SharePoint Online は、さまざまな用途で多くの企業に活用されている一方で、導入に踏み切れない企業もあります。Word や Excel など、すでに Microsoft 製品を導入していれば、低コストかつ効果的に業務改善が図れます。
今回は、 SharePoint Online の主な機能や基本的な使い方を解説します。

SharePoint Online でできること

SharePoint Online は、Microsoft が提供するクラウドベースのコラボレーションおよびドキュメント管理プラットフォームで、企業や組織が効率的に情報を管理し、共有するための多機能なツールです。

SharePoint Online を使ってできることは、さまざまありますが、企業の多くで活用されている主な機能を解説します。どう活用したらいいかわからない場合、まずはこれらの基本をおさえましょう。

ポータルサイトの作成と運用

SharePoint Online の中で、最も活用されている機能がポータルサイトの作成です。企業などの組織内だけで情報共有を行うためのサイトが簡単に作成できます。このポータルサイトには、企業全体や部署ごとなど、組織内で共有すべき情報を『お知らせ』や『掲示板』、『スケジュール』といった形で投稿が可能です。また、後述する『ファイルの共有・共同編集』もこのポータルサイトを通して行うので、まず、おさえておくべき機能と言えます。ポータルサイトが活用できると、最新情報に最短でアクセスできたり、必要な書類や様式を掲示板から一発でダウンロードできたりと、スピーディーな業務が可能です。
このポータルサイトには、2種類あります。

SharePoint チームサイトコミュニケーションサイト

●　チームサイト
-　部門やプロジェクトなど、限られたメンバーで利用する場合にマッチしたサイトです。
-　Teams のチームを作成した際に自動で発行されます。

●　コミュニケーションサイト
-　全社ポータルサイトなど、全社的に情報共有する場合にマッチしたサイトです。
-　デザイン性の高いサイトが構築できます。

なお、チームサイトとコミュニケーションサイトの違いについては、以下の記事で詳しく解説しておりますのでご覧ください。

【SharePoint】チームサイトとコミュニケーションサイトの違いとは？機能の比較や作成手順の紹介 SharePoint でサイトを作成するときには、「チームサイト」と「コミュニケーションサイト」の 2 つから選択します。本記事では、この 2 つのサイトの違いをはじめ、それぞれのサイトの作成目的や機能の比較をし、コミュニケーションサイトを新規で作成する手順などを解説します。 ez office

簡単なワークフローシステムの導入

ワークフローシステムとは、出張や休暇取得、物品購入など社員からの申請について、上長から承認を得る業務をオンライン上で行うものです。従来、申請手続きや承認手続きを書面で行っていた企業にとって、このワークフローシステムを用いれば、時間や労力の大幅なコストカットができます。
SharePoint Online では、複雑なワークフローはつくれませんが、簡単なものならテンプレートを活用してすぐに導入できます。
たとえば、

●　承認ワークフロー
●　フィードバックや署名の収集
●　タスクの状態管理

などのワークフローを作成できます。

また、Microsoft Power Automate と連携することで、さらに高度な自動化が可能です。例えば、特定の条件が満たされたときに自動的に通知を送信したり、データを他のシステムに転送したりすることができます。

Microsoft 365 で実装するワークフローツールを知ろう！ Microsoft 365 製品は、ワークフローを作成するツールとしても非常に優れており、ツール単体でワークフローをつくるのはもちろん、複数のツールを組み合わせてワークフローを作成することもできます。Microsoft 365 製品で作成できるワークフローツールを解説しています。 ez office

ファイルの共有・共同編集

ポータルサイトを通して、ファイルを複数人の社員で共有し、同時編集ができます。自社サーバーで共有フォルダをつくるようなイメージですが、SharePoint のサービスなので、余計なコストがかからず経費削減にもなります。また、OneDrive と連携してファイルを管理することもできます。SharePoint Online 上でのファイル管理は、チームでの共有用、OneDrive 上でのファイル管理は個人用といったイメージをもっておくとよいでしょう。
アップロードの方法や OneDrive との連携方法について解説します。

OneDrive と SharePoint の違いとは？利用目的と効果的な使い分け OneDrive と SharePoint は、Microsoft が提供するクラウドストレージです。この 2 つのストレージは、いずれもファイルの共有や編集ができるため似ている点もありますが、大きな違いがあります。ここでは、OneDrive と SharePoint の違いや、それぞれの利用目的と活用方法などを解説していきます。 ez office

