Microsoft Teams の特徴とメリットを解説

Microsoft が開発・販売しているグループウェアに、Teams があります。社内コミュニケーションに必要なさまざまな機能を搭載したアプリをグループウェアと言います。Teams は、非常に優れたグループウェアです。しかし、どのような機能が付いているのか、自社に合うアプリなのかわからない方もいらっしゃると思います。そこで、本記事では、Teams の特徴や導入するメリット、デメリットについて解説します。

Microsoft Teams の特徴とでできること

Microsoft Teams とは、アメリカの Microsoft 社が提供しているグループウェアです。社内コミュニケーションに必要なさまざまな機能を搭載したアプリをグループウェアと言います。Teams も、社内コミュニケーションに必要なさまざまな機能が搭載されているのです。さらに、他の Microsoft 製アプリとも相性が良いので、さまざまな企業で使われています。その特徴は主に以下の４つです。

ビジネスチャット

Teams の代表的な機能が、ビジネスチャットです。グループウェアには欠かせない機能でしょう。1対1のチャットもできますし、グループチャットもできます。

Teams のチャットは、ビジネスにも使えるように作られており、かなり高機能です。以下の機能が全て付属しています。

●　メッセージ内での改行
●　メンション（読んでほしい相手を指定してのメッセージ送信）
●　ファイル共有
●　Webサイトのリンク共有
●　引用しての返信
●　送信後のメッセージの削除
●　チャットログの検索
●　使用していないチャットの非表示・再表示
●　メッセージを別の人に転送
●　チャットからWeb会議へそのまま移行

通話

文字によるコミュニケーションでニュアンスが伝わりづらい場合は、音声通話もできます。通話の発信は、スマートフォンの Teams アプリから普通の電話と同じようにできます。着信も普通の電話と同じなので、混乱することがありません。

また、インターネットを利用した通話であるため、電話のような通話料金がかかりません。インターネット利用料金のみで利用できます。

Teams の音声通話は、以下の機能が付いており、複数人のチームで使うのに向いています。

●　通話を他の人に転送する
●　通話の録音
●　チャットから通話に繋げる
●　複数人でのグループ通話

Web会議

Teams では、Web会議もできます。テキストのメッセージではニュアンスが伝わらず、音声通話では表情が見えないため、打ち合わせの熱量が伝わらない場合、ビデオ映像を用いたWeb会議で打ち合わせができます。

Teams のWeb会議は、ビジネスで使えるように高機能となっており、以下のような多彩な機能が付加されています。

●　リアルタイムのメモ（議事録などの作成）
●　マウスポインタの操作権限を他の人に渡す
●　発言をリアルタイムで字幕にする
●　会議参加者を小グループに分ける
●　参加者の意思を投票で確認できる

Microsoft 製品との連携・共有

Teams の特徴で最も他社製と違うのが、Microsoft 製品との連携機能です。他のグループウェアにも、Microsoft 製品と連携できるものはありますが、同じ Microsoft 製である Teams の連携機能のほうが優れている場合が多いです。

連携をすると、例えば以下のようなメリットが得られます。

●　打ち合わせをしながら Word や Excel ファイルをチームメンバーと共同で編集できる
●　Outlook の予定表と同期し、AI が相手の空いている時間を教えてくれるため予定調整が楽にできる
●　共有したファイルのポータルサイトが SharePoint に自動で立ち上がるためファイルを探しやすい
●　チャットで送信したファイルが OneDrive に自動で保存されるため何を送ったかがすぐにわかる

このほかにも、さまざまなアプリとの連携ができます。Microsoft の Office を使っている場合は、Teams の導入でより便利になるでしょう。

Teams のメリット

Teams には、さまざまなメリットがあります。

メリット01｜無料で始められる

Teams には、無料版があります。無料版は以下の機能が期間の制限は無く使えます。

●　最大60分最大100人のグループ会議
●　ユーザー1人あたり5GBのストレージ
●　グループチャット
●　ファイル共有と投票機能
●　セキュリティ機能（通信の暗号化）

一方で、有料版も、Microsoft 製品を購入済でしたら追加料金無しで使える場合もあります。なぜなら、Teams は、Microsoft 製品のパッケージの中に含まれている場合があるからです。その場合は、Teams をインストールするだけで使えます。自社で Microsoft 製品の契約がどのようなライセンスになっているかを確認してみましょう。

