Microsoft 365 で利用できる3つのメールサービス！ 設定方法や手順を解説

ビジネスにおいて従業員や関係者とのやり取りに欠かせないメール。Microsoft 365（※）には、Microsoft Word（※）や Microsoft Excel（※）をはじめとする Office 製品に加えてさまざまなサービスが備わっており、その一つにメールがあります。

Microsoft 365 の導入を考えている企業担当者のなかには、「Microsoft 365 で利用できるメールサービスにはどのようなものがあるのか」「メールサービスを利用する際の設定はどのように行うのか」などと気になる方もいるのではないでしょうか。

この記事では、Microsoft 365 に含まれているメールサービスと主な機能、設定方法について解説します。

※Microsoft 365、Microsoft Word、Microsoft Excel は、マイクロソフト グループの企業の商標です。

Microsoft 365 に含まれているメールサービス

Microsoft 365 のメールサービスには、主に3つの種類があります。それぞれのサービス内容や機能は、以下のとおりです。

Outlook

Outlook（※）は、メールクライアントサービスです。

メールサーバの機能が備わっていないため、Outlook 単体だけではメールの送受信はできません。別途、メールサーバやプロバイダと契約して Outlook にセットアップする必要があります。

メールボックスの容量は、Microsoft 365 を利用しているユーザーであれば一律最大 50GB となっています。

▼搭載されている主な機能

• タスク管理
• スケジュール管理
• 誤送信メールの取り消し　など

▼Outlook を利用できる Microsoft 365 のプラン一覧

※Outlook は、マイクロソフト社が提供する製品です。

Outlook on the web

Outlook on the web（※）は、Outlook を Web ブラウザで使用できるサービスです。後述するExchange Online の機能にも含まれています。

インターネットに接続できる環境であれば使用できるため、端末にアプリケーションをセットアップする必要がありません。

また、機能や仕様については Outlook とほぼ同様となっているほか、Microsoft 365 のプランに関係なく利用できることが特徴です。

※Outlook on the web は、マイクロソフト社が提供する製品です。

Exchange Online（エクスチェンジ オンライン）

Exchange Online（※）は、ビジネス向けのクラウド型メールサーバです。

Outlook と異なり、別途メールサーバやプロバイダと契約しなくても利用できます。また、サーバの運用管理はマイクロソフト社が行うため、物理的なサーバの設置が不要になるほか、初期コストや運用の労力を削減できます。

▼搭載されている主な機能

• 独自ドメインの設定
• 誤送信の防止
• スケジュール作成・共有　など

▼Exchange Online を利用できる Microsoft 365 のプラン一覧

なお、Exchange Online の基本機能と活用メリットについてはこちらの記事で詳しく解説しています。

※Exchange Online は、マイクロソフト社が提供する製品です。

Microsoft 365 でメールを利用するための設定方法

ここからは、Exchange Online と Outlook を組み合わせてクラウド環境でメールの送受信を行うための設定方法について解説します。

①Exchange Online で独自ドメインを設定する

ビジネスメールとして使用する場合には、独自ドメインのメールアドレスを使用できるように設定することが一般的です。Exchange Online で独自ドメインを作成してから、ユーザーを追加して設定を行う流れとなります。

▼独自ドメインの取得方法

1. Microsoft 365 の管理センターを開いて[設定]＞[ドメイン]の順に選択する
2. [ドメインの購入]を選択して、ドメインの指定手続きと購入を行う
3. 再び Microsoft 365 の管理センターを開いて[設定]＞[ドメイン]の順に選択する
4. [ドメインの追加]を選択して、取得したドメインを入力する
5. ドメインを認証して、DNS レコード（※）に追加するための TXT レコードを確認する
6. プロバイダのドメイン管理画面から、DNS レコードに TXT レコードを入力する
7. Microsoft 365 の管理センターに戻って入力内容が反映されるのを待つ
8. MX レコード・CNAME レコード・TXT レコードをそれぞれプロバイダの管理画面に登録する

※独自ドメインを管理・運用するために必要な情報

▼独自ドメインの設定方法

1. Microsoft 365 管理センターから[ユーザー]＞[アクティブなユーザー]の順に選択する
2. ユーザーの情報を入力して、登録した独自ドメインを選択する
3. ライセンスとオプションを設定する

なお、Exchange Online で共有メールボックスを作成する方法については、こちらの記事で詳しく解説しています。

②Outlook にメールアカウントを設定する

Exchange Online で独自ドメインを設定したあとは、Outlook にメールアカウントを設定します。

▼Outlook の設定方法（Windows の場合）

1. Outlook を起動して、希望するメールアドレスを入力する
2. [詳細オプション]から[自分で自分のアカウントを手動で設定]をチェックして[接続]を選択する
3. メールアドレスの入力画面が表示されない場合は[ファイル]＞[アカウントの追加]の順に選択する
4. 表示された詳細設定画面から[POP]を選択する
5. アドレスの契約書類を確認して[サーバ]と[ポート]を入力する
6. 受信メールの項目にある[このサーバでは暗号化された接続（SSL/TLS）が必要]にチェックを入れる
7. 暗号化方法のプルダウンメニューから[STARTTLS]を選択する
8. [次へ]を選択してパスワードを入力する
9. [接続]を選択する

スマートフォンでメールをしたい場合には、Outlook のアプリケーションをインストールして Exchange のアカウントを選択・設定することで利用できるようになります。

まとめ

この記事では、Microsoft 365 のメールサービスについて以下の内容を解説しました。

• Microsoft 365 に含まれているメールサービス
• Microsoft 365 でメールを利用するための設定方法

Microsoft 365 で利用できるメールサービスには、Exchange Online や Outlook、Outlook on the web があります。Outlook にはメールサーバの機能がないため、単体でメールの送受信を行うことはできません。

Exchange Online と Outlook を組み合わせ使用することで、メールの送受信に加えてスケジュール管理やタスクの共有などができるようになるため、利便性が高まります。

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