ドキュメント上にドラッグ&ドロップ

SharePoint Online に、ファイルをアップロードするのは非常に簡単です。SharePoint 上の『ドキュメント』に共有したいファイルをドラッグ&ドロップすることで、メンバーが同時に閲覧・編集できるファイルとしてアップロードされます。

OneDrive のデータを SharePoint Online にコピー

同じ Microsoft 製品である OneDrive 内のデータを SharePoint Online にコピーできます。OneDrive を開き、共有したいファイルを選択した後、上部帯にある『コピー』をクリックします。コピーする先を、SharePoint のポータルサイトにするとコピーが完了します。SharePoint Online のドキュメントに、OneDrive からコピーされたファイルが格納されています。

OneDrive と SharePoint Online を同期する

上記の方法では、SharePoint Online 上で編集したファイルの情報は、OneDrive には反映されません。OneDrive にも SharePoint Online で編集した内容を反映させたい場合は、同期させる必要があります。SharePoint サイトの上部帯にある『同期』をクリックすればOKです。
（OneDrive へのサインインを求められることがあります。）

SharePoint のファイル共有機能を知る！基礎知識と使い方を紹介 SharePoint のファイル共有機能を用いると、複数のユーザーがファイルを共有し、場所や時間に関係なくファイルにアクセスできるため、会社や部署・チームの情報など組織全体のデータ管理や業務の効率化が可能になります。ここでは、SharePoint のファイル共有について詳しく解説していきます。 ez office

アクセシビリティ

SharePoint Online は、アクセシビリティに配慮したデザインが施されており、障害を持つユーザーも利用しやすい環境を提供します。スクリーンリーダーのサポートやキーボードの操作の最適化など、アクセシビリティ向上のための機能が組み込まれています。これにより、すべての従業員が平等に情報にアクセスし、業務を遂行することができます。

多言語対応

SharePoint Online は、多言語対応のサイトを作成することができます。これにより、グローバルな組織でも、各地域の言語に合わせたコンテンツを提供することが可能です。多言語サイト機能を利用して、同じコンテンツを複数の言語で管理し、ユーザーの言語設定に応じて表示を切り替えることができます。

イベント管理

SharePoint Online では、イベント管理機能を利用して、社内外のイベントを計画・管理することができます。カレンダー機能を使ってイベントのスケジュールを共有し、参加者の登録や出欠の確認を行うことができます。また、イベントに関連するドキュメントや資料を一元管理し、参加者と共有することも可能です。

Microsoft SharePoint のカレンダー機能で予定表を管理する方法 Microsoft SharePoint のカレンダー機能を徹底解説。カレンダー機能を持つ Web パーツの基本設定から、予定表の管理、カスタマイズ、共有方法まで詳しく紹介します。 ez office

ビジネスインテリジェンスとレポート

SharePoint Online は、ビジネスインテリジェンス（BI）ツールと統合して、データの可視化と分析を支援します。Power BI と連携することで、SharePoint 内のデータを基にインタラクティブなレポートやダッシュボードを作成できます。

これにより、意思決定を支援するための洞察を得ることができます。さらに、Excel Services を利用して、Excel スプレッドシートを SharePoint サイト上で直接表示し、共有することも可能です。

デジタルアセット管理

SharePoint Online は、デジタルアセット（画像、ビデオ、音声ファイルなど）の管理にも適しています。デジタルアセットライブラリを作成し、メタデータ（作成日時、形式など）を活用してアセットを整理・検索することができます。

これにより、マーケティング資料やトレーニングビデオなどのデジタルコンテンツを効率よく管理し、必要なときに迅速にアクセスすることができます。

フォームとアンケート

SharePoint Online では、フォームやアンケートを作成してデータを収集することができます。Microsoft Forms と連携することで、簡単にフォームを作成し、回答を収集・分析することができます。

これにより、フィードバックの収集や調査の実施が容易になります。さらに、Power Apps を利用してカスタムフォームを用意し、特定の業務プロセスに合わせたデータの入力を行うことも可能です。

SharePoint でアンケートを作成する手順とWebパーツの活用方法 Microsoft SharePointは、Microsoft 365に含まれるアプリケーションの一種です。社内ポータルサイトの作成やファイルの共有・共同作業などのさまざまな機能が備わっており、その一つにアンケートの作成機能があります。この記事では、SharePoint を活用してアンケートを作成する手順について解説します。 ez office

