SharePoint のポータルサイトのデザインは「ダサい」?

「自社の社内ポータルサイトがダサい」と残念ながらよく耳にします。なぜ、「ダサい」と言われてしまうのでしょうか？ここでは SharePoint での特徴や機能性などを混じえながらデザイン性についてお話していきます。貴社の社内ポータルサイトをオシャレにするヒントが見つかります。

「ダサい」と言われてしまう理由。それは、自社のサービスを外部に向けてアピールする「WEBサイト」と違い、内部の社員に向けて「情報を共有する」という目的で構築されているためデザイン性については、あまり考慮されずに構築をした事が推測されます。また、二種類の SharePoint の存在も頭を悩ませる理由の一つです。

モダンUIとクラッシックUIの違い

この二種類の SharePoint の違いは、単純に新しいか古いかです。新しいものは「モダンUI」、古いものは「クラシックUI」と呼ばれています。「モダンUI」はチームを作成すると自動的に作成され SharePoint にアクセスすると、初期表示からモダンUIを利用することになります。「クラシックUI」は SharePoint 管理センターでサイトコレクションを作成したものとなります。

デザイン性について

SharePoint のモダンUIは、従来のクラシック機能に比べて大幅にデザイン性が向上しており、余白が大きく、かなり余裕のあるスタイリッシュなレイアウトになっています。逆にクラシックUIではどうでしょう。「情報量を可能な限り多く入れる」が使用目的で、UIについてもHTML使って余白を消したりヘッダー狭くしたりと使いやすくカスタマイズを行うのが主流ですが、デザインのトレンドが変わる度に開発のカスタマイズを行う事は非効率でコストもかかってしまいます。

近年、Microsoft では新しいモダンUIへの移行、機能拡張を進めています。社内ポータルを構築する際は機能面のほか、社員がどれだけ利用しやすいものを作れるかという点や、業務との親和性も重要になってきており、更新のしやすさも不可欠となっております。社員が毎日アクセスしたくなるようなポータルサイトの構築は、生産性や仕事のクオリティ、モチベーションが上がる好循環を生み出すことが可能となります。

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ez ポータルパーツ

ez ポータルパーツは、デザイン性の高いポータルサイトを構築できるWebパーツです。ニュースをカテゴリ別に分類したり、未読ニュースを表示できます。

SharePoint は「ファイルや情報の共有サービス」をコンセプトとして開発されています。そのため、SharePoint 単体では、ドキュメントやデータ、コンテンツの管理・共有というシンプルな機能しか持っておらず、最大の弱点がインターフェースの自由度の低さにあります。標準インターフェースではデザイン性に乏しく、ユーザーの使いやすさにつながりづらい傾向にあるため、それ相応のカスタマイズが必要となります。

特に「社内ポータルサイト」や「Web社内報」といったメディアは、社内情報、コミュニケーションを効率的に行うために見やすくわかりやすく画面設計する必要がありますが、SharePoint には目的に応じたパーツが豊富に揃っているという大きな利点があります。これらを組み合わせることによって、利便性に優れた「社内ポータルサイト」や「Web社内報」を構築することが可能となるのです。

「社内ポータルを作りたいが、サービスが多すぎてどれを選んだらいいのかわからない！」「資料をたくさん取り寄せてはみたものの、情報が多すぎて逆に選べなくなった」、そんなお困りごとをお持ちではありませんか。社内ポータルを構築する際は機能面のほか、社員がどれだけ利用しやすいものを作れるかという点や、業務との親和性も重要になってきます。
ここでは、一部抜粋してモダンUIの機能を紹介していきます。

● ニュース機能
– お知らせリストのように幅の狭い画面ではなく、広々とした画面に素早く見栄えよくコンテンツを掲載できる
– 記事を “後で読む” ための「しおり」の機能がある
– リンクを素早くメールで関係者に送信できる

● フォルダ単位のアップロード
以下の Web ブラウザーを使っている場合に限りフォルダー単位でのアップロードが可能
– Microsoft Edge
– Google Chrom
※Internet Explorerはフォルダーのアップロードをサポートしていません。
　　
● プロパティ情報に応じた強調表示（リスト／ライブラリ）
都度ファイルを開いて内容を確認しなくても素早く見つけ出せる

● ページの作成（複製／テンプレートから）
サイトやアプリ (リストやライブラリ) のテンプレートを作成し、コンテンツを移行することが可能

● シームレスなドキュメント選択／表示
一覧と同じページに表示することが可能

● ハブサイト
部門/地域/プロジェクトなどに基づいて作成された複数の SharePoint モダンUIサイトを関連付けることが可能

ユニークな機能としては「ヒーロー」。一言で言ってしまえばリンクを強調表示し視覚的な効果を演出する「リンク集」です。また、「カウントダウンタイマー」「天気予報」「クイックグラフ」、SNSやブログのような「ページ毎のコメント／いいね」の機能もあり、社員同士の円滑なコミュニケーションに役立ちます。

