チャットだけじゃない！Teams と SharePoint の連携でスムーズな情報共有

Microsoft 製品でビジネスチャットツールとして知られる「Teams」ですが、チャットツールの活用のみのビジネスパーソンも多いのではないでしょうか？実は、Teams は、SharePoint と連携することで、チャット以外でも、「情報共有」を効率的に行うことができます。それにより業務をさらに円滑に進められます。今回は、多くの人が意外と知らない、Teams と SharePoint の連携方法や活用場面・メリットなどを説明します。

Teams でチームを作ると「投稿」「ファイル」「Wiki」といったタブが上部にあります。「ファイル」タブは、チーム内で必要なファイルを共有でき、チーム専用のクラウドストレージのような機能をもっています。のちほど詳しく解説しますが、このファイル内の情報は、SharePoint のドキュメントライブラリ内に保存されている状態になっていて、閲覧しようとすれば権限のある人全員が閲覧可能です。

「ファイル」タブは、デフォルトで SharePoint のファイル共有機能と連携済みですが、SharePoint の他の機能も Teams と連携することが可能です。たとえば、SharePoint で作成した「リスト」を Teams で閲覧・編集できるように連携できます。方法は以下の通りです。
※今回は、例として SharePoint に「取引先一覧」というリストをすでに作成していると仮定します。

1. Teams で「取引先一覧」のリストを閲覧できるようにしたいチャネルを開く
2. 「Wiki」タブの右の「＋」タブをクリック
3. 連携できる Microsoft 製品などがラインナップされているので、SharePoint を選択
4. SharePoint 内のリストが表示されるので、「取引先一覧」を選択
5. Teams の該当チャネル内で「Wiki」タブの右に「取引先一覧」タブが表示される
6.「取引先一覧」タブをクリックすると、SharePoint の「取引先一覧」リストを閲覧・編集できる

リスト以外の SharePoint 機能についても同様の手順で連携が可能で、「ページ」や「ライブラリ」を Teams で閲覧できます。

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ファイル共有機能のある Microsoft 製品は、

● SharePoint
● Teams
● OneDrive for Business

とさまざまありますが、実際には情報（ファイル）をシェアしたい人数や組織の規模に応じて使い分けられると、非常に便利です。またこれらのプラットフォームはそれぞれで機能が異なるので、どういった場面で何を用いるとよいか、仕組みや機能も合わせて解説します。基本的に Microsoft 側は、社内では Teams をメインに使っての業務を想定しています。

SharePoint｜大きい組織（企業）向け

情報の共有先が社内全体など、人数が多かったり組織が大きかったりする場合に SharePoint は適しています。社内の多くの人が一斉に閲覧できるポータルサイトを構築でき、そのポータルサイトを活用することで大人数の人で同一ファイルを閲覧・編集できたり、「お知らせ機能」を活用したりすることで情報を瞬時に拡散させられるのが魅力的です。また、その他社内で共有する情報を扱う上で便利な「リスト」や「スケジュール」をまとめられたり、簡単な承認ワークフローを構築できたりします。Teams 内のチームの情報にアクセスできたり、アクセス権限をコントロールできたり、外部とも情報共有を行えたりできるので、管理者が社内情報を扱って行くには非常に便利なアプリケーションです。

Teams｜チーム組織（事業部・プロジェクトチーム）向け

Teams も SharePoint のように、任意のメンバーに対して、共有したい情報を一度に拡散させられます。しかし、Teams の場合は、代表機能のチャットを十分に活用するには、事業部やプロジェクトチームなど比較的少人数のメンバーが理想です。ちなみに、多くの方がご存じのように、チャット機能にはWeb会議機能も含まれているので、オンラインミーティングなどの用途でも Teams は活用できます。チャット機能では、相手と過去に共有したファイルを一覧で見ることもでき、チャット相手と共有のクラウドストレージを持っている状態が構築できます。ひとつ重要な点があり、それは Teams での保存先は SharePoint であることです。
たとえば、Teams で「プロジェクトA」といったチーム名で業務を進めて必要なファイルを Teams 内に保存しているとします。タブ欄にある「・・・」をクリックすると「SharePoint で開く」が出てくるのでクリックしましょう。そうすると、「プロジェクトA」というSharePoint サイトのドキュメントライブラリが開かれます。
実は、Teams でチームを作成する度に、SharePoint 内でそのチーム専用のサイトが自動で作成される仕組みになっています。そして、サイトのドキュメントライブラリ内には、Teams のファイルタブと同期されたフォルダが作成されているのです。SharePoint 経由でチーム外のメンバーが「プロジェクトA」の情報を把握できるといったメリットがありますね。
このチーム専用のサイトでは SharePoint の機能に含まれる掲示板機能なども使えるので、SharePoint 機能をスムーズに活用しながらも少人数チームで業務を効率的に進められます。

