ワークフロー管理の重要性と改善を図る方法とは？システムの選び方も紹介
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ワークフロー管理とは、生産性の向上や業務効率化を実現するために、情報技術を活用して、社内の定型的な業務の流れを実行・管理することです。
「紙の書類で申請・承認作業を行っており、業務の停滞が発生している」「どの担当者が何をしているのか把握できず、情報共有ミスが起こりやすい」などの課題を持つ現場では、ワークフロー管理を見直すことが重要です。
企業のなかには「ワークフロー管理はなぜ重要なのか」「システム活用でどのような効果が期待できるのか」などと疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。
この記事では、ワークフロー管理の重要性と改善を図る方法について解説します。
ワークフロー管理とは何か
ワークフロー管理とは、業務プロセスを体系的に整理し、タスクの流れを効率化する手法のことです。企業や組織において、作業の手順を明確にし、関係者間での情報共有を円滑にすることで、全体的な生産性向上を図ります。
ワークフローは以下の要素から構成されます。
- タスク（作業単位）：実行すべき具体的な作業
- アクター（実行者）：タスクを担当する人や部署
- フロー（流れ）：タスク間の順序や依存関係
- 条件分岐：状況に応じた処理の分かれ道
- 承認プロセス：意思決定や確認が必要な段階
ワークフロー管理が重要視される理由
ワークフロー管理は、働き方改革を推進して業務を効率的に進めるために注目されています。
ワークフローが適切に管理されていないと、時間のロスが積み重なって社内業務や社外取引などに進行の遅れが発生したり、担当者にしか進捗状況が分からず、属人化したりといった問題につながりやすくなります。
また、紙の書類・電話・ FAX などで申請・承認のやり取りをしている場合、担当者が不在時に業務が停滞するほか、書類の手戻りが発生した際の修正にも労力・時間がかかってしまいます。
業務の流れを可視化して円滑に進行するためには、ワークフローを適切に管理することが重要です。
システム導入でワークフローを改善
ワークフロー管理を適切に行うには、ワークフロー管理システムの活用が有効です。申請・承認や書類の管理をオンライン上で完結できるシステムを導入することで、ワークフローの改善を図れます。
ワークフロー管理システムの導入によってできることには、以下が挙げられます。
進捗状況の可視化
ワークフロー管理システムを導入すると、経費の精算や報告、稟議などの業務プロセスがどこまで進んでいるか、進捗状況を社内で可視化できます。
承認に時間がかかっているときに、決裁者に進捗状況やトラブルの有無を直接確認するやり取りが不要になるほか、システム上で承認・非承認をリアルタイムで確認できるため、スムーズに次の業務に移行できるようになります。
業務の効率化
ワークフロー管理システムには、申請・承認作業を電子化する機能が備わっています。電子化すると、リモートワーク時にも申請・承認を行えるほか、自動化も可能になります。そのため、紙の申請書を手渡ししたり、FAX で送信したりするフローが削減されて、業務の効率化につながります。
また、業務の効率化によって決裁までの時間が短縮されることにより、スピーディな意思決定ができるようになります。
属人化の防止
属人化を防ぐためにも、ワークフロー管理システムが役立ちます。
ワークフロー管理システムでワークフローを設定すると、申請内容に応じて申請書の種類・承認経路・決裁者が自動で判定されるため、すべての従業員が同じ手順で業務を進行できるようになります。
申請書類を間違えたり、必要な承認経路を飛ばしたりするミスがなくなるほか、担当者以外にも対応できるようになるため、属人化の防止につながります。
なお、Microsoft 365（※）で実装するワークフローについては、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。
※ Microsoft 365 は、マイクロソフト グループの企業の商標です。
ワークフロー管理システムの選定基準
適切なワークフロー管理システムを選定するためには、機能面と運用面の両方から総合的に検討することが重要です。自社の業務特性や組織規模に最適なシステムを選択しましょう。
機能面での検討事項
システムの機能面では、以下の要素を重点的に評価する必要があります。
- カスタマイズ性：自社の業務フローに合わせた柔軟な設定が可能か
- 承認ルート設定：複雑な承認フローにも対応できるか
- 外部システム連携：既存の基幹システムとの連携が可能か
- モバイル対応：スマートフォンやタブレットからの操作に対応しているか
- セキュリティ機能：適切なアクセス制御と データ保護機能があるか
- レポート機能：業務分析に必要なデータ出力が可能か
これらの機能を事前に整理し、デモンストレーションや試用期間を活用して実際の操作性を確認することが重要です。
運用面での検討事項
システムの運用面では、導入後の継続的な利用を見据えた以下の観点から評価します。
- 導入コスト：初期費用と継続的なランニングコストのバランス
- サポート体制：導入支援から運用サポートまでの充実度
- ユーザビリティ：従業員が直感的に操作できるインターフェース設計
- 拡張性：将来的な機能追加や利用者数増加への対応
- ベンダーの信頼性：長期的なサービス提供の安定性
- トレーニング：操作研修や教育プログラムの充実度
特に、システムの使いやすさは導入成功の鍵となるため、実際の利用者である従業員の意見を積極的に取り入れることが大切です。
ワークフロー管理に向いている業務
ワークフロー管理システムは、複数の担当者を経由して承認や確認を行うシーンで活用できます。ここからは、ワークフロー管理に向いている業務の例を紹介します。
経費の清算
ワークフロー管理システムを活用すると、経費の申請から上長の承認、経理部門での決裁までをシステム上で行えるようになります。
外出中や出張中でも手続きができるため、紙の申請書を用いた手続きにかかる時間を削減して、経理申請に関する業務を効率化できます。
また、金額に応じて異なる決裁ルートを設定したり、申請者・申請日・科目ごとにデータを集計したりできるため、経理担当者による管理・処理もスムーズになります。
稟議
新たな取引先との契約や採用活動などを行う際、システム上で稟議書を作成して、承認できるようになります。
途中で稟議が止まっている場合は、誰の承認待ちかをリアルタイムで確認することが可能です。回議側・決裁側ともに、稟議による時間と労力を削減できるほか、意思決定のスピードを速められます。
勤怠管理
ワークフロー管理システムで従業員の出退勤を管理したり、残業・有給休暇の申請を管理したりすることも可能です。
出退勤時にシステム上で上司の承認を得ることで、勤怠の打刻漏れを防げるようになります。また、紙のタイムカードや申請書を集計する必要がなくなるため、労務管理の効率化を図れます。
まとめ
この記事では、ワークフロー管理について以下の内容を解説しました。
- ワークフロー管理とは何か
- ワークフロー管理が重要視される理由
- システム導入によって実現できること
- ワークフロー管理システムの選定基準
- ワークフロー管理に向いている業務
ワークフロー管理システムを導入することで、社内の申請・承認作業を電子化できるほか、システム上で進捗状況を可視化できます。
紙の書類でやり取りする必要がなくなるため、業務の効率化や属人化の防止につながり、決裁プロセスの短縮にも貢献します。
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ワークフローの電子化によって作業効率向上やミスの削減を図りたい方は、ぜひお問い合わせください。
※ Microsoft SharePoint は、マイクロソフト グループの企業の商標です。
