Microsoft 365 を使いこなす！ 業務改善に活用できる 4 つの機能
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Microsoft 365 は、Microsoft 社が提供するサブスクリプションサービスです。
Microsoft Word（※）・Microsoft Excel（※）などの最新の Office ソフトをはじめ、クラウドストレージやグループウェアサービス、セキュリティソリューションなどのさまざまな機能・サービスがあります。契約期間中であれば、定額料金で使用できることが特徴です。
Microsoft 365 を使用している方には、「基本的な Office ソフトの使用にとどまっており、機能をうまく使いこなせていない」「業務の効率化や働き方改革などに役立てたい」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。
この記事では、企業における業務課題とともに、Microsoft 365 を使いこなす方法について解説します。
※Microsoft Word、Microsoft Excel は、マイクロソフトグループの企業の商標です。
Microsoft 365 で改善を図れる社内業務
Microsoft 365 に含まれるさまざまな機能・サービスを活用すると、社内業務における多くの課題について改善を図ることが可能です。書類や電話・FAX などを用いて業務を行っている場合には、以下のような課題が生じやすくなります。
▼書類や電話・FAX による業務の課題
- 決裁フローでタイムロスが発生する
- テレワークを定着できない
- 手書き・手入力の定型業務の負担が大きくなりやすい
- 業務データ・情報が個別管理されておりナレッジ共有が進まない
紙書類を用いて社内の稟議書や契約書などをやり取りする場合、承認者への書類の受け渡し・捺印が必要になり、外出先での申請・承認を行えません。決裁までにタイムロスが発生すると、そのあとの進行が遅れたり、業務をストップする必要が出たりする可能性があります。
また、会社に出社しなければ行えない業務があると、テレワークを導入できず、働き方改革を進めることが難しくなります。手書きや業務システムへの手入力などの定型業務は、コア業務に充てる時間の浪費につながるほか、人的ミスも発生しやすいことも課題の一つです。
従業員が業務データ・情報を個別管理している場合には、情報共有・検索に時間がかかるだけでなく、ナレッジ共有が進まず属人化につながるおそれもあります。
このような課題を解決するために、業務のデジタル化・自動化やペーパーレス化を図る必要があり、Microsoft 365 が役立ちます。
Microsoft 365 で業務改善を図るための機能と方法
Microsoft 365 には、社内の業務改善を図るための機能が備わっています。ここからは、代表的な機能と活用方法について解説します。
①SharePoint｜決裁フローのデジタル化機能
SharePoint（※）は、Microsoft 365 で提供されるサービスです。Web 上でファイル・ドキュメントを一元管理したり、社内ポータルサイトを作成したりできます。
機能の一つにワークフローの構築があり、申請・承認などの決済フローをデジタル化・自動化することが可能です。
パソコン・スマートフォンを用いて申請・承認を行えるため、紙書類の受け渡しやメールでの添付が不要になり、決裁までの時間を短縮できます。また、稟議や契約書の承認、経費申請などのワークフローをデジタル化すると、テレワークにも対応できるようになります。
▼SharePoint でできること
- 申請項目別に決裁フローのルートを作成して、承認者と回答期限を設定する
- 申請者・申請状況を一覧化して共有する
- 申請フォームの項目に入力して申請を行う（承認者と承認ルートは自動設定される）
- 申請者に回覧済や承認・非承認を通知する
そのほか、SharePoint でできることについてはこちらの記事で解説しています。
※SharePoint は、マイクロソフト社が提供する製品です。
②Power Apps・ Power Automate｜定型業務の自動化機能
Power Apps（※）は、アプリを簡単に作成できるローコード開発ツールです。社内のみで使用する営業管理アプリや勤怠管理アプリ、備品・施設の予約管理アプリなどを作成できます。また、Power Automate（※）は、アプリの操作を自動化する RPA ツールの一種です。
いずれも Microsoft 365 に含まれるツールで、Power Apps で作成した業務アプリを Power Automate と連携すると、繰り返し実行する定型作業を自動化できます。
手書き・手入力・メール送信などの作業が不要になるため、業務の効率化や人的ミスの防止につながります。
▼Power Apps・Power Automate でできること
- 営業管理アプリに登録された注文書のデータを基に納品書を作成する
- 勤怠管理アプリに入力された勤務時間を自動で集計して、指定の Excel ファイルに自動転記する
- 備品の予約管理アプリに登録された日時で、申請者にリマインドメールを送信する
なお、Power Apps の使い方はこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。
※Power Apps・ Power Automate は、マイクロソフト社が提供する製品です。
③Microsoft Teams｜オンライン会議・情報共有機能
Microsoft Teams（※）は、従業員間のコラボレーションやコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。グループごとにチームを作成して、情報共有や共同作業、オンライン会議、チャットなどを行うことが可能です。
リモート環境で業務を行う際に、複数の情報共有ツールやチャットツールなどを併用することなく、一つのツール内で作業を遂行できるようになります。
▼Microsoft Teams でできること
- 個人チャット・グループチャットでコミュニケーションを取る
- チャット内で画像やファイルを共有する
- Excel や Word ファイルを複数人で同時に作業する
- ビデオ通話・オンライン会議を行う
※Microsoft Teams は、マイクロソフト社が提供する製品です。
④SharePoint と OneDrive｜情報の共有・管理機能
SharePoint と OneDrive（※）は、ファイルやドキュメント、ナレッジなどを共有・管理できるクラウドベースのサービスです。社内の情報共有・蓄積に役立つ機能が備わっているため、ナレッジ共有の促進やデータ共有の円滑化につながります。
▼SharePoint・OneDrive でできること
- SharePoint で社内ポータルサイトを作成して、社内 FAQ や社内 Wiki として運用する
- Word や Excel ファイルを OneDrive 上に保存して、ほかの従業員と共有・編集を行う
※OneDrive は、マイクロソフト社が提供する製品です。
まとめ
この記事では、Microsoft 365 について以下の内容を解説しました。
● Microsoft 365 で改善を図れる社内業務
● Microsoft 365 で業務改善を図るための機能と方法
Microsoft 365 には、紙媒体や電話・FAX などを用いた業務課題の改善を図るためのさまざまな機能が備わっています。決済フローや定型作業を自動化したり、情報共有と共同作業をスムーズに行ったりすることが可能です。
『 ez office 』では、SharePoint の活用や Power Apps によるアプリ構築支援など、Microsoft 365 を活用した業務改善をサポートしております。テレワークの定着や情報共有の円滑化、ナレッジ共有の促進を目指したい方は、ぜひご相談ください。
なお、Microsoft 365 でワークフローを構築できる機能については、こちらの記事で解説しています。
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