SharePoint Online を使うには？

SharePoint Online は、Microsoft 365 のサービスを契約すると利用できます。
新しく導入したい場合、企業向けのプランである『Microsoft 365 Business Basic』であれば1ユーザー650円から契約が可能です。Word や Excel などの基本的な Office ソフトが使えるプランもあり、コストパフォーマンスは優れています。

Microsoft 365 の法人プランを比較！自社の規模や業務に合わせたプランの選び方 Microsoft 365（※）は、Office アプリケーション（以下、アプリ）を含むさまざまなサービスを利用できる、Microsoft 社が提供するサブスクリプションサービスです。場所とデバイスに依存しない情報共有をはじめ、チームでの共同作業、スケジュール管理などができるため、日々の業務の効率化や働き方改革に役立てられます。企業の担当者さまには、業務体制やフローの見直しに向けてMicrosoft 365 の導入を検討しており、「どのようなプラン・料金になっているのか」「自社に合ったプランをどう選べばよいか」などと疑問を持つ方もいるのではないでしょうか。この記事では、Microsoft 365 の法人向けプランの特徴と料金、選び方について解説します。 ez office

SharePoint Online を使うメリット

ポータルサイトやワークフローシステムの作成ツールは、SharePoint Online 以外もありますが、Microsoft 365 を契約している場合、SharePoint Online もサービスに含まれているため、追加で導入コストがかかりません。
そのうえ、SharePoint Online ならではのメリットも多数あるので、主なものを7つ紹介します。

自宅や出張先からもアクセス可能

SharePoint Online は、名前の通りオンライン上で作動しています。なので、インターネットにつながるデバイスからであればどこからでもアクセスできます。後述しますが、とくに便利なのはモバイルアプリからアクセスできる点です。手持ちのスマートフォンを通して、出張先や在宅から社内の必要な情報を閲覧したり編集したりできます。時間や場所にとらわれずに業務を進められ、テレワークにも相性がよいです。

データは自動で最新状態になり共有可能

SharePoint Online にアップロードされたデータは、常にクラウド上で管理されます。複数人で同一ファイルを同時編集していても、ファイルは常に最新状態が維持されます。「せっかく作業したのに、保存を忘れてまたやり直し・・・」なんてことにはなりません。また、便利なのは、ローカル上のファイルを編集した際も、同期させることでクラウド上のデータに反映させられます。

SharePoint 内のファイルのショートカットをデスクトップ上や OneDrive 内に作成して効率 UP！ SharePoint 内にアップロードされているファイルやフォルダのショートカットをデスクトップ上や OneDrive 内に作成できます。都度、SharePoint を開く必要がなくなるため業務の効率化を図れます。今回は、SharePoint のショートカットを作成する方法を紹介します。 ez office

権限設定でセキュリティ対策が可能

SharePoint Online 上のデータは、アクセス権をもったユーザーしかファイルを開けない仕組みになっているので、セキュリティ面も安心です。アクセス権については、管理者がユーザーごとに閲覧権限、編集権限を与えるか決められます。また、外部と情報共有もできますが、こちらも権限の内容も管理者の方で決められます。誰にどこまでの情報を開示するかは管理者側でコントロールできる点で、SharePoint Online は、情報漏洩のリスクを下げられます。

【基礎編】SharePoint のアクセス権限とは？権限の種類と設定方法を簡単解説 SharePoint は多くの企業が利用する、情報共有とコラボレーションを可能にする強力なツールです。しかし、その機能を最大限に活用するためには、適切なアクセス権限の設定が不可欠です。本記事では、SharePoint の権限とその設定方法について詳しく解説します。 ez office

検索バーで高速アクセスが可能

SharePoint Online は、標準で検索機能をもっています。特定の文字列である『キーワード』を打ち込むことで、関連するドキュメントを一発でピックアップできます。ファイル名やファイル内に含まれる文字列から、キーワードに一致する目的のファイルを判断する仕組みで、非常に便利な機能です。資料を探す時間が省け、ムダな労力と時間を大幅カットできます。

SharePoint の検索機能で目的のファイルやニュースを検索する方法 SharePoint には検索機能が搭載されており、目的のファイルやニュースをスムーズに検索することができます。本記事では、SharePoint の検索方法や検索範囲、ヒットしない場合の対処法などを解説します。 ez office