OneDrive for Business｜個人向け

OneDrive for Business は基本的には個人で使用することが想定されています。ファイル共有機能もありますが、共有の際は逐一「誰に」「どんな形で」共有するのか設定しなければいけません。ファイル共有時にはこういった手間があるため、複数の人でファイルを共有して業務を進めていくために使うよりは、個人がどこからでもファイルにアクセスできるために使う方が適しているといえます。ただ、OneDrive は Teams からも操作が可能です。
Teams の左側縦に並べられたアプリ一覧にある「ファイル」をクリックすると、クラウドストレージに OneDrive が出てきます。Teams からも OneDrive 内のファイルを閲覧できます。さらには新規で OneDrive にファイルを格納することも可能です。Teams から開いた OneDrive 内のファイルを右クリックすると、「リンクのコピー」があります。リンクを Teams チャットなどで送信すると、リンクを受け取った社内の人は OneDrive 内のファイルにアクセスできます。Teams と連携して OneDrive を使えると非常に便利ですよ。

OneDrive には SharePoint と「同期」機能があります。「同期」はPC内に OneDrive 内のものと同じフォルダを自動作成してくれ、オフライン時も OneDrive 内のファイルを閲覧したり編集したりできるようにしてくれます。こういった機能がある点からも、OneDrive は個人向けに作られているのです。

ここまで解説したように Microsoft 製品はデフォルトですでに連携されている部分があったり、意図的に連携させたりすることが可能です。Microsoft 製品が相互連携できると以下のようなメリットがあります。

各アプリケーションを起動させる手間が省ける

アプリケーションが連携している最大のメリットは、それぞれのアプリケーションを開いて操作するという手間を省け、効率的に必要な情報にアクセスできる点です。たとえばすでに解説したように、Teams から SharePoint のリストを閲覧できたり、OneDrive for Business 内のファイルにアクセスしてそれを Teams のメンバーに共有できたりする機能をうまく活用できれば、Teams のみのアプリケーションを開いておけばOKなのです。業務を効率化していく観点から、Microsoft の各アプリケーションが連携している状態は非常に大きなメリットがあるといえます。

Microsoft 365 に一本化できる

これまで挙げた Microsoft 製品を使いこなすことで、社内の情報共有のほとんどを Microsoft 製品で行え、情報共有ツールを Microsoft に一本化できます。一本化ができると新しいソフトウェアの操作を覚えるまでの時間を省けたりといったメリットがあります。「ビデオチャットはこのツールを！」「ポータルサイトの構築はまた別の会社のツールを！」などとすると社員も各ツールの操作に戸惑ってしまい、負担が増えて生産性が下がりかねません。Microsoft 製品であれば、導入している会社も多数で情報量も多いので操作に困っても調べやすかったり、感覚的に操作できたりしますよ。

コストがおさえられる

情報共有ツールが Microsoft に一本化できると、ツールの運営コストをかなりおさえられます。なぜならこれまで挙げた SharePoint、Teams、OneDrive は Microsoft が提供する「Microsoft 365」を契約することですべてカバーされます。Microsoft 365 のプランはさまざまですが、一般法人向けのものであれば最も安いプランで1ユーザーの月換算が540円～利用可能です。社内ポータルサイトの作成ツールやビデオチャットツール、クラウドストレージサービスなどを分けて各社と契約した場合より Microsoft 365 に一本化したほうがコストもおさえられるのです。

今回は Teams と SharePoint の連携方法や活用場面・メリットなどを説明しました。Teams は社内で情報共有をしながら業務を進めるうえではハブになるアプリケーションといえます。情報共有先の規模の大きさは、SharePoint とOneDrive for Business のちょうど中間に該当する事業部やプロジェクトチームです。ただ、便利な連携機能を活用することで、SharePoint やOneDrive for Business の情報をスムーズに引き出せたり、これらのアプリケーション内に情報を保存できたりと、非常に便利に使えます。Microsoft 製品が連携できると、各アプリケーションをいちいち起動する手間が省けたり、情報共有は Microsoft 365 で一本化できたりします。Microsoft 365 で一本化できると情報共有ツールに関する運営コストをおさえられる可能性が高いです。情報共有にかかる時間やコストを削減することで、他の業務に時間や資金を回せるので、Teams をはじめとする Microsoft 製品をうまく活用できれば社内の生産性を高められますよ。

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