SharePoint のニュース機能を活用して社内に情報を発信しよう

SharePoint のニュース機能は、社内全体、各部門、各チームなどへ必要な情報を共有できる非常に便利な機能ですが、有効的に活用されているでしょうか？ニュースパーツは、SharePoint ポータルサイトの中でもよく目立ち、メインページとなるものの1つです。ニュースパーツをうまく使いこなせれば、社内の情報共有を効率的に行え、生産性の向上や情報の伝達不足といったリスク回避にもなります。

後半では、ez office が開発した独自ニュースパーツ「タブ形式ニュースパーツ」と、そのパーツを活用したポータルサイト構築サービスもご紹介いたします。社内のポータルサイトを、よりスタイリッシュに使いやすくしたい方はぜひ参考にしてください。

SharePoint サイト上で作成できるニュースページは、他のページと同様に Web パーツを組み合わせて作成します。基本的には、各部門やチームが社員に向けて記事を作成して、情報発信を行うツールです。更新情報や新着情報を伝えるのに非常に便利で、「お知らせ」としての機能を果たしているといえるでしょう。ニュースという分類でサイト上に記載され、見栄えよくアピール力が強いのがポイントです。 たとえば、ニュースが投稿されると、サイトをフォローしたユーザーの SharePoint ページに自動で表示されるようになります。ニュースの投稿方法は以下です。

1.　サイトのホーム画面で「＋新規」をクリックします。
2.　「ニュースの投稿」をクリックします。
3.　テンプレートを選択して「投稿を作成」をクリックします。
4.　画像やテキスト、Webパーツなどを編集画面で追加します。
5.　編集画面右上の「ニュース投稿」をクリックします。

これで執筆したニュースページを公開できます。図解付きの投稿方法については、下記のブログでもご紹介しています。ご参照ください。

こちらもcheck！

【SharePoint】ページを作成する方法とサイトの活用方法を解説！

今回は、SharePoint のページについて、構造や作成方法など詳しく解説していきます。SharePoint を使って社内ポータルサイト内にWebページを作っていく方法や、具体的にどんな場面で業務改善するかわかります。

ニュースパーツには、複数のレイアウトが存在します。どういったレイアウトがいいかについては、サイトの種類が大きく影響します。チームサイト、コミュニケーションサイト、ハブサイトでは、ニュースを表示するレイアウトが異なるからです。それぞれのレイアウトについて、この後、簡単に紹介します。ちなみに、レイアウトは以下の手順で簡単に変更できるので、お好みに合わせてかえてOKです。

1.　ページ右上の「編集」をクリックします。

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2.　Webパーツ上（図中①）でクリックし「鉛筆マーク」（図中②）の編集をクリックします。画面の右側に設定画面が表示されるので、「レイアウト」（図中③）で選択します。レイアウトを選択すると、「表示するニュース投稿の数」（図中④）をスライダーで変更できます。初期設定は、「横並び」のレイアウトで設定されています。

主要ニュース

画面左に大きなアイキャッチを出し、1つの記事を表示します。そして、右側に3つの記事を表示するレイアウトです。1つの記事が非常に目立ち、チームサイトのデフォルトはこのレイアウトです。

リスト

リストレイアウトでは、ニュースが縦一列に並んで表示されます。

横並び

横並びは「Side-by-side」とも呼ばれ、 ニュースページ一覧が縦2列で並びます。コミュニケーションサイトでは、このレイアウトが多いです。

ハブのニュース

サムネイルとタイトルがセットになって、3列×2行(デフォルト)で表示されますが、特徴的なのは右側にタイトル一覧のようなサイドバーがあります。

カルーセル

スライドショーのように、ファーストビューにくるニュースが自動で切り替わっていきます。

タイル

他のWebパーツの「ヒーロー」と同じレイアウトで、最大5つのニュースが表示されます。右半分がアイキャッチ画像4つで構成されますが、投稿数が4つ以下の場合は、この4つで構成されているレイアウト部分で表示が調整されます。画面左は、1つのニュース記事のアイキャッチ画像が目立ちますね。

