Microsoft 365 でスケジュール管理を効率化! 3 つの機能を使いこなそう


目次[非表示]

  1. 1.スケジュール管理に役立つ Microsoft 365 の機能
  2. 2.Microsoft 365 を活用してスケジュールを管理する方法
    1. 2.1.①Outlook で予定表を作成する
    2. 2.2.②Microsoft Teams の予定共有機能を使う
    3. 2.3.③Microsoft Planner でタスクを管理する
  3. 3.まとめ


業務を効率的に遂行しつつ、納期の遅れや予定忘れなどのトラブルを防ぐには、組織・チームでスケジュールをきちんと管理することが欠かせません。

しかし、以下のような課題を持つ方もいるのではないでしょうか。

「従業員が個別にタスクを管理していて、チームが進捗状況を把握していない」「メモやホワイトボードで予定を管理しており、漏れ・重複が発生している」

そこで活用できるのが、Microsoft 365です。Microsoft 365 には、業務効率化や情報共有に役立つさまざまなグループ機能があり、従業員のスケジュールを共有・管理するのに役立ちます。

この記事では、Microsoft 365 を活用して社内のスケジュール管理を行う方法について解説します。

※Microsoft 365 は、マイクロソフトグループの企業の商標です。

スケジュール管理に役立つ Microsoft 365 の機能

Microsoft 365 には、従業員やチームのスケジュール管理に活用できるさまざまな機能が備わっています。

主な機能としては、以下が挙げられます。

▼スケジュール管理に活用できる機能

機能
できること
Outlook
  • 予定表を作成・変更してチームに共有する
  • 会議の出席者を選択して出席依頼を送る
Microsoft Teams
  • チームでの予定表を作成して共有する
  • 予定表上で休暇申請を行う
Microsoft Planner
  • Microsoft Teams のチャネルに Planner タブを追加して、タスクを管理する
  • タスクにファイルや写真などのリンクを添付する

これらの機能は、部署ごと・プロジェクトのチームごとでタスクを管理したり、会議や商談の予定を共有したりするのに役立ちます。

社内でスケジュールを共有することで、予定の抜け漏れを防げるほか、優先順位を決めて効率的に業務に取り組めるようになります。

また、従業員に個別で連絡を取り、予定を聞いてから改めてタスク・作業日を調整するといった労力も削減することが可能です。

※Outlook、Microsoft Teams、Microsoft Planner は、マイクロソフト社が提供する製品です。

Microsoft 365 を活用してスケジュールを管理する方法

社内のスケジュールを個別管理している場合は、Microsoft 365 の機能を活用してチームで予定やタスクを共有できる仕組みをつくることが有効です。

ここでは、上記で挙げた 3 つの機能を用いて、スケジュールを管理する方法を解説します。

①Outlook で予定表を作成する

Outlook には、メールの管理だけでなく、グループを作成して予定表でスケジュールを管理する機能があります。グループ内の予定表を用いて、メンバーのタスク内容や会議の予定、イベント内容などを共有できるようになります。

Web 版の Outlook で予定表を作成・共有する方法について解説します。(2023 年 6 月 27 日現在)

▼予定表を作成する

手順
操作内容
1
メニューのあるカレンダーのアイコン[予定表]に切り替えて、[設定] > [すべての Outlook 設定を表示] を選択する
2
[共有予定表]を選択して、[予定表の発行]をクリックする
3
予定表を公開するユーザーと、ユーザーが表示できる情報を選択して、[発行]をクリックする

▼予定表を共有する

手順
操作内容
1
[予定表]のページを開く
2
ページ上部にある[共有]を選択して、自分のスケジュールを反映させたい予定表を選択する
3
予定表を共有するユーザーと名前またはメールアドレスを入力する
4
共有するユーザーの閲覧・編集範囲を選択して[共有]をクリックする

