フローチャートで生産性を向上！Microsoft などのツールを紹介

フローチャートは、業務プロセスやシステムの流れを視覚的に表現するための図表です。一般的には、矩形、円形、菱形などの図形を使ってタスクや判断点を表し、矢印でそれらのつながりを示します。これにより、プロセス全体を一目で理解でき、問題点や改善点を発見しやすくなります。フローチャートは、さまざまな分野で利用されており、プログラムの設計、工程管理、ビジネスプロセスの分析や改善などに活用されています。

セキュリティ対策

フローチャート作成ツールを導入する際には、セキュリティ対策が重要な要素となります。企業の業務ワークフローや機密情報が含まれる可能性があり、情報漏えいや不正アクセスを防ぐ対策が必要となるためです。

ネットワーク図の作成

フローチャート作成ツールを選定する際、ネットワーク図の作成が可能なツールを選ぶことが望ましいでしょう。
ネットワーク図は、コンピューター間やデバイス間の通信を視覚的に表現する図で、IT インフラの設計や管理において重要な役割を果たします。PowerPoint でネットワーク図を作成することも可能ですが、専用のフローチャート作成ツールを使用することで、効率的かつ簡単に図を作成できます。

共同編集

フローチャート作成ツールを選定する際、共同編集が可能なツールを選ぶことが重要です。
共同編集機能を備えたツールによって、複数のメンバーが同時にフローチャートやネットワーク図にアクセスし、編集作業を行うことができます。この機能の導入メリットとして、チームメンバー間で情報を簡単に共有でき、リアルタイムでフィードバックや修正が可能になることが挙げられます。

バージョン管理

フローチャート作成ツールを選定する際、バージョン履歴機能があるかどうかを確認することが重要です。
バージョン履歴機能を備えたツールでは、以前のバージョンへのアクセスや復元を簡単に行えます。この機能の導入メリットとして、作業の変更があった場合や誤って編集してしまった際に、容易に過去のバージョンに戻せることが挙げられます。これにより、作業の効率が向上し、エラーも迅速に修正できます。

コメント機能

フローチャート作成ツールを選定する際、コメント機能があるかどうかを確認することが重要です。
コメント機能を備えたツールなら、フローチャートやネットワーク図にコメントを追加し、他のメンバーと意見交換ができるためです。この機能の導入メリットとして、フィードバックの共有や議論が容易になる点が挙げられます。これにより、チームメンバーが修正や改善点を素早く把握でき、プロジェクトの進行がスムーズになります。

フローチャート作成ツールを選定する際には、以下の3つのポイントに注意することが重要です。

ポイント 1｜ユーザー数と拡張性

ツールが規模や組織のニーズに適しているかどうかを確認し、将来的な拡張性も考慮しましょう。ユーザー数に応じたライセンスプランがあるかどうかも重要です。

ポイント 2｜クラウドかオンプレミスか

オンプレミスの場合は、自社サーバーで管理できるため、自由な設定を行うことができますが、初期投資が必要となります。クラウドベースのツールはアクセスしやすく、機能のアップデートも簡単です。また、十分な強度のセキュリティ対策が搭載されているサービスが多いため、オンプレミスにするべき事情がなければ、クラウドサービスを選ぶとよいでしょう。

ポイント 3｜外部サービスとの連携

ツールが他のアプリケーションやサービスと連携できるかどうかも重要なポイントです。連携が可能であれば、作業効率が向上し、業務プロセスの改善に役立ちます。

Visio

Visio は、Microsoft が提供する専門的な図表作成ソフトウェアで、フローチャート、組織図、ネットワーク図などの作成が可能です。豊富なテンプレートとシェイプが用意されており、プロフェッショナルなデザインの図表を簡単に作成できます。また、他の Microsoft 製品との連携も強力で、データの共有やチームでのコラボレーションを容易に行えます。

※ Microsoft 製品サイト｜ Visio launch

PowerPoint

PowerPoint は、プレゼンテーションソフトウェアとして広く知られていますが、フローチャートの作成にも適しています。スライド上で図形の挿入や編集を直接行えるため、シンプルなフローチャートや図表の作成に効果的です。また、チームメンバーとの共同編集やコメント機能も利用でき、効率的なコラボレーションが可能です。

Excel

Excel は、表計算ソフトウェアとして知られていますが、フローチャートの作成にも対応しています。シート上に図形やテキストボックスを挿入できるため、独自のフローチャートを作成可能です。さらに、Excel のデータ分析機能を活用することで、フローチャートとデータを組み合わせたビジュアル情報を提供できます。

Word

Word は、文書作成ソフトウェアとして広く使用されていますが、フローチャートの作成も可能です。文書内で図形の挿入・編集を行うことで、簡易的なフローチャートや組織図を作成できます。これにより、文章と図表を組み合わせた文書を作成可能です。

