Microsoft 365 を導入するメリットと知っておきたい注意点
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Microsoft 365（※）は、Microsoft 社が提供する Office 製品やクラウドストレージ、グループウェアなどを利用できるサブスクリプションサービスです。買い切り版の Office 製品と異なり、Microsoft 365 は常に最新バージョンのソフトを利用できる特徴があります。
業務の効率化やコミュニケーションの円滑化に向けて、Microsoft 365 の導入・乗り換えを検討している企業では「どのようなメリットがあるのか」「利用にあたって注意点はあるのか」などと調べている方もいるのではないでしょうか。
この記事では、Microsoft 365 を導入するメリットと注意点について詳しく解説します。
※Microsoft 365 は、マイクロソフトグループの企業の商標です。
Microsoft 365 とは
Microsoft 365 は、Microsoft 社が提供する Office アプリのサブスクリプションサービスです。買い切り型となる従来の Office 製品とは異なり、月額もしくは年額を支払うことで、常に最新バージョンの Office アプリを利用できます。
Office アプリには、Microsoft Excel（※1）・Microsoft Word（※1）・One Drive（※2）・SharePoint（※2）などが挙げられます。
なお、Microsoft 365 でできることについてはこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
※1・・・Microsoft Excel、Microsoft Word は、マイクロソフトグループの企業の商標です。
※2・・・One Drive、SharePoint はマイクロソフト社が提供する製品です。
Microsoft 365 を導入する 4 つのメリット
Microsoft 365 を導入すると、チームでの共同作業や情報共有が円滑に行えるようになります。主なメリットには、次の 4 つが挙げられます。
①常に最新バージョンを使える
1 つ目のメリットは、常に最新バージョンを使えることです。
従来の Office 製品は、買い切りの永続ライセンスのため、最新バージョンに乗り換えるためには買い直しが必要でした。
Microsoft 365 の場合は、サブスクリプションサービスとなるため、自動でバージョンのアップデートが行われます。手動で更新作業を行ったり、買い替えたりする必要がなく、常に最新版を利用できます。
②データ共有を円滑に行える
2 つ目のメリットは、データ共有を円滑に行えることです。
クラウドサービスの One Drive や SharePoint を利用することで、外部サイトを経由することなく円滑にデータを共有できます。インターネット環境さえあれば、パソコンやスマートフォン、タブレットなどを用いてどこからでもアクセスできます。
リモート環境での業務はもちろん、従業員間でのファイル・ドキュメントの共有が円滑になることで、業務の効率化やコラボレーションの促進につながります。
③初期費用を抑えられる
3 つ目のメリットは、初期費用を抑えられることです。
買い切り版の Office 製品とは異なり、Microsoft 365 では月額または年額で使用料を支払うため、導入時の初期費用を抑えて導入できます。
月額支払いであれば、月単位でライセンスの契約・解約ができることから、従業員の増減に対しても柔軟に対応しやすくなります。
④セキュリティ対策ができる
4 つ目のメリットは、セキュリティ対策ができることです。
Microsoft 365 では、通信の暗号化や情報セキュリティ規格である ISO の準拠など、さまざまなセキュリティ対策が講じられています。また、ファイルの閲覧・編集制限やダウンロード制限、印刷制限などのアクセス制限機能も備わっています。
セキュリティを強化できるため、自宅・外出先で業務をする場合においても、機密情報の漏洩や不正アクセスなどのリスクを防ぐことが可能です。
Microsoft 365 を導入する際の注意点
Microsoft 365 を導入するにあたっては、いくつか注意点があります。使用期間や用途、起こり得るリスクなどを踏まえたうえで、導入可否を決めることが大切です。
①利用期間中は常に費用を払い続ける必要がある
Microsoft 365 はサブスクリプションサービスのため、利用期間中は月額もしくは年額で費用を払い続ける必要があります。これまで買い切り版を使っていた方は、このランニングコストについて見落とさないようにしましょう。利用期間が長期にわたる場合には、買い切り版よりも費用が高くなる可能性があるため、ランニングコストを含めた検討が不可欠です。
②アップデートで仕様が変更される可能性がある
自動で最新版へとアップデートが行われる Microsoft 365 では、機能や操作感などの仕様が変わってしまう可能性があります。新たな機能や操作に慣れるまでに時間がかかったり、業務に支障が出たりする可能性があるため注意が必要です。
③障害が発生する可能性がある
Microsoft 365 を利用している際に、Microsoft のサーバーで障害が発生するリスクはゼロではありません。障害が発生した場合、復旧まで待つ必要があるため、Office 製品を中心に使っている現場では業務に支障が出てしまう可能性が考えられます。
④機能を使いこなすのが難しいケースがある
Microsoft 365 で利用できる機能やサービスは、多岐にわたります。
従業員間での情報共有やワークフローの構築、スケジュール管理など、さまざまな業務に活用することが可能です。しかし、機能が豊富なあまり、うまく使いこなせない可能性も考えられます。
また、Microsoft 365 を使用すると、これまでの業務フローや作業方法が変わるため、社内に定着させるための教育・フォローも必要になります。
Microsoft 365 を活用して業務改善に役立てたい場合には、社内運用やアプリ構築などをサポートしてもらえるサービスを活用することも一つの方法です。
まとめ
この記事では、Microsoft 365 について以下の内容を解説しました。
● Microsoft 365 の基礎知識
● 導入する 4 つのメリット
● 導入する際の注意点
Microsoft 365 は、月額または年額の使用料を支払って、常に最新バージョンの Office アプリを利用できます。導入時の初期費用を抑えられるほか、データ共有がスムーズになる、セキュリティ対策ができるなどのメリットがあります。
ただし、長期利用では継続的なコストが発生する、アップデート時に仕様変更される可能性がある、障がい発生のリスクがあるといった点にも注意が必要です。また、機能やサービスが多岐にわたるため、「十分に使いこなせない」といったケースも考えられます。
自社での導入が難しい場合には、Microsoft 365 の活用をサポートするサービスを利用することが有効です。
『 ez office 』では、Microsoft 365 を活用したさまざまな業務改善支援サービスを提供しております。「Microsoft 365 を導入して業務効率化を図りたい」「Microsoft 365 の機能を有効活用できていない」という方は、ぜひご相談ください。
なお、Microsoft 365 に含まれる機能の一つ“SharePoint Online”の使い方やメリットについては、こちらをご確認ください。
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