Microsoft 365 を使いこなす！ 業務改善に活用できる 4 つの機能

Microsoft 365 は、Microsoft 社が提供するサブスクリプションサービスです。

Microsoft Word（※）・Microsoft Excel（※）などの最新の Office ソフトをはじめ、クラウドストレージやグループウェアサービス、セキュリティソリューションなどのさまざまな機能・サービスがあります。現代のビジネスにおいて、生産性とコラボレーションを最大化するための強力なプラットフォームです。契約期間中であれば、定額料金で使用できることが特徴です。

Microsoft 365 を使用している方には、「基本的な Office ソフトの使用にとどまっており、機能をうまく使いこなせていない」「業務の効率化や働き方改革などに役立てたい」とお悩みの方もいるのではないでしょうか。

この記事では、企業における業務課題とともに、Microsoft 365 を使いこなす方法について解説します。

※Microsoft Word、Microsoft Excel は、マイクロソフトグループの企業の商標です。

Microsoft 365 で改善を図れる社内業務

Microsoft 365 に含まれるさまざまな機能・サービスを活用すると、社内業務における多くの課題について改善を図ることが可能です。書類や電話・FAX などを用いて業務を行っている場合には、以下のような課題が生じやすくなります。

▼書類や電話・FAX による業務の課題

• 決裁フローでタイムロスが発生する
• テレワークを定着できない
• 手書き・手入力の定型業務の負担が大きくなりやすい
• 業務データ・情報が個別管理されておりナレッジ共有が進まない

紙書類を用いて社内の稟議書や契約書などをやり取りする場合、承認者への書類の受け渡し・捺印が必要になり、外出先での申請・承認を行えません。決裁までにタイムロスが発生すると、そのあとの進行が遅れたり、業務をストップする必要が出たりする可能性があります。

また、会社に出社しなければ行えない業務があると、テレワークを導入できず、働き方改革を進めることが難しくなります。手書きや業務システムへの手入力などの定型業務は、コア業務に充てる時間の浪費につながるほか、人的ミスも発生しやすいことも課題の一つです。

従業員が業務データ・情報を個別管理している場合には、情報共有・検索に時間がかかるだけでなく、ナレッジ共有が進まず属人化につながるおそれもあります。

このような課題を解決するために、業務のデジタル化・自動化やペーパーレス化を図る必要があり、Microsoft 365 が役立ちます。

Microsoft 365 で業務改善を図るための機能と方法

Microsoft 365 には、社内の業務改善を図るための機能が備わっています。ここからは、代表的な機能と活用方法について解説します。

①SharePoint｜決裁フローのデジタル化機能

SharePoint（※）は、Microsoft 365 で提供されるサービスです。Web 上でファイル・ドキュメントを一元管理したり、社内ポータルサイトを作成したりできます。

機能の一つにワークフローの構築があり、申請・承認などの決済フローをデジタル化・自動化することが可能です。

パソコン・スマートフォンを用いて申請・承認を行えるため、紙書類の受け渡しやメールでの添付が不要になり、決裁までの時間を短縮できます。また、稟議や契約書の承認、経費申請などのワークフローをデジタル化すると、テレワークにも対応できるようになります。

▼SharePoint でできること

• 申請項目別に決裁フローのルートを作成して、承認者と回答期限を設定する
• 申請者・申請状況を一覧化して共有する
• 申請フォームの項目に入力して申請を行う（承認者と承認ルートは自動設定される）
• 申請者に回覧済や承認・非承認を通知する

そのほか、SharePoint でできることについてはこちらの記事で解説しています。

※SharePoint は、マイクロソフト社が提供する製品です。

②Power Apps・ Power Automate｜定型業務の自動化機能

Power Apps（※）は、アプリを簡単に作成できるローコード開発ツールです。社内のみで使用する営業管理アプリや勤怠管理アプリ、備品・施設の予約管理アプリなどを作成できます。また、Power Automate（※）は、アプリの操作を自動化する RPA ツールの一種です。

いずれも Microsoft 365 に含まれるツールで、Power Apps で作成した業務アプリを Power Automate と連携すると、繰り返し実行する定型作業を自動化できます。

手書き・手入力・メール送信などの作業が不要になるため、業務の効率化や人的ミスの防止につながります。

▼Power Apps・Power Automate でできること

• 営業管理アプリに登録された注文書のデータを基に納品書を作成する
• 勤怠管理アプリに入力された勤務時間を自動で集計して、指定の Excel ファイルに自動転記する
• 備品の予約管理アプリに登録された日時で、申請者にリマインドメールを送信する