モバイルアプリが利用可能

SharePoint は、iOS と Android 用にモバイルアプリがあります。アプリをスマートフォンに入れておくことで、どこにいても手元から社内の最新情報へアクセス可能です。

Microsoft 365 内でスムーズな連携が可能

Microsoft 365 の製品同士は、スムーズに連携ができます。すでに、Microsoft 製品で業務を行っている企業であれば、SharePoint Online を導入してもソフトウェアなど作業環境を変えずにすみます。むしろ、SharePoint Online と連携してより効率的に業務を進められます。
たとえば、Excel ファイルを SharePoint 上にインポートして、個人のファイルを共有・編集可能な状態にしたり、逆に SharePoint のリスト情報を Excel にエクスポートし、グラフを作成して分析したりすることが可能です。

SharePoint でリストを作成！基礎知識と業務への活用方法 Microsoft SharePoint の主な機能の一つに“リスト”があります。この機能を使えば、チームで円滑な情報共有ができるようになります。本記事では、リストに関する基礎知識をはじめ、メリット・デメリット、作成方法、業務への活用方法について解説します。 ez office

業務の自動化が可能

上述したように、承認ワークフローだと簡単な業務の自動化はもちろん、Power Automate と組み合わせることで、さまざまな業務の自動化ができます。たとえば、SharePoint と Teams を連携させ、SharePoint にアイテムが新しく追加されると、Teams での承認を自動的に開始させるといったことが可能です。他にも、『リスト』機能を使うことで、備品・施設の予約などに便利な貸出台帳を作成できます。SharePoint Online を活用することで、今まで手動で行なっていた業務が完全自動になるかもしれません。

【上級者向け】SharePoint × Power Apps × Power Automate で自動化した予約フォームを作成する SharePoint のリストによる予約管理は、他の Microsoft 製品である Power Apps や Power Automate と組み合わせることでより利便性を高められます。Power Apps で、予約の入力フォームを自由にカスタマイズし、Power Automate で承認作業を自動化するなど付加価値を加えられます。 ez office

SharePoint Online の活用事例

SharePoint Online は、多くの企業や組織でさまざまな用途に活用されています。以下に、代表的な活用事例をいくつか紹介します。

プロジェクト管理

あるIT企業では、SharePoint Online を使ってプロジェクト管理を行っています。プロジェクトごとに専用のサイトを作成し、タスク管理、ドキュメント共有、進捗報告を一元化しています。これにより、チームメンバーはリアルタイムで情報を共有し、効率的にプロジェクトを進めることができます。

社内ポータル

製造業の企業では、SharePoint Online を社内ポータルとして活用しています。従業員向けにニュース、イベント情報、社内規定などを掲載し、重要な情報を迅速に共有しています。また、各部署ごとにカスタマイズされたページを作成し、部署内のコミュニケーションを促進しています。

ドキュメント管理

法律事務所では、SharePoint Online をドキュメント管理システムとして利用しています。クライアントごとにフォルダーを作成し、契約書や法的文書を一元管理しています。バージョン管理機能を活用することで、ドキュメントの変更履歴を追跡し、必要に応じて以前のバージョンに戻すことができます。

トレーニングと教育

教育機関では、SharePoint Online を使ってオンラインコースやトレーニングプログラムを提供しています。講義資料やビデオを共有し、学生や従業員がいつでもアクセスできるようにしています。また、クイズやアンケートを通じて学習の進捗を確認し、フィードバックを提供しています。

これらの事例からわかるように、SharePoint Online はさまざまな業界で幅広く活用され、業務の効率化と情報共有の促進に貢献しています。

まとめ

今回は、SharePoint Online について機能を網羅的に解説しました。はじめてで使い方が不安という方は、まずはポータルサイトや簡単な承認ワークフローの作成からはじめてみてはいかがでしょうか？

社内の生産性を上げ、業務改善させられるポテンシャルが SharePoint Online にはあります。そのうえで、SharePoint Online に関する業務負担を減らしたかったり、より高度にカスタマイズしたりしたい場合は ez office がサポートいたします。実際に、弊社が手がける SharePoint Online のサポートサービスによって業務改善&生産性アップをしたという嬉しいご報告も多数あります。お気軽にお問い合わせください。

SharePoint Online の基本的な使い方やメリットを解説！