Outlook の予定表で自分のスケジュールを共有する際は、相手の閲覧・編集範囲を細かく設定できます。また、予定表に設定したアクセス許可を変更したり、共有を停止したりすることも可能です。

▼設定できる項目

  • 予定の有無
  • 件名と場所の表示
  • すべての詳細を表示
  • 編集可能
  • 代理人

②Microsoft Teams の予定共有機能を使う

Microsoft Teams では、作成したグループ単位でメンバーの予定を共有できる ScheduleLook という機能を追加できます。(標準機能ではありません。)

メンバー共有の空き時間を一覧化して共有できるほか、会議の開催予定を設定することが可能です。また、Outlook の予定表と連動しているため、ScheduleLook で作成した予定や、Outlook の予定をリアルタイムで連携できます。これにより、アプリを切り替えて予定を確認する作業が不要になります。

チームを作成して会議の予定を設定する手順について解説します。(2023 年 6 月 27 日現在)

▼チームを作成する(デスクトップ版)

手順
操作内容
1
アプリの左側にある[Teams]を選択して、一覧の下部にある[チームの作成] > [最初から]をクリックする
2
チームの種類(プライベート・パブリック)を選択して、チーム名と説明を入力する
3
入力が完了したら[作成]をクリックする

▼会議の予定を作成する

手順
操作内容
1
[チーム]のページから、予定を見たいチームを選択する
2
[ScheduleLook]を選択して、会議に参加する人と開催時間帯を設定する

なお、チームの作成は SharePoint のアドオン製品を利用することで自動化することもできます。詳細は以下のサービスページをご覧ください。

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③Microsoft Planner でタスクを管理する

Microsoft Planner では、グループ(プラン)を作成して、メンバーのタスクを設定・管理することが可能です。

タスク名や担当者、納期などを設定することで、各メンバーが行っている業務の進捗状況を可視化できるようになります。また、Microsoft Teams のチームチャネルに Microsoft Planner のタブを追加して、Microsoft Teams 上でスケジュールを連携することも可能です。(2023 年 6 月 27 日現在)

▼グループ(プラン)を作成する

手順
操作内容
1
[+新しいプラン]を選択する
2
プランに名前を設定して、公開範囲と共有するユーザーを選択する
3
[オプション]を選択して、説明を追加したあと、[プランの作成]を選択する

▼タスクを追加する

手順
操作内容
1
[+タスクを追加] を選択して、タスク名を入力する
2
タスクの期限を設定する場合、[期限の設定]を選択する
3
[割り当てる]を選択して、タスクを行うメンバーを選択する
4
[タスクの追加]をクリックする
5
必要に応じて、[進捗状況][説明][チェックリスト]などの詳細な情報を追加する

なお、タスクの追加方法については、以下の記事で画像付きで解説しています。併せてご確認ください。

  Teams と Planner でタスク管理を円滑にしよう! チームのタスクが管理しにくくてお悩みではないですか?Teams と Planner を連携することでタスクを可視化し、効率よくタスク管理ができます。この記事では Teams アプリ「Planner」の使用方法について解説します。 ez office

まとめ

この記事では、Microsoft 365 を用いたスケジュール管理について、以下の内容を解説しました。

 スケジュール管理に役立つ Microsoft 365 の機能
 Microsoft 365 を活用してスケジュールを管理する方法

Microsoft 365 は、従業員やチームのスケジュール管理に活用できる機能が備わっています。個人の予定表だけでなく、グループ内で予定表を作成・共有したり、会議の開催予定を設定したり、各メンバーのタスク設定・管理を行ったりできます。

ez office 』では、チームでの共同作業やスケジュール調整などを効率的に行うための Microsoft 365 活用を支援するサービスを提供しています。「社内の予定管理・共有を活性化させたい」「スケジュール管理における業務改善をどう実践すればよいか分からない」などのお悩みを解決いたします。

なお、Microsoft Teams を活用したチーム管理については、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。


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