なお、Power Apps の使い方はこちらの記事で解説しています。併せてご確認ください。

※Power Apps・ Power Automate は、マイクロソフト社が提供する製品です。

③Microsoft Teams｜オンライン会議・情報共有機能

Microsoft Teams（※）は、従業員間のコラボレーションやコミュニケーションを円滑に行うためのツールです。グループごとにチームを作成して、情報共有や共同作業、オンライン会議、チャットなどを行うことが可能です。

リモート環境で業務を行う際に、複数の情報共有ツールやチャットツールなどを併用することなく、一つのツール内で作業を遂行できるようになります。

▼Microsoft Teams でできること

• 個人チャット・グループチャットでコミュニケーションを取る
• チャット内で画像やファイルを共有する
• Excel や Word ファイルを複数人で同時に作業する
• ビデオ通話・オンライン会議を行う

※Microsoft Teams は、マイクロソフト社が提供する製品です。

④SharePoint と OneDrive｜情報の共有・管理機能

SharePoint と OneDrive（※）は、ファイルやドキュメント、ナレッジなどを共有・管理できるクラウドベースのサービスです。社内の情報共有・蓄積に役立つ機能が備わっているため、ナレッジ共有の促進やデータ共有の円滑化につながります。

▼SharePoint・OneDrive でできること

• SharePoint で社内ポータルサイトを作成して、社内 FAQ や社内 Wiki として運用する
• Word や Excel ファイルを OneDrive 上に保存して、ほかの従業員と共有・編集を行う

※OneDrive は、マイクロソフト社が提供する製品です。

Microsoft 365 を使いこなすためのステップ

「使いこなす」とは、単に Word や Excel が使えることではありません。Microsoft 365 が提供する「情報の共有」「コミュニケーション」「自動化」の 3 つの柱を、次のステップに沿って、自分の業務プロセスにシームレスに組み込みましょう。

【基本編】生産性を 2 倍にする 3 つの必須ツール活用法

まずは、 Microsoft 365 の核となるツールの「一歩進んだ使い方」をマスターしましょう。

① OneDrive / SharePoint ：「送る」から「共有」へ

業務効率化とセキュリティ向上の観点から、メールにファイルを添付して送ることは推奨されません。現在は、ファイルをクラウド（ OneDrive や SharePoint ）に保存し、 「リンク」 を共有するのが基本です。

▼リンクを共有するメリット

• メール容量を圧迫しない。
• 常に最新版のファイルにアクセスできる。
• 複数人で 「共同編集」 が可能。編集中のカーソルがリアルタイムで表示されます。

▼具体例

会議の議事録を Word で作成し、リンクを Teams に貼っておけば、全員が同時に書き込むことができます。会議終了と同時に議事録が完成します。

▼共有手順

共有したいファイルを右クリックし、「共有」を選択します。「特定のユーザー」 に限定したり、「編集を許可しない」 設定を必ず確認してからリンクを発行しましょう。

② Microsoft Teams ：情報のハブにする

Teams を単なるチャットツールとして利用していませんか？Teams は、さまざまなアプリケーションを統合する「ハブ」としても機能します。特に以下の機能を活用し、Teams の持つポテンシャルを最大限に引き出しましょう。

③ OneNote ：情報が見つからないを防ぐ

出典：OneNote—デジタル ノート アプリ | Microsoft 365

「あのメモ、どこに書いたっけ？」を防ぐのが OneNote です。Word のように厳密なフォーマットを気にせず、テキスト、画像、手書き、 Web ページの切り抜きなどを自由に貼り付けられる「デジタル版のノート」です。

▼セクションとページの階層構造

この階層構造により、必要な情報に迷うことなくたどり着くことができます。

▼検索機能

OneNote は、手書き文字や画像内の文字（ OCR 機能）も検索対象になります。大量のメモの中からでも、目的の情報を瞬時に探し出すことができます。

【応用編】業務を自動化する「 Power Platform 」

Microsoft 365 の真の価値は、 Power Automate を使った業務自動化にあります。プログラミングの知識がなくても、「 A が起きたら B をする」という自動化ルールを作れます。