フローチャートの作成には、Microsoft が提供しているツール以外にも多くのツールが存在します。ここでは、その中から3つのツールを紹介します。

draw.io

draw.io は、オンラインで利用できる無料の図表作成ツールで、フローチャートやネットワーク図などのビジュアル情報を簡単に作成できます。ユーザーフレンドリーなインターフェースと豊富なテンプレートを備えており、初心者でも簡単に使用できます。また、Google ドライブや Dropbox などのクラウドストレージとの連携が可能で、データの保存や共有が容易です。

※製品サイト｜ draw.io launch

Cacoo

Cacoo は、オンラインで利用できる図表作成ツールで、フローチャートやマインドマップなどを作成できます。リアルタイムでの共同編集機能があり、チームメンバーとのコラボレーションが可能です。また、多数のテンプレートが用意されており、美しいデザインの図表を簡単に作成できます。

※製品サイト｜ Cacoo launch

Google Slides

Google Slides は、Google が提供するオンラインプレゼンテーションソフトウェアで、フローチャートや図表の作成にも対応しています。Google ドライブを通じて、簡単にデータの保存や共有ができ、リアルタイムでの共同編集も可能です。Google Slides を使用すれば、チームメンバーと効率的にコラボレーションを図りながら、ビジュアル情報を含むプレゼンテーション資料を作成できます。

※製品サイト｜ Google Slides launch

フローチャートにより業務プロセスやシステムの流れを視覚的に表現し、見える化することにより、問題点が把握できます。業務改善を行う場合、最も効果的なのは業務ワークフローの改善です。業務ワークフローは、効率的に業務を遂行する上で重要な要素です。業務プロセスを明確化し、関連するタスクや役割を整理することで、チームメンバーが協力作業をしやすくなるためです。ワークフローを明確にすることで、無駄な手間や時間を削減し、全体的な生産性を向上させることもできます。また、業務ワークフローは、新入社員研修や引き継ぎにも役立ち、組織内での情報共有やコミュニケーションを円滑にします。

Power Automate

Power Automate は、Microsoft が提供する自動化ツールであり、繰り返しの業務プロセスを効率化することができます。Power Automate を使用すると、さまざまなアプリケーション間やサービス間でのデータ連携や、自動化されたワークフローの作成を簡単に行えます。また、Microsoft 365、Dynamics 365、Azure、サードパーティサービスとの連携が可能で、業務の効率化に大いに貢献します。

SharePoint

SharePoint は、Microsoft が提供する企業向けコラボレーションツールであり、チームや組織の情報共有やドキュメント管理の効率化が可能です。SharePoint を使用すると、チームメンバーが共同でドキュメントを編集したり、プロジェクトやタスクの進捗状況を追跡したりできます。また、Microsoft 365、Power Automate、Teams などの Microsoft 製品との連携が容易で、統合的な業務ワークフローを実現できます。セキュリティ面でも強力な対策が施されており、情報漏えいリスクの低減に寄与します。

Teams

Teams は、Microsoft が提供するコミュニケーションおよびコラボレーションのツールであり、チームメンバーや組織内の人々がリアルタイムで情報共有やコミュニケーションを行えます。Teams を使用すれば、テキストチャット、音声通話、ビデオ会議などを通じて、効率的なコミュニケーションが可能です。また、サードパーティ製アプリケーションとの連携も可能で、業務のさらなる効率化を実現できます。

ワークフローシステムの導入は、業務プロセスの効率化や業務の自動化に大いに貢献します。ただし、導入時には以下の3つの点に注意することが重要です。

ワークフローシステムで解決したい課題を整理する

まず、ワークフローシステムの導入目的や期待する効果を明確にすることが大切です。具体的な課題や改善点をリストアップし、それらを解決するためにどのような機能やサービスが必要かを検討しましょう。

システムで自動化したいフローを決定する

ワークフローシステムの主な目的は、業務ワークフローの自動化です。そのため、どの業務プロセスを自動化するかを事前に決定しておくことが重要です。業務ワークフローの見直しや整理を行い、自動化が効果的なフローを選定しましょう。

グループウェアや ERP の導入も検討する

ワークフローシステムだけでなく、グループウェアや ERP システムの導入も検討することが望ましいでしょう。それらのシステムは、組織全体の情報共有やリソース管理を効率化し、ワークフローシステムと連携して業務プロセスを最適化することができるためです。

効率的な業務ワークフローの構築と適切なツールの選定を行い、業務プロセスの最適化を実現しましょう。適切なツールやシステムを導入することで、業務効率の向上だけでなく、組織全体の生産性の向上も期待できます。また、ワークフローシステムの導入によって、業務プロセスの可視化や自動化が実現し、品質向上やリスク管理にもつながるでしょう。

ez ワークフロー

ワークフローシステムを導入する際の注意点としてランニングコストを挙げましたが、ez ワークフローは SharePoint 環境だけでワークフローシステムを構築できるサービスであるため、SharePoint を使用している企業であれば、追加のランニングコストはかかりません。固定費となるランニングコストを低減したい場合には、ez ワークフローの導入をご検討ください。

ez office では、SharePoint をはじめとしたMicrosoft 製品を活用したいお客様に対して、業務改善・効率化のお手伝いが可能なサービスを提供しております。