メリット02｜タスク管理と連携可能

Teams の2つめのメリットは、同じ Microsoft 製の Planner と連携してタスク管理することできます。Planner は、プロジェクトを１つの単位として、その中の細かいタスクを一元的に管理できます。また、他社製のタスク管理との連携も可能です。Asana や Trello といったアプリと Teams を連携させ、Teams の画面で Asana や Trello を操作できます。いちいち、Teams を閉じてウィンドウを切り替えて、といった作業をしなくても良いのです。

このように、Teams でタスク管理ができると、Teams でグループ会議をしながらタスクの調整をしたり、進捗状況を確認したりできます。打ち合わせでかなり効果を発揮する機能です。

メリット03｜Web会議での議事録作成の効率化

Teams では、Web会議での議事録を効率的に作成できる機能がついています。最もかんたんな手段は「録画」でしょう。Teams では、Web会議の模様を録画できます。

さらに、Microsoft Word には、音声から文章を書き起こす「ディクテーション」という機能が付いています。これらを組み合わせると、例えば、Web会議を録音してその音声だけをディクテーションにかけて自動で文字起こしするということもできます。

また、Teams 自体にも「トランスクリプション（ライブ文字起こし）」の機能が付いており、リアルタイムで発言をテキスト化してくれます。Teams を使えば、わずらわしい議事録作成をする必要がなく、また議事録への記載漏れもありません。

Teams のデメリット

Teams には、デメリットもあります。こちらでは、デメリットとそれについての解消法について解説します。

デメリット01｜Microsoft 製品を使用していない企業には不向き

先述したように、Teams の最大のメリットは、Microsoft 製品との連携のしやすさにあります。よって、Microsoft 製品を使っている企業ならばそのメリットを享受できるでしょう。

一方で、Microsoft 製品を全く使用していない企業ならば、そのメリットはあまり意味の無いものかもしれません。しかし、Microsoft の Word や Excel などの Office 製品は、現在では多数の企業で標準的に使われており、Teams に向いていない企業は、そこまで多くないのではないかと考えられます。

デメリット02｜過去のファイルやメッセージが見つけづらい

Teams のデメリットには、過去のファイルやメッセージが見つけづらいという点もあります。しかし、検索機能を工夫すればこのデメリットは低減できます。

Teams の検索機能は癖がありますが、修飾子と呼ばれる検索要素を使うことで、ある程度は目的のメッセージを検索できます。修飾子には、例えば、メッセージを送った日付で検索したいならば検索キーワードに「Sent:2022/3/27」を付けて検索すれば2022年3月27日のメッセージのみからキーワードを検索できます。

同様に、「From:名前」とすることで特定の人のメッセージのみから検索したり、「In:チャット名」とすることで特定のスレッドだけからキーワードを検索したりできます。

これらの修飾子を使えば、かなり厳密に検索できますので、過去のファイルやメッセージが見つけづらいデメリットはある程度解消されます。

デメリット03｜連携できるアプリが膨大で活用しきれない

Teams は、非常に自由度の高いアプリです。しかし、自由度が高いがゆえに選択肢が多すぎるのです。他のアプリを連携するにしても、そのアプリの使い方を知っていないといけません。

例えば、Teams と Planner を連携しようとするとき、Planner がどのような使い方のアプリかを知らなければ使いこなせませんし、そもそも Teams と連携しようとする発想すら起きませんね。

したがって、Teams は、ある程度はITに精通した企業でないと使いこなせないかもしれません。もちろん、ベンダー企業のような専門企業でなければ使えないわけではありませんが、普段から、ある程度はアプリなどを使って仕事をしている企業が望ましいでしょう。Word も Excel も使ったことない、全くデジタル化していない企業がいきなり Teams を使いこなすのは難しいでしょう。

まとめ

Teams には、さまざまなメリットがあります。デメリットもいくつかありますが、それらは、工夫次第で低減できるものばかりです。事前に自社に Teams が合うのか、よく検討してから導入を決めたほうが良いでしょう。Teams には、無料版もあるため、お試しで導入して使いやすいかどうかを確かめるのも良いかもしれません。ぜひ参考になさってくださいね。

余談ですが、この「ez office」のWebサイトは、弊社のデジタルマーケティングチームが作成しています。チーム内では、Teams、SharePoint、Planner などを活用して、コミュニケーション（チャットとWeb会議）、ファイルなど情報の共有、タスクの管理を行っています。少人数のチームですが、スムーズなチーム運営ができています。