ニュースページは、サイトページと比較し、メリットがいくつかあります。

● ユーザーからの参照数が「ビュー」として把握できる
● コメント・いいね機能
● しおり機能で後からでも記事を見返しやすい

などです。他にもとくに有効な使い方について、以下の2つを詳しく紹介します。

● ニュースのカテゴリ分け
● ニュースの予約方法

ニュースをカテゴリ分けしよう

ニュースは、どのサイトで作られるかによって、ユーザーからはカテゴリわけされているように見えます。なので、サイトを立ち上げる際はニュースの分類を考慮しておくことも重要です。サイトのページライブラリで任意の列を作成して、カテゴリ分けに使用する選択肢を作成しておくことで、ページ編集画面で選択できるようになります。

1.　サイトコンテンツより画面下部にある「サイトのページ」をクリックします。

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2.　「＋列の追加」（図中①）をクリックし、「選択肢」（図中②）をクリックします。

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3.　画面右側に表示された「選択肢」の設定画面から、「名前」（図中①）を入力し「選択肢」（図中②）からカテゴリの種別や色を設定します。選択肢を追加した場合は、「＋選択肢の追加」をクリックします。設定完了後、「保存」（図中③）をクリックします。

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4.　カテゴリを表示させるページにチェック（図中①）し、縦3つの点（図中②）をクリックします。一番下にある「詳細」（図中③）をクリックします。

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5.　画面右側に表示された「プロパティ」にカテゴリの項目が追加されているので、「ー」をクリックすると設定されたカテゴリが表示（図中②）されますので、該当のカテゴリを選択します。

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カテゴリ分けの方法としてはこちらが最も一般的です。ですが、ページタイトル上部に表示されるテキストを活用する方法もあります。

表示させるページ編集画面から「ページの詳細」（図中①）をクリックし、ページのタイトル（図中②）をクリックします。画面右側に「タイトル領域」の設定画面が表示されますので、「タイトルの上にテキストブロックを表示」（図中③）をオンにし、「タイトルの上のテキスト（図中③）」に任意のカテゴリ名を入力します。ページタイトルの上部に設定したカテゴリ名（図中④）が表示されます。

「タイトルの上のテキスト」は、「トピックスのヘッダー」としてページライブラリの列に追加できます。こちらの方法でも、ユーザーはフィルターを使って記事を探し出せます。ページの編集画面から離れて追加設定をする必要がないので、手間を省くことが可能です。

※参考サイト：Microsoft 公式サイト｜ コミュニケーション サイトとニュース投稿を含むブログを作成する launch

ニュースの予約投稿しよう

ニュースは、あらかじめ設定した時間に公開する予約投稿ができます。予約投稿するためには以下の手順で事前準備をしておきましょう。

1.　SharePoint サイトページを開き、「サイトのページ」から「スケジューリング」をクリックします。

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2.　画面右側に表示された設定画面より「スケジューリングを有効にする」をオンにします。

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これで準備完了ですが、この設定は所有者のみができる点に注意しましょう。 では、記事に公開時間を設定して予約投稿する手順を解説します。

1.　ニュースページ編集画面上部にある「ページの詳細」（図中①）をクリックし、「スケジュール」（図中②）をオンにして公開の開始日で日時を選択。画面右上の「ニュースを投稿する」が「スケジュール」となるので、「スケジュール」（図中③）をクリックします。

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2.　「〇月〇日（△）午前・午後 X:XXのスケジュール済み」と表示される

