書管理をする方法会社などの集団内で適切に文書を管理するのは難しいものです。そこでおすすめなのが SharePoint による文書管理です。SharePoint なら効率的に文書管理できます。SharePoint を使って効率的に文書管理する方法について解説します。 ez office

マルチデバイスに対応

SharePoint は、パソコンだけでなくスマホやタブレットなどのデバイスでも利用可能です。これにより、場所や時間を問わずに情報へのアクセスが可能になるため、出先からの急な情報確認や、会議中の共有資料の閲覧など、ビジネスシーンでの利便性が大幅に向上します。また、デザインはデバイスに応じて自動的に最適化され、どのデバイスからでも使いやすいユーザーインターフェースが提供されます。

SharePoint でのサイト作成手順

サイトの作成

SharePoint でのサイト作成は非常に直感的で、特別な技術や知識は必要ありません。
以下の手順で、基本的なサイトを作成できます。

1.　Microsoft 365 のホーム画面を開きます。画面左上のアイコンをクリックします。

SharePoint でのサイト作成手順

2.　SharePoint アプリケーションを選択して開きます。

SharePoint でのサイト作成手順

3.　SharePoint のホーム画面の上部にある「＋サイトの作成」ボタンをクリックします。
このボタンが見つからない場合は、管理者がこの機能を意図的に無効化している可能性があるため、管理者に問い合わせてください。

SharePoint でのサイト作成手順

4.　新しいサイトの作成画面が表示されます。ここで「チームサイト」を選択します。

SharePoint でのサイト作成手順

5.　新しいサイトに関する情報を入力し、「次へ」をクリックします。

SharePoint でのサイト作成手順

6.　サイトのメンバーを追加します。メンバーの名前やメールアドレスを入力すると、サイトへのアクセス権を付与できます。
追加したら、「完了」をクリックします。

SharePoint でのサイト作成手順

7.　すべての設定が完了すると、新しいサイトが作成されます。

SharePoint でのサイト作成手順

ページの編集

作成したサイトを開く
「ページ」タブから「新しいページ」を作成
「編集」ボタンをクリックし、デザインを変更

Web パーツの追加

SharePoint では、Web パーツを追加することで、情報を分かりやすく表示できます。

▼おすすめの Web パーツ

ニュース	チームや部署内の最新情報を共有するための Web パーツです。ニュース記事を簡単に作成・表示でき、重要な情報を迅速に伝えることができます。
クイックリンク	複数のリンクをリスト形式で表示できる Web パーツです。重要なリンクをまとめて表示するのに便利で、ユーザーが必要な情報にすぐにアクセスできます。
ドキュメントライブラリ	SharePoint のドキュメントライブラリを表示する Web パーツです。チームメンバーが必要なファイルに迅速にアクセスでき、共同作業がスムーズになります。
イベント	予定されているイベントを表示する Web パーツです。カレンダー形式でイベントを管理・共有でき、チーム全体のスケジュールを把握しやすくなります。
画像ギャラリー	複数の画像を表示するための Web パーツです。ビジュアルコンテンツを効果的に伝えるのに役立ち、サイトの見栄えを向上させます。

ez ポータルパーツ | SharePoint に最適なWebパーツで、ポータルサイトを構築！ ez ポータルパーツは、SharePoint でデザイン性の高いポータルサイトをつくるためのWebパーツです。ニュースをカテゴリ別に分類したり、未読ニュースをわかりやすく表示できます。 ez office

ez office 独自のテンプレートを活用したポータルサイト構築サービス

ez office のポータルサイト構築サービスは、Microsoft が提供する SharePoint を活用しています。

ez office が独自で開発したポータルサイトのテンプレートは、「情報を届けること」と「知りたい情報が見つかること」の両方を実現するためのさまざまな仕掛けが施されているため、サイト運用の経験やプログラミング言語の知識が少なくても、直感的に操作できる見やすいポータルサイトを作成できます。すでに Microsoft 365 に契約している企業であれば、作成・運用環境を整えるための追加コストもかかりません。
貴社の社内ポータルサイトの構築にあたり、以下のご要望を踏まえて、一緒に課題を検討し、解決策をご提案します。

●　サイト構成および掲載コンテンツ
●　トップページ構成
●　ページ／リスト／ライブラリの項目

ポータルサイトの作成や運用を考えている方や、ポータルサイトに興味を持たれた方は、ぜひ検討してみてください。

ポータルサイト構築 | SharePoint でつくる！テンプレートを活用したみんなが見たいポータルサイト情報が探しやすく、見やすいオシャレなポータルサイトがSharePoint で構築できます！ez office 独自のテンプレートを活用し、情報の一元管理、タイムリーな情報発信ができます。 ez office

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『 ez office 』の「SharePoint ポータルサイト構築支援サービス」は、SharePoint のエキスパートが貴社に最適なポータルサイトの提案・作成をいたします。より詳細な内容は以下の資料よりご覧いただけます。

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まとめ

本記事では、SharePoint のサイトの種類や、メリットとデメリット、サイト作成の方法について解説しました。SharePoint は、HTML の知識が不要で、極めて低コストで利用できるツールです。SharePoint のサイトは、セキュリティに優れているだけでなく、企業で標準的に使用されている Microsoft Office との完全な互換性があります。ぜひ SharePoint Online の導入をご検討ください。

SharePoint でサイトを作成！そのメリットや手順を紹介

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