▼初心者におすすめの自動化例

これらを設定するだけで、毎日 15 分〜 30 分の細かな作業時間を削減できます。

▼注意点

Power Automate については、利用範囲によって 「追加料金」 または 「上位プランへの契約」 が必要になります。

• 標準（無料範囲）
  Outlook や SharePoint など、 Microsoft 365 アプリ同士を連携させる基本的な自動化は標準ライセンスで可能です。
  
  
• 追加が必要なケース
  Salesforce や外部の SQL データベースなど、 「プレミアム コネクタ」 と呼ばれる外部サービスとの連携や、デスクトップ操作を自動化する RPA 機能を使う場合は、追加の有料ライセンスが必要です。

参考リンク：Power Automate の価格

具体的な活用シーンを想定してみる

抽象的な機能説明だけでは、自分の業務にどう活かせるのかイメージしにくいため、実際の業務シーンに当てはめて考えることで、導入後の効果や活用イメージを明確にしましょう。

▼活用シーン例

シーン A ：プロジェクト進行

1. Teams でチームを作成し、関連ファイルを SharePoint に集約。
2. Planner で各メンバーのタスクと期限を可視化。
3. 進捗状況は Excel の共同編集でリアルタイムに更新。
4. 定例会議は Teams 会議 で行い、録画とトランスクリプト（文字起こし）を保存。

シーン B ：社内アンケート・集計

1. Microsoft Forms でアンケートを作成。
2. 回答データは自動的に Excel に蓄積される。
3. Power BI （分析ツール）と連携し、回答結果をグラフでリアルタイムにダッシュボード化。

▼注意点

Power BI については、利用範囲によって 「追加料金」 または 「上位プランへの契約」 が必要になります。

• 標準（無料範囲）
  自分一人でデータを見て分析する分には無料の範囲で可能です。
  
  
• 追加が必要なケース
  作成したレポートを 「他のメンバーと共有」 したり、組織で共同編集したりする場合は、一般的に「 Power BI Pro 」という個別の有料ライセンス（または Enterprise E5 プラン）が必要です。
  

参考リンク：Power BI の価格

さらに使いこなすための AI アシスタント「 Copilot 」

Microsoft 365 の使い方は Microsoft 365 Copilot の登場で劇的に変わりました。 AI を味方につけることが、最強の「使いこなし」と言えます。

▼Microsoft 365 Copilot の活用例

▼注意点

Microsoft 365 Copilot は非常に強力ですが、情報の正確性を最終的に確認するのは人間です。 AI を「優秀な副操縦士（コパイロット）」として扱う姿勢が重要です。

また、本記事で触れた「 Word での下書き作成」や「 Teams 会議の要約」といった AI 機能（ Copilot ）は、基本的にすべて有料のアドオン（追加契約） です。既存のプラン料金に加え、 1 ユーザーあたり月額 4,000 円〜 5,000 円程度の追加費用が発生します。

参考リンク：Microsoft 365 Copilot プランと価格 - ビジネス向けの AI

セキュアで快適な利用環境を整える

Microsoft 365 を使いこなす上で、セキュリティと効率的な管理は避けて通れない要素です。特にリモートワークが増える中で、意識的に取り組む必要があります。

▼二要素認証 (MFA) の徹底

Microsoft 365 のアカウントを守る上で、最も重要かつ基本的なセキュリティ対策が「二要素認証 (Multi-Factor Authentication / MFA)」です。パスワード（あなたが知っている情報）だけでなく、スマートフォンへの通知や認証コード（あなたが持っているもの）など、2 種類以上の要素を用いて本人確認を行う仕組みです。

二要素認証を行うことにより、パスワードが流出しても、第三者による不正アクセスを防ぐことができます。管理者に依頼し、組織全体で MFA を義務化することが強く推奨されます。

まとめ

この記事では、Microsoft 365 について以下の内容を解説しました。

• Microsoft 365 で改善を図れる社内業務
• Microsoft 365 で業務改善を図るための機能と方法
• Microsoft 365 を使いこなすためのステップ

Microsoft 365 には、紙媒体や電話・FAX などを用いた業務課題の改善を図るためのさまざまな機能が備わっています。決済フローや定型作業を自動化したり、情報共有と共同作業をスムーズに行ったりすることが可能です。

『 ez office 』では、SharePoint の活用や Power Apps によるアプリ構築支援など、Microsoft 365 を活用した業務改善をサポートしております。テレワークの定着や情報共有の円滑化、ナレッジ共有の促進を目指したい方は、ぜひご相談ください。

なお、Microsoft 365 でワークフローを構築できる機能については、こちらの記事で解説しています。

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