ワークフロー管理の重要性と改善を図る方法とは

ワークフロー管理とは、生産性の向上や業務効率化を実現するために、情報技術を活用して、社内の定型的な業務の流れを実行・管理することです。

「紙の書類で申請・承認作業を行っており、業務の停滞が発生している」「どの担当者が何をしているのか把握できず、情報共有ミスが起こりやすい」などの課題を持つ現場では、ワークフロー管理を見直すことが重要です。

企業のなかには「ワークフロー管理はなぜ重要なのか」「システム活用でどのような効果が期待できるのか」などと疑問をお持ちの方もいらっしゃるのではないでしょうか。

この記事では、ワークフロー管理の重要性と改善を図る方法について解説します。

ワークフロー管理が重要視される理由

ワークフロー管理は、働き方改革を推進して業務を効率的に進めるために注目されています。

ワークフローが適切に管理されていないと、時間のロスが積み重なって社内業務や社外取引などに進行の遅れが発生したり、担当者にしか進捗状況が分からず、属人化したりといった問題につながりやすくなります。

また、紙の書類・電話・ FAX などで申請・承認のやり取りをしている場合、担当者が不在時に業務が停滞するほか、書類の手戻りが発生した際の修正にも労力・時間がかかってしまいます。

業務の流れを可視化して円滑に進行するためには、ワークフローを適切に管理することが重要です。

システム導入でワークフローを改善

ワークフロー管理を適切に行うには、ワークフロー管理システムの活用が有効です。申請・承認や書類の管理をオンライン上で完結できるシステムを導入することで、ワークフローの改善を図れます。

ワークフロー管理システムの導入によってできることには、以下が挙げられます。

進捗状況の可視化

ワークフロー管理システムを導入すると、経費の精算や報告、稟議などの業務プロセスがどこまで進んでいるか、進捗状況を社内で可視化できます。

承認に時間がかかっているときに、決裁者に進捗状況やトラブルの有無を直接確認するやり取りが不要になるほか、システム上で承認・非承認をリアルタイムで確認できるため、スムーズに次の業務に移行できるようになります。

業務の効率化

ワークフロー管理システムには、申請・承認作業を電子化する機能が備わっています。電子化すると、リモートワーク時にも申請・承認を行えるほか、自動化も可能になります。そのため、紙の申請書を手渡ししたり、FAX で送信したりするフローが削減されて、業務の効率化につながります。

また、業務の効率化によって決裁までの時間が短縮されることにより、スピーディな意思決定ができるようになります。

属人化の防止

属人化を防ぐためにも、ワークフロー管理システムが役立ちます。

ワークフロー管理システムでワークフローを設定すると、申請内容に応じて申請書の種類・承認経路・決裁者が自動で判定されるため、すべての従業員が同じ手順で業務を進行できるようになります。

申請書類を間違えたり、必要な承認経路を飛ばしたりするミスがなくなるほか、担当者以外にも対応できるようになるため、属人化の防止につながります。

なお、Microsoft 365（※）で実装するワークフローについては、こちらの記事で詳しく解説しています。併せてご確認ください。

※ Microsoft 365 は、マイクロソフト グループの企業の商標です。

ワークフロー管理に向いている業務

ワークフロー管理システムは、複数の担当者を経由して承認や確認を行うシーンで活用できます。ここからは、ワークフロー管理に向いている業務の例を紹介します。

経費の清算

ワークフロー管理システムを活用すると、経費の申請から上長の承認、経理部門での決裁までをシステム上で行えるようになります。

外出中や出張中でも手続きができるため、紙の申請書を用いた手続きにかかる時間を削減して、経理申請に関する業務を効率化できます。

また、金額に応じて異なる決裁ルートを設定したり、申請者・申請日・科目ごとにデータを集計したりできるため、経理担当者による管理・処理もスムーズになります。

稟議

新たな取引先との契約や採用活動などを行う際、システム上で稟議書を作成して、承認できるようになります。

途中で稟議が止まっている場合は、誰の承認待ちかをリアルタイムで確認することが可能です。回議側・決裁側ともに、稟議による時間と労力を削減できるほか、意思決定のスピードを速められます。

勤怠管理

ワークフロー管理システムで従業員の出退勤を管理したり、残業・有給休暇の申請を管理したりすることも可能です。

出退勤時にシステム上で上司の承認を得ることで、勤怠の打刻漏れを防げるようになります。また、紙のタイムカードや申請書を集計する必要がなくなるため、労務管理の効率化を図れます。

まとめ

この記事では、ワークフロー管理について以下の内容を解説しました。

●　ワークフロー管理が重要視される理由
●　システム導入によって実現できること
●　ワークフロー管理に向いている業務

ワークフロー管理システムを導入することで、社内の申請・承認作業を電子化できるほか、システム上で進捗状況を可視化できます。

紙の書類でやり取りする必要がなくなるため、業務の効率化や属人化の防止につながり、決裁プロセスの短縮にも貢献します。

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※ Microsoft SharePoint は、マイクロソフト グループの企業の商標です。