これで予約投稿完了です。始業に合わせてニュース投稿したい場合などには、非常に便利ですが、ここで注意が必要です。せっかく、予約したのに、時間がずれてしまうケースがあります。これは、サイトの標準時間設定を海外にしていることが原因です。本社が海外にある外資系の企業では、標準時間設定が本社にされていることがありますので、まず、予約する前に、サイトの時間設定を確認しましょう。時間設定は、「サイトの設定」の「地域の設定」から確認が可能です。

※参考サイト：Microsoft 公式サイト｜ ページまたはニュース SharePoint を特定の時刻にライブにスケジュールする launch
※参考サイト：Microsoft 公式サイト｜ オンライン リスト アイテムの変更時刻が正 SharePoint 表示されない launch

今回は、SharePoint のニュースページについてレイアウトの種類や使い方を解説しました。レイアウトは、数種類ありますが、サイトの種類に合わせて使いやすいものを選びましょう。レイアウトは、好みに合わせて変更できるので、「社員が必要な情報を見逃さないように！」といった視点で選ぶとよいです。また、ニュースページは、カテゴリに分けることで情報をより整理して届けたり、理解できたりします。手順は簡単なので、カテゴリ分けには、ひと手間かけておきましょう。より洗練されたデザインで効率的に情報を届けたい方は、ez office の独自ニュースパーツも検討してみてはいかがでしょうか？カテゴリをタブ形式で表示するなど、高いユーザビリティだけでなく必要な情報が目立つための仕掛けがしっかりと施されています。

ez office では、SharePoint によるポータルサイト構築を専門に行うにあたって、ニーズの高い独自のWebパーツを開発しています。どれだけ有益な情報をサイトにアップしていても、社員の目に届いていなければ意味がありません。ez office は、「社員に情報を届ける」ことと「知りたい情報が見つかる」ことが実現できるサイトを提供できるように、必要な情報が目立つための独自の工夫に注力しています。たとえば、「タブ形式ニュースパーツ」などです。

タブ形式ニュースパーツ

「タブ形式ニュースパーツ」は、ez office 独自のニュースパーツであり、名前の通りタブ形式でカテゴリ別にニュースを表示します。もちろん、カテゴリは、自由に決められるので「重要」「人事関連」「システム」などのカテゴリ分けをすると便利です。未読・既読機能も搭載しており、この機能をオンにすることで、未読のニュースをかわりやすくアピールしてくれます。多くのニュースが投稿されるポータルサイトであっても、ニュースで伝えられる重要な情報の見逃しを防げます。ez office 独自の「タブ形式ニュースパーツ」を用いることで、より情報を視覚的に目立たせて埋もれさせないサイト運営が可能ですよ。

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ニュースページを書くたびにパーツを追加したり、設定を行ったりするのは非常にめんどうに感じる人も多いです。「タブ形式ニュースパーツ」などのWebパーツを使った ez office 独自のテンプレートなら、社員に情報が届きやすく知りたい情報がすぐに見つかるポータルサイトを構築できます。

● ポータルサイトを作ってみたけど、標準のものだけだとデザインや機能面が何かイマイチ‥
● より情報共有の効率を重視した SharePoint サイトを構築したい！
● 専門家に使いやすくデザインもいいサイトを作って欲しいけど、コストはかけたくない

といった方には、向いているサービスです。ez office のテンプレートには、今回紹介したタブ形式ニュースパーツはもちろん、「コメント掲載可能な掲示板パーツ」や「画像リンク配置パーツ」などの独自Webパーツが他にもたくさんあります。標準パーツでは、タイトルや本文に対して検索をかけられませんが、「コメント掲載可能な掲示板パーツ」であれば検索が可能です。また、「画像リンク配置パーツ」を使うと、標準よりも多くのリンクを狭い範囲に設置できます。リンクには、アイコン画像も組み合わさっているので視覚的にもわかりやすく、デザインもスタイリッシュです。社内リソースを割かずにデザインがよく、使いやすい SharePoint ポータルサイト構築を目指すなら ez office のポータルサイト構築サービスを検討してみてはいかがでしょうか？

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