もちろんクラッシックUIにも同様の目的を持つwebパーツもありますが、上記で述べました通り「情報量」を重視しており機能性やデザイン性にあまり注目されていませんでした。クラッシックUIでモダンUIのようなデザイン性の高いパーツを使用するには、開発によるパーツのカスタマイズをする必要があります。

その他の機能・webパーツを知りたい方は、Microsoft の下記サイトをご参考ください。
※参考元：Microsoft 公式サイト： 「クラシックおよび最新のwebパーツエクスペリエンス」launch

ez office の 「SharePoint のポータルサイト構築」 は、テンプレートを活用して、ポータルサイトをわずか6週間（通常の半分の期間）で構築することが可能です。ポータルサイトは、「社員に情報を届けること」と「知りたい情報が見つかること」が重要です。この2点を標準のWebパーツと独自Webパーツ 「ez ポータルパーツ」 により実現します。

ここでは、それぞれのメリットとデメリットをご紹介していきたいと思います。

モダンUI

<メリット>
– レスポンシブデザイン（モバイル端末からの操作性向上）
– 外部アプリとの連携強化
– 直感的なページ作成
– 速度向上
– Microsoft による継続的な機能強化

特に最大のメリットはモバイルへの適応力です。また、モダンUIはリリース当初に比べ格段に使いやすくなっており、現在も継続的に機能が追加されており、デジタル化された職場環境においては、企業内のコミュニケーションはいつでも、どこでも重要です。Microsoft の SharePoint Mobile アプリを利用すれば、サードパーティ製アプリを導入することなくチームサイトやポータルサイトへのアクセスが可能になります。遠隔地での社員同士の情報共有も可能になるでしょう。

<デメリット>
– ウィンドウサイズによってレイアウトが変わる
– クラシックUIの機能が一部削除されている
– HTML／CSS／javascriptが利用不可

一番のデメリットは「HTML／CSS／javascriptが利用不可」。
基本的にはWebパーツの拡張が出来ず、拡張したい場合は難易度が高い開発が必要となります。また、デザインの制約が多く、細部まで凝ったデザインに変更しにくいといった点も挙げられます。「ウィンドウサイズによってレイアウトが変わる」については、メリットであったレスポンシブ対応が故の残念なデメリットの一つ。HTML等でカスタマイズが利用不可のため、細かいウィンドウサイズの調整が出来ず制限ある中で表現の仕方を工夫する必要があるでしょう。

クラッシックUI

<メリット>
– カスタマイズの敷居が低い
– よくある企業サイトのような見た目にすることが可能
– JavaScriptを用いて動的な処理も入れやすい

一昔前まで主流で採用されていた SharePoint のデザインのクラッシックUIの全体的なメリットは、何と言っても「カスタマイズが容易」です。モダンUIと打ってかわりHTML／CSS／javascript等の処理をが入れやすいため、デザイン性について、ある程度こだわることが可能です。

<デメリット>
– Microsoft としてはモダンの採用を強く勧めていて、クラシックの追加機能開発もほぼ終了している
– サポート自体は行ってはいるものの、いつまで対応するかも未定である
– デザインも一昔前で洗練されていない

上記の通り、今後のサポートや大幅な機能強化は見込めず、さらにモダンUI化が加速する事は明らかになってきています。とはいえ、まだクラッシックを利用している企業が多々あるこちから、すぐに廃止されることはありません。現在のデザインのに合わせてカスタマイズする事は可能ですが、デザインのトレンドが変更する度にカスタマイズを行うことは非効率で、あまりお勧めしません。

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いかがでしたでしょうか？
過去にはフロント画面と管理画面の双方において操作が直感的ではないとの批判もありました。SharePoint を導入した企業は、その使用を社内で推進していくにあたって、この操作感が大きな懸念事項でした。

しかし、Microsoft は新しい SharePoint（モダンUI）のすべてにおいて使いやすさを重視しUIが大きく改善されていますので、社員、IT管理者どちらにとっても非常に使いやすいプラットフォームになっています。

では、導入、または検討されている企業様は実際どちらのUIを使うべきなのか。。。
社内の利用状況や担当者個人の見解にはなりますが、デザイン性を考慮するのであれば、UI・UXなどのデザイン知見を持った方を担当者の一人としてアサインし検討を行う方が良いでしょう。個人的な意見となりますが、クラシックよりも将来性のあるモダンをお勧めいたします。

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