Microsoft 365 でスケジュール管理を効率化！ 3 つの機能を使いこなそう
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業務を効率的に遂行しつつ、納期の遅れや予定忘れなどのトラブルを防ぐには、組織・チームでスケジュールをきちんと管理することが欠かせません。
しかし、以下のような課題を持つ方もいるのではないでしょうか。
「従業員が個別にタスクを管理していて、チームが進捗状況を把握していない」「メモやホワイトボードで予定を管理しており、漏れ・重複が発生している」
そこで活用できるのが、Microsoft 365（※）です。Microsoft 365 には、業務効率化や情報共有に役立つさまざまなグループ機能があり、従業員のスケジュールを共有・管理するのに役立ちます。
この記事では、Microsoft 365 を活用して社内のスケジュール管理を行う方法について解説します。
※Microsoft 365 は、マイクロソフトグループの企業の商標です。
スケジュール管理に役立つ Microsoft 365 の機能
Microsoft 365 には、従業員やチームのスケジュール管理に活用できるさまざまな機能が備わっています。
主な機能としては、以下が挙げられます。
▼スケジュール管理に活用できる機能
機能 |
できること |
Outlook（※） |
|
Microsoft Teams（※） |
|
Microsoft Planner（※） |
|
これらの機能は、部署ごと・プロジェクトのチームごとでタスクを管理したり、会議や商談の予定を共有したりするのに役立ちます。
社内でスケジュールを共有することで、予定の抜け漏れを防げるほか、優先順位を決めて効率的に業務に取り組めるようになります。
また、従業員に個別で連絡を取り、予定を聞いてから改めてタスク・作業日を調整するといった労力も削減することが可能です。
※Outlook、Microsoft Teams、Microsoft Planner は、マイクロソフト社が提供する製品です。
Microsoft 365 を活用してスケジュールを管理する方法
社内のスケジュールを個別管理している場合は、Microsoft 365 の機能を活用してチームで予定やタスクを共有できる仕組みをつくることが有効です。
ここでは、上記で挙げた 3 つの機能を用いて、スケジュールを管理する方法を解説します。
①Outlook で予定表を作成する
Outlook には、メールの管理だけでなく、グループを作成して予定表でスケジュールを管理する機能があります。グループ内の予定表を用いて、メンバーのタスク内容や会議の予定、イベント内容などを共有できるようになります。
Web 版の Outlook で予定表を作成・共有する方法について解説します。（2023 年 6 月 27 日現在）
▼予定表を作成する
手順 |
操作内容 |
1 |
メニューのあるカレンダーのアイコン[予定表]に切り替えて、[設定] ＞ [すべての Outlook 設定を表示] を選択する |
2 |
[共有予定表]を選択して、[予定表の発行]をクリックする |
3 |
予定表を公開するユーザーと、ユーザーが表示できる情報を選択して、[発行]をクリックする |
▼予定表を共有する
手順 |
操作内容 |
1 |
[予定表]のページを開く |
2 |
ページ上部にある[共有]を選択して、自分のスケジュールを反映させたい予定表を選択する |
3 |
予定表を共有するユーザーと名前またはメールアドレスを入力する |
4 |
共有するユーザーの閲覧・編集範囲を選択して[共有]をクリックする |
Outlook の予定表で自分のスケジュールを共有する際は、相手の閲覧・編集範囲を細かく設定できます。また、予定表に設定したアクセス許可を変更したり、共有を停止したりすることも可能です。
▼設定できる項目
- 予定の有無
- 件名と場所の表示
- すべての詳細を表示
- 編集可能
- 代理人
②Microsoft Teams の予定共有機能を使う
Microsoft Teams では、作成したグループ単位でメンバーの予定を共有できる ScheduleLook という機能を追加できます。（標準機能ではありません。）
メンバー共有の空き時間を一覧化して共有できるほか、会議の開催予定を設定することが可能です。また、Outlook の予定表と連動しているため、ScheduleLook で作成した予定や、Outlook の予定をリアルタイムで連携できます。これにより、アプリを切り替えて予定を確認する作業が不要になります。
チームを作成して会議の予定を設定する手順について解説します。（2023 年 6 月 27 日現在）
▼チームを作成する（デスクトップ版）
手順 |
操作内容 |
1 |
アプリの左側にある[Teams]を選択して、一覧の下部にある[チームの作成] ＞ [最初から]をクリックする |
2 |
チームの種類（プライベート・パブリック）を選択して、チーム名と説明を入力する |
3 |
入力が完了したら[作成]をクリックする |
▼会議の予定を作成する
手順 |
操作内容 |
1 |
[チーム]のページから、予定を見たいチームを選択する |
2 |
[ScheduleLook]を選択して、会議に参加する人と開催時間帯を設定する |
なお、チームの作成は SharePoint のアドオン製品を利用することで自動化することもできます。詳細は以下のサービスページをご覧ください。
③Microsoft Planner でタスクを管理する
Microsoft Planner では、グループ（プラン）を作成して、メンバーのタスクを設定・管理することが可能です。
タスク名や担当者、納期などを設定することで、各メンバーが行っている業務の進捗状況を可視化できるようになります。また、Microsoft Teams のチームチャネルに Microsoft Planner のタブを追加して、Microsoft Teams 上でスケジュールを連携することも可能です。（2023 年 6 月 27 日現在）
▼グループ（プラン）を作成する
手順 |
操作内容 |
1 |
[+新しいプラン]を選択する |
2 |
プランに名前を設定して、公開範囲と共有するユーザーを選択する |
3 |
[オプション]を選択して、説明を追加したあと、[プランの作成]を選択する |
▼タスクを追加する
手順 |
操作内容 |
1 |
[+タスクを追加] を選択して、タスク名を入力する |
2 |
タスクの期限を設定する場合、[期限の設定]を選択する |
3 |
[割り当てる]を選択して、タスクを行うメンバーを選択する |
4 |
[タスクの追加]をクリックする |
5 |
必要に応じて、[進捗状況][説明][チェックリスト]などの詳細な情報を追加する |
なお、タスクの追加方法については、以下の記事で画像付きで解説しています。併せてご確認ください。
まとめ
この記事では、Microsoft 365 を用いたスケジュール管理について、以下の内容を解説しました。
● スケジュール管理に役立つ Microsoft 365 の機能
● Microsoft 365 を活用してスケジュールを管理する方法
Microsoft 365 は、従業員やチームのスケジュール管理に活用できる機能が備わっています。個人の予定表だけでなく、グループ内で予定表を作成・共有したり、会議の開催予定を設定したり、各メンバーのタスク設定・管理を行ったりできます。
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なお、Microsoft Teams を活用したチーム管理については、こちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
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